Microsoft Access היא תוכנית לבניית מסדי נתונים המאפשרת לכל אחד ליצור ולנהל מסדי נתונים. תוכנית זו מתאימה לפרויקטים קטנים לעסקים גדולים, ופועלת באופן חזותי מאוד. זה הופך אותו למצוין עבור הזנת נתונים, מכיוון שאינך צריך לעבוד עם טבלאות או דפי עבודה. בדוק את השלבים הראשונים למטה כדי להתחיל להפיק את המרב מ- Microsoft Access.
שלב
חלק 1 מתוך 6: יצירת מסד נתונים חדש
שלב 1. לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר "חדש"
מסד נתונים הוא מקום בו הנתונים שלך מאוחסנים בצורות שונות. אתה יכול לבחור ליצור מסד נתונים ריק, או לבחור מתוך תבנית קיימת.
- מסד נתונים ריק הוא מסד הנתונים הרגיל של Access, ומומלץ לשימוש מקומי. יצירת מאגר מידע מקומי תכלול טבלה.
- מאגרי אינטרנט מתוכננים להיות תואמים למכשירי אינטרנט של Access. יצירת מאגר אינטרנט תכלול טבלה.
- תבניות הן מאגרי מידע שנועדו לשימושים שונים. בחר תבנית אם אינך רוצה להשקיע זמן בעיצוב מסד הנתונים.
שלב 2. תן שם למסד הנתונים
לאחר שבחרת את סוג מסד הנתונים, תן לו שם המשקף את תוכנו. הדבר שימושי במיוחד אם תעבוד עם מאגרי מידע רבים ושונים. הזן את שם מסד הנתונים שלך בתיבה "שם קובץ". בחר "צור" ליצירת קובץ מסד נתונים חדש.
חלק 2 מתוך 6: הוספת נתונים למסד הנתונים
שלב 1. קבע את המבנה הטוב ביותר עבור הנתונים שלך
אם אתה יוצר מסד נתונים ריק, יהיה עליך לחשוב כיצד לארגן את הנתונים שלך ולהוסיף מבני נתונים מתאימים. ישנן דרכים שונות לעצב ולתקשר עם הנתונים שלך ב- Access:
- טבלאות - טבלאות הן הדרך העיקרית לאחסן נתונים במסד הנתונים שלך. ניתן להשוות טבלאות לגליונות עבודה ב- Excel: הנתונים מאורגנים בעמודות ובטבלאות. לכן ייבוא נתונים מאקסל ותוכנות עיבוד מספרים אחרות הוא תהליך קל.
- טפסים - טפסים הם דרך להוספת נתונים למסד הנתונים שלך. למרות שניתן להוסיף נתונים למסד הנתונים ישירות בטבלאות, שימוש בטפסים יאיץ את הכניסה החזותית של הנתונים.
- דוחות - דוחות שימושיים לסיכום והצגת נתונים ממסד הנתונים שלך. דוחות משמשים לניתוח נתונים ומענה לשאלות ספציפיות, כגון כמה רווח נוצר, או היכן נמצאים רוב הלקוחות. הדוחות מיועדים להדפסה.
- שאילתה - שאילתה היא הדרך שבה אתה מקבל ומיון נתונים. אתה יכול להשתמש בו כדי להציג ערכים ספציפיים מטבלאות שונות. תוכל גם להשתמש בשאילתות כדי להוסיף ולעדכן נתונים.
שלב 2. צור את הטבלה הראשונה שלך
אם תפתח מסד נתונים ריק, תתחיל בטבלה ריקה. תוכל להתחיל להזין נתונים בטבלה זו, באופן ידני או על ידי העתקתם ממקור אחר.
- כל פיסת נתונים חייבת להיות מאוחסנת בעמודה (שדה) משלה, בעוד שהנתונים חייבים להיות ממוקמים בשורה משלה. לדוגמה, נתוני כל לקוח מאוחסנים בשורה, בעוד השדות הזמינים הם מידע שונה על אותו צרכן (שם פרטי, שם משפחה, כתובת דוא"ל וכו ').
- תוכל לתת שם לתוויות העמודות כדי להקל עליך לדעת את שם כל שדה. לחץ פעמיים על כותרת העמודה כדי לשנות את שמו.
שלב 3. ייבא נתונים ממקורות אחרים
אם ברצונך לייבא מקובץ או מיקום נתמך, תוכל להגדיר את Access לקבל את המידע ולהוסיף אותו למסד הנתונים שלך. זה שימושי לקבלת נתונים משרתי אינטרנט או ממקורות משותפים אחרים.
- לחץ על הכרטיסייה נתונים חיצוניים
- בחר את סוג הקובץ שברצונך לייבא. בקטע "ייבוא וקישור", תראה מספר אפשרויות לסוגי נתונים. תוכל ללחוץ על עוד כדי לראות אפשרויות נוספות. ODBC מייצג קישוריות של מסדי נתונים פתוחים, וכולל מאגרי מידע כגון SQL.
- דפדף במיקומי נתונים. אם הנתונים נמצאים בשרת, עליך להזין את כתובת השרת.
- בחלון הבא, בחר "ציין כיצד והיכן ברצונך לאחסן את הנתונים במסד הנתונים הנוכחי". בחר "אישור". בצע את השלבים לייבוא הנתונים שלך.
שלב 4. הוסף טבלה נוספת
תרצה לאחסן רשומות שונות במאגרי מידע שונים. זה יגרום למסד הנתונים שלך לפעול בצורה חלקה. לדוגמה, ייתכן שיש לך טבלת פרטי לקוחות וטבלה נוספת להזמנת מידע. לאחר מכן תוכל לקשר את טבלת פרטי הלקוח לטבלת פרטי ההזמנה.
בקטע "צור" בכרטיסיה בית, לחץ על הלחצן "טבלה". טבלה חדשה תופיע במסד הנתונים שלך. ניתן להזין מידע באותו אופן כמו הטבלה הראשונה
חלק 3 מתוך 6: ניהול מערכות יחסים בין טבלאות
שלב 1. להבין כיצד פועלים מנעולים
לכל טבלה יהיה מפתח ראשי ייחודי לכל ערך. בתחילה, Access יוצר עמודת מזהה שמספרה עולה עם כל ערך. עמודה זו תפעל כ"מפתח הראשי ". טבלאות יכולות לכלול גם שדות "מפתח זר", שהם שדות מקושרים מטבלאות אחרות במסד הנתונים. לשדות המקושרים יהיו אותם נתונים.
- לדוגמה, בטבלת ההזמנות, ייתכן שיהיה לך שדה מזהה לקוח כדי לרשום את מה שהזמין הלקוח. באפשרותך ליצור מערכת יחסים עבור שדה זה עם שדה המזהה בטבלת לקוחות.
- שימוש במערכות יחסים בין טבלאות יעזור בעקביות, ביעילות ובקלות גישה לנתונים שלך.
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה כלי מסד נתונים ולאחר מכן לחץ על הלחצן יחסים במקטע מערכות יחסים
פעולה זו תפתח חלון חדש עם תצוגה מקדימה של כל הטבלאות במסד הנתונים. כל שדה יוצג בשם של כל טבלה.
עליך ליצור שדה עבור "מפתח זר" לפני יצירת מערכת יחסים. לדוגמה, אם ברצונך להשתמש בזיהוי לקוח בטבלת ההזמנות, צור שדה בשם לקוח בטבלה והשאיר את השדה ריק. ודא שהפורמט זהה לשדה שאליו אתה מקשר (למשל מספרים)
שלב 3. גרור את השדה שבו ברצונך להשתמש כמפתח זר לשדה שיצרת עבור המפתח הזר
לחץ על צור בחלון שמופיע כדי להגדיר את הקשר בין השדות. קו יופיע בין שתי הטבלאות המחברות בין שני השדות.
סמן את תיבת הסימון "אכוף שלמות הפניה" בעת יצירת מערכת יחסים. המשמעות היא שאם הנתונים ישתנו בשדה אחד, הנתונים בשדות אחרים ישתנו גם הם. זה יהפוך את הנתונים שלך ליותר מדויקים
חלק 4 מתוך 6: יצירת שאילתה
שלב 1. להבין את תפקיד השאילתות
שאילתות הן פעולות המאפשרות לך להציג, להוסיף ולערוך נתונים במהירות במסד נתונים. ישנם סוגים רבים של שאילתות, החל מחיפושים פשוטים ליצירת טבלאות חדשות המבוססות על נתונים קיימים. שאילתות חשובות בייצור דוחות.
השאילתות מתחלקות לשני סוגים עיקריים: בחירה ופעולה. השאילתה הראשונה שולפת נתונים מהטבלה ויכולה לחשב אותם, ואילו השנייה יכולה להוסיף, לערוך ולמחוק נתונים מהטבלה
שלב 2. השתמש באשף השאילתות ליצירת שאילתת Select בסיסית
אם ברצונך להשתמש בשאילתת Select בסיסית, השתמש באשף השאילתות כדי להדריך אותך בשלבים. תוכל לגשת לאשף השאילתות מהכרטיסייה צור. זה מאפשר לך להציג שדות ספציפיים מתוך טבלה.
יצירת שאילתת בחירה עם קריטריונים
שלב 1. פתח את עיצוב שאילתות
תוכל להשתמש בקריטריונים כדי למזער את שאילתת ה- Select שלך ולהציג רק את המידע הדרוש לך. כדי להתחיל, לחץ על הכרטיסייה צור ובחר עיצוב שאילתה.
שלב 2. בחר את הטבלה שלך
תיבת הצג טבלה תיפתח. לחץ פעמיים על הטבלה שבה ברצונך להשתמש ולחץ על סגור.
שלב 3. הוסף את השדות שאליהם יופקו הנתונים
לחץ פעמיים על כל שדה בטבלה שברצונך להוסיף לשאילתה. השדה יתווסף לרשימת העיצוב.
שלב 4. הוסף קריטריונים
אתה יכול להשתמש בסוגים שונים של קריטריונים, כגון טקסט או פונקציות. לדוגמה, אם ברצונך להציג מחיר גבוה מ- $ 50 מהשדה מחיר, הזן
=50
על הקריטריונים. אם אתה רק רוצה להציג ללקוחות מבריטניה, היכנס
בְּרִיטַנִיָה
בתיבה קריטריונים.
תוכל להשתמש בקריטריונים מרובים בכל שאילתה
שלב 5. לחץ על "הפעלה" כדי לראות את התוצאה
לחצן זה נמצא בכרטיסייה עיצוב. תוצאות השאילתה שלך יוצגו בחלון. הקש Ctrl+S כדי לשמור את השאילתה..
יצירת שאילתת בחירה עם פרמטרים
שלב 1. פתח את עיצוב שאילתות
שאילתה עם פרמטרים מאפשרת לך להגדיר את הנתונים שאתה רוצה לקבל בכל פעם שאתה מפעיל שאילתה. לדוגמה, אם יש לך מאגר לקוחות של ערים שונות, תוכל להשתמש בשאילתה עם פרמטרים כדי לשאול לאיזו עיר אתה רוצה להציג נתונים.
שלב 2. צור שאילתת Select והגדר את הטבלה
הוסף את השדות שאליהם ברצונך לאחזר נתונים בשאילתה על ידי לחיצה כפולה על תצוגה מקדימה של הטבלה.
שלב 3. הוסף פרמטרים בקטע קריטריונים
פרמטרים מסומנים בתווים "" סביבם. הטקסט בסוגריים יוצג בשאילתה המופיעה בעת ביצוע השאילתה. לדוגמה, כדי לבקש קלט עיר, לחץ על התא קריטריונים עבור השדה עיר והזן
[איזו עיר?]
אתה יכול לסיים פרמטרים עם? או:, אבל לא עם! או
שלב 4. צור שאילתה עם פרמטרים רבים
תוכל להשתמש במספר פרמטרים כדי ליצור ריווח מותאם אישית בתוצאות השאילתה שלך. לדוגמה, אם השדה המועדף עליך הוא תאריך, תוכל לקבל תוצאות בין תאריכים ספציפיים על ידי הקלדת קוד> בין [תאריך התחלה:] ל [תאריך סיום:]. תקבל שתי הנחיות בעת הפעלת השאילתה.
יצירת שאילתת יצירת טבלה
שלב 1. לחץ על הכרטיסייה צור ובחר עיצוב שאילתה
תוכל להשתמש בשאילתה לאחזור נתונים ספציפיים מטבלה קיימת וליצור טבלה חדשה עם נתונים אלה. זה שימושי מאוד אם ברצונך לפצל חלק ספציפי ממסד הנתונים שלך, או ליצור טופס לחלק מסוים ממאגר הנתונים. תחילה תיצור שאילתת Select רגילה.
שלב 2. בחר את הטבלה ממנה ברצונך לאחזר נתונים
לחץ פעמיים על הטבלאות. ניתן לבחור מספר טבלאות בבת אחת במידת הצורך.
שלב 3. בחר את השדה שממנו ברצונך לאחזר נתונים
לחץ פעמיים על כל שדה שברצונך להוסיף מהתצוגה המקדימה של הטבלה. שדה זה יתווסף לרשימת השאילתות שלך.
שלב 4. הגדר את הקריטריונים
אם ברצונך לציין נתונים מסוימים בשדה, השתמש בסעיף קריטריונים כדי להגדיר אותם. עיין בפרק "יצירת שאילתת בחירה עם קריטריונים" לפרטים.
שלב 5. בדוק את השאילתה שלך כדי לוודא שהתוצאות מתאימות לצרכים שלך
לפני שאתה יוצר את הטבלה שלך, הפעל שאילתה כדי לוודא שהיא מאחזרת את הנתונים הנכונים. התאם את הקריטריונים והשדות עד שתקבל את הנתונים הנכונים.
שלב 6. שמור את השאילתה על ידי הקשה על Ctrl+S
השאילתה תופיע במסגרת הניווט בצד שמאל של המסך. לחץ על השאילתה כדי לבחור אותה שוב ולחץ על הכרטיסייה עיצוב.
שלב 7. לחץ על "צור טבלה" בקטע "סוג שאילתה"
יופיע חלון המבקש שם טבלה חדש. הזן שם טבלה ולחץ על אישור.
שלב 8. לחץ על הפעלה
הטבלה החדשה שלך תיווצר על סמך השאילתה שבנית. הטבלה תופיע במסגרת הניווט בצד שמאל של המסך.
יצירת שאילתת הוספה
שלב 1. פתח את השאילתה שנוצרה קודם לכן
תוכל להשתמש בשאילתת הוספה כדי להוסיף נתונים לטבלה קיימת מטבלה אחרת. זה שימושי אם אתה צריך להוסיף נתונים לטבלה שיצרת באמצעות שאילתת יצירת טבלה.
שלב 2. לחץ על הלחצן הוסף בכרטיסיה עיצוב
פעולה זו תפתח את חלון הוספה. בחר את הטבלה שאליה ברצונך להוסיף נתונים.
שלב 3. שנה את קריטריוני השאילתה כרצונך
לדוגמה, אם אתה יוצר טבלה עם הקריטריונים "2010" בשדה "שנה", שנה אותה לשנה שתרצה להוסיף, למשל "2011".
שלב 4. הגדר היכן ברצונך להוסיף את הנתונים
הקפד להגדיר את השדות הנכונים עבור כל עמודה שאליה אתה מוסיף נתונים. לדוגמה, באמצעות השינויים לעיל, יש להוסיף את הנתונים לתיבת השנה בשורה "הוסף ל".
שלב 5. הפעל את השאילתה
לחץ על "הפעלה" בכרטיסייה עיצוב. השאילתה תבוצע והנתונים יתווספו לטבלה. לאחר מכן תוכל להוסיף טבלה כדי לבדוק אם הנתונים הוזנו כהלכה.
חלק 5 מתוך 6: יצירת טפסים ושימוש בהם
שלב 1. בחר את הטבלה שעבורה ברצונך ליצור את הטופס
טפסים מאפשרים לך להציג נתונים בכל שדה ולעבור בין ערכים וליצור ערכים חדשים במהירות ובקלות. טפסים חשובים מאוד אם אתה מזין נתונים לאורך זמן, מכיוון שלרבים קל יותר להשתמש בהם מאשר לטבלאות.
שלב 2. לחץ על הלחצן טופס בכרטיסיה צור
פעולה זו תיצור טופס המבוסס על השדות בטבלה באופן אוטומטי. Access יוצר שדות בגודל מספיק, אך ניתן לשנות את גודל ולהעביר אלמנטים בטופס כרצונו.
- אם אינך רוצה שדות מסוימים יופיעו בטופס, תוכל ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני ולבחור מחק.
- אם לטבלה שלך יש מערכת יחסים, תופיע שורה של נתונים מתחת לכל ערך המציג את הנתונים המקושרים. זה מאפשר לך לערוך נתונים מקושרים ביתר קלות. לדוגמה, כל איש מכירות במסד הנתונים שלך עשוי להיות מקושר לנתוני הלקוח שלו.
שלב 3. דפדף אל הטופס שלך
כפתורי הכיוון בתחתית שימושיים למעבר בין ערכים. התיבות בטופס ימולאו בנתונים שלך תוך כדי מעבר בין ערכים. אתה יכול להשתמש בכפתורים בפינה כדי לעבור לרשומה הראשונה או האחרונה.
שלב 4. לחץ על לחצן גליון הנתונים כדי להשתמש בטבלה
לחצן זה בפינה השמאלית העליונה, ויאפשר לך להתחיל לשנות את תוכן הנתונים שלך באמצעות הטופס.
שלב 5. שנה את הערכים שביצעת
תוכל לערוך את הטקסט בתיבה כולה עבור כל ערך כדי לשנות את הנתונים הקיימים בטבלה. שינויים שבוצעו יופיעו מיד בטבלה ונתונים מקושרים.
שלב 6. הוסף ערך חדש
לחץ על כפתור "הוסף רשומה" ליד לחצני הניווט כדי ליצור ערך חדש בסוף השורה. אתה יכול להשתמש בתיבות כדי להזין נתונים בתיבות ריקות בטבלה. זוהי דרך קלה להוספת מידע, במקום להשתמש בתצוגת טבלה.
שלב 7. שמור את הטופס בסיום
הקפד לשמור את הטופס על ידי הקשה על Ctrl + S כדי שתוכל לגשת אליו במועד מאוחר יותר. הטופס יופיע במסגרת הניווט בצד שמאל של המסך.
חלק 6 מתוך 6: הכנת דוח
שלב 1. בחר טבלה או שאילתה
דוחות יאפשרו לך להציג סיכום של הנתונים שלך. דוחות משמשים לעתים קרובות לדוחות שכר ומשלוח, וניתן להתאים אותם לכל שימוש. דוחות מאחזרים נתונים מטבלאות או שאילתות שיצרת.
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה צור
בחר את סוג הדוח שברצונך ליצור. ישנן מספר דרכים לביצוע דוחות שאתה יכול לבצע. Access יכול לייצר עבורך דוחות באופן אוטומטי, ותוכל גם ליצור דוחות מותאמים אישית.
- דוח - פעולה זו תיצור דוח אוטומטי עם כל הנתונים מהמקור שלך. אין כאן קיבוץ נתונים, אך עבור מאגרי מידע קטנים דוח מסוג זה עשוי להתאים לצרכיך.
- דוח ריק - פעולה זו תיצור דוח ריק שתוכל למלא את הנתונים כרצונו. תוכל לבחור מבין השדות הזמינים כדי ליצור דוח מותאם אישית.
- אשף הדוחות - אשף יצירת הדוחות ידריך אותך בתהליך יצירת הדוחות, ומאפשר לך לבחור ולקבץ נתונים ולעצב את הנתונים.
שלב 3. בחר את מקור הנתונים לדוח הריק שלך
אם תבחר ליצור דוח ריק, עליך לבחור את מקור הנתונים. ראשית, לחץ על הכרטיסייה סידור ובחר גיליון נכסים. לחלופין, תוכל גם ללחוץ על Alt+Enter.
לחץ על החץ למטה לצד הקלט מקור. תופיע רשימה של הטבלאות והשאילתות שלך. בחר טבלה או שאילתה והאפשרויות שלך ייבחרו עבור הדוח
שלב 4. הוסף שדות לדוח שלך
ברגע שיש לך את המקורות, תוכל להוסיף שדות לדוח שלך. לחץ על הכרטיסייה "פורמט" ולחץ על "הוסף שדה קיים". רשימת שדות תופיע בצד ימין.
- לחץ וגרור את השדות שברצונך להוסיף למסגרת העיצוב. הערך יופיע בדוח שלך. כאשר אתה מוסיף שדות נוספים, הם יוגדרו אוטומטית עם השדות הקיימים.
- אתה יכול לשנות את גודל השדה על ידי לחיצה על הפינה שלו וגרירה עם העכבר.
- הסר שדה מהדוח על ידי לחיצה על כותרתו ולחיצה על מחק.
שלב 5. קבץ את הדוחות שלך
קיבוץ מאפשר לך לעבד במהירות מידע מדוחות, מכיוון שכבר מאורגנים נתונים קשורים. לדוגמה, ייתכן שתרצה לקבץ מכירות לפי אזור או לפי מוכר. קיבוץ מאפשר לך לעשות בדיוק את זה.
- לחץ על הכרטיסייה עיצוב ולחץ על "קבץ ומיון".
- לחץ לחיצה ימנית על כל מקום בשדה שברצונך לקבץ. בחר "קבוצה מופעלת" בתפריט.
- ראש ייווצר לקבוצה. תוכל להתאים אישית כותרות כותרות לקבוצות תוויות.
שלב 6. שמור ושתף את הדוח
לאחר השלמת הדוח, תוכל לשמור ולשתף או להדפיס אותו כמו כל מסמך אחר. השתמש בדוחות כדי לשתף דוחות ביצועים עם משקיעים, מידע ליצירת קשר על עובדים ועוד.
טיפים
Microsoft Access נפתח במצב "תצוגה מאחורי הקלעים", המספק אפשרויות תפריט המאפשרות לך לפתוח מסד נתונים, ליצור מסד נתונים חדש או לגשת לפקודות לעריכת מסד הנתונים שלך
אַזהָרָה
חלק מהתכונות ב- Access אינן תמיד זמינות, בהתאם לסוג מסד הנתונים שאתה יוצר. לדוגמה, לא ניתן לשתף מסד נתונים שולחני באינטרנט, ותכונות שולחן עבודה מסוימות כגון מספר שאילתות אינן זמינות במסד הנתונים של האינטרנט
== מקור ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
