קבלה היא הצהרה בכתב שניתנה כראיה לקבלת מזומן או תשלום באמצעים אחרים. בעת ביצוע עסקאות או מכירות, מוכרים וקונים בדרך כלל מקבלים קבלות על האינטרסים של זה, למשל על הנהלת חשבונות או תיעוד. קבלה היא מסמך המוכיח את קיומו של הסכם הדדי בין המוכר לקונה כבסיס לרישום עסקת קבלת או הוצאת כסף.
שלב
חלק 1 מתוך 2: יצירת קבלות
שלב 1. הכינו טופס קבלה המספק דף פחמן כהעתק
אם ברצונך ליצור קבלות באופן ידני, הכין טופס קבלה מוגז. בדרך זו, עליך לכתוב רק פעם אחת ולקבל באופן מיידי שתי קבלות, אחת עבורך ואחת עבור הצד המבצע את התשלום.
קבלות פחמן בדרך כלל מודפסות בפורמט מסוים כהוכחת מכירה וקבלת כסף, למשל: גיליון בצורת טופס שמודפס שם החברה ומספר מילים או כמה שורות מודפסות למילוי מידע נכון וברור
שלב 2. השתמש בעט כדורי שחור
כדי להבטיח את תוקפן של הקבלות, יש צורך בכתיבת קבלות בדיו שחורה. אל תכתוב קבלות עם עפרונות או דיו בהיר מכיוון שהקבלות משמשות הוכחה להנהלת חשבונות לטווח הארוך.
יש למלא קבלות שנוצרו באופן ידני בכתיבה גדולה וברורה כך שיהיה קל לקרוא אותן. אם אתה משתמש בקבלה מוגזמת, יהיה עליך ללחוץ תוך כדי כתיבה כך שיופיע בגיליון השני או השלישי כהעתק
שלב 3. השתמש בחותמת חברה או בקבלה מודפסת עם שם החברה
כדי לבצע קבלה תקפה מבחינה חוקית, עליך להדביק את חותמת החברה בחלק העליון או התחתון של הקבלה בהתאם לחוקים החלים. בנוסף, תוכל להשתמש בקבלות מודפסות שעליהן כבר מופיע שם החברה והלוגו. זה מוכיח לרוכש שהמוצר הנסחר מגיע מהעסק או מהחברה שלך ומסמך זה יהווה אסמכתא במועד מאוחר יותר במידת הצורך.
שלב 4. כלול את כל המידע הנדרש בקבלה
בעת יצירת קבלות באופן ידני או שימוש בטפסים הניתנים להורדה מתוכנית מחשב, עליך לכלול את הדברים הבאים:
- נתוני מוכרים מפורטים.
- נתוני קונים מפורטים.
- תאריך העסקה.
- נתוני מוצר מפורטים.
- כמות של כסף.
- אמצעי תשלום.
- חתימת המוכר והקונה.
שלב 5. כלול את כל המידע הנדרש בעת יצירת קבלת שכירות
קבלות שכר דירה נדרשות על ידי דיירים שמשלמים במזומן או משתמשים בצ'קים לרישום הוצאות במזומן. קבלות נדרשות גם על ידי המשכיר כהוכחה לכך שדמי השכירות התקבלו ועומדים בחוק המחייב את המשכיר לספק קבלה לשוכר. קבלות שנעשו כהוכחה לקבלת דמי שכירות חייבות לכלול את הדברים הבאים:
- גובה שכר הדירה ששולם.
- תאריך תשלום.
- שמו המלא של הדייר.
- שמו המלא של המשכיר.
- כתובת מלאה של הנכס להשכרה.
- תקופת שכירות בתשלום.
- אופן תשלום דמי השכירות (מזומן, צ'ק וכו ')
- חתימות המשכיר והשוכר.
שלב 6. הורד את טופס הקבלה המקוון (מקוון) בחינם
אם ברצונך להשתמש בקבלות מודפסות עבור העסק או החברה שלך, נצל את טפסי הקבלה שניתן להוריד בחינם דרך האינטרנט. לאחר הדפסת טופס הקבלה, הניחו עליו את חותמת החברה כך שתהיה מוכנה לשימוש לעסקאות יומיומיות.
חלק 2 מתוך 2: הכרת המטרה והסיבות לקבלת קבלות
שלב 1. דע את מטרת הקבלה
קבלות מהוות מסמך חשוב לרישום הכנסה ונדרשות בעת דיווח על מסים. שמור את כל קבלות התשלום מכיוון שבדרך כלל יש לצרף מסמכים אלה כהוכחת הוצאות בדוח המס. כאיש עסקים, אתה מחויב למסור קבלה לרוכש בעת קבלת התשלום. לאחר שהקונה מבצע תשלום, המוכר בדרך כלל מספק קבלה על התשלום.
לאחר תשלום עבור סחורות או שירותים שהם יקרים יחסית, קבלת קבלה נחשבת לחובה הן עבור הקונה והן עבור המוכר. יש להכין מסמך זה לקראת הפרת החוק במהלך עסקת המכירה והרכישה מכיוון ששני הצדדים יכולים להשתמש בקבלה כראיה בבית המשפט
שלב 2. למד את ארבעת סוגי הקבלות הנפוצים
תיאורטית ניתן לקבל קבלות על כל עסקאות התשלום, למשל: תשלומי שכר דירה, שירותי מספרה או דמי עיצוב גינות. באופן כללי, הקבלות מתחלקות לארבע קבוצות ואחת מהן אתה עשוי לראות בעת ביצוע עסקת רכישה או מכירה.
- קבלת רכישה. לאחר התשלום, המוכר ייצור קבלת תשלום על ידי הכללת מספר הקבלה, תאריך העסקה וסכום הכסף שהתקבל. אם התשלום מתבצע במזומן, חייבת להיות המילה "מזומן" על הקבלה. אם התשלום מתבצע בצ'ק או בג'ירו, על הקבלה לכלול מספר צ'ק או לדרוש מספר הפקדה. אם התשלום מתבצע באמצעות כרטיס אשראי, עליו לכלול את שם החברה המנפיקה את כרטיס האשראי (לדוגמא: מאסטרקארד, ויזה, אמריקן אקספרס) וארבע הספרות האחרונות של מספר כרטיס האשראי.
- קבלת טיפול. מסמך זה ניתן לתשלום עבור שירותי בריאות, למשל עבור שירותי רופא, רכישת תרופות או שימוש במכשירים כירורגיים. על הקבלה לכלול את שם המטופל, קוד האבחון, שם הרופא, שם התרופה או המכשיר הרפואי ששולם עליו, תאריך הטיפול, שעות התייעצות וגובה התשלום.
- הערת מכירה. ברוב המקרים, תקבל קבלת מכירה בעת הקניות. כיזם, עליך לספק קבלת מכירה לאחר הזנת נתונים על הפריטים שנמכרו. מסמך זה מהווה הוכחת מכירה והוא חייב לכלול את סכום התשלום, תאריך המכירה, שם ומחיר הסחורה, שם האדם שעבד את עסקת המכירה וקיבל את התשלום.
- קבלת תשלום שכר דירה. קבלה זו מונפקת על ידי בעל הנכס המושכר כהוכחה לקבלת התשלום מהשוכר. על קבלת התשלום לכלול את שם המשכיר, שם הדייר, כתובת הנכס המושכר, תקופת החיוב, סכום דמי השכירות, תאריך ההתחלה והסיום של הסכם השכירות.
- מבצעי רכישת או מכירת עסקאות באמצעות האינטרנט יקבלו או יספקו קבלות אלקטרוניות. המידע הכלול בקבלה האלקטרונית זהה למידע בקבלות תשלום אחרות ומשמש הוכחת רכישה ברשת (מקוון).
שלב 3. דע את הדברים החשובים לגבי קונים ומוכרים שחייבים לכלול בקבלה
מאמר זה מתמקד ביצירת קבלות תשלום בין קונים למוכרים. הצד המוכר את הסחורה או השירותים חייב לכלול את המידע הבא בקבלה:
- נתוני מוכרים מפורטים. כלול את שם האדם או החברה שביצעה את המכירה, כתובת, מספר טלפון וכתובת דוא"ל בראש הקבלה. כלול גם את שם מנהל החנות או בעל החברה.
- נתוני קונים מפורטים. כלול את שמו המלא של הרוכש או הצד שביצע את עסקת הרכישה.
- תאריך העסקה. כלול את התאריך, החודש והשנה של העסקה מכיוון שמידע זה נחוץ לצורך דיווח על מסים.
- נתוני מוצר מפורטים. כתוב תיאור קצר כדי להסביר את הסחורה או השירותים הנמכרים, לדוגמה: שם המוצר, הכמות, מספר המוצר ומידע אחר לזיהוי המוצר. נתונים אלה יהיו שימושיים אם תצטרך למצוא מידע על מוצרים שנמכרו.
- מחירי סחורות/שירותים. כלול את מחיר הסחורה/שירותים בפירוט החל ממחיר המכירה, המסים, עלויות האריזה או המשלוח, הנחות או הנחות בהקשר של תוכניות קידום מכירות. עסקאות מכירה יהיו תקפות וספציפיות יותר אם מחירי הפריטים ייכתבו בפירוט.
- אמצעי תשלום. כלול כיצד ביצע הקונה את התשלום, למשל: במזומן, בצ'ק, בכרטיס אשראי או בכרטיס חיוב.
- חתימת המוכר והקונה. לאחר שבוצעה או הודפסה הקבלה והקונה מבצע את התשלום, הנח את חותמת "בתשלום" (אם שולמה) בתחתית הקבלה ולאחר מכן חתום על ידי המוכר. תוכל לחתום על קבלה עבור הקונה כמסמך.
דברים נחוצים
- נייר או קבלה ריקה
- עֵט כַּדוּרִי
- מידע מפורט אודות עסקאות רכישה
