זה עתה נבחרת או התמנה למזכיר הוועדה בה אתה חבר. בטוח! האם אתה יודע ליצור, להכין ולהציג דקות? בין אם עוקבים אחר "חוקי הסדר" של המחוקק ובין אם לוקחים דקות במסגרת פחות רשמית, להלן שיטות חשובות להמשך.
שלב
חלק 1 מתוך 4: הכנה ראשונית
שלב 1. להבין את מדיניות הפגישות של הארגון שלך
אם המזכיר צפוי לקחת פרוטוקול רשמי, שאל אם הקבוצה פועלת לפי חוקי ההוראות של רוברט או הנחיות אחרות. בסביבה לא רשמית יותר, שאל מה צריך לכלול בפרוטוקול או כיצד הם ישמשו.
- כרושם הערות, אינך צריך להכיר את כל דף כללי ההזמנה. עם זאת, השגת עותק של הספר (או הלוואה מהיושב -ראש) יכולה להיות שימושית למענה על שאלות ספציפיות.
- הבין היטב את תפקידך. כמה מזכירות שלקחו את הפרוטוקול לא השתתפו בישיבה, בעוד שאחרים לקחו את הפרוטוקול וגם תרמו לדיון. בשני המקרים המזכירה לא צריכה להיות מי שיש לו תפקיד עיקרי אחר, כגון מנהיג פגישות או מנחה.
שלב 2. הכינו את התבנית מראש
כל פרוטוקול ישיבה יכיל הרבה מאותו מידע. תבניות יוצרות פורמט עקבי לעיון קל. כלול רווחים למידע הבא.
- שם ארגון.
- סוג פגישה. האם מדובר בישיבה שבועית או שנתית, ישיבת ועדה קטנה יותר או ישיבה המתקיימת למטרה מיוחדת?
- תאריך, שעה ומקום. פנו מקום לתחילת הפגישה ולסיומה (פתיחה והתפרקות).
- שם היו"ר או יו"ר האסיפה ושם המזכירה (או יורשו).
- רשימת "משתתפים" ו"התנצלות על היעדרות ". זהו מונח מפואר לרשימות נוכחות. שים לב אם מגיעים למניין (מספר אנשים מספיק להצבעה).
- תפנה מקום לחתימה שלך. כרושם פתקים, עליך תמיד לחתום על ההערות שלך. ייתכן שיהיה צורך בחתימות נוספות בעת אישור הפרוטוקול, בהתאם למדיניות הארגון שלך.
- ספר סדר יום, אם קיים. אם היושב ראש או מנחה הפגישות לא מבקש מכם לנסח סדר יום, הוא אמור להיות זמין על פי בקשה. קביעת סדר יום לעיון תעזור לך לארגן דקות ישיבות.
שלב 3. קח איתך את המחברת או המחשב הנייד שלך
וודא שכל מה שאתה מביא נוח לך. אם אתה הולך לרשום הערות לעתים קרובות, שמור מחברת למטרה זו, או צור תיקייה במחשב שלך.
- אם אתה לוקח פרוטוקול לפגישה קודמת שלא אושרה, קח אותן איתך.
- אמנם מקליט אודיו יכול לעזור לך לתמלל את הדקות מאוחר יותר, אך הם אינם תחליף לדקות. אם אתה מקליט פגישה, ודא שכל הנוכחים מסכימים ואל תיכנעו לפיתוי לערוך תמליל מילה במילה.
- לימוד קצרנות יאיץ את רישום הערות, אך אינך צריך לרשום כל מילה כדי לרשום הערות. למעשה, כדאי להימנע מכך.
- אם תתבקש לקחת פרוטוקול בפומבי בפגישה, השתמש ב- OHP או לוח מצגות. וודא שאתה יכול לרשום הערות אחר כך בבית מבלי לדהות את הדיו כדי שתוכל להקליד את ההערות באמצעות הקלדה קצרה.
חלק 2 מתוך 4: הכנת פרוטוקול ישיבות
שלב 1. שתף את רשימת הנוכחות
ברגע שכולם נוכחים, חלקו נייר (יותר לפגישות גדולות יותר) עם מספיק מקום לאנשים לרשום את שמם ופרטי יצירת הקשר. תוכל להשתמש במאמר זה לאחר הפגישה כדי למלא את החלק ברשימת המשתתפים בתבנית שלך, או להדביק רשימה זו על הדקות שסיימת.
אם אינכם מכירים את כמות האנשים הגדולה, ציירו מפת ישיבה ומלאו אותה כאשר אתם מבקשים מכולם להציג את עצמם. הכן את דף התרשים הזה כשאתה כותב את הפרוטוקולים שלך, כך שתוכל למנות אנשים בשמות בכל הזדמנות אפשרית (כפי שיפורט להלן)
שלב 2. מלאו כמה שיותר בתבניות הזמינות
בזמן ההמתנה לפתיחת הפגישה, שימו לב לשם הארגון, התאריך והמקום של הפגישה וסוג הפגישה (ישיבת דירקטוריון שבועי, ישיבת ועדה מיוחדת וכו '). כאשר הפגישה מתחילה, שים לב לשעת ההתחלה.
- אם אין לך תבנית, שים לב למידע זה בראש ההערה.
- אם הפגישה מתקיימת למטרה או לאירוע מיוחד, שמור את ההודעות שנשלחו כדי ליידע את החברים. יהיה עליך להדביק אותו בהערה לאחר העתקתו.
שלב 3. רשום את תוצאות התנועה הראשונה
רוב הפגישות הפורמליות יתחילו בהצעה לאימוץ סדר יום, ולכן שלב זה ישמש כדוגמה. אם הפגישה מתחילה בתנועה אחרת, הקפד לרשום את כל המידע הרלוונטי:
- הנוסח המתאים לתחילת ההצעה הוא "אני מציע הצעה". זה בדרך כלל למשפטים כגון "אני מציע לאמץ את סדר היום הזה".
- שם המציע (מי שמגיש את הבקשה).
- תוצאות הצבעה. אם ההצבעה מוצלחת, כתוב "הצעה מתקבלת". אם זה נכשל, כתוב "הבקשה נדחתה".
- תוכל להגיש תנועה ארוכה בכתב אם אינך יכול להקליט אותה במדויק. אם הדבר חוזר על עצמו, שאל בשולי הפגישה האם ניתן להגיש את הצעות הבקשות במאמר זה למדיניות רשמית להצעות עם מספר מילים מסוים.
- אם תנסח את סדר היום, תוכל להיות תומך בהצעה זו וכן כמזכיר הפרוטוקול. אפשר לעשות את זה; כל עוד אתה נשאר אובייקטיבי לא אמורה להיות בעיה להקליט פעלולים משלך.
שלב 4. רשום תנועות אחרות במהלך הפגישה
הקשיבו בתשומת לב לדיון כולו, אך (אלא אם הונחו אחרת!) אל תקליטו אותו. כאשר מתבצעת תנועה חדשה, רשום את המידע הרלוונטי.
- זכור, כל הצעה חייבת לכלול את נוסח ההצעה המדויק, שם המציע ותוצאת ההצבעה.
- חלק מההצעות דורשות תומכי הצעות לפני שהן הולכות להצבעה. אם מישהו אומר "אני תומך בהצעה זו" או מילים דומות, שים לב לשם זה כתומך.
- אם אינך יודע את שמו של המציע או שאתה צריך לחזור על ההצעה, קטע את הפגישה בנימוס. חשוב להקליט מידע בצורה מדויקת כדי להצדיק הפרעות קלות.
- אם תנועה מתוקנת, פשוט שנה את נוסח התנועה בהערות שלך. אלא אם כן השינוי שנוי במחלוקת ומעורר דיון ממושך, אין צורך לציין כי השינוי התרחש בפגישה.
שלב 5. הקשיב לדוח וקבל עותק של הדוח
בכל פעם שדיווח, עלון חדשות או פריט דומה נקרא בקול רם, שים לב לכותרת הדו ח ולמי שקרא אותו (או לשמה של ועדת המשנה שניסחה אותו). אם מצורפת תנועה, הקלט אותה כמו בכל תנועה אחרת.
- זה הכי מעשי להשיג עותק של הדוח בסוף הפגישה. רשום הערה לבקש העתק מהקורא או ממנהיג הפגישות (יו"ר או נשיא) לאחר הפגישה. תצרף עותק של כל דוח עד לדקות שהועתקו קודם לכן.
- אם עותק אינו זמין, רשמו היכן מאוחסן המקור. ייתכן שיהיה עליך לבקש מידע זה לאחר הפגישה.
- אם חברים עורכים דו"ח בעל פה (ולא קוראים מתוך מסמך), כתבו סיכום קצר ואובייקטיבי של הדו"ח. אל תכלול פרטים מיוחדים או ציטוטים של דוברים מילה במילה.
שלב 6. רשום את הפעולות שננקטו או ניתנו
זה כולל "בדיקה" מול משימות בפגישות קודמות, כמו גם פעולות חדשות. האם מישהו הוקצה לכתוב מכתב? רשום את שמותיהם והוראותיהם.
- תלוי עד כמה הפגישה שלך רשמית, רבות מהפעולות הללו נכללות בקטגוריית "תנועות". לפגישות פחות רשמיות, ייתכן שיהיה עליך לפקוח עין על החלטות שאינן חד משמעיות.
- כלול הצעת נימוקים קצרה מאחורי החלטה אם קיימת.
שלב 7. רשום את כל נקודות ההוראה וההחלטה
בכל פעם שנכנסה התנגדות להליך, רשום את ההתנגדות ובסיסה, כמו גם את ההחלטה המלאה שנתן היו ר.
הקפד לכלול הפניות לחוקי הסדר של רוברט, לכללים ארגוניים פנימיים או לפרוטוקולי חברה
שלב 8. רק כאשר תתבקש, רשום סיכום של הדיון
באופן רשמי, דקות הן תיעוד של מה ש"נעשה ", לא מה שנאמר." עם זאת, מלא את כל הבקשות הספציפיות לארגון שהוגשו לך.
- בעת הקלטת דיונים, היו אובייקטיביים ככל האפשר. כלול נקודות קונקרטיות, לא דעות, וצמצם את השימוש בשמות תארים ותארים. כתיבה יבשה, עובדתית ומשעממת היא המטרה שלך!
- אל תזכיר אנשים בשמם בסיכום הדיון. זה חשוב במיוחד בוויכוחים חמים שיכולים לגרום לבעיות.
שלב 9. סגור בסוף הפגישה
רשום את הזמן שבו נדחתה הפגישה. זכור לבקש עותק של הדוח או להזכיר למישהו לשלוח לך אותו.
סרוק את ההערות שלך כדי לראות אם פספסת משהו או אם אתה צריך הבהרה. אם אתה צריך לשאול מישהו שאלה, עשה זאת כעת לפני שהוא עוזב
חלק 3 מתוך 4: העתקת דקות
שלב 1. התחל בתהליך זה בהקדם האפשרי
עדיף להעתיק דקות רשמיות מיד לאחר הפגישה, בעוד האירועים עדיין טריים בזיכרונך.
שלב 2. השתמש במחשב כדי להקליד את דקות הפגישה שלך
כנראה שעשית זאת אם אתה משתמש במחשב הנייד שלך בפגישה. שמור את ההערות שלך וצור מסמך חדש לדקות כדי שתוכל להשוות את ההערות וההערות זו לצד זו.
שלב 3. עיצב את ההערות שלך לפסקאות מסודרות
כל הצעה, החלטה או נקודת הוראה חדשה חייבים להיכלל בפסקה נפרדת. כאשר אתה יוצר את הפורמט, בדוק שאתה:
- השתמש בכתיב ובדקדוק נכונים. השתמש בבודק האיות במידת הצורך.
- השתמש באותה צורת שפה לאורך כל הדוח. השתמש בלשון עבר או בלשון הווה, אך לעולם אל תשנה אותם באותו מסמך.
- כתוב בצורה אובייקטיבית ככל האפשר. אין להסיק את דעתך מהפרוטוקול. אתה מנסה ליצור שיא אובייקטיבי לכולם.
- השתמש בשפה פשוטה ומוגדרת. יש להחליף את השפה העמומה במילים מוגדרות. יש להשמיט לגמרי את התיאור הפרחוני.
- רק רשום את הפעולה שבוצעה, לא את הדיון. אלא אם כן תתבקשו להקליט דיון, עליכם להתמקד במה בוצע, לא מה אמר.
- ספק מספרי עמודים להתייחסות קלה.
שלב 4. שתף את חברי טיוטת פרוטוקול הטיוטה שלך
שלח עותק לכל חבר באמצעות פרטי יצירת הקשר ברשימת הנוכחות. אם אין לך את פרטי ההתקשרות שלהם, מנהיג הפגישות אמור להיות מסוגל לפנות אליהם.
שלב 5. הביאו את הפרוטוקול לאישור
ייתכן שתתבקש לקרוא בקריאה את הפרוטוקול בישיבה הבאה ולהגישם לאישור. אם ההצעה הצליחה, סמן שהפרוטוקול מתקבל.
- אם הפרוטוקולים מוצדקים לפני קבלתם, רשום את השינויים במסמך וציין בסוף כי הפרוטוקולים תוקנו. אל תתאר את התיקון באופן ספציפי.
- אם הוגשה בקשה לתיקון הדקות לאחר שהתקבלו, כלול את נוסח ההצעה המדויק בפרוטוקול הרלוונטי והאם הבקשה אושרה או לא.
חלק 4 מתוך 4: שימוש בתבניות דקות לפגישות
שלב 1. בקר באתר צבירת תבניות הפגישות
תבנית מוכנה זו תעזור לך לחסוך זמן בהכנת דקות פגישה תוך מניעת טעויות רישום הערות.
שלב 2. קח קצת זמן לחקור אתרים אלה
השתמש בתכונת החיפוש ובדוק את האפשרויות הזמינות כדי למצוא את האפשרות הטובה ביותר עבורך.
אם אתה צריך תבנית מיוחדת, כללית או סטנדרטית למשל, גלוש באתר כדי למצוא אחת שמתאימה לצרכים הספציפיים שלך ואז הורד אותה על ידי לחיצה על כפתור "הורד" או "השתמש בתבנית". הקפד לשמור אותו במקום שקל למצוא אותו כדי לא לאבד אותו
שלב 3. פתח את קובץ התבנית
לאחר ההורדה, פתח את קובץ ה- zip ולאחר מכן פתח אותו באמצעות Microsoft Word או Excel. כדי לקבל את התבנית האיכותית ביותר ולהקל על השימוש בה, השתמש בגרסה העדכנית ביותר של Microsoft Word. השימוש בגרסה האחרונה יהפוך את העבודה שלך לפשוטה יותר ותאפשר לך להשתמש בתכונות חדשות.
שלב 4. הוסף את לוגו החברה וסימן זכויות היוצרים על ראש התבנית
הסר את הלוגו לדוגמה, אך הקפד לקרוא את תנאי השימוש באתר מקור התבנית. אתה לא רוצה להתמודד עם בעיות משפטיות מיותרות, נכון?
שלב 5. שנה את הכותרת
בחלק הכותרת, סמן את המילה "פגישה/קבוצה" ולאחר מכן הקלד כותרת לדקות הפגישה שלך.
שלב 6. שנה את ערכת הנושא (אופציונלי)
כדי להפוך את דקות הפגישה ליפות ומקצועיות יותר, שקול לשנות את הצבעים או לבחור נושא שהוכן מראש. הטריק פשוט, חפש "פריסת עמודים" ואז פתח את הקטע "צבעים ועיצובים". בחלק זה תוכל להגדיר את מראה התבנית. אתה יכול אפילו להתאים אישית את הצבע כך שיתאים לצבע הלוגו של החברה.
שלב 7. תן שם לחלקי התבנית
בתבנית צריכים להיות מספר חלקים. ייתכן שתזדקק ליותר או פחות, או שאתה פשוט לא ממש אוהב את השם. אתה יכול לשנות אותו כך שיתאים לצרכי הפגישה הספציפיים שלך.
שלב 8. שמור תבנית זו במחשב הנייד שלך כך שתוכל לקחת אותה איתך כדי לקחת דקות פגישה
אם אתה עדיין משתמש ב- Microsoft Office, עבודה זו תהיה קלה ומהירה לביצוע. כמו כן, עליך להיות מסוגל להשתתף בישיבות באופן קבוע ומדויק יותר מבעבר. לחלופין, ניתן גם להדפיס תבנית ולכתוב את הפרוטוקולים ביד. עם זאת, הקפד להפוך את החלקים מספיק רחבים כדי שתוכל לכלול כמה שיותר מידע.
שלב 9. בדוק את התבנית שלך
בטוח! סיימת ליצור את תבנית דקות הפגישה. הפרודוקטיביות ודיוק העבודה שלך במהלך פגישות אמורים להשתפר במידה ניכרת לאחר שיש לך תבנית מדריך לארגון הערות פגישות. בדיוק כמו כל עבודה אחרת, קרא את הפרטים שבתבנית כדי לראות אם משהו חסר או לא ברור. לאחר שתוודא שהכל נכון, ניתן להשתמש בתבנית זו ותהיה מוכן יותר לקראת הפגישה הבאה שלך.
טיפים
- הקלד את הפרוטוקול שלך מיד עם סיום הפגישה. עדיף לעשות זאת כשהאירועים עדיין טריים בזיכרונך. חשוב שהמשתתפים יקבלו עותק של פריט הפעולה בהקדם האפשרי לאחר הפגישה.
- שבו כמה שיותר קרוב למנהיג הפגישות. זה יאפשר לך לשמוע הכל ולבקש הבהרה מבלי שתצטרך להרים את קולך.
- בקש מאנשים להקליט את תנועותיהם כך שלא תצטרך להקליט במקום.
- שמור את הפרוטוקול בקובץ מאובטח.
אל תפחד להפריע ולבקש הבהרה בכל עת.
- הערות חשובות מאוד. רשומות אלה נשמרות ועשויות לשמש אותן לעיון עתידי. כשזה נוגע לעניינים משפטיים, למשל, המוניטין של מישהו יכול להיות תלוי בדקות שלך.
- קראו את הסעיפים בחוקי הסדר של רוברט, במיוחד את הסעיף בנושא מקצוע המזכירות.
- כתוב את הדברים החשובים כשהם מדברים. אם אותו נושא מועלה פעמיים, אל תקבץ אותם יחד.
אַזהָרָה
- אל תכלול יותר מדי פרטים בפרוטוקול. גם אם תתבקשו להקליט דיון, שמרו עליו קצר וישיר ככל האפשר. הגבל את עצמך לרשום את הנקודות החשובות שהועלו, או שתמלא ממלא את הדקות בפרטים מיותרים.
- אין לכלול את הפירושים והרגשות האישיים של הלוקח.
- אם חלק אחד מהפגישה נכלל בסוגיית סודיות עו"ד-לקוח, אל להקליט את החלק הזה. שים לב כי "היועץ מודיע כי דיון זה כולל סודיות של עו"ד-לקוח. דיון זה אינו מוקלט".
- אם תתבקשו להקליט דיונים חסויים כגון בין עורכי דין ובין לקוחות, רשמו פרוטוקולים "שונים" ושמרו אותם נפרדים מדקות רגילות. סמן חסוי והבהיר למי יש גישה למסמך.
