התמודדות עם מבקרים עשויה להיות מאוד לא נוחה מכיוון שלמבקר יש משימות קשות רבות. זה אולי נראה לא הוגן, אבל המציאות היא שתפקיד המבקר אינו פחות. ההבדל הוא, שלמבקר יש הרבה מחקר לפני תעסוקה ולמבוקר ניתנות משימות רבות במהלך תהליך הביקורת. מבקר הוא קריירה טובה מאוד, למרות שהתהליך זהה, העבודה תמיד משתנה כך שכל יום תמיד יש משהו חדש ושונה. כמובן שאתה חייב לדעת לבצע ביקורת לפני שאתה הופך להיות מבקר. עם זאת, לאחר לימוד היסודות, ביקורת היא עבודה פשוטה ומתגמלת למדי.
שלב
חלק 1 מתוך 4: תכנון הביקורת
שלב 1. ודא שאתה זכאי לביקורת
כל מבקרי החשבון נדרשים להיות אובייקטיביים בהערכתם. לפיכך, על המבקר להיות עצמאי לחלוטין מהחברה. המשמעות היא כי למבקר אסור שיהיו כל קשר עם החברה מחוץ לביקורת, כולל:
- אין לו אינטרס בחברה (אינו בעל מניות או אגרות חוב מבוקרות של החברה).
- לא מועסק על ידי החברה בכל תפקיד אחר.
- סובב באופן קבוע לאורך כל תהליך הביקורת כדי לקבל חוות דעת חדשה על החומר הנבדק.
שלב 2. להעריך את גודל הביקורת
לפני הכניסה לתהליך הביקורת, על המבקר או צוות הביקורת לנתח ולהעריך את היקף העבודה שיש לבצע. זה כולל הערכה של כמה חברי צוות ומשמש את משך העבודה. בנוסף, יש לבצע הערכה של כל החקירות המיוחדות או עתירות העבודה במהלך הביקורת. כל הערכות ההיקף הללו יסייעו למבקר לבנות צוות (במידת הצורך) ולספק מסגרת זמן לחברה הנבדקת.
שלב 3. מצא שגיאות אפשריות
לפני תחילת הביקורת, על המבקר להשתמש בניסיון ובידע של הענף כדי לחזות תחומים בהם המידע הפיננסי של החברה אינו מוטעה. הדבר דורש ידע מעמיק בסביבת הפעולה הנוכחית של החברה. כמובן שהערכה זו היא סובייקטיבית ביותר. לכן על המבקר להסתמך על שיקול דעתו שלו.
שלב 4. פיתוח אסטרטגיית ביקורת
לאחר ביצוע ההערכה המקדימה, יהיה עליך לתכנן את הביקורת. הכינו כל מיני פעולות שצריך לבצע, כולל תחומים שעשויים להיות להם חשיבות רבה. האציל כל חבר צוות לכל משימה, במידת האפשר. לאחר מכן, צור ציר זמן לכל פעולה שצריך להשלים. שים לב כי ציר זמן זה עשוי להשתנות באופן משמעותי במהלך תהליך הביקורת בשל מידע חדש.
חלק 2 מתוך 4: ביצוע הביקורת
שלב 1. ספק מכתב התראה
עליך לאפשר מספיק זמן לחברה הנבדקת להכין את כל פרטי החברה שלה. ציין את תקופת הביקורת (למשל שנת הכספים) ורשימת המסמכים שצריך להכין לביקורת, כולל:
- דוחות בנק לשנה שנבדקו.
- דוח התאמת חשבון בנק. כאן יושוו דפי הבנק לתקבולים במזומן ולתלושי תשלום.
- בדוק את הרשמה לתקופה הנבדקת.
- צ'קים בוטלו.
- רשימת עסקאות הרשומות ביומן כללי (באופן ידני או מערכת מקוונת העוקבת אחר עסקאות החברה, כולל הכנסות ורווחים).
- בקשות לצ'קים וטפסי החזרה, כולל קבלות וקבלות על כל ההוצאות.
- קבלת פיקדון.
- תקציב שנתי ודוחות גזבר חודשיים.
שלב 2. הוכח שכל הצ'קים שהונפקו נחתמים כראוי, נרשמים ומפורסמים בחשבונות הנכונים
עדיף אם ניתן להוכיח זאת. עם זאת, כמבקר חיצוני, זה מעבר להיקף שלך. אתה רק צריך לוודא שכל עסקה מתפרסמת בחשבון המתאים.
לדוגמה, ייתכן שיש שני חשבונות תשלומים שונים, אחד עבור חומרי גלם ואחד עבור ציוד משרדי
שלב 3. ודא שכל ההפקדות פורסמו כהלכה
כלומר, ההפקדה נכנסת לחשבון ולשורה המתאימים בחשבון הכללי. ברמה הבסיסית ביותר, חשבון זה הוא חייבים, אך ניתן להקדיש אותו עוד יותר לחשבונות חייבים, בהתאם למורכבות החברה.
לדוגמה, הכנסה ממכירת מוצרים תיכלל בחשבונות החייבים, ואילו דיבידנדים ייכללו ברווחים שנשמרו
חלק 3 מתוך 4: ביקורת על דוחות פיננסיים ודוחות
שלב 1. סקור את כל הדוחות הכספיים
סקור את דוח המצב הכספי ודוח רווח והפסד לתקופה המבוקרת. ודא שכל העסקאות מחושבות כראוי ומתועדות בחשבון הכללי. יש לרשום ולאמת את כל ההפקדות או המשיכות החריגות. בדוק אם כל החשבונות מתיישבים מדי חודש.
- הפקדות בלתי רגילות יכולות להיות גדולות או להגיע מיחידה עסקית הממוקמת בחו"ל. משיכות בלתי שגרתיות כוללות העברת סכומי כסף גדולים לאדם או ליחידה עסקית לאורך תקופה ארוכה.
- פיוס פירושו השוואת שני דוחות או מסמכים שונים. לדוגמה, מזומנים והשקעות מושווים בדוחות בנק ובחברות תיווך. בנוסף, יש להשוות חשבונות חייבים וחשבונות מול קבלות ותשלומים של לקוחות. במלאי, ספירות פיזיות והערכות שווי מתבצעות על פני תקופה של שנה לפחות כדי להבטיח שהחשבונות בפנקס הכללי מדויקים.
- לצורך התאמה, המבקר אינו צריך לבחון את כל העסקאות בנפרד. לקיחת מדגם סטטיסטי של סך כל העסקאות (כלומר ניתוח מספר קטן ולאחר מכן הקצאת שגיאה באחוזים לעסקה כולה) יכולה לתת תוצאות דומות תוך פרק זמן קצר.
שלב 2. ודא כי החברה תואמת את החוקים והתקנות של המדינה
אם אתה מבקר חברה למטרות רווח, הוכח את סטטוס הפטור ממס של החברה ואת תוקפו של מילוי הטופס. וודא כי החברה עומדת בכל הדרישות וממלאת את כל הטפסים המוכיחים כי החברה מקבלת פטור ממס מהמדינה.
שלב 3. סקור את כל דוחות הגזבר
ודא שכל הדוחות נרשמים והנתונים מהדיווחים לפנקס הכללי זהים לחלוטין. בדוק אם דוח הגזבר השנתי נערך והוגש.
חלק 4 מתוך 4: השלמת ביקורות וחוות דעת
שלב 1. השלימו את מסמכי העבודה לביקורת פיננסית
מאמר זה הוא סיכום של כל הפעילויות בתקופה הנבדקת (בדרך כלל שנתית, אך לעתים רבעונית). ביניהם:
- יתרת מזומנים בתחילת התקופה
- כל הקבלות בתקופה המבוקרת
- כל התשלומים בתקופה המבוקרת
- מזומן בסוף התקופה
שלב 2. הצע שיפורים למחלקת הבקרה הפנימית
הקפד לשים לב לכל אי התאמה. אם תתבקש, דרג את ביצועי החברה מול תקציבים או מדדים אחרים.
לדוגמה, ייתכן שתרצה להציע כי נדרשים שני אנשים לחתום על כל המחאות, לא רק על אחד. ייתכנו מסמכים שעדיין יש לשמור אותם לצורכי מס אך הם מושלכים בסוף השנה. הודע כי יש לשמור את מסמכי המקור, לא העתקים. תאר את פרק הזמן שיש לשמור את כל המיילים, בדרך כלל 7 שנים
שלב 3. קבע את חוות דעת הביקורת שלך
בסיום הביקורת על המבקר לתת חוות דעת. מסמך זה קובע אם המידע הפיננסי המסופק על ידי החברה הינו נטול שגיאות ומדווח כראוי על פי הצהרת התקנים הפיננסיים הפיננסיים (PSAK). אם הדוחות הכספיים של החברה עומדים בקריטריונים או לא, תלוי בשיקול דעת המבקר. אם הדוחות הכספיים מדווחים בצורה נכונה ואינם נקיים מטעויות, המבקר מספק חוות דעת בלתי מוסמכת, חוות דעת בלתי מוסמכת עם פסקת הסבר או חוות דעת בלתי מוסמכת. אחרת, המבקר נותן חוות דעת שלילית או מתנער מחוות דעת. חוות דעת זו משמשת גם אם המבקר מרגיש שאינו יכול להמשיך את הביקורת (מכל סיבה שהיא).
שלב 4. שלח את מסמך תוצאת הביקורת שעליה חתמת
זוהי הצהרה שהשלמת את הביקורת ודווח כי כל הדוחות הכספיים מדויקים או בעייתיים אם יש פערים. אם אתה נתקל בבעיות, כגון החמצות חסרות (ללא הסבר) או חישובים לא נכונים, אנא חשוף את כולן בדוח זה. כדאי לכלול את כל המידע שלדעתך יכול לתקן את הבעיה או למנוע חזרה לתקופת הביקורת הבאה.
