אם אתה צריך לעזוב את המשרד לזמן מה, או שאתה מתכנן לצאת לחופשה, ייתכן שתרצה לאפשר לאנשים לשלוח לך דוא"ל שאתה לא נמצא. אם יש לך חשבון Exchange, Outlook מגיע עם פונקציות מובנות. אם אין לך חשבון Exchange, תוכל עדיין לענות על הודעות דוא"ל באופן אוטומטי על ידי יצירת מספר כללים. עקוב אחר מדריך זה כדי להגדיר את התשובות האוטומטיות שלך, בין אם יש לך חשבון Exchange ובין אם לאו.
שלב
שיטה 1 מתוך 4: Outlook 2010/2013
שלב 1. אפשר תשובות אוטומטיות
בחר תיקיית Exchange. בחר את התיקיה מחנות ההודעות שלך. עליך לבחור תיקיית Exchange כדי לראות את האפשרות תשובות אוטומטיות. פתח את התפריט תגובות אוטומטיות (מחוץ למשרד). תוכל למצוא תפריט זה על ידי לחיצה על הכרטיסייה קובץ ולאחר מכן בחירה בכרטיסייה מידע.
שלב 2. הגדר את תשובתך
בתפריט התשובות האוטומטיות, סמן את התיבה המציינת שלח תגובות אוטומטיות. ניתן להגדיר את הזמן הפעיל של העוזר על ידי סימון התיבה והגדרת טווח השעות והתאריכים.
שלב 3. כתוב את תשובתך
לדוא ל שנשלח מתוך שרת החילופים שלך, השתמש בכרטיסייה בתוך הארגון שלי. כדי להגיב להודעות אימייל שהתקבלו מאנשים אחרים, השתמש בכרטיסייה מחוץ לארגון שלי. ברגע שאתה מרוצה מהתשובה שלך, לחץ על אישור.
שלב 4. השבת תגובות אוטומטיות
אם תגדיר טווח תאריכים לתשובה האוטומטית שלך, העוזר יסתיים באופן אוטומטי כאשר טווח התאריכים יסתיים. אם לא תגדיר טווח תאריכים, הוא ימשיך עד שתפתח את התפריט 'תגובות אוטומטיות' ובחר "אל תשלח תגובות אוטומטיות".
שיטה 2 מתוך 4: Outlook 2007
שלב 1. הפעל את Office Assistant
לחץ על הכרטיסייה כלים. בתפריט כלים, בחר מחוץ למשרד עוזר. סמן את התיבה שאומרת שלח תגובות אוטומטיות מהמשרד. ניתן להגדיר את הזמן הפעיל של העוזר על ידי סימון התיבה והגדרת טווח השעות והתאריכים.
שלב 2. כתוב את תשובתך
לדוא ל שנשלח מתוך שרת החילופים שלך, השתמש בכרטיסייה בתוך הארגון שלי. כדי להגיב להודעות אימייל שהתקבלו מאנשים אחרים, השתמש בכרטיסייה מחוץ לארגון שלי. ברגע שאתה מרוצה מהתשובה שלך, לחץ על אישור.
שלב 3. השבת את Assistant Out Office
אם תגדיר טווח תאריכים לתשובה האוטומטית שלך, העוזר יסתיים באופן אוטומטי כאשר טווח התאריכים יסתיים. אם לא תגדיר טווח תאריכים, הוא ימשיך עד שתפתח את התפריט 'תגובות אוטומטיות' ובחר "אל תשלח תגובות אוטומטיות".
שיטה 3 מתוך 4: Outlook 2003
שלב 1. הפעל את Office Assistant
בתפריט כלים, בחר מחוץ למשרד עוזר. סמן את התיבה שאומרת "אני כרגע מחוץ למשרד".
שלב 2. כתוב את תשובתך
בתיבה שכותרתה "השב אוטומטית פעם אחת בלבד לכל שולח עם הטקסט הבא:" הזן את התשובה שבה ברצונך להשתמש כתשובת דוא"ל.
שלב 3. הוסף כללים
תוכל להוסיף כללים ל- Assistant, כגון העברת הודעות משולחים מסוימים לנמענים אחרים. לחץ על הלחצן הוסף כלל … כדי להגדיר את הכלל שהגדרת. לדוגמה, תוכל ליצור כלל שיעביר הודעות דוא"ל מלקוח ספציפי לעמיתיך, כך שלא תפספס הודעות דוא"ל חשובות כשאתה לא נמצא.
שלב 4. השבת את Assistant Out Office
עוזר מחוץ למשרד ימשיך עד שתפתח את תפריט התשובות האוטומטיות ובחר "אל תשלח תשובות אוטומטיות מחוץ למשרד".
שיטה 4 מתוך 4: שליחת תשובות אוטומטיות ללא חשבון Exchange
שלב 1. צור תבנית
ללא חשבון Exchange, האפשרות תגובה אוטומטית אינה זמינה. אך עדיין ניתן להגדיר תשובות אוטומטיות באמצעות תבנית וכמה כללים. התחל ביצירת דוא ל חדש. זו תהיה התבנית של התגובה האוטומטית שלך.
- בחר נושא המתאר בקצרה את המצב. למשל "מחוץ למשרד עד". אתה יכול גם לכתוב את המילים "מענה אוטומטי" בנושא כך שהנמענים יידעו מיד שמה שהם מקבלים היא תשובה אוטומטית.
- כתוב הודעה קצרה. בגוף המייל כתוב הודעה כללית שניתן ליישם על כל מי שמקבל אותה. ספר למקבל כיצד ליצור איתך קשר, או למישהו אחר שאליו הוא יכול לפנות.
שלב 2. שמור את התבנית שלך
לאחר שהיית מרוצה מההודעה, לחץ על שמור בשם … בתפריט הנפתח "שמור כסוג", בחר תבנית Outlook. פעולה זו תשמור את הקובץ כתבנית שמוטענת ב- Outlook.
שלב 3. צור כלל
כדי שהתשובה האוטומטית תפעל כראוי, יהיה עליך להגדיר כמה כללים כדי להפוך את התהליך לאוטומטי. ב- Office 2003/2007, לחץ על התפריט כלים ובחר כללים והתראות. ב- Office 2010/2013, לחץ על הכרטיסייה קובץ, בחר מידע ולאחר מכן לחץ על כללים והתראות. פעולה זו תפתח את תפריט כללי הדואר האלקטרוני.
- לחץ על הלחצן כלל חדש. תתבקש לבחור תבנית. בקטע "התחל מכלל ריק", בחר "בדוק הודעות כשהן מגיעות". הקש "הבא.
- תחליט לאיזו הודעה להשיב. אם אתה רוצה להשיב לכל הודעה שאתה מקבל בתיבת הדואר הנכנס שלך, סמן את התיבה "איפה שמי בתיבה אל". אתה יכול לצמצם אותו על ידי ציון משלוח או דוא"ל ספציפי עם מילים מסוימות בנושא או בגוף הדוא"ל. לחץ על הבא לאחר שבחרת.
- טען את התבנית שלך. בחר בתיבה "השב באמצעות תבנית ספציפית" בחלון הבא כדי לטעון את ההודעה שיצרת קודם לכן. לחץ על הקישור בתיבת התיאור של "תבנית ספציפית". פעולה זו תפתח תיבת דו -שיח שתשאל אותך היכן לשמור את התבנית. בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים". פתח את ההודעה שיצרת קודם.
- קבע את יוצאי הדופן שלך. לאחר טעינת התבנית, תוכל לציין מופעים אם אינך רוצה שהתשובה תישלח, למשל עבור נמענים ספציפיים או עבור סוגים מסוימים של הודעות. לחץ על הבא לאחר שבחרת.
- תן שם לכלל שלך. לפני שתוכל לסיים, עליך להקצות שם לכלל שלך. השתמש במשהו שקל לזכור כדי שתוכל להשבית את הכלל במהירות בעתיד. סמן את התיבה "הפעל כלל זה" כדי להפעיל את הכלל ולחץ על סיום.
שלב 4. השבת את הכלל
כאשר אתה חוזר לעבודה, תוכל להשבית את הכלל על ידי פתיחה מחדש של התפריט כללים והתראות. בחר את הכלל מחוץ למשרד שיצרת מרשימת הכללים הפעילים ולאחר מכן לחץ על הלחצן מחק.
טיפים
- ארגון מוגדר בדרך כלל כחברה שלך ומכיל אנשים שיש להם חשבונות Exchange Server במערכת הדואר האלקטרוני שלך.
- התפריט כלים מופיע בחלון הראשי של Outlook. החלון הראשי הוא אותו חלון שמופיע בעת הפעלת Outlook ומכיל את תפריטים קובץ, עריכה, תצוגה, מעבר, כלים, פעולות ועזרה. אין תפריט כלים בחלון שבו אתה משתמש כדי ליצור או להציג פריטים כגון הודעות דואר אלקטרוני, אנשי קשר או משימות.
- אם אתה מסמן את ההפעלה האוטומטית לאנשים מחוץ לארגון הארגון שלי, הכרטיסייה מחוץ לארגון שלי תוצג (מופעל) ליד שם הכרטיסייה.
- איש הקשר חייב להיות בתיקיית אנשי הקשר של Exchange Server שלך. אם איש הקשר נמצא רק בתיקייה שהיא חלק מקובץ תיקיות אישיות (.pst), הודעת המענה האוטומטי לא תישלח.
