האם כתבת פעם מכתב בקשה רשמי? מכתבי בקשה רשמיים בדרך כלל נעשים מסיבות שונות, כגון גביית חובות, בקשת עזרה או בקשה ממישהו אחר לעשות משהו ספציפי. באופן אידיאלי, מכתב הבקשה צריך להיות באורך של לא יותר מדף אחד. במילים אחרות, הבקשה שלך צריכה להיות מועברת בצורה פשוטה, ברורה, בטוחה ופשוטה, ומסתיימת במשפט הנכון. אם כן, מהו המשפט הנכון לסגירת מכתב בקשה? באופן כללי, משפט הסיום של המכתב תלוי מאוד במטרת המכתב ובזהות מקבל המכתב. לדוגמה, אם המכתב מופנה למישהו שאתה מכיר אישית, אל תהסס לסיים אותו בנימה מזדמנת יותר. בינתיים, אם המכתב נכתב במטרה עסקית, הקפד לסיים אותו בטון רשמי יותר.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: סיום היישום האישי
שלב 1. השתמש בסגנון שפה מנומס
במכתב פנייה אישי, בדרך כלל יש צורך שכותב המכתבים יביא תחילה את הסיבות העומדות מאחורי בקשתם, ולאחר מכן יעביר את הבקשה בצורה פשוטה, ברורה וספציפית. אל תשכח להשתמש בבחירה עירונית מנומסת ופחות תובענית, כגון "האם תרצה" או "האם תרצה" כך שמקבל המכתב לא ירגיש המום מבקשתך.
לדוגמה, תוכל לכתוב, "אכפת לך ללוות את אחותי לאירוע צדקה כדי שלא תצטרך לצאת לבד?"
שלב 2. הצג את בקשת המעקב שלך בפסקה חדשה
אם אתה צריך לקבל תשובה בזמן מסוים, או אם הנמען צריך לעשות משהו אחר הקשור לבקשה, אנא צרף אותה בפסקה נפרדת. לפיכך, מקבל המכתב יידע כי בקשת המעקב היא משנית, אך עדיין קשורה ליישום הראשי.
עדיין עם אותה דוגמה, תוכל לכלול בקשת מעקב כמו: "נשמח מאוד אם תאסוף אותה הביתה כדי ללכת לאירוע צדקה ותוריד אותה מאוחר יותר"
שלב 3. תודה לנמען ששקל על הבקשה
לאחר שהוגשה בקשתך, כלול הצהרה קצרה המודה לנמען המכתב. אם אתה רוצה, העביר גם עד כמה העזרה שלהם חשובה ומשמעותית עבורך.
לדוגמה, תוכל לכלול משהו כמו "תודה רבה על הנכונות לעזור לנו. עזרתכם תהיה שימושית מאוד עבור אחותי הנלהבת להשתתף באירוע הצדקה"
שלב 4. כלול מידע נוסף שהנמען עשוי להצטרך לדעת
אם הבקשה שלך צריכה להיעשות בצורה ספציפית, או בתאריך ושעה ספציפיים, אנא צרף אותה לאחר שתודה לך. בנוסף, תוכל לכלול גם פרטי יצירת קשר, למקרה שמקבל המכתב ירצה ליצור עמך קשר ראשון.
לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "לידיעתך, אחותי צריכה להיפגש עם המארגנים לפני תחילת האירוע. לכן, הוא צריך להגיע למקום האירוע לפחות שעה מראש"
עֵצָה:
לאחר הכללת המידע הנוסף, אל תשכח לומר שוב תודה. בכך, מקבל המכתב לא ירגיש עמוס על הבקשה, או אפילו ירגיש שאת חסדו מנצלת על ידך.
שלב 5. כלול ברכת סיום לפני כתיבת שמך בסוף המכתב
ברכת סיום פשוטה כגון "סלאם" ראוי לכלול בסוף מכתב פנייה אישי. אם אתה ומקבל המכתב קרובים או קרובים יותר, אנא השתמש בטון חם יותר של סיום ברכה, כגון "ברכות" או "תמיד אוהב".
הוסף פסיק לאחר הצדקת הסיום, והשאיר שתי שורות ריקות לחתימה שלך. לאחר שתי שורות ריקות אלה, כלול את שמך המלא
שיטה 2 מתוך 2: סיום יישומים עסקיים
שלב 1. ציין את בקשתך בגוף המכתב
בעת כתיבת מכתב פנייה רשמי למטרות עסקיות, מקצועיות ואקדמיות, זכור לכלול את מטרת המכתב מההתחלה. אם אפשר, פנה בבקשה שלך במיוחד במשפט הראשון של המכתב, ולא בסוף.
מכיוון שבקשתך הוסברה בתחילת המכתב, אין צורך לחזור עליה בסוף המכתב
שלב 2. תודה למקבל על הזמן ותשומת הלב
בפסקה חדשה כתוב משפט קצר המודה לנמען על שהקדיש מזמנם היקר לקרוא ולשקול את בקשתך. וודא שהוא יודע שאתה מעריך את הנכונות שלו.
לדוגמה, תוכל לכלול משהו כמו, "תודה שהקדשת מזמנך לשקול את בקשתי. אני באמת מעריך את זה."
עֵצָה:
לאחר שתודה למקבל על הזמן ותשומת הלב, תוכל גם להוסיף התנצלות כגון "סליחה על אי הנוחות שנגרמה", במידת הצורך.
שלב 3. ספק את המועד האחרון שהנמען צריך לדעת
אם אתה צריך לקבל תשובה למכתב בזמן מסוים, אל תשכח למסור לנמען את התאריך והשעה. במקרים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך לספק נימוק קצר לחשיבות קביעת המועד האחרון.
לדוגמה, אתה יכול לכלול משהו כמו, "סליחה על הפתאומיות, אבל אני צריך את התשובה שלך לפני יום שני, 22 באפריל, כי כבר הזמנתי את כרטיס הטיסה שלי באותו יום, ואחזור רק (שם העיר שלך) שבועיים לאחר מכן."
שלב 4. ספק פרטי יצירת קשר כדי שהנמענים יוכלו ליצור איתך קשר אם יש להם שאלות
עזור למקבל המכתב ליצור איתך קשר בקלות ובמהירות, במיוחד אם אתה זקוק לתשובה בעתיד הקרוב. הטריק, כלול רק פרטי יצירת קשר שאליהם הוא יכול לפנות בקלות במהלך שעות העבודה.
לדוגמה, תוכל לכתוב, "אם יש לך שאלות, אנא התקשר אלי במספר המשרד: 222-123-4567."
שלב 5. סיימו את המכתב בברכת סיום רשמית ומנומסת
כמה דוגמאות לסגירת ברכות שתוכל לכלול במכתב פנייה לעסק רשמי הן "בכבוד רב" או "ברכות". לאחר ברכת הסיום, אל תשכח להוסיף פסיק ולאחר מכן השאר שתי שורות ריקות לחתימה שלך. לאחר שתי שורות ריקות אלה, כלול את שמך המלא.
אם אתה זקוק למידע נוסף, כגון שם תפקיד ספציפי או מספר זיהוי, אנא הוסף אותו ממש מתחת לשם המלא שלך
טיפים
- אל תשכח לערוך את המכתב לפני ההדפסה והחתימה עליו. זכור, הטעות הקטנה ביותר עלולה לפגוע באמינותך ולהסתכן בכך שבקשתך לא תתמלא על ידי מקבל המכתב.
- שמור עותק של המכתב בתיק האישי שלך, לפחות עד למילוי בקשתך.
- אם בכוונתך לשלוח מכתב דרך האינטרנט במקום שירות הדואר, הפורמט בו נעשה שימוש זהה למעשה. בסוף המכתב, השאר מקום לחתימה גם אם היא תתרוקן מאוחר יותר, אלא אם יש לך חתימה דיגיטלית שתוכל לצרף.
