להגיד בקשה לא יכול להיות קשה, במיוחד אם מי שמגיש את הבקשה הוא הבוס שלך. גם אם אתה מנסה בכל כוחך לעשות כל מה שהבוס שלך מבקש ממך, יש פעמים שאתה לא יכול וצריך להגיד לא. תחשוב על הסיבות שלך והבין מה אתה רוצה להגיד לפני שאתה פוגש את הבוס שלך. במקום להגיד "לא" על הסף, נסה להעלות הצעות חלופיות חיוביות.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנת תגובות
שלב 1. כתוב רשימה של סיבות מדוע אינך יכול להגיש בקשה
אם הבוס שלך מבקש ממך לקחת עבודה נוספת או לקחת על עצמך משימה כשאין לך זמן או שהמשימה נמצאת מחוץ לתיאור התפקיד שלך, כדאי לפרט סיבות מדוע עליך להגיד לא למשימה. חשבו על הבעיה בצורה רגועה ורציונלית ורשמו את הסיבות. הערות אלה יעזרו לך להכין תגובה לבוס שלך.
- ישנן סיבות פשוטות מדוע אינך יכול לבצע משימה, כגון התחייבות לדאוג לילדים שלך או לתכנן חופשה.
- אם אינך בטוח אם המשימה מתאימה לך, בדוק שוב את תיאור התפקיד שלך.
- אם יש לך כבר עומס עבודה כבד ואינך יכול לקבל עבודה אחרת, עליך לחשוב היטב כיצד להתמודד עם זה.
שלב 2. נתח את סדרי העדיפויות שלך בעבודה
אם לוח הזמנים של העבודה שלך מהווה בעיה ואתה לא בטוח שאתה יכול לקחת על עצמך משימות נוספות, נסה לנתח את סדרי העדיפויות שלך. שקול משימה חדשה עם אחר והעריך אם תוכל לשנות את התפקיד הקיים. רק אמירת "אין לי זמן" יכולה לגרום לבוס שלך להטיל ספק באפקטיביות והיעילות שלך, כך שאם הזמן מהווה בעיה, עליך להראות שאתה יכול לתעדף משימות ולהשלים אותן בזמן.
- ערוך רשימת מטלות ומיין אותה לפי עדיפות ומועד אחרון.
- בצע הערכה של כמה זמן ייקח כל משימה ובדוק אם יש סיכוי שתוכל לעבוד על משימה חדשה.
- צור מסמכים מסודרים וברורים שניתן להשתמש בהם כשאתה מדבר עם הממונים.
- זוהי דרך "להראות" לבוס שלך שאתה לא יכול לעשות מה שאתה מתבקש, ולא רק "להגיד".
שלב 3. הכנס את עצמך לנעליו של הבוס
לפני שתדבר עם הבוס שלך, חשוב שתנסה להכניס את עצמך לנעליו ולהבין אותו ואת סדרי העדיפויות של החברה. הבנת המוטיבציה של הבוס שלך תעזור לך לגבש תגובה טובה יותר. אם אינך מבצע משימה ספציפית מכיוון שהיא עלולה להעלות את הכנסות החברה באופן משמעותי, אתה צריך טיעון משכנע מאוד וחלופה כדי שהחברה לא תאבד את הכנסותיה.
- אם אתה רק רוצה לקבוע פגישה מחדש בגלל התחייבות קודמת, חשב כיצד תזמון זה ישפיע על הבוס שלך.
- הניסיון להכניס את עצמך לנעליו יעזור לך לצפות כיצד הבוס שלך יגיב לך.
שלב 4. תחשוב על השפה לשימוש
שימוש בטון הדיבור והשפה הנכונים כדי להגיד לא מבלי להגיד לא חשוב. זכור, חשוב תמיד להשתמש בשפה ניטרלית ולהימנע משינוי המצב. זה לא קשור אליך או לבוס שלך, או למערכת היחסים שיש לך, בין אם זו מערכת יחסים טובה או מערכת יחסים גרועה. הצביע תמיד על החברה וכיצד להשיג את התוצאות הטובות ביותר עבור העסק.
- אמור משהו נייטרלי ואובייקטיבי כמו: "אם אעשה את המטלה הזו, לא יהיה לי זמן לסיים את הדו"ח המרכזי של השבוע".
- הימנע מתגובות סובייקטיביות ואישיות. אל תגיד "אני לא יכול לעשות את זה, זה יותר מדי עבודה בשבילי".
חלק 2 מתוך 3: שיחה עם הבוס
שלב 1. מצא את הזמן הנכון לבוס
לפני שתדבר עם הבוס שלך, עליך למצוא את הזמן הנכון עבורו. אתה בהחלט לא רוצה לראות אותו בתקופה מלחיצה או עמוסה. אולי יש לך מושג טוב כיצד הוא פועל, אך בדוק במידת האפשר את לוח הזמנים היומי שלו במחשב. עליך לשאול אם יש לו זמן פנוי כי אתה רוצה לדון במשהו, בהתאם לתרבות ולמנהגים במשרד שלך.
- ערוך שיחה פרטית אם מצב העבודה שלך מאפשר לך לדבר לבד עם הבוס שלך.
- שימו לב ללחץ העבודה ולסגנון העבודה של הבוס שלכם. אם הוא מישהו שאוהב להיות פעיל בבוקר, נסה לדבר איתו לפני ארוחת הצהריים.
- אם אתה יודע שהוא תמיד קודם כל, אתה יכול לבוא מוקדם בבוקר כדי לראות אותו לפני שהעובדים האחרים מגיעים.
שלב 2. דבר בצורה ברורה ותמציתית
כשאתה מדבר עם הבוס שלך, חשוב להעביר את הנקודה שלך במהירות ולא להימנע מצרות. עליך להקפיד להעביר את הנקודה שלך בצורה ברורה ותמציתית. אל תסתובב בזה כי הבוס שלך יחשוב שאתה מבזבז את זמנך ותאבד את אהדתו של הבוס.
- הימנע מלומר "כן, אבל …" כי הבוס יכול פשוט לשמוע "כן" ולחשוב שאתה יכול לבצע את העבודה, אם תוכל לנהל את זמנך טוב יותר.
- במקום להשתמש במילים שליליות כמו "אבל", נסה להשתמש במילים חיוביות יותר.
- לדוגמה, במקום להגיד "אני יודע שביקשת ממני לעשות את הדו"ח הזה, אבל יש לי עוד הרבה עבודה לעשות", נסה לומר משהו כמו "יש לי רעיון לארגן מחדש את עומס העבודה על הפרויקט הזה".
שלב 3. תאר את מצבך
חשוב מאוד שתסביר את הסיבות בצורה ברורה ויעילה. אם אינך יכול לטעון טענה מוצקה, כנראה שהבוס שלך אינו מבין מדוע אינך יכול לבצע את העבודה. לדוגמה, אם אתה מתבקש לעשות משהו מחוץ לתיאור התפקיד שלך, עליך להסביר זאת ולהיות מוכן להסביר את תיאור התפקיד שלך, במידת הצורך. אל תחשוף מיד את תיאור התפקיד שלך, אך היה מוכן להסביר אותו.
- אם הזמן הוא בעיה, אתה צריך סיבה אמיתית ובלתי ניתנת להכחשה מדוע אינך יכול לבצע את המשימה בהישג יד.
- חשוף עבודות אחרות שנעשות ועומדות בראש סדר העדיפויות. אמור משהו כמו, "יש לי מועד אחרון להשלים את דו"ח האביב שלי בשבוע הבא, כך שהמשימה הזו עלולה לגרום לגרירה."
- נסה להדגיש שאם הבוס שלך מייעד מחדש את המשימה למישהו אחר, זה יועיל לאותו אדם ולחברה בכך שידגיש שהעבודה שאתה מבצע חשובה יותר.
- הסבר את מצבך בצורה ברורה וישירה, אך לעולם לא באופן עימותי או רגשי.
שלב 4. אל תשאיר את זה יותר מדי זמן
אם אתה מגלה מיד שאתה לא יכול לבצע משימה מסוימת או שזה לא מתאים לך, אל תחכה יותר מדי זמן כדי לתאם שיחה עם הבוס שלך. אם אתה נותן לזה, קשה יותר לארגן מחדש את העבודה שעדיין צריכה להיעשות בזמן. אם תחכו לרגע האחרון, כמעט בלתי אפשרי לעמוד בתאריך היעד. הבוס שלך לא יזדהה איתך.
חלק 3 מתוך 3: הצעת הצעות חלופיות חיוביות
שלב 1. הציע לשנות את סדר העדיפויות שלך
כשאתה מדבר עם הבוס שלך, חשוב לא להגיד "לא" על הסף אם אתה יכול להימנע מכך. במקום זאת, נסה למצוא דרכים להציע חלופות חיוביות שאינן דורשות ממך לבצע משימה שאתה מרגיש שאינך יכול לבצע. דרך טובה לעשות זאת היא להציע לבוס שלך לעזור לך לסדר מחדש את סדרי העדיפויות שלך. בכך תראה לבוס שלך שאתה רוצה לעבוד בצורה פרודוקטיבית ככל האפשר, ויהיה ברור כי עומס העבודה אינו קבוע.
- תרשום את העבודה המצטיינת שלך וכמה זמן לקח לך להשלים כל משימה כדי להוכיח שחשבת את זה.
- שאל את הבוס באומרו "האם תוכל לעזור לי לסדר מחדש את סדרי העדיפויות שלי?" יראה שאתה רוצה לערב אותו בניהול העבודה שלך.
- זה יראה שאתה מעריך את דעתם ומחפש עזרה לעבודה ביעילות רבה יותר.
שלב 2. המלץ על עמית
דרך נוספת להציע חלופות חיוביות פשוט להגיד לא היא להמליץ על עמית לעבודה שיכול לקחת על עצמו עבודה נוספת. פעולה זו תראה כי חשבת על המשימה ומי המתאים לה ביותר. הבוס שלך יתרשם מכך שחשבת עליו ועל הצורך של החברה לבצע את העבודה ולא לדאוג לעודף עבודה.
- הראה שיש לך שיקול דעת טוב ותעדוף צרכי החברה יקל על הבוס שלך לבטוח בשיפוט שלך בפעם הבאה.
- זה גם יראה שאתה מבין מה קורה במשרד ומתעניין בפיתוח עמיתיך לעבודה.
שלב 3. להציע הסדר עבודה חדש
אם ניתנת לך הרבה עבודה להשלים בתוך השעות המוסכמות, זו יכולה להיות הזדמנות לדבר עם הבוס שלך על סידורי עבודה חדשים. לדוגמה, אם אתה צריך לעשות נסיעות ארוכות לעבודה שמפחיתות את התפוקה שלך, אתה יכול להציע עבודה מהבית יום בשבוע ובכך לקצץ בזמן הנסיעות.
- אם אתה חושב שדפוס עבודה גמיש יותר יקל עליך להסתגל לדרישות מקום העבודה, אל תפחד להעלות זאת.
- חשוב תמיד על התרבות במקום העבודה שלך והאם עבודה גמישה יותר היא רעיון בר -קיימא.
- חשוב על כל ההצעות לפני שאתה מגיש אותן. אל תציע רעיונות שאינם ברורים לחלוטין.
אַזהָרָה
- אם הבוס שלך מבקש ממך לעשות משהו לא חוקי, יש לך את הזכות להגיד לא. צור קשר עם הרשויות.
- היו רגועים ודברו בנימת קול רגילה.
