מערכת אחסון הקבצים היא אחד ההיבטים החשובים בניהול ניהול משרדי מסודר. קבע את ההתקנה הטובה ביותר של מערכת אחסון הקבצים כך שכל מי שיש לו הרשאה לגשת למסמך, בין אם זה מישהו אחר או אתה עצמך, יוכל למצוא בקלות את המסמך שאתה צריך. מערכת לא מספקת מקשה עליך לטפל במסמכים מכיוון שהם לעתים קרובות נסתרים או הולכים לאיבוד כך שספסל העבודה מלא בערימות של קבצים.
שלב
שלב 1. קבע את מערכת אחסון הקבצים שברצונך ליישם
לא משנה באיזו מערכת תבחר, וודא שאתה יודע היכן לשמור כל מסמך, למשל מסודר בהתאם:
- אלף בית. מערכת זו מיושמת בצורה הטובה ביותר כאשר אחסון הקבצים מתבצע לפי לקוח, מטופל או שם לקוח.
- נושא או קטגוריה. באופן כללי, מערכת אחסון קבצים המאורגנת לפי נושאים או קטגוריות שימושית מאוד אם היא מנוהלת כראוי, אך יכולה להיות מאוד מבלבלת אם מסמכים אינם מאורגנים בצורה מסודרת.
- מספר או כרונולוגי. אפשרות זו היא הטובה ביותר אם המסמך מסודר או מתוארך, כגון חשבונית רכישה או קבלת תשלום.
שלב 2. הגדר תיקייה תלויה במגירת הקבצים
אין צורך להסיר את התיקייה התלויה מהמגירה מכיוון שהיא משמשת מקום להנחת תיקיית הקרטון של מנילה. תיקיה זו תיכלל בתיקייה התלויה ותאוחזר במידת הצורך.
שלב 3. מיין את המסמכים לערימות לפי קטגוריות
כאשר ערימת המסמכים מגיעה ל 3-4 ס מ, הפרד אותם לקטגוריות משנה. ניתן לשלב ערימות מרובות של מסמכים דקים ולאחר מכן להגדיר שם קטגוריה חדש. בחר שם שיקל עליך למיין מסמכים.
שלב 4. הכניסו כל ערימה לתיקיית קרטון מנילה ותייגו אותה בצורה ברורה
למראה מסודר יותר, השתמש בתיקייה המספקת מקום לכתיבת תוויות באמצע, במקום בשורה.
שלב 5. אחסן את תיקיית הקרטון מנילה בתיקייה התלויה
אתה יכול להשתמש בתיקייה תלויה רגילה לאחסון ערימות דקות של מסמכים. עם זאת, לאחסון ערימות עבות של מסמכים או כאלה המחולקים לקטגוריות משנה, השתמש בתיקייה תלויה עם תחתית מרובעת. במקרה זה, ניתן למיין את הקבצים כרצונך, אך הסדר הנפוץ ביותר הוא אלפביתי.
שלב 6. תייג את התיקייה התלויה בהתאם לתווית המופיעה על תיקיית הקרטון של מנילה
הנח את תווית הפלסטיק בקצה השמאלי של התיקייה, אלא אם כן עליך להכניס את התיקייה לארון הקבצים במיקום אנכי כך שהתיקיות ימוקמו לפי הסדר משמאל לימין, לא מלפנים מאחור. במקרה זה, הנח את תווית הפלסטיק מימין.
שלב 7. הכינו תיקיות תלויות ותיקיות קרטון מנילה על מנת שתוכלו להוסיף תיקיות אם יש מסמכים שלא ניתן לקבץ לתיקיות שכותרתם
אין לטעון יותר מדי או מעט מדי מסמכים בתיקייה. שקול אם עליך לשנות את תוויות התיקיות ולמיין מחדש, שכן יש לקבץ מסמכים לקטגוריות חדשות.
שלב 8. בסוף השנה, הסר את כל התיקיות מארון הקבצים, סמן את תיקיות הקרטון החדשות של מנילה בהתאם לקטגוריה ולאחר מכן החזר אותן לתיקיות התלויות
בדוק את כל הקבצים כדי לראות אם יש מסמכים שצריך לשלב בתיקיות שכבר זמינים ולאחר מכן שמור את המסמכים האחרים כארכיון.
טיפים
אם אתה רוצה ליצור תוויות צבעוניות, הדפס אותן באמצעות מחשב או השתמש בשיטה אחרת כדי לגרום לתיקייה להיראות אטרקטיבית יותר. עם זאת, כאשר עליך לבצע שינויים, כגון הוספת תיקיה חדשה, אתה עלול להרגיש מבולבל מכיוון שקשה לבחור צבעים או שיהיה עליך לסמן אותם ביד. לכן, השתמש בשיטה פשוטה
אַזהָרָה
- אין ליצור קטגוריות שונות עבור מסמכים שלא ניתן לקבץ אותם בקטגוריות מסוימות מכיוון ששיטה זו גורמת למסמכים להמשיך ולהערם.
- לאחר קביעת מערכת אחסון הקבצים, הרגל לנהל מסמכים באופן קבוע. הקדש זמן לשמירת הקבצים על שולחן העבודה שלך מדי יום. אל תתפתו להכניס מסמכים לסל גדול מכיוון שהסל יתמלא במהירות ויהפוך לערימת קבצים חדשה.
