ניהול אירועים הוא חוויה נהדרת, בין אם מדובר במסיבה פרטית, אירוע חברה, למשפחה ולחברים, או חתונה ואירועים רשמיים אחרים. עבודה זו קשה מאוד לביצוע, אך גם מספקת מאוד. אתה באמת יכול לעשות את ההבדל לאנשים המעורבים, שיעריכו את האירוח והמאמץ שלך לארגן מסיבת יום הולדת, ימי נישואין, החתונה עצמה או כל חגיגה אחרת. השלבים שלהלן ילמדו אותך כיצד להיות מנהל אירועים טוב, לספק הצעות לפתרון בעיות ולהימנע מכל הבעיות באמצעות תכנון מוקפד.
שלב
חלק 1 מתוך 5: שליטה ביסודות
שלב 1. קבע את המטרות והיעדים שאתה רוצה להשיג
כל זה נראה הגיוני מדי, אבל אתה צריך לרשום את זה כדי לברר באיזה גודל מקום יעבוד הכי טוב, התקציב הנכון, מטרת האירוע, מספר (או סוג) האורחים, ואילו אסטרטגיות יש לבצע האירוע הספציפי שלך. מהי התוצאה הסופית האידיאלית? מה אתה רוצה להשיג?
- לאחר שהחלטת איזה אירוע אתה עומד להריץ (חגיגה, גיוס כספים, חינוך, מכירות, הצעות וכו '), תחשוב למה אתה עושה את זה. הכרת המוטיבציה שלך יכולה לעזור לך להישאר ממוקד ומלא אנרגיה.
- הגדרת מטרות מסוימות יכולה גם לעזור לך להגיע למטרה הנכונה. אתה לא יכול להמשיך לנסות לפגוע במטרה שלא נקבעה! כאשר יש לך רק 40,000,000 IDR, 00 ורוצה להגיע ל- IDR 50,000,000, 00, היעד לסכום זה ותעזור לך להגיע לקו הסיום.
שלב 2. בחר את התאריך והשעה
שני אלה הם הגורמים החשובים ביותר בתכנון אירועים. אל תבחר תאריך ושעה שימנעו מהרבה אנשים להשתתף או שכל מאמצי תכנון האירוע שלך יהיו לשווא. כמו כן, הימנע מהצבת שני האלמנטים האלה רחוק מדי מההווה - או אפילו קרוב מדי - או שהאורחים שלך ישכחו מהאירוע שלך ויתכננו תוכניות אחרות. אל תיפגעו מתסמונת גולדילוקס בעת ניהול אירועים!
באופן אידיאלי, הודע לאורחים שבועיים מראש. בדרך זו, יש להם זמן לתכנן תוכניות ותוכלו להזכיר להם עוד פעם או שתיים לפני שהגיע הזמן. שלח הזמנות לאירוע כמה שבועות מראש במידת האפשר
שלב 3. בחר מקום
לאחר קביעת סוג האירוע ושעתו, חשבו על המקום. התקרב למיקומים פוטנציאליים על ידי הכנת תאריכים ולמה שתזדקק להם. באיזה סוג בניין היית רוצה להשתמש וכיצד יסודר החלל? האם האורחים ישבו על ספסלים בשורות, ספסלים רגילים, עם שולחן אוכל או שטיחי פיקניק בחוץ? האם תנאי מזג האוויר ישפיעו? האם יהיה מקום לריקודים, דוכן דוברים או במה? אם כן, בנה תוכנית לוודא שהמקום שאתה רוצה יהיה גדול מספיק.
- תמיד בקר במקומות פוטנציאליים מראש וצייר מפה. מפה זו יכולה לשמש כ"תוכנית מלחמה "ומאפשרת לך לשרטט ולהקצות שטח שולחן, נתיבי שירות למזון, גישה לנכים (במידת הצורך) ובניית מסלולי יציאה, וכן כיצד תעמיס את הציוד הדרוש השונים. כמו כן, עליך לסמן את מיקומם של מחוללי חשמל, ציוד חיצוני כגון מקררים, מכונות קרח, גרילים או תנורים וכו '. כמו כן, למד את מיקומם של שקעי החשמל והכבלים (אתה יכול לכסות אותם מתחת לשטיח) וכל דבר אחר שעלול להוות סכנה בטיחותית.
- האם באופן חוקי תזדקק להיתר של הרשויות המקומיות? ברוב המקרים, אישור זה נדרש לפתיחת סורגים, אך לעיתים גם לרעש, גישה לרכב וחניה, קונסטרוקציות גדולות כגון ביתן, המונים ומטרות אחרות.
שלב 4. קבע את מספר האנשים להזמין
כמה אנשים אתה יכול להזמין בהתאם לתקציב ולמקום? חלק מהאירועים מוגבלים בהחלט לאפשר רק מוזמנים להשתתף, מה שהופך את התכנון לקל יותר, אך רבים אחרים עשויים לאפשר לאנשים נוספים, כגון ילדים, בני זוג או חברים. דע גם שככל שיש לך יותר אורחים כך תצטרך יותר אנשי צוות.
- כדי להימנע מבעיות לוגיסטיות, ודא שתמיד יש מספיק מקום לאנשים להסתובב במוזמן.
- במפעלים ישנים יותר, הם בדרך כלל מתייחסים למספר האורחים כ"פקס ", כך שאם אתה רואה את המילים" 150 פקס "על בניין רב תכליתי, המשמעות היא שהקיבולת היא 150 אורחים.
שלב 5. קבע את התקציב
באופן אידיאלי יש לך כמה אנשים שתוכל לסמוך עליהם כדי לחשב כמה כסף תזדקק לאירוע זה. האם תשלם לצוות? השכרת ציוד ומקומות מפגש? מספקים אוכל ושתייה? להדפיס חוברות או גלויות? קבע סכום סביר והתאם את התוכנית בהתאם לסכום זה. אל תתנו לך לחרוג מהתקציב שלך אם אינך צריך.
אתה עלול להיות במצב שבו אפשר לקבל נותני חסות או תרומות, אך לרובנו בדרך כלל אין מזל כזה. אם אינך יכול לחזות את הכסף הנוסף שיבוא, חסוך כמה שאתה יכול. במקום לשכור שירותי קייטרינג, צור אירוע של מזל טוב (האורחים מביאים אוכל משלהם). אתה עדיין יכול להכין אוכל, אבל בדרך כלל כל שעליך לעשות הוא לספק שולחן אוכל, כלי בישול ומקרר. במקום לשכור צלם, צלמו אירוע משלכם. להיות יצירתיים בעת הצורך
שלב 6. להרכיב צוות
הקמת צוות שירות (גם אם צוות זה כולל חברים וקרובי משפחה או מתנדבים אחרים) שיטפלו בחלקים הרלוונטיים השונים, גם אם אינך מנהל את האירוע באופן מקצועי וארגן אירועים משפחתיים קטנים בלבד. המהות של ניהול אירועים טוב בקנה מידה גדול היא לגרום לאנשים להוביל תחומים ספציפיים ולוודא שכל חברי הצוות מכירים את התוכנית הגדולה.
יש ליידע את הצוות שלך בנושאים חשובים מוקדם ככל האפשר, בדיוק כמו כל צוות אחר שאתה משלם עבורו וכל אורח שאתה מזמין. הודע לכל אחד מאנשי הצוות על המשימה בהקדם האפשרי ותן להם אפשרויות בכל הזדמנות אפשרית. נסה גם להכניס כמה אנשים למצב המתנה - מכיוון שתמיד יהיו כמה שיהוקים קלים בכל היבט של האירוע
שלב 7. צור סדר יום לאירוע
החליטו מה יקרה באירוע שלכם. מתי יתחילו הדוברים לדבר? האם יתקיימו משחקים, פעילויות או מצגות לתזמון? כמה זמן לוקח לאורחים לאכול? הגדר לוח זמנים מפורט לפעילויות לאורך כל היום.
השאר תמיד מקום לטעויות; לא יהיה אירוע אחד בעולם שיכול ללכת בדיוק כפי שתוכנן עד לרגע. אנשים יגיעו מאוחר, הנאומים יימשכו זמן רב יותר, תורי האוכל לא יפעלו בצורה חלקה, או שמיליון בעיות אחרות עלולות להגיע אליך. אז בזמן שאתה צריך לדעת מה קורה, להבין שזה רק כדי לעזור בארגון ושום דבר לא בטוח
חלק 2 מתוך 5: אירועי ריצה
שלב 1. שלח את ההזמנה
אם לא, איך עוד אנשים יידעו שאתה מארח אירוע? שלח הזמנה! אל תתעלם מזה. הזמנות הן הפנים העיקריות של האירוע שלכם. רשמים ראשונים ממה שאנשים יכולים לצפות ולגרום להם להחליט אם הם צריכים להגיע. ההזמנה הזו חייבת להיות טובה.
-
שקול הזמנות אופייניות - בצורה של גלויות, חוברות וכו '. אך נסה גם לא להשתמש בנייר: שלח הודעות דוא ל, ניוזלטרים או השתמש באתרים כמו פייסבוק, טוויטר ו- Eventbrite כדי לשלוח הזמנות, ספירת אורחים ולוחות שנה.
תיקון: אם אתה רוצה להביא כמה שיותר אנשים, השתמש בפייסבוק ובטוויטר. אם תנסה להגביל אותו לאורחי VIP בלבד, הימנע משני השירותים האלה, אחרת תסתבך בבעיה
שלב 2. שימו לב לאלה שאישרו את נוכחותם
תצטרך לספור קדימה כדי לברר כמה ומה אתה צריך, אז רשום הערות! זה אולי לא המספרים שיופיעו, אך עדיין תקבל סקירה כללית. אתרים שנועדו לנהל אירועים יכולים לסייע בכך - אם כי ניתן להשתמש גם בדפי עבודה של Facebook ו- Excel.
שלב 3. טפל במה שיש לך לשכור
האם אתה צריך למצוא, לשכור, להזמין או להאציל משימות לצלמים, בונים, מעצבים ומעצבים, דוברים אורחים, נותני חסות, בדרנים או להקות, מנהיגים או פקידים דתיים, רקדנים או אירועי הדגמה? קח בחשבון את כל ההיבטים הללו עבור מקומות ישיבה והסעדה, כך שתוכל להכין עבורם ארוחות ושולחנות במידת הצורך.
- האם תכין אוכל ומשקאות? אם כן, אילו חברי צוות יפקחו על הבישול, ההגשה וההיגיינה של האוכל? איזה סוג מזון כדאי להגיש? האם ייתכן שלאורחים יש אלרגיות, צרכים צמחוניים, סוכרת, בעלי צרכים דתיים כגון חלאל או כשר, ללא גלוטן וכו '? האם יהיו תינוקות, ילדים צעירים או קשישים/פצועים שלא יכולים לאכול מזון מוצק?
-
האם דאגו להיבטי הבידור והלוגיסטיקה? חלק זה עשוי לדבר על ציוד מוזיקלי, ביתנים או אוהלים, כמו גם אפקטים דקורטיביים מניהול במה שתזדקק להם, כגון מיקרופונים ומגברים, תאורה, קווי חשמל, מקרנים ומסכים להצגות שקופיות, מכונות עשן או אפקטים בימתיים קסומים אחרים.., כגון מראות, כרזות ושלטים של החברה וכו '.
אם אתה שוכר קבלן משנה לניהול הבידור, התייעץ איתם על מנת לוודא שהם יכולים לספק ולהכין את הציוד בעצמם, בנוסף למיקום השירות ולבמה ולוח הזמנים. כך תוכל לדעת מה לעשות כדי לעזור להם
- נותני שירותי קייטרינג, פרחים, בידור ואנשים חשובים אחרים זקוקים להרבה זמן להתכונן. בקשות פתאומיות בדרך כלל יעלו יותר. בנוסף, אם הם לא יכולים לעמוד במילה שלהם, עדיין יהיה לך זמן לחפש חלופות.
שלב 4. מצא מישהו שיהיה המארח (MC)
MC לא תמיד צריך לארגן את כל האירוע, אבל הוא או היא ינחו אותו. ה- MC הוא בדרך כלל חבר מפלגה, שירכיב נאום, יכריז על סדרת אירועים כגון ארוחה, ריקוד, אורחים חשובים או בידור. התקשר עם אדם זה לעתים קרובות ושמור אותו מעודכן.
לפעמים ייתכן שיהיה עליך להיות ה- MC. אם כן, המשימה שלך תהיה הרבה יותר קשה מכיוון שאתה צריך לעבוד עד שהאירוע כולו יסתיים. הגדר מנהיגי קבוצות לצוות השירות שלך כך שניתן יהיה להאציל להם את רוב המשימות הרגילות
שלב 5. אסוף ציוד
בעת גיוס צוות, בדוק שוב וודא שיש לו את הפריטים הדרושים. במקרים מסוימים, הם עשויים להכין רק את עצמם או פריטים מסוימים; ייתכן שיהיה עליך להשיג את הציוד הדרוש להם בנפרד. אתה יכול לשכור, לקנות או אפילו ללוות את הכלים האלה מהרשתות החברתיות שלך. בדוק את רשימת הצרכים, החל ממפיות ועד מערכת רמקולים וכבלי חיבור.
קישוט הוא חלק חשוב מכל אירוע. מפות, פרחים, מתנות, נרות, בלונים, כרזות או תפאורות, שטיחים אדומים וכו '. תמיד צריך להיות מתוכנן היטב מראש
שלב 6. לענות על צרכים בסיסיים
אחד הדברים שרבים מתחילים שוכחים הוא עליונות המתקנים במקום האירוע. האם יש במקום מספיק מתקנים? דוגמאות לכך הן שירותים ומקלחות, מקומות חניה, גישה נוחה לאנשים עם מוגבלויות, חדרי הלבשה, מחסנים ומטבחים, ניקוז מים, מקררי יין, גישה לחשמל וכו '. כך תוכל לצפות את המכשולים שעלולים להתרחש.
תחשוב גם מחוץ לאירוע: האם תזדקק לתחבורה ולינה לאורחים מחוץ לעיר/מעבר לים, או נציגי מלון? האם אתה צריך להזמין מקום להסעה שלהם לאירוע וממנו?
שלב 7. דע עם מי תפגוש
הבנת ההיררכיה החברתית של אירוע - גם אם זה לא האירוע שלך - היא חיונית כדי לדעת כיצד להתמודד עם כל מצב. מכיוון שהלקוחות צריכים להאמין בך, גלה את הדברים הבאים:
- מיהם האורחים המרכזיים - בדרך כלל קל לזהות זאת כאשר האירוע הוא חגיגה - למשל החתן והכלה בחתונה. עם זאת, הלקוח אינו תמיד אורח המפתח למרות שהוא עדיין עשוי להיות מסווג כאחד הצדדים בקבוצה. או שאולי הלקוח שלך אפילו לא משתתף.
- מיהם האורחים שהם סוג האורח המארח - אלה אנשים שפעמים רבות מתנהגים כמארחים בשולחנות שלהם ונוטים להיות טובים בלהיות חברתי ולהניע אורחים אחרים. הם שימושיים לשמירה על אווירה נעימה ולשיחות כאשר הדברים נרגעים, מעודדים אנשים לרקוד או מציגים אנשים לאורחים אחרים לחברויות חדשות. הם בדרך כלל גם אמינים ושימושיים להתעדכנות באירועים, מכיוון שהם יכולים לסייע או אפילו לשמש כדובר אורח/MC במקרה חירום. אנשים כאלה הם אלה שמניעים לאירוע להתנהל בצורה חלקה בחזית.
- מי הם אורחי הטיפוס של משכירי השלום? עליך לזכור את האנשים האלה תמיד, מכיוון שהם אלה שתחפש להתייעץ לגבי בעיות. אתה גם תערב אותם בטיפול ובדיון במידת הצורך. אורחים בקבוצה זו הם בדרך כלל ראש המשפחה, האפוטרופוס או ראש הביטחון.
- מי מקבל ההחלטות. ברוב המקרים, מקבל ההחלטות הוא עצמך כמנהל, אך כאשר אתה צריך להתייעץ עם אורחים מבלי לערב קבוצת מפתח (מכיוון שהם בדרך כלל מתמקדים בהיותם מארחים טובים), גלה את מי עליך לראות במקרה חירום. במילים פשוטות, אדם זה ישלם את החשבון עבור השירותים שלך, או מי שאתה מכנה "לקוח".
חלק 3 מתוך 5: מתקרבים לקו הסיום
שלב 1. הכירו את המקום
לפני שהאירוע מתחיל, בדוק את המקום והחליט כיצד אתה הולך לחבר את הדברים. ייתכן שיהיה עליך לציין סידורים נוספים על מנת להתאים את תכנית הקומה - למשל מבחינת חיווט, תאורה וכו '. ואם קשה לך למצוא את הדברים האלה, האורחים עשויים לחוות את אותו הדבר, אז שקול את ההיבט המעשי!
צייר תוכנית פריסה ותזמון בכל עת שניתן. אם משהו לא מתאים, תיפטר מזה. דבר עם מנהל האתר ובדוק מה הוא יכול לעשות כדי לעזור, ואם יש כללי ייעוד שעליך לפעול עליהם, במיוחד במקרה חירום
שלב 2. שקול להכין מתנות לצוות שלך
אנשי הצוות בו יעבדו קשה. כדי להראות הערכה ולשמור על ביצועים, הכינו מתנה קטנה לתת לאחר סיום האירוע. משקאות בבקבוקים, חטיפי גרנולה, שוקולדים, פריטים קטנים אחרים, מה שמתאים לכם, יעזרו לשמור עליהם על המורל.
שקול גם לתת להם סיכה או סמן למסיבה קטנה כדי שירגישו חלק מהאירוע וזוכרים אותו. כמו כן וודא שהם נשמרים ומוזינים! הצוות הוא משאב שאתה אמור להמשיך להשתמש בו בעתיד
שלב 3. בדוק את כל הצוותים ואת החוץ
לפני האירוע, ודא שכולם מסכימים. תן לצוות הנחיות ברורות כיצד להגיע למקום ולספק את מספר הקשר שלך או כרטיס הביקור שלך כדי שיוכל להתקשר לקבלת הוראות הגעה. סיימו בכך שתוודאו שלכל דבר אין שאלות.
ודא שלכולם נוח עם המשימה. יש אנשים שאולי לא רוצים להגיד את זה, אז נסה לקרוא אותם. האם הם נראים בטוחים ובטוחים? אם לא, הרגיע אותם, בדוק את המטלות ושאל כמה שאלות בסיסיות. במקרה של ספק, חבר את הספק עם בן זוג בעל יכולת יותר
שלב 4. הכן את רשימת אנשי הקשר שלך וקבצים אחרים במידת הצורך
הגדרות אישיות חשובות לא פחות מסידורי אירועים. אם אתה תמיד מסודר, גם אם יש דברים שמבולבלים, הכל יהיה בסדר. אבל אחרת מצב האירוע יהרס לגמרי. להלן כמה דרכים להכין את עצמך:
- צור גיליון איש קשר עם מספרי טלפון וכתובות. הקונדיטוריה חשבה שאתה זה שתבוא לקחת את ההזמנה? לא משנה. התקשר לחבר בצוות שלך שגר ליד החנות ובקש ממנו לאסוף אותו בדרך לאירוע.
- צור רשימת בדיקות. תוכל לדעת אילו פריטים, ציוד ופריטים עדיין חסרים בהתבסס על דוחות צוות.
- הכינו הוכחת תשלום וצרכי חיוב בהתאם. ככל שאתה יותר יסודי, כך יהיו לך פחות בעיות בעתיד.
שלב 5. הימנע משינויים של הרגע האחרון
האם יהיו שינויים אמנותיים קבועים? בדרך כלל חתונות הן כאלה, כשהלקוח רוצה שינוי עיצובי ברגע האחרון, לכן הקפד לספר לו את התאריך האחרון של השינוי. בדרך כלל המועד האחרון הוא שבוע לפני האירוע, כדי לשמור על לקוחות פנויים, אך אתה גם מוגן מפני שינויים ברגע האחרון שהם מסורבלים ויקרים לביצוע.
אם השינויים פשוטים, קטנים או בסיסיים ויכולים להשתמש בעיטורים שכבר מותקנים, נסה לא לסרב לבקשת הלקוח ככל האפשר. הקפד לענות על צרכי הלקוח כמיטב יכולתך באירוע שעשוי להיות מאוד רגשי
חלק 4 מתוך 5: טיפול באירוע האמיתי
שלב 1. הכינו הכל
היה הראשון להיות במקום שמפקח על ההכנות. ודא שכולם מדווחים כראוי והתחל להתקשר אם לא. עזור למי שצריך עזרה, הצביע על אלה שצריך לכוון, וצעד הצידה בעת הצורך. שמור על עצמך מלפצוע עד לסיום האירוע.
אתה תרגיש קצת יותר רגוע אם יש לך רשימה. הכינו רשימה זו לצוות, צוות חיצוני, קישוט והתקנה וציוד.לאחר שהכל נבדק, תוכל לנשום לרווחה
שלב 2. האציל משימות
אל תפחד לעשות זאת. הגורם העיקרי הגורם ללחץ באירוע הוא הזמן. כדי לחסוך כסף, היה מוכן לחלק את העבודה. אם מישהו לא עובד בצורה אופטימלית, תן משימה נוספת שמתאימה לו יותר. אינך מתקן או חורג מגבולות; אתם מבצעים רק את העבודה המחוייבת שלכם.
בעת האצלת משימות, היו נחרצים אך מנומסים. תגיד, "ג'ון, אני צריך אותך כאן עכשיו כדי לעזור בקייטרינג. תודה." הצוות שלך חייב להיות נלהב בניהול האירוע. ודא שהכל מתנהל בצורה חלקה על ידי היותך דמות המנהיג הדרושה
שלב 3. היו גמישים
המשמעות היא שעליך לוודא שהכל הולך לפי התוכנית ולעזור או להריץ תוכנית גיבוי למקרה שמשהו משתבש - ולהיות מסוגל לקבל זאת. אם אתה מתחיל להילחץ, לא תוכל לחשוב ישר. כשהמוח אינו צלול, לעולם לא תקבל תוצאות טובות. אז כשהדובר לוקח עשר דקות יותר מדי זמן ומתעלם מהאותות שלך או מניסיונות להסיח את דעתו, תירגע. פשוט התאם את מפגש הקינוחים, אף אחד לא ישים לב. האירוע גם ימשיך להתנהל בצורה חלקה.
בעיות תמיד יקרו. אינך יכול לחזות הכל, וככל שתקבל זאת מוקדם יותר כך ייטב. מנהל אירועים רגוע ויציב יכול להיות שימושי מאוד לכל אירוע; אבל אם אתה מתוח ולא רגוע, אירועים יכולים ללכת רע. אז תירגע ותלך עם הזרם - ההופעה שלך מגיעה לסיומה
שלב 4. ספר לכולם את ההתפתחויות האחרונות
ודא שמספר וצרכי האורחים עדיין נכונים ביום האירוע והודיע לצוות השירות על כל שינוי מוקדם ככל האפשר. אתה צריך להיות זוג העיניים הראשון שמבחין אם משהו לא בסדר.
התייעץ עם הלקוח כדי לראות מה הוא מרגיש; הוא עשוי להיות נרגש, עצבני, מודאג, משועמם או מותש ובעיות בבעיות. אתה יכול לעזור לו על ידי הבנה, אמירת מילים טובות ועזרה לו באופן מעשי. קח את הזמן לייצר התלהבות לאורחים ולצוות בעת הצורך
שלב 5. בצע את העבודה שלך
סמכו על צוות השירות ותכבדו אותו שיעשו את שלו - ברגע שנתתם להם בסיס מוצק הם יסתדרו. הציעו עזרה במידת הצורך, אך חבר צוות זה צריך להיות מנוסה מספיק כדי שלא יזדקק לעזרה כלל. להלן מספר דברים שכדאי לזכור:
- התנהג כפקיד קבלה או פקיד קבלה בהתחלה. פגשו וברכו (אם נדרש) כל אורח כשהוא מגיע. העברת תפקידים ל- MC כאשר האירוע מתחיל. כאן, תפקידך כמנהל יהיה פעיל יותר על ידי פתרון בעיות והבטחת כל העבודה מאחורי הקלעים, כגון הכנת מזון ושירות, מתנהלת לפי התוכנית.
- שימו לב לאורחים ושמרו על קשר עם ה- MC. עשה זאת בחשאי למקרה שתצטרך לשנות את התוכניות שלך.
- שמור על מרחק מאורחי מפתח - ההצגה הזו היא עליהם - אך הקפד להישאר בהישג יד על ידי צ'ק -אין ברגעים מסוימים. שאל אותם מה הם מרגישים לגבי התוכנית, כמו גם לגבי כל סוגיות אפשריות, בקשות או הצעות שיש להם.
שלב 6. לאירועי שיווק, הכינו מזכרות
ודא שכל האורחים זוכרים את התקופות הטובות שהיו להם. אולי אפילו תרצו יותר מזיכרונות משמחים: כגון ביקורים באתרים, תרומות עתידיות, היבטים מפה לאוזן וכו '. כדי לוודא שהאירוע שלכם יגיע לרף, שתפו מזכרות. בין אם מדובר בתמונה, כרזה או עט כדורי, לתת לאורחים משהו להזכיר לאורחים את האירוע היא דרך מצוינת לוודא שזוכרים אותם.
שלב 7. ברך את עצמך לאחר סיום האירוע
רוב האירועים הם עצמאיים כשהם מתחילים, אבל העבודה הקשה היא בתקופת ההכנה, שאף אחד לא מבין. אז ברך את עצמך כי מגיע לך להיות מאושר!
לאחר האירוע, קח את הזמן להיפגש ולהודות ללקוח. מומלץ להציע מתנה מתאימה ולבבית לזכור את הזמן שלך איתם, מכיוון שנגיעות קטנות כמו אלה מעשירות את החוויה ומאפשרות להן להציע את שירותיך בעתיד. אם אתה נותן מתנות באירוע, מתנות לאחר אירוע כגון פרחים, תמונות של רגעים אהובים באירוע שלהן (למשל חיתוך סרט, שיא מופע, טקס פרסים, נשיקת חתונה, נשיקת יום הולדת וכו '), או מתנות אחרות עשוי להיות מתאים
שלב 8. נקו את המקום וחזרו הביתה
כמו שאמהות אומרות, "השאר אותו באותו מצב שהגעת אליו", כך גם העקרונות החלים על מקומות. יש להשאיר את הדברים באותו מצב שהיו לפני שהגעת אליהם - עסק ניהול אירועים הוא עסק רגיש שאין בו הרבה מקום לטעויות. אז יידעו את חברי הצוות שלכם שהגיע הזמן לנקות את האתר ואל תתנו להם לחזור הביתה עד שהכל יסתדר. כדאי גם להתערב!
מלבד היותו דבר טוב, הוא גם מונע ממך לגבות חשבונות יקרים יותר. במקומות רבים יגבו תשלום נוסף עבור ניקיון אם יש להם הזדמנות לעשות זאת. לכן, עשו כמיטב יכולתכם כדי להימנע מעמלות נסתרות
שלב 9. השלם את העסק של שינוי, תשלום ותודה לכל הצדדים המעורבים
ייתכן שיהיה עליך לדאוג להחזרת ציוד שכור או שאול ולהתייעץ עם הלקוח בנוגע לנסיונו. גם אם אתה לא מקבל תשלום, קח את הזמן להודות להם ולומר שנהנית לנהל איתם את האירוע. האם תוכלו להחליף כרטיסי ביקור זה עם זה?
תודה גם לאנשי הצוות! ודא שכל הצדדים מקבלים תשלום (ושילמו), שמור חשבוניות ועשה דברים. אתה חייב להיות אחד האנשים האחרונים שעזבו את המקום - וודא שהכל תקין
חלק 5 מתוך 5: פתרון בעיות
שלב 1. דע כיצד להתמודד עם אורחים המגיעים מאוחר ובעיות אחרות
זוהי בעיה נפוצה, לכן כדאי שתכינו את עצמכם. איחור בלתי נמנע (למשל עקב בעיות תנועה בלתי צפויות) ולרוב יכול לסבול אורחים אחרים שמגיעים בזמן. לכן, ישנם מספר דברים שאתה יכול לעשות כדי למנוע זאת:
- ודא שזמן האירוע כתוב בבירור על ההזמנה. אם אתה מפעיל מערכת RSVP, ודא גם שהזמן מאושר. התקשר עם (באמצעות דף יצירת הקשר שלך) עם ה- MC, האורחים הרלוונטיים (בדרך כלל חבר המפלגה המובילה), הבדרנים וצוות המטבח ברגע שאתה נתקל במכשול שלא ניתן לפתור בקלות. אם אורחים מתעכבים הם מוקד האירוע (למשל החתן והכלה), בדרך כלל:
- עליך לפנות ישירות לאורח הממתין כדי לבדוק את זמן ההגעה המשוער. צור קשר מיד עם המטבח בנוגע להתפתחויות האחרונות כדי שיוכלו להתאים את מהירות הבישול בהתאם לזמן.
- הימנעו מהכרזה כי האירוע נדחה בגלל אורחים מסוימים (כי המסיבה תבין זאת לבד), אך יידעו את האורחים העיקריים שאתם מודעים למצב. ספר להם מה אתה מתכנן, אך תן להם גם להציע הצעות מכיוון שהם בדרך כלל מכירים את האורח ויודעים מה לעשות בהקשר זה.
- שימו לב לתזמון הנאום. אם אורחי מפתח מגיעים מאוחר, הגישו מנות ראשונות נוספות ו/או שתייה מוקדמת כדי למנוע מאורחים אחרים המגיעים בזמן להשתעמם ולוודא שהם נשארים עסוקים.
- אם האורחים מתאחרים מאוד (למשל בעת הגשת אוכל שאי אפשר להתעכב, כגון סופלה), התחילו את האירוע כמתוכנן. כשהם מגיעים, מגישים את המנה הבאה (גם אם מנה זו היא קינוח).
- היכונו לריקודים, משחקים, קומדיה או סוג אחר של בידור (במיוחד מוזיקה) וודאו שיש הסחות דעת נוספות, כגון תמונות קבוצתיות. אסטרטגיית גיבוי זו הייתה צריכה להתחיל יום קודם לכן.
-
לאורחים שמגיעים מאוחר בכוונה, אל תקחו את זה באשמתכם כמנהל. אז זה התפקיד שלך לשים את שאר האורחים בנוכחות ולדאוג לצרכיהם. בעיקרו של דבר, פעל כאילו שום דבר לא בסדר והמשך הלאה באירוע.
שלב 2. דע כיצד להתמודד עם בעיות מזון
בעיות באזור זה נדירות, במיוחד אם תכננת בקפידה את התוכניות שלך, אך תאונות קורות מדי פעם (כגון אורח או ילד קטן שמבלגן את שולחן האוכל, או תקרית במטבח). תחילה עליך להיות מודע לסוגי האורחים שיגיעו, כך שתוכל לשקול מתי והיכן יוצג האוכל (למשל למנות בסגנון מזנון) ולמיקום הישיבה של האורחים.
- יש לנקות את כל הנזילות באופן מיידי מטעמי בטיחות, גם אם זה אומר שאתה צריך להיפטר מהשטיח האדום או מקישוטים ורהיטים מהודרים לשם כך. הסתרת כתם מבלי לפגוע במראהו או בשלמותו של פריט (כגון רהיט עתיק) היא בלתי אפשרית, לכן היפטר ממנו תחילה. אם יש לך גיבוי, השתמש בו; אחרת, הזז את החפץ בדיסקרטיות כדי שהאורחים לא ישימו לב.
- מומלץ להשתמש בחבלים, וילונות או מסכים כדי להסתיר אזורי מזון (למשל שולחן מבולגן, או בזמן הכנת המנה הבאה שלך), שכן חלק מהאורחים עלולים לתפוס אוכל גלוי כמשהו שניתן לצרוך אותו בחופשיות בכל עת. - למרות שאולי זה לא בהכרח כך. בהתאם לכוונתך.
- מערבבים תפריטים. אם לא ניתן להגיש מנה (למשל מכיוון שהיא נשרפת), היפטרו מהכל, או מצאו חלופה חדשה. צמצם מנות כדי לחסוך במזון, אך הגדל מנות של מזונות אחרים כדי לשמור על איזון. הודע לאורחים לפי הצורך.
- לצמחונים, לאוכלנים בררנים, לסובלים מאלרגיה או לתזונה/דתיים מיוחדים יש לדאוג לצרכיהם - כדאי שתוכלו לעשות זאת בתכנון טוב. עם זאת, לפעמים האורחים יביאו בן משפחה, בן זוג או חבר קרוב מבלי לספר לכם, במיוחד אם ההזמנה היא בחינם. כאשר זה קורה, הפתרון קל. ספרו את האורחים האחרונים וכשהם מגיעים לדלת, שאלו על צרכים תזונתיים מיוחדים וספרו מיד לשירות ולצוות המטבח.
- לקבוצות גדולות שאינן משתתפות באירוע כאורחים חשוכים, שלח חבר צוות למטבח ותן לו לספור את המלאי. במידת הצורך, רכשו ציוד מזון נוסף. חלק המטבח בדרך כלל מגזים במנות לכל מקרה, ולכן ביטולים נפוצים יותר ממחסור במזון. ניתן לשמור מנות מוגבלות גם אם אתה מספק מילויים נוספים, כגון לחמים, סלטים או מנות ירקות, מרכיבים שניתן להשיג בקלות בסופרמרקט המקומי שלך.
שלב 3. דע כיצד להתמודד עם ילדים צעירים
יש לזכור שמנהלים רבים שוכחים או ממעיטים באינטליגנציה ובצרכים וברצונות של ילדים באירוע לעתים קרובות. הם זהים למבוגרים - רוצים ליהנות ולא להשתעמם. זכרו, הורים ייעלבו גם אם אירוע אינו יכול לענות על צרכי ילדיהם. מומלץ לבקש אישור נוכחות (RSVP) לכל ילדים שאולי מגיעים.
- ילדים קטנים יותר (מתחת לגיל 10) מוגשים טוב יותר עם אוכל או חטיפים מראש, מכיוון שאפשר לא להגיש ארוחת ערב עד השעה 20:00. זמן הגשה זה בדרך כלל מאוחר מדי עבור רוב ארוחות הילדים. האוכל שאתם נותנים לילדיכם צריך להיות גם מהנה ובריא, אך עדיין מיוחד עם נגיעה מיוחדת עבורם - זה עוזר להורים להיעזר ויכול ליהנות מהאירוע כאורח.
- בדרך כלל ניתן לתת לילדים מעל גיל 10 אוכל למבוגרים ומנות, גם אם הם לא מסיימים אותו, אלא גם להציע להם תפריט ילדים (באישור הורים כמובן) אם לא נראה שהם אוהבים אותו. בדרך כלל, בני נוער בגילאי 13-18 מבקשים לעתים קרובות את אותם מאכלים כמו ילדים קטנים יותר, כמו המבורגר וצ'יפס, במקום ארוחות מסעדה רשמיות יותר. אוכל לילדים כתוב בדרך כלל עם המונח "תפריט חלופי". שחקו בבטחה ודנו עם אורחי המפתח שלכם בתוכניות שלכם להמשיך ולספק צעירים ומבוגרים בהצלחה מזמן.
- לספק אזור לאמהות עם ילדים קטנים. לענות על הצרכים שלהם, כמו הפסקות בחדר השירותים, צרכי הנקה וכו ', ולהכין מקום מנוחה לילדים צעירים מאוד כדי שיוכלו לישון אם הם עייפים.
שלב 4. דע כיצד להתמודד עם אורחים שיכורים או גסים, פולשים, ועוד
אורחים אלה לעיתים גורמים לצרות, הן באירועים משפחתיים והן באירועי חברה. הם נושאים פוליטיקה כמו גם דרמה, וכגורם חיצוני אולי אינך מבין זאת. אז תמיד היו ערניים.
- בדוק עם הלקוח או אורחי המפתח לפני האירוע כדי ללמוד על בעיות אפשריות כמו זו, או עם כמה נבחרים אם אין להפריע לאורחי מפתח. כך תוכל לוודא שאנשים יושבים במקום הנכון ושזה לא יגרום לבעיות. הכינו את צוות השירות או את אורחי המפתח לשמש כמפקחים בלתי פורמליים, היו ערניים וסייעו בעת הצורך. התפקיד שלך הוא לוודא שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ולהתרחק מעניינים אישיים, אלא אם כן יש צורך בכך. לכן, וודא שאתה יודע מי באירוע מסווג כאורח מסוג "שוחרי שלום" (אלה שיכולים לסייע להשאיר את האירוע בצורה חלקה).
- מכיוון שסירוב לתת אלכוהול לאורחים שיכורים או התמודדות עם אורחים זועמים וגסים יכול להיות קשה, עדיף לערב אורח שומר שלום. צור קשר עם צוות משפטי רק בעת הצורך ולאחר שהתייעצת עם אורחי מפתח. אתה עדיין צריך להיות ערני, גם כאשר אתה מנהל אירועים קטנים או בחצר האחורית.
- אורחים לא מוזמנים הם עניין קשה. אם הם באים ועושים מהומה, זרוק אותם במידת הצורך - התייעץ עם אורחי המפתח כדי לוודא שאנשים אלה אינם רצויים. אם יש הרבה פורעים אלימים, התפקיד שלך הוא להגן על אורחים אחרים ולפנות לאבטחה או למשטרה אם המתפרעים מסרבים לעזוב את המקום לאחר שנשאלו על ידך כמנהל ו/או אורחים מרכזיים.
- אורחים בדרך כלל אוהבים להעביר כרטיסי ביקור סביב השולחן, כך שהם יכולים לשבת ליד האדם שהם רוצים, או ליד השולחן שהם רוצים. התייעץ עם אורחי מפתח לגבי כמה מותר זה. בדרך כלל, עליך לתאם תוכניות שולחן מראש ולקבל את אישורם של אורחי המפתח. אם המיקום של שולחן זה אמור להיות נכון, עדיף להרחיק את האורחים מאזור האוכל לפני שיגיע הזמן. בדרך כלל ניתן להשתמש באזור הבר, הלובי או חדר ההמתנה לאירוח אורחים. אם קבוצות מסוימות חשובות במיוחד בשל ענייני משפחה, הפגשו אנשים והכוונו אותם לכל קבוצה לשולחנות נפרדים והושיבו אותם בסדר הנכון.
שלב 5. דע כיצד להתמודד עם מזג אוויר סוער
ברחבי העולם, לפעמים יהיה מזג אוויר גרוע בלתי צפוי, כגון גשם או שלג. רוחות קרות או אוויר חם יכולים גם לגרום לבעיות. בעוד שלמזג האוויר בדרך כלל אין השפעה רבה כאשר האירוע מתקיים בתוך הבית, עליך להיות מוכן לאתגרים של להיות בחוץ. אם אתה יכול לחזות מזג אוויר סוער, שקול לשנות את מיקום האירוע. אם אינך יכול, השכיר אוהל או ביתן גדול (המחיר עשוי להיות יקר, במיוחד אם הוא נעשה בגחמה). חשוב לעקוב אחר מזג האוויר; אם האירוע כבר התבלבל בגלל זה, כמעט בלתי אפשרי לתקן את האירוע, אז תנצל את מה שאתה כבר יודע ויש לך.
באזורים רבים בעולם יש כיום פוליסות ביטוח למזג אוויר גרוע או לבעיות אחרות. אם אתה באזור שידוע בשינויים פתאומיים במזג האוויר, חפש אישור אם ניתן לתזמן את האירוע מחדש, כך שלקוחות יוכלו לפחות לחסוך בעלויות השכרת ציוד, מקום וצוות שירות
טיפים
- הכינו חלל קטן מלא בפריטים כגון מפיות נוספות לניגוב נשפך, מטפים, ערכות עזרה ראשונה וערכות נלוות אחרות. לא תזדקק לזה אם הדברים הולכים טוב, אבל עדיף לחפש אירוע גדול.
- אורחים ודוברים שעייפים או חווים ג'ט לג יש להבטיח את כושרם. במידת הצורך, יש להתייעץ ישירות איתם או עם עוזריהם להזמנת טיפולי ספא ועיסוי או דרכים אחרות לרענון הגוף. אתה יכול גם לשלוח להם אוכל אם הם לא אכלו זמן מה, או תרופות אם הם מרגישים קצת לא טוב (כגון כאב ראש מעוף או עצבנות, או כאבי בטן). פנה לרופא במידת הצורך. אורחים ודוברים עייפים יכולים להרוס אירוע, אם כי את כל האתגרים האחרים שאולי תוכלו להתגבר עליהם.
- ודא שכולם יכולים לראות ולשמוע את הבמה, מוסיקה או דיבור.
- זכור גם כי טיפול באירועים של אנשים אחרים הוא כבוד. למרות שזה עשוי להיראות מלחיץ וקשה מאוד, התרומה שלך יכולה לשמח הרבה אנשים, כך שהם יזכרו את האירוע עד סוף חייהם. בנוסף, אתה רגיל גם להיות בעל יכולות שימושיות בחיי היומיום.
- כמנהל, ייתכן שתצטרך לפעול כמארח מאולתר, או אפילו כשותף לריקוד כדי לוודא שהאירוע יתנהל בצורה חלקה. פיתחו כישורי דיבור וריקוד, אך יחד עם זאת, האצילו תפקידי ניהול לחברי צוות אחרים שיכולים לתפוס את מקומכם באופן זמני. המטרה כאן היא לוודא שאף אחד לא יושב בשקט ליד השולחן.
