משוב הוא אחד ההיבטים העיקריים שיכולים לעזור לעובדים ולסטודנטים לשפר את עצמם. בנוסף להיחשב כחשוב, משוב הוא גם מרכיב חובה ברוב המשרדים וכיתות הלימוד. ניתן לראות זאת במיוחד אם יש לך עובדים או אם אתה אחראי ללמד אחרים. כתיבת משוב באמצעות דואר אלקטרוני הופכת להיות יותר ויותר חשובה ככל שעובדים יותר מתקשרים ועובדים מרחוק. אם אתה מפקח הביצועים של העובד, כתוב משוב על הביצועים שלו. אם אתה מורה, כתוב משוב לתלמידים שלך.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת משוב לעובדים בדוא"ל
שלב 1. ספר את הסיבה לכך שאתה שולח לעובד דואר אלקטרוני (דואר אלקטרוני)
אתה יכול לספר לו בנושא המייל או בגוף המייל. עם זאת, כדאי לשים אותו בנושא המייל כך שהוא יידע מה עומד לקרוא.
לדוגמה, כתוב "משוב על הצעות לפרויקט - התחלה מצוינת!" בנושא המייל
שלב 2. התחל את המייל במשפט ידידותי
זה יראה לעובדים שאתה מספק משוב ידידותי, לא קריטי. בנוסף, הדבר מגביר את הסבירות שקוראי דוא ל יקראו ויקבלו משוב בונה.
כתוב משהו כמו "המשך יום נעים!"
שלב 3. מעריכים את העבודה שעשה העובד
בדרך כלל, האדם שקיבל את המשוב ביצע מטלה שתעריך מאוד, לכן החמיא לו בתחילת המייל כדי להודיע לו שאתה מעריך את מאמציו.
אתה יכול לומר, "תודה שעבדת כל כך קשה על ההצעה הזו. ההצעה טובה מאוד"
שלב 4. קודם כל לתת לעובדים משוב חיובי
משוב חיובי יגרום לביקורת קשה להישמע רכה יותר. היו כנים אך אל תשכחו להחמיא גם לכם. עליך להתמקד בעבודתו הנוכחית או במשימה שהושלמה בעבר.
אמור, "ההצעה הזו טובה מאוד. כתבת מטרה מרשימה מאוד ואני יכול גם לראות שחלה התפתחות רבה במתודולוגיה בה נעשה שימוש"
שלב 5. כתוב משוב שלילי כהצעות
למעשה, כתיבת הצעות באילו נקודות צריך להחליף היא יעילה יותר, אך הקורא לא יוכל לקבל עצות מסוג זה בצורה טובה במיוחד. בסופו של דבר הוא יכול היה להרגיש מיואש. לכן רשום משוב מנקודת המבט שלך וכיצד היית משנה אותו אם היית כותב את ההצעה.
אתה יכול לכתוב, "אני הולך להחליף חלק ראשון על חלק ב ', ואז להסביר שוב את החלק השלישי, כך שאפשר יהיה לכתוב גם את החלק התקציבי. בנוסף, תוכל לומר "אני עומד למחוק את הפסקה השנייה, אך אני אוסיף סקירה של הפרויקט המתמשך לסגירה"
שלב 6. הסבר את המשוב השלילי שניתן
הסבר את הבעיה שיש לו והיכן הבעיה במידת הצורך. אם הביקורת שלו נוגעת לשינוי ציפיות או כיוון, יידע אותו. כלול גם סיבות מפורטות מדוע צריך להיות שינוי בסעיף זה.
- אמור, "אנו מבצעים שינויים גדולים בחברה, ולכן עלינו לכתוב הצעה מפורטת יותר על ידי פיתוחה בכמה חלקים. כבר נתתי סקירה של אילו חלקים צריך לפתח הלאה.
- אם אתה רוצה לכתוב משוב המתייחס לגישה של האדם, אל תשכח לתת דוגמה קונקרטית למה אתה מתכוון. לדוגמה, אם אתה רוצה להעביר ביקורת על לבישת בגדים לא הולמים בעת השתתפות בפגישה עם לקוח, עליך לספק דוגמה לטעות שעשה. לדוגמה, "בפעם האחרונה שראינו לקוח, היית עם כפכפים ולפני כן לבשת חולצת טריקו. ביגוד כזה אינו משקף את המקצועיות של החברה שתמיד אנו מראים”.
שלב 7. תנו לו הצעות כיצד הוא יכול להשתפר
המשוב שלך יהיה חסר תועלת אם לא תספק לו מוצא. הצעות אלו יכולות להיות כל דבר, החל מרשימת תשומות ספציפית ועד לרשימה כללית של הצעות להישגים.
- אתה יכול לתת דוגמה כדי שיפתור את הבעיה. זוהי אופציה מצוינת אם יש לכם הצעה קונקרטית בראש. לדוגמה, אמור "עבור המצגת הבאה שלך, השתמש בצבעים ניטרליים ואל תשתמש במעברים בין שקופיות. חוץ מזה, יש לקוחות שמשתתפים בפגישה, אז אל תשתמש בז'רגון של החברה ".
- לחלופין, תוכל לשאול אותו אילו פתרונות הוא היה רוצה לעשות כדי לפתור את הבעיה. אפשרות זו היא דרך מצוינת ללכת אם אתה רוצה לדבר על בעיה שיכולה להיות לה מספר אפשרויות פתרון. לדוגמה, "מהן הדרכים שבהן תוכל לשפר את המצגת הבאה שלך?" או "אילו שינויים תרצה לבצע במצגת הבאה שלך?".
שלב 8. הזכיר לו את ההשלכות האפשריות
כמה בעיות במקום העבודה עלולות לפגוע בשם החברה ולכן יש ליידע את העובדים על כך. במצבים מסוימים, אין הרבה תוצאה אם עובד טועה. עם זאת, ישנם מקרים בהם איבדת לקוח או שאינך יכול לספק שירות יעיל בגלל מחסור בעובדים. לפעמים, יש גם השלכות על העובדים אם הם לא משפרים את המצב. הודע לעובדים שלך מיד אם מתעוררות בעיות.
- לדוגמה, הודע לו שאתה חושש שהלקוח יעזוב בגלל שגיאת ניירת.
- לחלופין, אמור לעובד כי ייתכן שהוא לא ייכלל בפרויקט הבא אם אין שיפור ביכולתו לכתוב מסמכים.
שלב 9. סיים את הדוא"ל בהצעה להבהיר ולהסביר את המשוב
זוהי דרך טובה לסיים את הדוא ל ולהראות לו שאתה תומך בו. בנוסף, הדבר יגרום לו גם להרגיש בנוח כאשר הוא רוצה לבקש הבהרה על דברים שהוא לא מבין.
לדוגמה, כתוב משפט כמו, "אנא יידע אותי אם יש לך שאלות נוספות או שאתה זקוק להבהרה בנושא זה."
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת משוב על ביקורות
שלב 1. הגדר את יעדי סקירת הביצועים
זו הסיבה לכך שיש הערכה. העובד יידע מה הוא עומד לקרוא אם הוא יודע אילו מטרות יש לך ועוזר לך לעצב עבורו משוב.
- למשל, האם אתה מתמקד בשיפור ביצועי העובדים? האם אתה מבצע הערכה רחבה של החברה כדי לקבוע איזו הכשרה מקצועית נדרשת? האם אתה מבצע סקירות רבעוניות?
- הודע לעובד על מטרה זו כאשר אתה מספק משוב עבורו. אתה יכול לומר, "החברה מתכננת להעניק הדרכות מקצועיות המבוססות על צרכי העובדים. לכן, אני מספק סקירות ביצועים לכל עובד.
שלב 2. סקור את המשוב הקודם
ניתן לקחת זאת על סמך סקירות שניתנו בעבר, כמו גם משוב לא פורמלי שניתן במהלך תקופת ההערכה. עליך גם לבדוק מה העובד עשה לאחר מתן המשוב. האם הוא השתמש בזה כדי לשפר את עצמו? האם המשוב נכנס רק לאוזן ימין ויוצא מאוזן שמאל?
- אם הוא מבצע שינויים על סמך משוב קודם, שלב נקודה זו בסקירה חיובית עליו.
- אם הוא מתעלם ממשוב ישן, דון איתו בנושאים קודמים וחוסר יוזמה לעקוב אחר הצעות.
שלב 3. תאר משוב חיובי וכלול דוגמאות קונקרטיות
תמיד התחל מפגש משוב על ידי השארת הערה חיובית. שבחו את העובד על מה שהוא עשה היטב וספקו הערות ספציפיות על ההישגים. היו כנים ונסו לתת את אותה כמות משוב כמו מספר ההערות השליליות שאתם נותנים.
- תן דוגמה כמו "הפגנת יוזמה כשהתנדבת להוביל פרויקט. בנוסף, אתה גם מפגין כישורי מנהיגות טובים בעת תיאום עם חברי צוות, האזנה להצעות של אחרים והקצאת אנשים למשימות שלהם ".
- שבח את הגישה הטובה וצריך להמשיך אותה.
שלב 4. תן ביקורת בונה וספק דוגמאות ספציפיות
התמקדו בביקורת שיכולה לספק את מירב היתרונות לחברה או לעובד המטרה. הודע לעובד באילו תחומים הוא מתקשה ולמה זו בעיה עבורו.
תן דוגמאות ספציפיות. לדוגמה, "בשלושת המצגות האחרונות שכחת להציג את התקציב המשוער שלך ואת האטת הפרויקטים" או "מספר הפרויקטים הממוצע שהשלמת ברבעון האחרון היה 6, אך הפעם תוכל להשלים רק 2. אני חושב שהביצועים שלך מתחת לממוצע"
שלב 5. הגדר את יעדי הביצועים לתקופת ההערכה הבאה
זה יעזור לעובדים לדעת אילו תחומים טעונים שיפור. בנוסף, תוכלו גם להבין מה החברה צריכה מהעובדים שלה. העובד גם ימצא את המשוב הזה שימושי יותר מכיוון שעל סמך ההערכה הוא יודע מה החברה רוצה ממנו.
- המטרות צריכות להיות קצרות וספציפיות. לדוגמה, "עובדים צריכים למכור 4 פריטים ביום", "עובדים צריכים לשפר את התקשורת עם לקוחות" או "העובדים צריכים לקחת הכשרת מנהיגות".
- וודא שתבצע את המטרות הללו בהערכה הבאה מכיוון שכך מצפים העובדים.
שלב 6. לספק הזדמנויות להכשרת פיתוח מקצועי
תן המלצות על סמך הביקורת הבונה שנתת. המלצות אלו יכולות להתבסס על מקורות קיימים כגון סדנאות, קורסי הכשרה, הכשרה פנימית או חונכות בין עובדים. בנוסף, תוכל גם להציע קורסים בחינם הזמינים באינטרנט אם חסרים לך משאבים.
- היו פתוחים אם עליכם לשנות הצעה לאחר שיחה עם עובד. לדוגמה, עובדים עשויים לבקש הכשרה מקצועית שמעולם לא חשבתם עליה קודם.
- שקול את מטרות העבודה של העובד. לדוגמה, אם העובדים שלך רוצים לעבור לתפקידי ניהול, תוכל לבחור בהכשרת מנהיגות כאופציה של הכשרה מקצועית. לחלופין, אם הוא מעוניין בעיצוב גרפי, הרשה לו לעבור קורס כדי שיוכל להשתמש בכישוריו עבור החברה שלך.
שלב 7. עודד את העובד לסיים את פגישת המשוב
לא משנה כמה סקירת הביצועים של עובד מבריקה, אף אחד לא אוהב שיגידו לו מה חסר לו או מה צריך לשפר, לכן סיימו את הפגישה בעידוד העובד לגרום לו להרגיש יותר בנוח ופחות מיואש או המום.
אמור משהו כמו, "ברבעון האחרון היו לנו כמה קשיים בלתי צפויים, אבל עשית עבודה מצוינת בהתאמת עומס העבודה. אנו אוהבים את עבודתך ואנו מצפים לראות עוד עבודות מסוג זה ברבעון הנוכחי."
שלב 8. עודד תגובה של המאזין
תגובה זו יכולה להיות מילולית לאחר ששוחחת איתה על כך, או שאתה יכול לספק טופס משוב למילוי. תקבל תגובה טובה יותר, אם לעובדים יינתן זמן לחשוב על סקירות הביצועים שלהם ולכתוב את תגובותיהם בהיעדרך.
בקש מהאדם לקבל משוב על הביקורת שהשארת לו. לדוגמה, "האם יש לך הצעות בשבילי, מה עלי לשפר בעת מתן משוב? והאם "המשוב שלי היה מספיק ברור ושימושי?"
שיטה 3 מתוך 3: מתן משוב לסטודנטים
שלב 1. התמקדו בביצועי למידת התלמידים
מטרת מתן משוב היא לסייע לתלמידים ללמוד. לכן, תנו הערות חיוביות שמכוונות אותו לשפר את מאמציו ולא לבקר את טעויותיו. השתמש בפגישה זו כדי לתת הוראות ולא לבקר אותן.
תוכל לתת משוב בכתב על מטלות סטודנטים כולל מטלות כתובות, מצגות ופרויקטים
שלב 2. ספק משוב על התוכן ומנגנון ההגשה של המטלה
שני אלה חשובים לתלמיד מכיוון שהוא חייב לדעת כיצד לשפר את שני המרכיבים הללו. בנוסף, ישנם סטודנטים רבים שמבצעים ביצועים טובים יותר בתחום אחד מאשר בתחום אחר. לדוגמה, לתלמיד יש אולי רעיון בהיר עם פיתוח רעיונות טובים, אך הוא אינו יכול לאיית נכון, אינו יכול להשתמש בפיסוק נכון, ויש לו הרבה משפטים לא שלמים ולא מדויקים.
- אם אתה נותן משוב על פרויקט או מצגת בעל פה, הקפד לתת משוב על כל חלק במשימה.
- לדוגמה, מצגות בעל פה זקוקות למשוב על תוכן וכישורי דיבור בפומבי. בינתיים, פרויקטים דורשים משוב מבחינת תוכן, יצירתיות ושיטות משלוח.
שלב 3. תן משוב חיובי ושלילי ספציפי
הערות כגון "עבודה טובה", "שיפור" או "שיפור" אינן נחשבות מספיק ספציפיות; התלמידים לא יודעים אילו חלקים לשפר ואילו דברים מספיק טובים. ספר לתלמידים אילו תחומים טעונים שיפור ואילו טובים מספיק.
- כתוב משהו כמו, "התזה ברורה, כתובה היטב ומשתמשת בפורמט שלמדנו. עם זאת, יש לתקן את משפט הפתיחה מכיוון שהוא אינו קשור לתזה שלך ".
- הצע, "הרעיון שלך מפותח היטב, אבל אני ממליץ לך לקחת פגישות נוספות כדי לשפר את השימוש בפסיקים ולתרגל כתיבת משפטים מושלמים".
- תנו שילוב של הערות חיוביות וביקורת בונה.
שלב 4. הציע כיצד לשפר את היכולת במקום לתקן את השגיאה
אתה יכול לסמן כמה טעויות, אך אל תערוך יותר מדי מעבודת הסטודנטים. רשום את כל הבעיות שאתה רואה בעבודת סטודנטים, כגון שימוש מופרז בפסיקים. לאחר מכן, הציע מה ניתן לשפר באמצעותו.
לדוגמה, "השתמשת בפסיקים רבים מדי בחיבור שלך. אנא בדוק שוב את כללי השימוש בפסיקים וכיצד לשלב משפטים עם פסיקים. אם אתה בא לישיבה נוספת, נוכל לתרגל כיצד לכתוב פסקה טובה יחד
שלב 5. העדיף את הטיוטה או המטלה הבאה שלך
קביעת סדרי עדיפויות כזו תעזור לתלמידים להתמקד בדברים אחרים שיש להשיג. אתה יכול לתעדף את יעדי הלמידה שלך או את צרכי התלמיד, בהתאם לעבודה שלך.
אמור, "עכשיו, עליך להתמקד בשימוש במשפטים פעילים ולא להשתמש במשפטים לא שלמים."
שלב 6. הגבל את המשוב לתחום אחד או ליכולת אחת אם זו הבעיה העיקרית
התמקדו ביעדי הלמידה הנוכחיים או בצרכים של התלמידים שאתם מעריכים. וודא שהתלמיד יודע שאתה מדרג רק חלקים מסוימים בחיבור שלו, כך שהוא לא יניח ששאר החיבור מושלם.
- סמן את האזורים שיהיו במוקד המשוב שלך.
- לפני החזרת עבודת התלמיד, הודע להם שאתה נותן משוב רק על חלקים מסוימים של המטלה.
- אתה יכול לתת לתלמידים לבחור על אילו כישורים או קטעים הם רוצים להגיב.
שלב 7. אין להציף תלמידים
אם יש יותר מדי טעויות, אל תתקן את כולן בפגישת משוב אחת. אם אתה משאיר יותר מדי הערות בפגישה אחת, התלמידים יכולים להרגיש המומים ולבסוף להתייאש. לכן, השאר הערה על הדבר הקל והבסיסי ביותר לתקן.
- לדוגמה, תוכל להתחיל בדרכים להימנע מכתיבת משפטים לא מושלמים ומחיפוש מילים במילון אם הוא אינו יודע לאיית אותן.
- בנוסף, תוכל להתמקד גם ביעדי הלמידה של המטלה.
שלב 8. להניע את התלמידים להמשיך וללמוד
סיימו את מפגש המשוב במילים חיוביות ועודדו אותו להמשיך ולנסות. אתה יכול גם להזכיר לו את ההישגים שלו במשימות אחרות, כך שהוא ימשיך להתאמץ עוד יותר.
