אחת הדרכים לעסקים להישאר תחרותיים היא לשפר את התהליכים העסקיים שלהם, הן מבחינה תפעולית והן מבחינה פיננסית. לשם כך נדרשת דרך למדידת התקדמות תהליך ספציפית. "לא ניתן לנהל את מה שאי אפשר למדוד." עסק אינו יכול לנהל תהליך אם אין לו שיטת מדידה מתאימה. לכן, משתמשים במדדים (פרטי תהליך מדידים) לאיסוף נתונים לפני ואחרי יישום שינויים. ניתוח מדדים אלה מספקים נתונים המתקשרים את כמות השיפור הנובעת משינויים בתהליך. כדי להתחיל, תחילה עליך לבחור מדד המתאים לתהליך שאתה מודד.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הקמת מערכת שיפור התהליכים
שלב 1. קבע מה צריך למדוד
כלומר, למה אתה מתכוון ב"שיפור ". האם אתה רוצה תהליך אמין יותר, מהיר יותר, יעיל יותר או טוב יותר במשהו אחר? זה יבהיר את הפרויקט שלך. וודא שהתהליך שלך מייצר פלט מדיד.
לדוגמה, חברה שרוצה להגדיל את מהירות אספקת המוצר תמדוד את זמן האספקה. חברות דיגיטליזציה של נתונים עשויות לרצות למדוד את אחוז שגיאות התווים באצווה או לעבד פלט
שלב 2. ודא שאוצר המילים של הפרויקט שלך עקבי
השתמש במונחים המובנים על מנת להבטיח דיוק ועקביות של המדידות. זה מבטיח את אמינות המידע המשותף עם גורמים אחרים ממקומות ומתקנים שונים. זה ימנע אי הבנות ויבהיר את ההגדרות של כל המשתנים הנמדדים.
לדוגמה, החברה מודדת זמן בימים. לענפים אחרים של אותה חברה עשויים להיות פרשנויות שונות למילה "יום אחד". אולי, הם חושבים שזהו יום עבודה של 8 שעות, ולא 24 שעות. דברים כאלה יכולים להוביל לאי הבנות בין סניפי החברה
שלב 3. החליטו כיצד הנתונים ייאספו
יש לאסוף נתונים באופן זהה ברחבי הארגון. לדוגמה, אם מחלקה אחת משתמשת במדגם אקראי כדי לאסוף נתונים, כל המחלקות צריכות ללכת בעקבותיהם. אחרת, הנתונים לא יהיו דומים. בנוסף, יחידות המדידה חייבות להיות זהות. ודא שיחידות המדידה המשמשות כולן זהות בעת מדידת הפלט.
לדוגמה, מהירות האספקה עשויה להימדד בדקות או שעות. המרה מיחידה ליחידה היא רק בזבוז זמן
שלב 4. קבע את רמת דיוק החישוב
המשמעות היא שמחלקה אחת לא צריכה לעגל מספרים עד שאין פסיקים ומחלקה אחרת צריכה לעגל עד שתי ספרות אחרי הפסיק. ההבדל ברמת הפירוט במספרים יבלבל את התוצאות. אל תשכח, יחידות קטנות יותר נוטות לתת תוצאות מדויקות יותר.
לדוגמה, כל המחלקות חייבות להסכים כיצד לעגל מספרים
חלק 2 מתוך 3: קביעת מדדים מתאימים לפרויקט
שלב 1. בחר מדד ראשי
מדדים מרכזיים מגדירים את התפוקות או המטרות של שיפור תהליכים. לדוגמה, יצרן רכב עשוי למדוד את מספר המכוניות המיוצרות בשעה. לפני ביצוע שיפור התהליך נלקח תחילה את בסיס המדידה. בסיום הפרויקט התהליך נמדד מחדש. לאחר מכן, החישוב של מספר השיפורים בתהליך מתבצע.
שלב 2. חבר מדדי מפתח למדדים עסקיים
מדדים עסקיים מודדים כיצד שיפורים בתהליך התפעולי משיגים את אחת ממטרות החברה. לדוגמה, אם המדד העיקרי הוא להאיץ את ייצור המוצרים, המדד העסקי יכול להגדיל את הרווחים או להקטין עלויות קבועות. קיים קשר בין סיבה ותוצאה בין מדדי מפתח ומדדים עסקיים. אי התאמה זו מסבירה את הסיבה לכך ששיפורים במדדים מרכזיים גם משפרים את ביצועי החברה.
שלב 3. שקול תוצאות בלתי צפויות אפשריות
עומסים בלתי צפויים עלולים לצוץ כתוצאה מפרויקטים של שיפור תהליכים. אם המדד העיקרי מודד את מה שיש לשפר, יהיו מדדים תוצאתיים אחרים למדידת מה לא צריך להשתנות. יש לקבל נתונים מדדיים תוצאתיים לפני הפרויקט, במהלכו ואחריו. מבין מדדי התוצאה הרבים האפשריים בפרויקט, רק למעטים יש השפעה רבה על איכות הפלט ויש לקחתם בחשבון.
לדוגמה, חברה המעוניינת להגדיל את מהירות האספקה לא אמורה לחוות עלויות מוגברות עקב טיפול לקוי ונזק למוצר. במקרה זה, שיעור הפגמים במוצר הוא מדד תוצאתי
שלב 4. הגדר מדדים פיננסיים
חיסכון בכסף אינו בהכרח המדד העיקרי של החברה. עם זאת, על חברות לעקוב אחר התוצאות הכספיות של שיפורי התהליכים. אין לבלבל בין זה לבין העלויות החשבונאיות של הפרויקט. מדדים פיננסיים צריכים להיות כלי לניתוח היתרונות הכספיים של הפרויקטים שבוצעו. חברות רבות ממשיכות לעקוב אחר מדדים פיננסיים עד שנה לאחר השלמת הפרויקט.
לדוגמה, ניתן לצפות להגדלת זמן הייצור כדי להגדיל את הכנסות החברה. החברה תעקוב אחר ההכנסות, יחד עם גורמים נוספים כגון רווח, ממועד יישום השינוי, ותמדוד כיצד תהיה ההשפעה של שינוי התהליך
חלק 3 מתוך 3: איסוף נתונים
שלב 1. מדוד את הזמן
זמן התהליך מודד את אורך השלבים בתהליך הפיכת מוצר או שירות להחזיק מעמד. מדדי זמן אחרים מודדים את משך הזמן שהפרויקט מוסיף ערך, או את משך הזמן הדרוש להגיב לבקשת הלקוח. חישוב המדד יכול להיות אחוז מזמן האספקה.
הוכח שאסטרטגיות לצמצום זמן התהליך מגבירות את העסק. זה יכול להגדיל את הייצור ואת האספקה המהירה יותר של מוצרים או שירותים. אם המחיר ואיכות הסחורות או השירותים זהים לאלה של המתחרים, הלקוחות יבחרו לקנות סחורות או שירותים שמתקבלים מהר יותר. אם ניתן לצמצם את זמן העיבוד, הסיכוי לקבל הזמנות ועסקים חדשים יהיה גדול יותר
שלב 2. מדוד עלויות
מדד העלות מעריך את העלות הכוללת של תהליך הייצור. מדד זה מודד גם את עלויות התפעול ביחס לרמות הייצור. עלות לעסקה מודדת את עלות הייצור של יחידה אחת. חיסכון בעלויות מודד את הפחתת העלויות לעסקה. חיסכון בעבודה מודד את הפחתת שעות העבודה הנדרשות לייצור סחורות או שירותים.
אסטרטגיית הפחתת עלויות הופכת להיות חשובה כאשר ההכנסות מעסקים מתחילות לרדת. לדוגמה, בנק אוף אמריקה חווה ירידה בהלוואות והכנסות מסחר בשנת 2011. לכן, הם הפחיתו את כוח העבודה שלהם כדי להמשיך ולשלם לבעלי המניות. מנהלי בנק ויועצים החליטו להשתמש במדדי עלות כדי לזהות עבודות שניתן למחוק כדי לחסוך כסף מבלי לפגוע בחברה
שלב 3. מדוד איכות
מדדי איכות מודדים את שביעות רצון הלקוחות. ניתן להשיג נתוני שביעות רצון לקוחות באמצעות סקרים, תלונות לקוחות ומשוב אחר. מדדי איכות גם מעריכים אם תהליך מוסיף ערך ללקוח. מדד זה בוחן גם את תדירות השגיאות ועבודה מחדש. אחוז השגיאות ייראה ברמת הליקויים במוצר. אחוז ההשלמה ורמת הדיוק מודדים את תדירות התהליכים ללא פגמים.
- תעשיית הבריאות מסתמכת במידה רבה על מדדי איכות. שיפור האיכות חייב להיות מבוסס על נתונים. אנליסטים בוחנים נתונים פיננסיים וקליניים כדי לקבוע וריאציות במתן שירותי הבריאות. תהליך מתן השירות מתפרק ולאחר מכן חיפש אזורים בזבזניים או מיותרים כדי ליצור תהליך שמספק תוצאות באיכות גבוהה. הפחתת עלויות אינה מוסיפה ערך אם היא אינה יכולה לשפר או לשמור על רמה מסוימת של איכות.
- המפתח לשיפור האיכות הוא הגדלת היעילות מבלי להפחית את האפקטיביות. יעילות מתייחסת לכמות המשאבים הנדרשת לאספקת מוצר או שירות. האפקטיביות מתייחסת למידת ההשגה של מטרות המוצר או השירות.
שלב 4. מדוד את הפלט
מדדי תפוקה מודדים את כמות המוצר או השירות הניתן לאורך זמן. יעדי הייצור חייבים להיות מיושרים עם דרישות הלקוח. מדדי תפוקה בוחנים גם את הצבר ואת המלאי העודף (סכום שניהם צריך להיות מינימלי). לבסוף נמדדת העבודה המתבצעת לקביעת מספר המוצרים או השירותים הנמצאים בתהליכים.
אסטרטגיה אחת להגדלת התפוקה בייצור היא עבודה סטנדרטית. לדוגמה, בתעשיית הרכב, ליצרניות הרכב יש שיטות סטנדרטיות להתקנת מכוניות. היצרנים יכולים לקבוע תקני תהליך ייצור כדי להגדיל את התפוקה. מדדים יכולים לעזור לנתח עד כמה תהליך משפר את התפוקה. אומרים שהתהליך יהיה מוצלח אם המוצר מיוצר תוך זמן מסוים כאשר תהליך סטנדרטי חדש גדל במספרו
שלב 5. מדוד את מורכבות התהליך
מדד זה מודד את מספר השלבים בתהליך הייצור שיש לעבור. מדד זה מציג גם את תדירות האטות התהליכים עקב שינויי ידיים או בקשות לאישור המפקח. מספר השלבים בתהליך נספר יחד עם השלבים של תהליך הוספת ערך. צעדים אלה הופכים את המוצר או השירות לערך יותר. המדד גם מודד את תדירות החזרות המוצר לתיקוני פגמים.
