בעולם העסקים, השגת יעדים עסקיים אין פירושה ויתור על נימוס או ידידותיות. למעשה, התנהגות טובה מלווה לעתים קרובות בשיטות עסקיות נבונות. ההכרה היא דוגמה אחת טובה להדגמה; התנהגות טובה מועילה גם לחיזוק מערכות יחסים, משיכת תשומת לב ויצירת זכרונות ממך בעולם העסקים התחרותי. עם זאת, איזון הידידות והמקצועיות לא תמיד קל. השלבים הבאים מציעים דרך פשוטה לבצע משימה מאתגרת (אך בדרך כלל שימושית).
שלב
שיטה 1 מתוך 1: כתיבת תודה משלך
שלב 1. אל תתעכב
כמעט בכל המצבים העסקיים, היתרון הגדול ביותר בשליחת פתק תודה הוא בכך שהוא יוצר רושם חיובי מתמשך על דעתם של מקורבים לעסקים, מעסיקים פוטנציאליים, לקוחות או מממנים. ככל שתדחה יותר את שליחת פתק תודה לאחר ראיון עבודה, חוזה או ביצועי תפקיד, כך הוא יהיה פחות יעיל.
שלב 2. בחר את הפורמט הנכון
באופן כללי דואר נייר עדיף על דואר אלקטרוני. אם אתה מייצג חברה ספציפית, הקלדת פתק תודה באמצעות נייר מכתבים רשמי היא האפשרות המקצועית ביותר. עם זאת, כרטיסים בכתב יד יוצרים רושם אישי ועשויים להיות בחירה טובה במצבים מסוימים- למשל, אם אתה בעל עסק קטן או מודה לך על תרומה גדולה. ברכה בכתב יד היא גם אפשרות טובה להודות למעסיק פוטנציאלי לאחר שהתראיינת לתפקיד ספציפי. אם תבחר לכתוב את הברכה ביד:
- בחר כרטיס פשוט ומודרני. כרטיס לבן או שנהב שעליו כתוב "תודה" בחזית הוא בדרך כלל בחירה בטוחה. הימנע מכרטיסים עם ברכות מודפסות מבפנים ומקלפים עם עיצובים מוגזמים או "חמודים".
- שקול את כתב היד שלך. אם אינך בטוח לגבי האיכות או הבהירות של כתב היד שלך, הצג חבר או עמית לעבודה בכתיבה לדוגמה. אם אינך יכול לכתוב ברור ומסודר, התאמן לפני הכתיבה בכרטיס שאתה שולח. אם אתה חייב, אתה יכול לבקש ממישהו אחר לכתוב את ההודעה שלך (אל תשכח לחתום עליה בעצמך).
- אם אינך יכול למצוא כתובת פיזית, דוא"ל או דוא"ל הן האפשרויות היחידות שלך. דוא"ל הוא בחירה טובה כאשר-למשל, הוא שימש כקו התקשורת העיקרי בינך לבין האדם שאתה מודה לו. הצד השלילי העיקרי של הודעת דוא"ל הוא שהיא מסכנת שלא להישלח או להתעלם ואולי לא למשוך תשומת לב. זכור כי אנשים מסוימים (במיוחד מנהלי עסקים) יכולים לקבל מאות מיילים ביום אחד. עם זאת, ייתכן שתרצה ליצור דוא"ל מרשים או לשלוח כרטיס אלקטרוני דרך אתר של צד שלישי. בקיצור, אל תעשה זאת-זה יגרום למיילים שלך להיראות כמו פרסומות ולהגדיל את הסיכון להתעלמות או השלכה שלהם. שמור על הודעות הדוא"ל שלך קצרות, פשוטות, דיסקרטיות ושוב, בזמן. כדאי לכתוב כותרת דוא"ל המתארת מידע ספציפי אודות הקשר העסקי שלך או מושא התודה שלך - למשל, "תודה ששקלת את בקשת העבודה שלי".
שלב 3. בחר את הברכה הנכונה
אם יש אדם ספציפי שאליו אתה פונה, פנה לאותו אדם בשם או כינוי ושם משפחה מתאים - למשל, "מר קינקאיד היקר". אם ברצונך להודות ליותר מאדם אחד, הזן את כל שמותיהם וכינויים או כותרות בשורת הברכה. הימנע מברכות נפוצות כגון "לתשומת ליבך גברת / גברת". מידת הפורמליות של המכתב שלך תלויה עד כמה מערכת היחסים שלך אינטימית ובאופי העסק שאתה עושה עם האדם.
שלב 4. במשפט הפתיחה, אמור תודה וציין בבירור את מושא התודה שלך
אין צורך להקדים את משפט הפתיחה - הימנע מפתיחות כמו "אני כותב מכתב זה כדי להודות לך …" או "אני רוצה להודות לך על …" ובחר משפטים פשוטים ופשוטים, "תודה לתמיכה בפרויקטים של שירות הקהילה שלנו ".
חשוב להזכיר את מושא התודה שלכם, אך הימנעו מלהזכיר כסף ישירות אם מטרת התודה היא תרומה. שנה את נקודת המזומנים בעזרת ניחושים כגון "נדיבותך", "חסדך" או "תרומתך"
שלב 5. דן בהשפעה או במשמעות המיידית של מושא התודה שלך
- בעת תקשורת עם מממנים, ציין מה החברה שלך יכולה להשיג באמצעות המענק.
- בעת תקשורת עם מעסיקים פוטנציאליים לאחר הראיון, ייתכן שתרצה לנצל הזדמנות זו להעביר את ההתעניינות שלך בתפקיד שאתה מחפש. עם זאת, אל תשתמש בפתק תודה כתירוץ להדגיש מדוע אתה "הבחירה הנכונה לתפקיד". השתמש בגישה מתאימה כגון "אני שמח לפגוש אותך ומתעניין מאוד בעבודה זו."
- בעת תקשורת עם שותף עסקי או יועץ, אמירת משהו כמו "היה תענוג לעבוד איתך", או "ההצעות שלך עזרו לנו להשיג את יעדי הביצוע השנתיים של המחלקה שלנו", יכולים לטפח מערכות יחסים חיוביות ולציין רצון להמשיך לעבוד יחד.
שלב 6. תנו שבחים, אך אל תגזימו
חלק זה לפעמים מאוד קשה לביצוע בעת כתיבת פתק תודה והוא לא תמיד נכון או הכרחי. השתמשו בביטויים כלליים של שבח-למשל, "עשית עבודה טובה מאוד", או "יש לך כישורים גבוהים מאוד בניהול חשבונות".
שלב 7. דברו על העתיד
כאן תוכל להביע את רצונך להמשיך ביחסים העסקיים או לבסס יחסי עבודה ארוכי טווח. כשאתם מדברים עם מעסיקים פוטנציאליים, זוהי הזדמנות טובה להביע את ביטחונכם בהחלטות שהחברה תקבל. אתה יכול להגיד "אני מצפה לתשובתך".
שלב 8. חזור על הערת התודה שלך
השתמש במשפטים פשוטים כדי לחזור על התודה שאמרת קודם (אך השתמש במילים שונות). פשוט אמור "שוב תודה על …".
שלב 9. סוגרים עם ברכה וחתימה
באופן כללי, יהיה נכון להשתמש ב"כנות "או בביטוי מקביל כדי לסגור את התודה שלך. גם אם פתק התודה שלך מוקלד, תמיד חתום עליו בעט. במצבים מסוימים, כתוב את שמך או כותרתך ושם החברה תחת שמך.
שלב 10. בדוק וסקור את הערת התודה שלך
בהתאם למצב, נאום זה צריך להיות קצר ופשוט יחסית (כחצי עמוד בעת הקלדתו). אם זה נראה ארוך, בדוק אם אתה משתמש במילים מיותרות-למעט המשפט "תודה", אל תחזור על שום דבר אחר. וודא שהאינטונציה שלך עקבית. בקשו מאדם אחד או שניים לבדוק את המשפטים והכתיב שלכם, שכן אפילו הטעויות הקטנות ביותר יכולות להשאיר רושם שלילי.
שלב 11. כאשר אתה בטוח בתודה שלך, שלח אותו מייד
שוב, הזמן הוא העיקר-ככל שתשלח הודעת תודה מוקדם יותר, הרושם שלך יהיה עמוק יותר.
טיפים
- אל תכלול: מידע אישי או חדשות אודות העסק שלך. זכור, מטרת ברכה זו היא להעביר הערכה והכרת תודה, לא להחמיא להישגיך. כמו כן, אל תשתמש בפתק תודה כהזדמנות לפרסם את עצמך או את החברה. אם תכתוב "אם אתה אוהב את המוצר X שלנו, יתכן שאתה מעוניין גם במוצר Y ו- Z (כרגע במבצע!)", התודה שלך תישמע לא כנה.
- ייתכן שתרצה לכלול כרטיס ביקור עם ברכתך, אך אין צורך בכך אם אתה כבר מכיר את האדם היטב או שנתת את כרטיס הביקור שלך בעבר. לפעמים ראוי לכלול כרטיס ביקור בעת תקשורת עם מעסיקים פוטנציאליים, אך יש סיכוי טוב שתתייחס ליומרני. אם אינך בטוח, אל תעשה זאת- שמך, כותרתך ופרטי יצירת הקשר שלך כבר אמורים להיות זמינים. אם כתב התודה שלך מוקלד, תוכל להזין מידע זה בראש האות, בצד שמאל של הדף, ואחריו שם וכתובתו של הנמען שני רווחים למטה.
