סיכום ההנהלה הוא החלק החשוב ביותר במסמך עסקי. זה הדבר הראשון (לפעמים אפילו היחיד) שאנשים יקראו והדבר האחרון שאתה צריך לכתוב. סיכום זה הוא סיכום קצר של מסמך, המסופק כך שמנהלים עסוקים שיקראו את המסמך שלך יידעו בדיוק כמה לקרוא ומה לעשות.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: היסודות
שלב 1. להבין שסיכום מנהלים הוא סיכום קצר של מסמך עסקי
במקרה זה, "קצר" ו"סיכום "הן מילות המפתח. סיכום ההנהלה אינו מקיף בשום אופן, ואף אינו מחליף את המקור. תקציר ההנהלה לא יעלה על 10% מהמקור. כוון כך שתוכל לכתוב בין 5-10 אחוזים.
סיכום מנהלים שונה ממופשט. התקציר נותן לקורא הצצה והתמצאות, ואילו הסיכום המבצעי מספק לקורא סקירה כללית. תקצירים נכתבים יותר באקדמיה, בעוד שסיכומי מנהלים משמשים יותר למטרות עסקיות
שלב 2. ודא שתקציר זה עומד בהנחיות מבניות וסגנוניות מסוימות
המקורות המוסמכים ביותר שכתבו סיכומי מנהלים מסכימים כי יש ליישם קווים מנחים מבניים וסגנוניים מסוימים. מדריך זה כולל:
- הפסקאות צריכות להיות קצרות ותמציתיות.
- סיכום ההנהלה צריך להיות הגיוני גם אם לא קראת את הדו"ח המקורי.
- סיכום ההנהלה צריך להיות כתוב בשפה המתאימה לקהל היעד.
שלב 3. הגדר את הבעיה
סיכום המנהלים צריך להגדיר את הנושא בבירור, בין אם מדובר בניהול שרשרת האספקה או בקמפיין שיווקי בחו ל. סיכום ההנהלה, בפרט, דורש הגדרה ברורה של הבעיה מכיוון שהמסמך שעליו הוא מבוסס, בקשות להצעות (RFP), נכתב לרוב על ידי אנשים טכניים שיש להם הבנה לקויה בנושאים קונספטואליים. וודא שהבעיה מוגדרת במונחים ברורים וקלים להבנה.
שלב 4. תן פתרון
בעיה תמיד דורשת פתרון. על מנת להציג הצהרת מטרה (וסיבות למימון המיזם), עליך למצוא פתרון שיכול לטפל ביעילות בבעיה. אם הבעיה שלך לא כתובה בצורה ברורה, הפתרון שלך לא יהיה הגיוני.
שלב 5. השתמש בגרפיקה, מצביעים וכותרות אם המסמך קל יותר לקריאה במבט אחד כך
סיכום מנהלים אינו חיבור הדורש גושי טקסט ארוכים. אם אתה יכול לשפר את ההבנה או לעשות סיכום קריא יותר במבט אחד, זה בסדר להשתמש:
- תרשים. תרשים ממוקם היטב הממחיש במדויק את מאפייני הבעיה של הלקוח יכול להדגיש חלק חשוב בסיכום. לעיתים קרובות גירוי החושים החזותיים שלהם יעיל לא פחות מגירוי החושים האנליטיים שלהם.
- פרטי הנקודות. ניתן לחלק רשימות ארוכות של מידע לפרטים מעכלים יותר.
- כותרת. פיתוח נושא סיכום, במידת הצורך, באמצעות כותרת. זה יעזור לכוון את הקורא כשהם שוקעים בסיכום.
שלב 6. שמור על כתיבה רעננה וללא ז'רגון
ז'רגון הוא אויב ההבנה. אגב הז'רגון פופולרי מאוד בעולם העסקים. מילים כמו "ממשק", "מינוף", "יכולת ליבה" ו"פריט קריטי "הן מילים שכדאי לנסות להימנע מהן. מילים אלה מטשטשות את משמעותן האמיתית ויכולות לגרום לסיכום שלך להיראות מעורפל וחסר טעם.
שיטה 2 מתוך 2: פרטים ספציפיים
שלב 1. התחל עם המסמך המקורי
מכיוון שתקציר ההנהלה הוא סיכום של מסמך אחר, יהיה עליך להכיר את המקור על מנת שתוכל לדחוס אותו לגרסה אינפורמטיבית ומעשית. בין אם מדובר בדוח, תוכנית עסקית, הצעה, מדריך או מסמך אחר, עיין במקור וחפש את הרעיונות העיקריים.
שלב 2. כתוב סיכום קצר
מה מטרת החברה המממנת את המסמך או את המסמך המקורי עצמו? מה הסיקור?
דוגמה: "Women WorldWide הוא ארגון ללא מטרות רווח המחבר בין נשים ברחבי העולם עם פתרונות יעילים לאלימות במשפחה, תוך שהוא מציע רשת תמיכה לאלה שנפגעות אלימות במשפחה. למרות שהיא פועלת ממפקדה באלברטה, קנדה, יש לה קבלת הפניות מנשים ב -170 מדינות ברחבי העולם"
שלב 3. הבליט את ה"ליבה"
סעיף זה הוא כנראה החלק החשוב ביותר בסיכום המנהלים כולו. תוך שניים עד שלושה משפטים, אתה צפוי לספר לקורא מדוע העסק שלך מיוחד. מדוע העסק שווה לבדוק, לקבל הצעה עסקית או שיתוף פעולה מהאדם שקורא את הסיכום?
- אולי יש לך את מייקל ג'ורדן כלקוח והוא קידם את המוצר שלך בטוויטר בחינם. אולי רק חתמת על שותפות עם Google. ייתכן גם שזה עתה קיבלת פטנט, או שרק עשית את המכירה הגדולה הראשונה שלך.
- לפעמים ציטוט פשוט או המלצה יספיקו. המפתח הוא למשוך את תשומת הלב של הקורא, לגרום למוניטין העסקי שלך להיראות טוב ככל האפשר ולפתות את הקורא לקרוא עד סוף המסמך.
שלב 4. הגדר את הבעיה הגדולה
המרכיב המוחשי הראשון של סיכום ההנהלה הוא דיון בבעיה, לכן תאר את הבעיה שהמוצר/השירות שלך פונה אליה. וודא שהבעיה מוגדרת בצורה ברורה ככל האפשר. בעיות שאינן מתוארות בפירוט לא יישמעו משכנעות, ולא יהפכו את הפתרון שלך למשמעותי כמו שאתה רוצה שהוא יהיה.
דוגמה: "לוס אנג'לס נכה על ידי פקקים. מלבד אזור המטרו DC, בלוס אנג'לס יש את הפקקים הגרועים ביותר במדינה. לא רק הערפיח והזיהום הנגרמים על ידי פקקים מפחיתים את פריון העבודה, מגדילים את שיעורי האסתמה ולאט לאט. יוצר בעיות בריאותיות חמורות. בלוס אנג'לס יש יותר מכוניות מאנשים מבוגרים מספיק כדי לנהוג"
שלב 5. הצג את הפתרון הייחודי שלך
הבעיה הגדולה היא החלק הקל. עכשיו אתה צריך לשכנע את הקוראים שיש לך פתרון ייחודי לבעיה הגדולה הזו. אם אתה יכול לספק את שני החומרים האלה, יש לך את החומר להמציא רעיון מצוין.
דוגמה: "Innotech יצרה מערכת בקרת תנועה פורצת דרך שיכולה לקצר את זמן הנסיעה על ידי התקנת" רשתות חכמות "פטנטות על שלטי עצירה שיכולות לקרוא את מספר המכוניות בנתיב נתון ולכוון את התנועה בהתאם לתנאים. נהגים אמריקאים לא. יצטרך לחכות שוב באור האדום במשך דקות כשהאור הירוק מהבהב המציין כי אין מכוניות בכיוון ההפוך."
שלב 6. דבר על פוטנציאל השוק
תאר את הבעיה הגדולה על ידי מתן נתונים סטטיסטיים לתעשייה שלך. היזהר לא להעמיד פנים שאתה שולט בשוק גדול ממה שאתה באמת! העובדה שתעשיית המכשור הרפואי שווה 100 מיליארד דולר בשנה לא אומרת כלום כי המכשיר הרפואי החדש שלך ישמש רק פלח מסוים בתעשייה. צמצם עד פוטנציאל שוק ריאלי.
שלב 7. הזן את הצעת המכירה הייחודית שלך
זה הרגע שבו אתה מתאר את הפתרון הייחודי שלך. מה בעצם נותן למוצר או לשירות שלך יתרון על פני המתחרים שלך? אולי השירות הביתי שלך בעצם שולח רופאים לבתים במקום רק לאחיות, או שאולי אתה מבטיח ביקורים באותו היום כדי שלא תצטרך לתזמן מראש. הראה מדוע העסק שלך מיוחד.
דוגמה: "ל- Intellilight יש את היתרון הנוסף של היכולת לזהות כשאין אף אחד בבית. אם נשאר אור בחדר ריק, הוא נכבה ומתדלק אוטומטית כשהוא מזהה תנועה בחדר. הצרכנים משלמים את חשבונות החשמל שלהם ובזבוז פחות אנרגיה"
שלב 8. דבר על המודל העסקי שלך, במידת הצורך
חלק מסיכומי מנהלים אינם דורשים מודל עסקי. (לעמותות, ללא פרסומות ולארגונים לא ממשלתיים לא צריך להיות בעל תוכנית עסקית.) אבל אם לעסק שלך יש כזו, המודל העסקי שלך צריך להיות ברור וקל לביצוע. בעיקרו של דבר, אתה עונה על השאלה, "איך אתה גורם לאנשים להוציא כסף מהארנק ולתת לך אותו?" שמור על המודל פשוט, במיוחד בסיכום ההנהלה. סיכום קצר יותר ממספיק.
שלב 9. שוחח עם צוות הניהול שלך, במידת הצורך
בהתאם לענף שלך, זה יכול להיות אחד החלקים החשובים ביותר בסיכום ההנהלה שלך. המשקיע או הבנקאי שלך סומך על הצוות שלך, לא על הרעיון שהצגת. קל להציע רעיונות, אבל כדי לגרום להם לקרות דורש צוות חזק. ציין בקצרה מדוע לצוות שלך יש את הניסיון והידע לביצוע התוכנית העסקית שלך היטב.
שלב 10. ספק תחזיות פיננסיות לתמיכה בהצהרה שלך
בהתבסס על השוק, המודל העסקי והביצועים ההיסטוריים שלך, יהיה עליך לפתח תחזית פיננסית מלמטה למעלה. נקודת ההקרנה שלך היא פשוט להפגין את היכולת שלך, ואת היכולת שלך לבנות תחזיות פיננסיות המבוססות על מערך הנחות משכנע.
אם התוכנית שלך מיועדת לקבוצת משקיעים, אל תבזבז יותר מדי זמן על סעיף זה כי הם יודעים שאין לך מושג כמה כסף אתה עשוי להרוויח. המשקיעים בדרך כלל לא יקבלו החלטה כן או לא על סמך התחזיות הפיננסיות שלכם. הם בעצם יבצעו תחזיות פיננסיות משלהם
שלב 11. החלק את הדרך לבקשתך
עכשיו זה הזמן להגיש בקשת השקעה או הלוואה, בהתאם למטרות סיכום המנהלים שלך. עליך לשחזר מדוע החברה שלך מספקת ערך מסוים. הזכירו לקוראים בעיה מרכזית שאתם פותרים עם המוצר/השירות שלכם, כמו גם השוק הפוטנציאלי שלכם. בסוף, הדגש מחדש את הצוות שלך ואת יכולתם לבצע את העבודה. בקש את סכום הכסף הדרוש כדי להגיע לאבן הדרך העסקית הגדולה הבאה שלך. אל תחשוף כמה הון אתה מוכן לוותר או על הריבית שאתה מוכן לשלם. הדבר צריך להיעשות מאוחר יותר באמצעות משא ומתן פנים אל פנים.
שלב 12. קרא שוב את הסיכום שלך
אם כתבת את היסודות, קרא אותם שוב בעיון. עליך לקרוא את הסיכום בזהירות רבה. בעת קריאה חוזרת, שקול גם את קורא המסמך. ודא שהפניות חדשות מוסברות היטב והשפה ברורה לאנשים שאינם מכירים את הנושא. כתוב מחדש אם יש צורך.
- בקשו מאחרים בעלי ראש רענן לקרוא את סיכום ההנהלה שלכם, ושימו לב ל:
- בְּהִירוּת. האם המילים המשמשות ברורות, הרעיונות ברורים והתקציר אינו משתמש בז'רגון?
- שְׁגִיאָה. עלולות להתרחש שגיאות דקדוק, סימני פיסוק וכתיב. כדאי גם לבקש ממישהו אחר לבדוק מספרים וסטטיסטיקות.
- כּוֹרַח. האם הרעיונות בסיכום נשמעים כמו קידום יתר? היכן היעדר הקידום, אם בכלל?
- לְכִידוּת. אילו חלקים לא משתלבים? איזה חלק מתאים?
טיפים
- ככל שהמנהל העסוק יותר כך הוא יקרא פחות. כתוב מספיק.
- נסה את תבניות המסמכים המצורפות לרוב תוכנות עיבוד התמלילים בכדי שתוכל להתחיל.
- מסמכי סיכום מנהלים יכולים להיות שונים באורכם, אך צריכים להיות קצרים. המטרה שלך היא להעביר כמה שיותר מידע בכמות קריאה קטנה עד בינונית. אם אתה כולל פרטים בסיכום שלך, כלול קודם כל את הנקודות החשובות ביותר, כגון מסקנות והמלצות.
- אותם ארבעה תחומים יכולים לשמש לסיכומי מנהלים לעסקים עסקיים שונים.
