לאלו מכם שעובדים במחלקת משאבי אנוש (HR), הצורך לדחות מועמדים מוסמכים לטובת גיוס מועמדים טובים יותר הוא בהחלט אחריות קשה. עם זאת, אל תדאג כי למעשה, ישנם כמה טיפים פשוטים שתוכל ליישם כדי להקל על התהליך. לדוגמה, אם המועמד המדובר עבר את שלב הראיון, עדיף להעביר את הדחייה בטלפון. אם לא, זה אף פעם לא מזיק להודיע לדחייה באמצעות מייל רשמי. בכל אמצעי שתבחר, שמור על ההחלטה שלך ישר בלי להתפשר על נימוס.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: יצירת קשר עם המועמד טלפוני
שלב 1. צור קשר עם המבקש בטלפון
אמנם דחיית בקשת עבודה באמצעות דוא ל מרגישה לך נוח יותר, במיוחד כדי להימנע מכל מביכות אפשרית, אך דיבור בטלפון עדיין מרגיש יותר מנומס ומקצועי. לכן, בחר באפשרות זו לדחות מועמדים שפגשת באופן אישי במהלך תהליך הראיון.
התקשר למבקש המדובר במהלך שעות המשרד כדי לוודא שהוא או היא לא אוכלים ארוחת ערב כאשר מתקשרים אליהם
שלב 2. אל תקטוף מילים
שמור על שיחה קצרה ועניינית, באופן אידיאלי מתחת לחמש דקות. הראה שאתה מעריך את זמנך ואינך רוצה לבזבז אותו על ידי לא להזכיר את חייו האישיים, לעשות בדיחות או לשאול על מזג האוויר!
לדוגמה, כמובן שזה יהיה גס רוח לומר, “היי בני! זו סוזן מעולם הוויטמין. היה תענוג לראיין אותך אתמול. אה כן, איך מזג האוויר שם עכשיו? אמרת שיש אזהרת רוח חזקה? הטריטוריה שלך בטוחה, לא?”
שלב 3. הסבר כי החברה החליטה לתת את התפקיד למועמד אחר
הסבר בנימוס כי אתה שמח שפגשת את המבקש בתהליך הראיון וכי באמת התייחסת אליו לתפקיד, למרות שהחלטת להעביר את התפקיד למועמד אחר. כדאי להגיד את כל זה ברגע שאתה אומר "שלום" כדי שהשיחה לא תסתיים יותר מדי זמן.
נסה לומר, "שלום רות, אני דיקה פירזה מחברת הטכנולוגיה AAA. באופן אישי, ברצוני להודות לך על שהסכמת להשתתף בראיון העבודה בשבוע שעבר. מאוד נהנינו מהפגישה ומסכימים שהיסטוריית העבודה שלך מרשימה מאוד. לרוע המזל, החלטנו לתת את התפקיד למועמד אחר”
שלב 4. תאר את נקודות החוזק או החוזקות הספציפיות של המועמד שבחרת בסופו של דבר
באופן כללי, לא מעט פונים באמת רוצים לדעת את היתרונות של המועמד הנבחר בהשוואה למה שיש להם להציע לחברה. למרות שהסבר ההיסטוריה של התפקיד של המועמד הנבחר בפירוט הוא למעשה בזבוז זמן, אתה עדיין צריך להסביר כמה מהיתרונות החשובים שיש למועמד הנבחר כך שיהפוך לחומר להתבוננות שלו.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "למרות שאנו מעריכים מאוד את ניסיונך הרב, המועמד שבחרנו הוא בעל תואר שני והרמה החינוכית של המועמד היא גורם מכריע חשוב עבורנו."
- או, "המועמד שבחרנו עבד באותו תפקיד בחברה אחרת, ולכן אנו מאמינים שתהליך המעבר יהיה קל יותר בעתיד".
שלב 5. הסבר כי בנוסף למבקשים המדוברים, עדיין יש מועמדים רבים שהם כשירים לא פחות
ביסודו של דבר, מועמדים שיודעים שהם כשירים יכולים להרגיש נבגדים כאשר הם נדחים על ידי החברה אליהם הם פונים. במקרים מסוימים, יש גם פונים שחושבים שהדחייה היא אישית. כדי להתגבר על זה, אל תשכח להזכיר למבקש המודאג כי הם מתחרים עם אנשים רבים שהם לא פחות מוסמכים!
נסה לומר, "למרות שאתה מועמד חזק מאוד למלא תפקיד זה, עלינו להודות שהתחרות על המועמדים הפעם צפופה מאוד. אני מצטער שלא הצלחת לנצח בתחרות הזו, בסדר?"
שלב 6. הזמן אותם ליצור קשר עם החברה שלך במדיה חברתית
מכיוון שדחייה היא נושא כל כך לא נעים לדבר עליו, נסה להקל על מצב הרוח על ידי הזמנתם ליצור קשר עם החברה שלך באינטרנט. בכך אתה גם מאשר שהדחייה היא מקצועית, לא אישית.
- אתה יכול לומר, "נשקול אותך שוב אם יש מקום פנוי נוסף בחברה. אכפת לך לשלוח הזמנה של חברים לחשבון ה- LinkedIn שלנו של HR?”
- או שאתה יכול גם לומר, "למעשה, החברה שלנו מתכננת כמה תוכניות מעניינות שיושמו בעתיד הקרוב. כדי לא לפספס את המידע, אתה יכול להמשיך לבדוק את ההעלאות בפייסבוק או בטוויטר שלנו, בסדר!”
שלב 7. סיימו את השיחה אם המבקש המדובר מנסה להתווכח עם החלטתכם
במקרים מסוימים, מועמדים שנדחו יכולים לומר, "תן לי הזדמנות נוספת לראיין. אני מבטיח שההחלטה שלך תשתנה!” או "החברה שלך עשתה טעות כי הייתי המועמד הטוב ביותר." במידה ומתרחש מצב שכזה, אין לעסוק בתהליך דיון ממושך בנוגע להחלטות החברה או לחוזקות וחולשות בהיסטוריה התעסוקתית של המבקש.
כדי לסיים את השיחה בנימוס, נסה לומר, "למרות ששכרנו מישהו אחר, זה לא אומר שמשהו לא בסדר איתך. אני בטוח שתמצא את העבודה הנכונה בעתיד הקרוב”
שלב 8. עודד מועמדים מוסמכים להגיש מועמדות מחדש במועד מאוחר יותר
זה שהמבקש לא מתאים למלא את התפקיד שאתה מחפש, זה לא אומר שהוא לא יהיה מתאים למלא את כל התפקידים בחברה שלך, נכון? כדי לא לבזבז את הקשר שנוצר עמו, נסה להסביר לו שגם אם הוא אינו מתאים לתפקיד שהוגשה אליו, אתה עדיין רוצה ליצור עמו קשר מקצועי טוב. הסבר גם כי הזדמנויות עבודה טובות יותר בחברתך ייפתחו שוב בעתיד.
משפט אחד שאתה יכול לומר הוא, "אל תהסס להגיש מועמדות מחדש, אם החברה שלנו תפתח עוד מקום פנוי בעתיד! התקרבת להתקבל לתפקיד זה אז תצטרך לנסות שוב אם ההזדמנות תיפתח שוב."
שיטה 2 מתוך 2: כתיבת מייל לדחייה
שלב 1. שלח הודעת דחייה למבקש המדובר ברגע שתחליט להעסיק מועמד אחר
לאחר שאתה או איש מקצוע אחר בחרת מועמד למלא את התפקיד הרלוונטי, שלח מייד הודעת דחייה למבקש שנדחה לאחר מכן. בכך יקבל המבקש הנדון ודאות ויוכל מיד לחפש משרות חדשות.
באופן אידיאלי, מכתבי דחייה נשלחים יום עסקים אחד לאחר קבלת ההחלטה
שלב 2. חיבור מייל שאינו עולה על 3-4 משפטים
מכיוון שהמבקש המדובר עדיין לא עלה לשלב הראיון, אין צורך להסס לתת סירוב קצר ופשוט. באופן ספציפי, התחל את הדוא"ל בשם המלא של המבקש, ולאחר מכן כתוב הצהרה כגון, "תודה על פנייתך כמנהל קריאייטיב בסוכנות הפרסום ABC. למרות היסטוריית העבודה המרשימה שלך, החלטנו להעביר את התפקיד למועמד אחר. אנו מאחלים לך כל טוב בקריירה העתידית שלך ".
כלול את שמך המלא בסוף הדוא"ל ולאחר מכן שלח את הדוא"ל ברגע שאתה בטוח שאין בו שגיאות משמעותיות
שלב 3. אין צורך להתנצל על הדחייה שנתת
קבלת דחייה מהחברה אליה אתה פונה אינה קלה, אך לשם קביעת עדיפות למקצועיות, אל תתנצל או תתנהג כאילו אינך מסכים להחלטת החברה שלא להעסיק את המבקש המדובר. גם אם יש חילוקי דעות בתוך המעגלים הפנימיים של החברה, אל תודיע למבקש על כך.
למשל, אל תכתוב, "למרות שאני אשמח להעסיק אותך, למרבה הצער מנהל מחלקת משאבי האנוש דעה אחרת"
שלב 4. ספק מענה קצר וישיר כאשר המבקש שואל שאלה במייל התשובה
אם המבקש משיב להודעת הדוא"ל שלך עם שאלה בנוגע לאיכויות המועמד הנבחר שאין לו, פשוט ענה על השאלה תוך 3-4 משפטים קצרים. זכור, גוף הדוא"ל שלך צריך להיות קצר, פשוט ואובייקטיבי, כך שתהליך החלפת הדוא"ל לא ייקח יותר מדי זמן.
לדוגמה, תן תשובה כמו, "בעוד שהיסטוריית העבודה והניסיון שלך מבטיחות מאוד, אך למרבה הצער אתה לעתים קרובות מובטל לפרקי זמן ארוכים וזו הסיבה מדוע המעסיקים שוכרים מועמדים אחרים."
טיפים
- אל תתנו לשיחת הטלפון להימשך יותר מדי זמן. רק תזכירו למבקשים שהם בעצם מתחרים עם לא מעט מתחרים וגם אם הם נכשלים הפעם, הם עדיין יכולים להגיש מועמדות לתפקידים אחרים שייפתחו בעתיד. במילים אחרות, שמור על שיחת הטלפון קצרה ועניינית, ואז סיימי את השיחה בנימוס תוך פחות מ -5 דקות.
- בכל פעם שהחברה שלך פותחת משרה, עדיף פשוט לראיין 5-6 אנשים. בדרך זו, עליך להגיע לטלפון 4-5 אנשים בלבד כדי להביע סירוב.
- לעולם אל תשקר למבקשים לגבי הסיבות לסירובם. אז מה אם האדם המדובר נדחה כי הביצועים שלו במהלך הראיון גרועים מאוד? המשך לנסות להעביר את המידע בצורה מתורבתת יותר.
