ההחלטה על פורמט האות הנכון תלויה בעיקר בסוג המכתב שאליו ברצונך לכתוב ולמי אתה פונה. פורמט האותיות בו תוכל להשתמש בעת כתיבה לחבר יהיה שונה מאוד מהפורמט המשמש לכתיבת אותיות רשמיות. יתרה מכך, פורמט האות המסורתי שנשלח בדואר שונה מהפורמט המשמש לדואר אלקטרוני. המשך לקרוא כדי ללמוד עוד כיצד לעצב כראוי אות בה תוכל להשתמש בכתיבת המכתב הבא שלך.
שלב
שיטה 1 מתוך 4: עיצוב עסק או מכתב רשמי
שלב 1. כתוב את שמך וכתובתך בראש המכתב
כלול כתובות רחוב, ערים, מחוזות ומיקודים בבלוקים, מיושרים לשמאל ובמרווח יחיד.
- העיר, המחוז והמיקוד נכתבים בשורה אחת, בעוד כתובות הרחוב כתובות בשורה נפרדת.
- אם אתה שולח מכתב באמצעות נייר מכתבים הכולל כבר מידע זה, דלג על שלב זה. אל תכלול את כתובת ההחזרה פעמיים.
שלב 2. כתוב את התאריך ממש מתחת לכתובת שלך
כתוב את התאריך בו נכתב המכתב או את התאריך בו הושלמה המכתב, זה תלוי בך.
- התאריך כתוב משמאל, זהה לכתיבת הכתובת שנמצאת ממש מעליו.
- כתוב את התאריך בפורמט "חודש-יום-שנה". כתוב את החודש באותיות, אך השתמש במספרים כדי לכתוב את היום והשנה. לדוגמה: 9 בפברואר 2013.
שלב 3. השאירו שורה ריקה בין התאריך לחלק הבא של המכתב
זה יפריד את הכתובת מהקטע הבא, ויהיה קל יותר לקרוא.
שלב 4. רשום את שורת ההתייחסות, במידת הצורך
אם המכתב נכתב תוך התייחסות לנקודה מסוימת, הוא יכול לסייע לקורא לכתוב קו ייחוס שמתחיל ב- "Re:"
- שורות הפניה נכתבות מיושרות משמאל ומנסים להיות מורכבות משורה אחת בלבד.
- רשום את שורת ההתייחסות בעת מענה למכתבים, משרות פנויות או בקשת מידע.
- אם אתה כותב שורת הפניות, השאר אחריה שורה ריקה כדי להפריד בין שורת ההתייחסות לשאר המכתב.
שלב 5. רשום את כתובת הנמען
רשום את שם הנמען וכותרתו, וכן את שם החברה, כתובת הרחוב, עיר, מדינה ומיקוד.
- כל המידע הזה מיושר ומרווח יחיד. שם הנמען כתוב בשורה נפרדת, יחד עם שם הנמען, שם החברה וכתובת הרחוב. העיר, המחוז והמיקוד כתובים על שורה אחת.
- אם שולחים מכתב למדינה אחרת, כתבו את שם המדינה באותיות גדולות בשורה נפרדת מתחת לכתובת הנמען.
- פנה את המכתב לאדם ספציפי, במידת האפשר, וכתוב את שם האדם בכותרת מתאימה כגון "מר" או "אמא". אם אינך יודע את מין הנמען, אינך צריך לרשום את הכותרת.
- השאירו שורה ריקה מתחת לכתובת המלאה של הנמען.
שלב 6. התחל את גוף המכתב שלך בברכה מנומסת
ברכה נפוצה מתחילה בדרך כלל ב"אדוני היקר ", ואחריה כותרת הנמען ושם המשפחה שלו. שים פסיק על שם המשפחה של הנמען.
- ברכות נכתבות מיושרות לשמאל.
- אם אינך יודע את מין הנמען, תוכל לפנות לנמען בשמו המלא, או לרשום את שם התפקיד של הנמען ולאחר מכן את שם משפחתו.
- השאירו שורה ריקה אחרי הברכה.
שלב 7. כתוב שורת נושא, אם תרצה בכך
כתוב את שורת הנושא באותיות גדולות מתחת לברכה, מיושרת לשמאל.
- שמור על שורת הנושא קצרה אך תיאורית. נסה להיות מורכב משורה אחת בלבד.
- יש לציין כי הדבר אינו שגרתי ואין להשתמש בו בתדירות גבוהה.
- אל תכלול שורת נושא אם כבר הכנסת שורת התייחסות.
- השאר שורה ריקה אחרי שורת הנושא אם אתה כולל שורת נושא.
שלב 8. התחל את גוף המכתב בהקדמה קצרה המסבירה את מטרת המכתב שלך
פסקאות האות נכתבות מיושרות בשמאל אך תחילת כל פסקה כתובה בכניסה.
שלב 9. עקוב אחר הקדמת האות עם החלק הארוך יותר של המכתב
פרק זה צריך להסביר את מטרת המכתב ולכלול גם מסקנה המסכמת את כל מה שכתוב במכתב.
כתוב את גוף המכתב בקצרה. כל פסקה היא חד מרווחת, אך השאר שורה אחת ריקה בין כל פסקה ואחרי הפסקה האחרונה
שלב 10. סיים את מכתבך בברכת סיום מנומסת
דוגמאות לברכות סגירה מנומסות כוללות "בכבוד רב", "ברכות" או "תודה". זכור לכתוב את הצדעת הסיום מיושרת שמאלה ואחריה פסיק.
רק האות הראשונה של המילה הראשונה של ברכת הסיום מסומנת באותיות רישיות
שלב 11. עקוב אחר ברכת הסיום עם שמך
עם זאת, השאר שלוש שורות ריקות מתחת לברכת הסיום לפני כתיבת שמך המלא, ואחריו שם התפקיד שלך בשורה למטה.
שלב 12. רשום את הקבצים המצורפים ממש בסוף המכתב שלך
אם אתה מצרף קובץ מצורף, כתוב "מארזים" / "מצורף" שורה אחת מתחת לשמך ולכותרת שלך ורשום את כל הקבצים המצורפים המצורפים לאות.
- שים לב שזה אינו חובה אם אינך כולל קבצים מצורפים.
- הקבצים המצורפים מותאמים מיושרים ומרווחים בודדים.
שלב 13. הזן את ראשי התיבות של הקלדן, אם תרצה בכך
אם מישהו אחר מקליד את האות ואתה מכתיב, רשום את שם המשפחה והמשפחה של הקלדן בתחתית המכתב שלך, שורה אחת מתחת לקובץ המצורף.
שלב 14. חתום על המכתב לאחר ההדפסה
חתמו על האות בעט בין ברכת הסיום לשמכם. חתימה על מכתב בעט מראה למקבל שאתה לוקח את הזמן שלך לשלוח לו מכתב זה וכי זה חשוב.
שיטה 2 מתוך 4: עיצוב מכתב לחבר קרוב או קרוב משפחה (מכתב אישי)
שלב 1. רשום את התאריך
כלול את התאריך בו נכתבה המכתב או את התאריך בו הושלמה המכתב בפינה השמאלית העליונה של המכתב.
- כתוב את התאריך בפורמט "חודש-יום-שנה". כתיבת החודש באותיות היא בדרך כלל הפורמט הסטנדרטי, אך עבור סוג מסוג זה ניתן לכתוב את התאריך כולו במספרים.
- התאריך כתוב מיושר נכון.
שלב 2. כתוב ברכה ידידותית
ברכת "היקר" היא עדיין הברכה הנפוצה ביותר, אך בהתאם ליחסיך עם הנמען, ייתכן שתוכל לכתוב את שם הנמען ללא כל רשמיות.
- ברכות נכתבות מיושרות לשמאל ולאחר מכן פסיק.
- כשאתה כותב לחבר או לעמית, אתה יכול בדרך כלל לכתוב רק את שמם הפרטי. למשל: "ג'יין היקרה".
- למכתב אישי עוד יותר, ייתכן שתרצה להחליף את "יקר" בברכה מזדמנת כגון "שלום", "היי" או "היי".
- אם אתה כותב להורה או למישהו שאתה באמת צריך לכבד, כלול את הכותרת האישית של הנמען ושם המשפחה. לדוגמה: "גברת רוברטס היקרה"
- השאר קו ריק בין הברכה לטקסט הראשי של המכתב.
שלב 3. כתוב את המבוא, הגוף/הגוף, והמסקנה לטקסט הראשי של המכתב שלך
המבוא והסיכום צריכים להיות רק פסקה אחת קצרה כל אחד, אך גוף המכתב בדרך כלל ארוך בהרבה.
- הטקסט הראשי של האות מיושר לשמאל, אך השורה הראשונה של כל פסקה מסומנת.
- כל הטקסט הראשי של המכתב הוא חד מרווח. בדרך כלל אתה לא משאיר פסקאות בין פסקאות במכתב אישי, אבל אתה יכול אם זה מקל על קריאת המכתב שלך.
- השאר שורה ריקה אחרי המשפט האחרון של הטקסט הראשי שלך כדי להפריד בין הטקסט הראשי לבין ברכת הסיום.
שלב 4. סוגרים בברכת סיום מתאימה
"בכנות" עדיין נפוץ למדי, אפילו עבור מכתבים אישיים. עם זאת, אם המכתב מקרית מספיק, תוכל לכלול ברכת סגירה פחות מקובלת. נסה משהו כמו "נתראה מאוחר יותר!" או "נתראה מאוחר יותר!" אם אתה כותב לחבר קרוב.
- שים פסיק לאחר ברכת הסיום, אך אל תקליד את שמך אחריו.
- ברכת הסיום כתובה במקביל לראש האות.
שלב 5. חתם על המכתב שלך
חתום על מכתבך בברכת הסיום. בדרך כלל, שמך נכתב ביד, ולא מודפס במדפסת.
אם אתה בדרך כלל קורא זה לזה בשמות פרטיים עם מקבל המכתב, אתה יכול פשוט לרשום את שמך הפרטי ולסיים עם זה. עם זאת, אם הנמען לא יודע מי אתה משמך הפרטי, הקפד לכלול גם את שם המשפחה שלך
שיטה 3 מתוך 4: עיצוב דוא"ל רשמי או עסקי
שלב 1. התחל בכתיבת תיאור קצר אך מדויק של מטרת הדוא"ל שלך
תיאור זה ממוקם בנושא הדוא ל שלך, לא בגוף ההודעה.
אם קיבל את הודעת הדוא"ל שלך הודעת הדוא"ל שלך, תיאור זה יכול להוות התייחסות בלבד לנושא הנדון. אם לא ממתינים להודעת דוא"ל זו, כתיבת תיאור עשויה להיות מעט קשה. מטרת כתיבת תיאור היא כך שהקוראים יוכלו לנחש על מה כתובת הדוא"ל שלך כאשר הם פותחים וקוראים את הדוא"ל שלך. המשמעות היא שהתיאור צריך להניע את הקוראים שלך לפתוח ולקרוא את הדוא"ל שלך
שלב 2. התחל לכתוב את המייל עם ברכה רשמית
בדרך כלל הוא מתחיל ב- "יקר" ואחריו הכותרת הרשמית של מקבל הדוא"ל או החברה שאליה אתה שולח דוא"ל.
- פנה את המכתב לנמען ספציפי במידת האפשר. הימנע מלשלוח מכתבים לנמענים אנונימיים. השתמש "למי זה עשוי לדאוג" רק אם אין אפשרות אחרת.
- למעשה, הניקוד המתאים ביותר לשימוש לאחר ברכה הוא עדיין נקודתיים. עם זאת, כיום, רוב האנשים משתמשים בפסיק לאחר הברכה בכתיבת מיילים רשמיים.
- אם אינך בטוח אם לברך את הנמען ב"אמא "או" אבא ", רשום את שמו המלא של הנמען.
- השאירו שורה ריקה לאחר הברכה הרשמית.
שלב 3. כתוב את הטקסט הראשי של המכתב, תוך שמירה קצרה אך אינפורמטיבית
כמו כל סוג של מכתב, הטקסט הראשי צריך לכלול מבוא, גוף ומסקנה. שמור על כל חלקי הגוף, כולל חלקי הגוף, קצרים ומדויקים ככל האפשר.
- הטקסט הראשי מיושר לשמאל.
- אין צורך להכניס את תחילת כל פסקה.
- הטקסט הראשי הוא חד-מרווח, אך השאירו שורה ריקה בין כל פסקה ואחרי הפסקה האחרונה.
שלב 4. השתמש בברכת סיום מנומסת
הקלד "בכבוד רב", או ברכת סיום אחרת לא פחות מנומסת, אחרי הטקסט הראשי של המכתב שלך ופעל אחריו בפסיק.
- זכור לכתוב את הצדעת הסיום מיושרת לשמאל ורק האות הראשונה של המילה הראשונה של הברכה מסומנת באותיות רישיות.
- ברכות סיום רשמיות אחרות שניתן להשתמש בהן כוללות "תודה", "ברכות" ו"ברכות ".
שלב 5. הקלד את שמך ממש מתחת לברכת הסיום
בניגוד לאותיות כתובות/מודפסות על נייר, לא תוכל לחתום על המיילים שלך בעט.
שמך מיושר לשמאל
שלב 6. כתוב את פרטי הקשר שלך בתחתית
השאירו שורה ריקה אחרי שמך, ולאחר מכן הקלד את כתובתך הפיזית, מספר הטלפון, כתובת הדוא ל שלך ואתר האינטרנט או הבלוג שלך אם יש לך.
כל המידע כתוב מיושר לשמאל ומרווח יחיד. כל פרטי יצירת קשר מוקלדים בשורה נפרדת
שיטה 4 מתוך 4: עיצוב הודעות דוא"ל לחברים
שלב 1. התחל בכתיבת תיאור קצר אך מדויק של נושא הדוא"ל שלך בחלק נושא הדוא"ל
תיאור זה מאפשר לנמענים לדעת במבט אחד את נושא הדוא"ל שלך לפני פתיחתו, ונותן להם מספיק מידע כדי שיוכלו לנחש על מה הדוא"ל שלך.
שלב 2. התחל בכתיבת ברכה או ברכה מנומסת בחלק הטקסט של המייל
אתה יכול לרשום כל ברכה מנומסת שאתה אוהב, כגון "יקירתי". עקוב אחר זה עם שם הנמען.
- ברכות נכתבות מיושרות משמאל.
- אם אתה כותב לחבר קרוב, תוכל להשאיר את הברכה לגמרי מהדרך ופשוט להתחיל בשמם הפרטי ואחריו בפסיק.
- השאר קו ריק בין הברכה לגוף הדוא"ל שלך.
שלב 3. הקלד את גוף הדוא"ל שלך
כמו כל סוגי המכתבים, גוף המייל שלך צריך לכלול מבוא, גוף ומסקנה. עם זאת, אם אתה כותב מייל לחבר קרוב, ייתכן שפורמט מסוג זה אינו נחוץ.
שלב 4. סיים את הדוא"ל שלך בברכת סיום
כשסוגרים דוא ל לחבר, ברכת הסגירה לא צריכה להיות רשמית, אבל זה צריך להיות סימן לכך שהאימייל שלכם מסתיים.
אם אתה כותב לחבר קרוב מאוד, לפעמים זה בסדר פשוט לסיים את הדוא"ל שלך בשם שלך במקום לכתוב ברכת סיום בכלל
טיפים
- יש לציין כי ישנם הבדלים קלים בין מכתבים רשמיים בארצות הברית לבין מכתבים רשמיים בבריטניה (בריטניה). בבריטניה, כתובת ההחזרה והתאריך מיושרים ימינה ושורת הנושא, אם קיימת, ממוקדת. בנוסף, התאריך נכתב במתכונת "יום-חודש-שנה", ופסיקה כתובה לאחר הברכה, לא נקודתיים.
- אם אתה לא אוהב את הפורמט המתואר כאן, המכונה לפעמים פורמט הבלוק, תוכל גם להשתמש בפורמט הבלוק שהשתנה ובתבנית החסימה למחצה. פורמטים אלה מכילים בעצם את אותו המידע, ורק המיקומים שונים.
