כדי להעביר רשימה או טבלת נתונים מ- Word ל- Excel, אין צורך להעביר פיסות נתונים בודדות לתאים של גיליון אלקטרוני של Excel (גליון עבודה). אתה יכול פשוט לעצב את המסמך כראוי ב- Word, ולאחר מכן ניתן לייבא את כל המסמך לאקסל בכמה לחיצות בלבד.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: המרת רשימות
שלב 1. להבין כיצד מסמך Word יומר
כדי לייבא מסמך לאקסל, משתמשים בתווים מסוימים כדי לקבוע אילו נתונים יכניסו לתאים בגליון העבודה של Excel. על ידי ביצוע מספר שלבי עיצוב לפני הייבוא, תוכל לשלוט במראה גליון העבודה ולמזער את כמות העיצוב הידני שיש לבצע. הדבר שימושי במיוחד אם אתה מייבא רשימה ארוכה ממסמך Word לאקסל.
שיטה זו פועלת בצורה הטובה ביותר כאשר יש כמה ערכים ברשימה, כל אחד עם פורמט דומה (רשימת כתובות, מספרי טלפון, כתובות דוא"ל וכו ')
שלב 2. ודא שאין שגיאות עיצוב במסמך
לפני שתתחיל בתהליך ההמרה, ודא שכל ערך מעוצב באותו אופן. עליך לתקן כל שגיאת פיסוק או לסדר מחדש ערכים שאינם תואמים. זאת על מנת להבטיח שתהליך העברת הנתונים מתנהל בצורה חלקה.
שלב 3. הצג את תווי העיצוב במסמך Word
על ידי הצגת תווים בפורמט מוסתר בדרך כלל, תוכל לקבוע את הדרך הטובה ביותר להפריד כל ערך. תוכל להציג תווים בעיצוב על ידי לחיצה על הלחצן הצג/הסתר סימני פיסקה בכרטיסיה דף הבית, או על ידי הקשה על Ctrl+⇧ Shift+*.
לרוב הרשימות יש סימן פסקה אחד בסוף כל שורה, או בסוף שורה, או בשורה ריקה בין הערכים. תשתמש בסימן זה כדי להזין את התו המייחד של התאים ב- Excel
שלב 4. החלף את סימני הפיסקה בין הערכים כדי להסיר רווחים נוספים
Excel ישתמש ברווחים בין ערכים כדי להגדיר שורות, אך עליך להסיר אותם בשלב זה כדי לסייע בתהליך העיצוב. אל תדאג, אתה תוסיף אותו שוב בקרוב. שלב זה פועל בצורה הטובה ביותר אם יש לך סימן פסקה אחד בסוף הערך וסימן אחד במרווח בין הערכים (שני רווחים רצופים).
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הקלד ^p ^p בשדה חיפוש. זהו הקוד לשני סימני פסקה רצופים. אם כל ערך הוא שורה אחת ואין שורות ריקות בין לבין, השתמש רק בעמודה אחת ^.
- הזן את תו המפריד בשדה החלף. ודא שתו זה אינו תו במסמך, כגון ~.
- לחץ על החלף הכל. תבחין כי ערכים אלה משלבים את עצמם, אך השאר זאת לנפש כל עוד התו המפריד נמצא במקום הנכון (בין כל ערך)
שלב 5. הפרד כל ערך בעמודות נפרדות
כעת הערכים מופיעים בשורות נפרדות. עליך לציין את הנתונים שיופיעו בכל עמודה. לדוגמה, אם כל ערך בשורה הראשונה הוא שם, בשורה השנייה כתובת רחוב, ובשורה השלישית מדינה ומיקוד, בצע את הפעולות הבאות:
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הסר את אחד מסימני ^p בשדה חיפוש.
- החלף את התו בשדה החלף בפסיק,.
- לחץ על החלף הכל. זה יחליף את סמלי הפסקה הנותרים במפריד פסיק, שיפריד כל שורה לעמודה.
שלב 6. שנה את תו המפריד כדי להשלים את תהליך העיצוב
לאחר שתשלים את שני שלבי החיפוש והחלפה שלמעלה, הרשימה כבר לא תיראה כמו רשימה. כולם יהיו על אותו קו ויהיה פסיק בין כל פיסת נתונים. שלב החיפוש והחלפה יחזיר את הנתונים לטופס רשימה אך עדיין יש בהם פסיקים המגדירים את העמודות.
- הקש Ctrl+H כדי לפתוח את החלון חפש והחלף.
- הזן ~ (או כל תו שבחרת בהתחלה) בשדה Find.
- הזן ^p בשדה החלף.
- לחץ על החלף הכל. זה יחזיר את כל הערכים לקבוצות בודדות המופרדות באמצעות פסיקים.
שלב 7. שמור את הקובץ כקובץ טקסט רגיל
פורמט הכניסה הושלם ותוכל לשמור מסמך זה כקובץ טקסט. זה נעשה כך שאקסל תוכל לקרוא ולנתח את הנתונים שלך כך שיופיעו בעמודות הנכונות.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר שמירה בשם.
- לחץ על התפריט הנפתח שמור כסוג ובחר טקסט רגיל.
- תן שם לקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור.
- אם מופיע חלון המרת קבצים, לחץ על & nbsp OK;.
שלב 8. פתח את הקובץ ב- Excel
מכיוון שהקובץ נשמר בטקסט רגיל, תוכל לפתוח אותו ב- Excel.
- לחץ על הכרטיסייה קובץ ובחר פתח.
- לחץ על התפריט הנפתח Excel All Files ובחר קבצי טקסט.
- לחץ על הבא> בחלון אשף ייבוא הטקסט.
- בחר פסיק ברשימה מפריד. אתה יכול לראות כיצד הערכים יופרדו בתצוגה המקדימה בתחתית. לחץ על הבא>.
- בחר את תבנית הנתונים עבור כל עמודה ולאחר מכן לחץ על סיום.
שיטה 2 מתוך 2: המרת טבלאות
שלב 1. צור טבלה ב- Word ולאחר מכן הזן לתוכה נתונים
לרשימת נתונים ב- Word, תוכל להמיר אותם לתבנית טבלה ולאחר מכן להעתיק את הטבלה ל- Excel. אם הנתונים שלך כבר בפורמט טבלה, דלג לשלב הבא.
- בחר את כל הטקסט שיש להמיר לטבלה.
- לחץ על הכרטיסייה הוספה ולאחר מכן לחץ על הלחצן טבלה.
- בחר המרת טקסט לטבלה.
- הזן את מספר השורות בכל שורת נתונים בעמודה מספר העמודות. אם יש שורות ריקות בין כל שורת נתונים, הוסף אחת למספר העמודות.
- לחץ על & nbsp OK;.
שלב 2. בדוק את פורמט הטבלה
Word ייצור טבלה המבוססת על ההגדרות שלך. בדוק אם הטבלה נכונה.
שלב 3. לחץ על הלחצן הקטן + שמופיע בפינה השמאלית העליונה של הטבלה
לחצן זה יופיע כאשר תעביר את העכבר מעל השולחן. לחיצה על כפתור זה תבחר את כל הנתונים בטבלה.
שלב 4. הקש
Ctrl+C. להעתיק נתונים. תוכל גם ללחוץ על כפתור העתק בכרטיסיה דף הבית.
שלב 5. פתח את Excel
לאחר העתקת הנתונים, תוכל לפתוח את Excel. אם ברצונך למקם את הנתונים בגליון עבודה קיים, פתח את גליון העבודה. מקם את הסמן בתא שברצונך ליצור בתא השמאלי העליון של הטבלה.
שלב 6. הקש
Ctrl+V להדביק נתונים.
כל אחד מהתאים מטבלת Word יוצב בתא נפרד בגליון העבודה של Excel.
שלב 7. הפרד את כל העמודות הנותרות
בהתאם לסוג הנתונים שאתה מייבא, ייתכן שיהיה צורך בעיצוב נוסף. לדוגמה, אם אתה מייבא כתובות עיר, קודים ומיקודים הנמצאים בתא אחד, תוכל לפצל אותם אוטומטית ב- Excel.
- לחץ על כותרות העמודות שברצונך לפצל. שלב זה יבחר את העמודה כולה.
- בחר בכרטיסיה נתונים ולחץ על הלחצן טקסט לעמודות.
- לחץ על הבא> ולאחר מכן בחר פסיק בעמודה המפרידה. אם אתה משתמש בדוגמה שלמעלה, שלב זה יפריד בין העיר לבין קוד המדינה ומיקוד.
- לחץ על סיום כדי לשמור שינויים.
- בחר את העמודות שעדיין יש לחלקן ולאחר מכן חזור על תהליך זה. בחר רווח ולא פסיק כמפריד. שלב זה יפריד בין קוד המדינה לבין המיקוד.
