עבודה ועסקים, במיוחד בסביבה משרדית, דורשים שיתוף פעולה ברמה מסוימת. לדוגמה, החלטות חשובות דורשות לרוב יותר מנקודת המבט של אדם אחד ובאופן כללי הצלחת עבודה חשובה דורשת מומחיות של מספר אנשים. פגישות הן דרך ליצור שיתוף פעולה מובנה ומאורגן, אך ללא מטרה או שליטה, פגישות יכולות בקלות להפוך לארוכות מדי ולא יעילות. ידיעה כיצד לתכנן, להכין ולהוביל פגישות יכולה לעשות את ההבדל בין פגישה אפקטיבית לפגישה שחוסכת זמן.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנה למפגש
שלב 1. דון במפגש הקרוב עם המשתתפים
כאשר אתה מגלה שאתה עומד בראש ישיבה קרובה, אחד הדברים הראשונים שעליך לעשות הוא להקדיש מעט זמן לשיחה עם האנשים שייקחו חלק (אנשים חשובים ובעלי רמה גבוהה במיוחד). שאל אם יש משהו מיוחד שהם היו רוצים לדון בו בפגישה. רשום את התשובות שלהם והשתמש בהן כמדריך בעת כתיבת סדר היום שלך.
לשאול את המשתתפים על מה הם רוצים לדון הוא מהלך חכם, לא רק כדי להקל עליכם לכתוב את סדר היום, אלא גם לערב אותם בתהליך הפגישה עוד לפני תחילת הפגישה. אנשים נוטים יותר להגיע ולשים לב במהלך פגישות כשהם יודעים שנושאים שחשובים להם יידונו
שלב 2. כתוב ושתף סדר יום
סדר היום של הפגישה שימושי לא רק למנהיג הפגישות, אלא גם לאורחים הנוכחים. סדר היום כולל מידע שימושי אודות הפגישה כגון מתי, היכן ומי יגיע. והכי חשוב, סדר היום מתאר גם את נושאי הדיון שיש לדון בהם, כך שכולם יוכלו לבצע הכנות. שלח את סדר היום לפני הפגישה עצמה - ככל שהפגישה חשובה יותר, כך עליך לשלוח את סדר היום מוקדם יותר.
דבר אחד שצריך לשים על סדר היום הוא הגבלת הזמן המשוערת לכל דיון. לוח זמנים מחוספס המתואר קודם לכן יכול להקל עליך להגדיר את הפגישה. בעוד שחלק מהאירועים בסדר היום שלך ייקח יותר זמן (ואחרים מהר יותר), לוח הזמנים יקל עליך לארגן ולהתאים את הזמן הכולל
שלב 3. בצע מחקר בנושא דיונים ופגישות קודמות
ייתכן שהאנשים המשתתפים בפגישה אינם יודעים את כל המידע בנושא שאתה מתכוון לדון בו - חלקם אולי לא הגיעו לפגישה האחרונה, בעוד שאחרים שכחו. כדאי לך כיו ר הישיבה להכיר את ההיסטוריה של הדיון עד כה. נסה לדבר עם אנשים שהשתתפו בפגישות חשובות לפניך כדי לברר בעיות לא פתורות כדי שתוכל לדון בהן בפגישה. יהיה עליך גם לקבל את פרוטוקול הפגישה האחרונה מהפקיד ששומר את הפתקים כדי לסייע לך בארגון התוכניות שלך.
דקות מפגישות קודמות יכולות להיות משאב חשוב עבורך כמנהיג. פרוטוקול מסכם את הדיונים וההחלטות שהתרחשו במהלך הפגישה האחרונה, כך שתוכל למצוא את כל המידע החשוב במהירות ובקלות יחסית. יתכן שתצטרך לשתף משתתפים בפגישות חשובות יחד עם סדר יום
שלב 4. הכינו את מקום המפגש מראש
ביום הפגישה, עליך לוודא שהחדר או המקום בו ישמשו נקי, מסודר ומוכן להכיל את משתתפי הפגישה. עליך לוודא שכל רכיבי טכנולוגיית הפגישות (כגון מצגות, מקרנים, מכשירי ראייה וכו ') פועלים כהלכה ומוכנים לשימוש - עומס טכני עלול לבזבז זמן יקר ולשבש את פעולת הפגישה חלקה.
אם אתה משתמש במצגת אלקטרונית (כגון PowerPoint וכו '), קח את הזמן להכיר את השלט הרחוק או את הקליקר שישמש במצגת. אתה בוודאי לא רוצה לבזבז זמן על חיטוט עם אותם בקרים תוך דיון בנושאים חשובים
חלק 2 מתוך 3: מתנהג כמנהיג במהלך פגישות
שלב 1. פתח את הפגישה באופן רשמי
כאשר הזמן המתוכנן מסתיים וכל המשתתפים (או לפחות כל המשתתפים החשובים) נוכחים, הפנו את תשומת הלב לכל מי שנמצא בחדר. הציגו את עצמכם כמנהיג ומה מטרת הפגישה. הגדר מסגרת זמן על ידי הצהרת מתי מסתיימת הפגישה המתוכננת שלך - תוכל לקיים פגישה ארוכה או קצרה, אך הצגת מגבלת זמן מבעוד מועד תעזור לשמור על הפגישה בזמן. אם חלק מהמשתתפים אינם מכירים זה את זה, קח זמן לקרוא את שמות המשתתפים בקצרה ולהציג את המשתתפים החשובים.
יש לציין שלחלק מהעסקים והארגונים יש נהלים קפדניים וקבועים לפתיחת וניהול פגישות. לדוגמה, ישנם כמה ארגונים הפותחים פגישות בדפיקות פטיש
שלב 2. ספק סיכומים רלוונטיים של פגישות קודמות
בתחילת פגישה המהווה חלק מפרויקט ארוך ומתמשך, עליך לספק מידע קצר על הפרויקט על ידי מתן סיכום מהיר של האירועים או ההחלטות של הפגישה הקודמת. לא כל המשתתפים יודעים הרבה על נושא הדיון כמוך, ולכן שלב זה יכול להועיל להפוך את המפגש לאפקטיבי ויעיל.
- במקום לסכם בעצמך את תוצאות הפגישות הקודמות, ייתכן שתרצה לבקש ממזכיר הפגישה או פקיד השומר פתקים לקרוא את פרוטוקולי הפגישות הקודמות כדי לתת לסיכום תחושה רשמית.
- כדאי גם לשקול לקרוא התכתבות או תקשורת חשובה שהתרחשו לאחר הפגישה הקודמת.
- יש לציין שאם אתה מספק למשתתפים העתקים של הפרוטוקולים/התכתובות, ייתכן שלא יהיה צורך לקרוא אותם.
שלב 3. אפשר למשתתפים חשובים לדווח על המצב הכללי
לאחר מכן, הזמין אנשים עם ידע רלוונטי ליידע אותך על התפתחויות חדשות שהתרחשו מאז הפגישה האחרונה. זה יכול להיות כל דבר - למשל בעיות חדשות העומדות בפני העסק או הארגון, שינויים בכוח האדם, פיתוחי פרויקטים ושינויים באסטרטגיה שניתן לדון בהן כאן. משתתפי הפגישה רוצים גם לשמוע על תוצאות הפעולות הספציפיות שננקטו כתוצאה מפגישות קודמות.
שלב 4. סיימו את כל העסק שלא נגמר
אם יש בעיות והחלטות שלא נפתרו מהפגישה האחרונה, נסה לפתור אותן לפני הדיון בנושאים חדשים. ככל שהנושא הקודם יושהה יותר, כך פחות משתתפים ירצו לקחת עליו אחריות, לכן נסו להגדיר ולפתור כל עסק שלא נגמר במהלך הפגישה. בדרך כלל, עסקים לא גמורים מסומנים במיוחד כ"מתלבטים "או" מוגשים להמשך דיון "בפרוטוקול הישיבה הקודמת.
- בהתאם לתרבות ולתקנות שבהן אתה עובד, לעסק או לארגון שלך עשויים להיות נהלים ספציפיים לקבלת החלטות-לדוגמה, משתתפי המפגש עשויים להזדקק רק להסכמה מרוב, או שאולי קבוצה של אנשים ברמה העליונה תפקיד לקבל. כל ההחלטות. החלטה.
- זכור כי כמה דברים גדולים מדי מכדי לסיים אותם במהלך פגישה. אתה לא צריך לחשוב על ההתקדמות ארוכת הטווח של פרויקטים לא גמורים. עם זאת, עליך להעלות החלטה או פרויקט הדורש פעולה בשלב זה.
שלב 5. דון בעסק החדש
לאחר מכן, בא עם בעיות, חששות וסוגיות חדשות שצריך לדון בהן. אלו דברים שבאופן טבעי נובעים מההתפתחויות שהתרחשו בין הפגישות הקודמות והנוכחות. נסה לקבל החלטות קונקרטיות ומוגדרות מהמשתתפים - ככל שתשאיר יותר דברים ללא מענה, כך תביא נושאים לא פתורים יותר לפגישה הבאה שלך.
שלב 6. קרא את סיכום הפגישה
לאחר שגילית את כל הנושאים הישנים והעכשוויים שלך, הקדש זמן לקרוא את מסקנת הפגישה לכל הנוכחים. ציין את כל ההחלטות שהתקבלו בנפרד, ובמידת הצורך, תאר את הפעולות הספציפיות שהמשתתפים צפויים לבצע לפני הפגישה הבאה.
שלב זה הוא קריטי - זוהי ההזדמנות האחרונה שלך להבטיח שכולם עוזבים את הפגישה בידיעה היכן עומד הפרויקט ומה מצפים מהם
שלב 7. סיום בפריסת היסודות לפגישה הבאה
לבסוף, ציין מה ידון בישיבה הבאה, וכאשר התחלת לתכנן, אמור מתי והיכן תתקיים הפגישה. זה עוזר למשתתפים ליצור תחושת המשכיות מפרויקט או החלטה חשובים למשנהו ונותן להם מסגרת זמן להמשיך או להשלים את המשימה שהוטלה עליהם.
ראוי לציין כי אינך צריך לתכנן פגישה נוספת אם סברת את כל הנושאים הישנים והחדשים בפגישה הנוכחית. עם זאת, אם יש מספיק נושאים לא פתורים הדורשים דיון נוסף או אם אתה רוצה לראות התקדמות בפרויקט מסוים, פגישה נוספת עשויה להיות רעיון טוב
חלק 3 מתוך 3: הובלת מפגשים ביעילות
שלב 1. הנח את הדיון, אך אל תשלוט בו
אחד התפקידים שלך כמנהיג הפגישות הוא להשאיר את הדיון בצורה חלקה. תפקידך הוא לא להביע דעה בכל הנושאים או לוודא שהדיון מתקיים בלוח זמנים קבוע. אתה חייב להיות בעל גמישות. אפשר למשתתפים אחרים לדבר בחופשיות ולאפשר לנושאי דיון חדשים לצוץ גם אם הם אינם על סדר היום. יתכן שתצטרך לסיים נושא בעדינות או לשנות נושא דיון מסוים בכדי שהדיון יהיה על המסלול, אך אינך צריך להרגיש שאתה צריך לשלוט בכל ההיבטים של הפגישה. אחרי הכל, פגישות הן תהליך שיתופי.
במהלך הפגישה, שימו לב לסדר היום שלכם. אם פגישה אינה מסדר היום, ייתכן שיהיה עליך לדלג על נושאים מסוימים של דיון או לדחות אותם להמשך. אל תפחד לעשות זאת אם הנושא הנדון הוא מאוד חשוב
שלב 2. עודד את כל המשתתפים להשתתף
כמנהיג הפגישות, תפקידך להבטיח פגישה פתוחה ופרודוקטיבית. אם אתה מבחין שמשתתפים מסוימים בעלי ידע רלוונטי לנושא הנדון אינם פתוחים לקבוצה, עודד אותם לדבר. אינך צריך לאתגר או להתקשר אליהם ישירות-פשוט אמור משהו כמו: "אני חושב שמומחיותה של גב 'מיתה תועיל כאן", וזו דרך מצוינת להכניס חברים פחות פעילים למפגש.
שלב 3. ודא שכולם מבינים על מה דנים
קשה לזכור שלכל מי שמשתתף בפגישה יש את אותו ניסיון או ידע בנושא הדיון. כדי להבטיח שהמשתתפים יבלו את זמנם בחוכמה בפגישה, כדאי לנצל את ההזדמנות כדי לפשט בקצרה סוגיה או נושא מורכב. משתתפים שאינם יודעים מידע זה בוודאי יעריכו אותו.
שלב 4. אל תתעלם משאלות קשות או מביכות
אם שאלות כאלה לא נשלטות על ידי מנהיג מוסמך, הפגישה לא תהיה פרודוקטיבית. נסה לוודא שכל הנושאים החשובים שאתה רוצה לדון בהם נדונים בפגישה. אל תתנו למשתתפים להעביר את האשמה או לתת תירוצים מעורפלים לנושאים לא פתורים. נסה להבהיר ולקבל תשובות לנושאים שאף אחד לא רוצה לדון בהם. למרות שהמשתתפים לא ירצו בכך, השאלות שיש לענות עליהן כדי שהמפגש יהיה יעיל.
ודא שכל ההחלטות החשובות נרשמות (אם יש לך פקיד או בעל פתקים, האציל את המשימה הזו אליהם). אם תצטרך להתאמץ לשאול שאלה קשה, תרצה לוודא שהתשובות שלך מתועדות היטב
שלב 5. צפה בזמן שלך
יש סיבה לפגישות יש מוניטין רע-עבור רוב האנשים, פגישות הן פעילות גוזלת זמן. כדי להימנע מפגישה שנמשכת יותר מדי זמן, השתמש בכוחך כמנהיג בכדי לשמור על הדיון נע. אל תפחד לדחות נושאים או שיחות לא חשובים עד לדיון הבא אם הפגישה נראית כאילו תימשך זמן רב יותר משציפית. עליכם להיות מוכנים ומוכנים להתאים את לוח הזמנים על מנת להבטיח כי זמן המשתתף לא יבזבז.
