לפעמים דברים שונים גורמים לך להיאלץ לבטל פגישה, למשל מכיוון שאתה מתמודד עם מצב חירום, תקוע בפקקים או ניהול לא נכון של לוח הזמנים שלך. אתה עלול להרגיש מודאג כאשר אתה חושב כיצד להודיע על הביטול, אך אנשים שלא נמצאו יכולים להבין אם תודיע להם זאת בהקדם האפשרי. קבע לוח זמנים חדש לפגישה כאשר אתה יוצר איתו קשר או כאשר מגיעה ההזדמנות. כדי לגרום לו להרגיש בנוח, הציע להיפגש במיקום קרוב לביתו או למשרדו.
שלב
חלק 1 מתוך 2: ביטול פגישות בנימוס
שלב 1. צור קשר עם הנעדר בהקדם האפשרי
אתה מעצבן אנשים אחרים אם תדחה את ביטול הפגישה עד הרגע האחרון. לספר לו מבעוד מועד מראה שאתה מכבד אותו ומעריך את הזמן שהוא הכין עבורך.
שלב 2. הודע לך באופן אישי בטלפון אם תבטל פגישה קרובה מאוד
עליך להתקשר כדי להודיע באופן אישי אם תבטל את הפגישה באותו היום. ביטול פגישה לפתע כך שהאדם האחר ירגיש עצבני עשוי להיראות גס רוח אם תודיע לו באמצעות דוא ל, הודעת טקסט או מישהו אחר.
שלב 3. תציע התנצלות כנה
גם אם תספר להם מראש, וודא שהם יודעים שאתה מצטער שנאלצת לבטל את הפגישה. אולי הוא מאוכזב מכך שביטלת את הפגישה שלך, למרות שכבר ביטל תוכניות אחרות לפגוש אותך.
- תן התנצלות קצרה ופשוטה, למשל, "מצטער, אני לא יכול לבוא מחר".
- אל תשתמש במילים חד משמעיות או תגיד שאתה "עלול" לא לעמוד בהבטחתך. ספרו את החדשות בכנות ובפשטות.
שלב 4. ספק הסבר קצר מדוע ביטלת את הפגישה
אם הסיבה הגיונית, למשל, מכיוון שהרכב התקלקל או שאתה חולה, יידע אותו מהו. אם קשה לקבל את הסיבה, למשל מכיוון ששכחת לקבוע פגישה או שהזמנת בטעות פעמיים, ציין סיבה כללית, למשל, "מצטער, יש לי צורך דחוף".
- אתה לא צריך לתת סיבות מפורטות גם אם אתה אומר את האמת. הסבר מקיף גורם לך להיראות כאילו אתה רוצה לכסות משהו.
- אל תגיד, "יש לי דברים יותר חשובים לעשות" או תירוץ דומה אחר.
- אל תשקר כי הקשר יהיה בצרות אם יתגלה שאתה לא כנה.
שלב 5. וודא שהוא יודע שאתה מעריך את זמנו
הבהירו כי אתם מעריכים את נכונותו לפנות זמן עבורכם ושאתם באמת מצטערים שהוא נאלץ לבטל את הפגישה כיוון שאתם מבינים שהוא עסוק והפנה זמן לפגוש אתכם.
זה חיוני במיוחד אם אתה קובע פגישות עם אנשים שאתה צריך עזרה איתם, כגון פרופסורים או לקוחות
חלק 2 מתוך 2: קביעת לוח מחליפים
שלב 1. שאל את נכונותו לשנות את לוח הזמנים של הפגישה כאשר אתה נותן את החדשות
מלבד הפחתת הטרחה שצריך ליצור איתו קשר שוב כדי לקבוע פגישה, שלב זה מראה שאתה באמת רוצה לראות אותו. כשאתה מתקשר או שולח דוא ל, סיים בכך שאתה רוצה לקבוע פגישה נוספת אם לא אכפת לו.
שלב 2. בדוק את לוח הזמנים שלך ורשום את הזמן הפנוי לפגוש אותו
אתה יכול להציע לוח זמנים לפגישות, אך נסה להתאים את לוח הזמנים שלך ללוח הזמנים שלו. הציע מספר אפשרויות לוח זמנים חלופיות ולאחר מכן בקש משוב.
לדוגמה, אמור לו, "לוח הזמנים שלי אינו מלא בימי שני מהבוקר עד הערב, החמישי בין השעות 1 עד 5, ושישי לאחר השניים, אך אם אינך יכול, אני אתאם את לוח הזמנים"
שלב 3. הציע כי הפגישה תתקיים במקום קרוב לביתו או למשרדו
כפיצוי על ביטול פגישה, כדאי לארגן פגישה במיקום שאליו הוא יכול להגיע בקלות, כמו למשל במשרד שלו או במקום מסוים שהוא עובר ליד בדרכו הביתה.
לחלופין, מציע להיפגש באמצעות Skype או Google Hangouts אם הוא עסוק מאוד או מחוץ לעיר
שלב 4. קבע לוח זמנים חלופי שתוכל לעמוד בו
לאחר ביטול הפגישה הראשונה, אל תתנו לפגישה השנייה להתבטל שוב. בנוסף להיותך יותר מעצבן ולא נוח, הדבר עלול לפגוע במוניטין שלך. לפני שתסכים על לוח זמנים להחלפה, בדוק היטב את לוח הזמנים וודא שאתה יכול לעמוד בפגישות שלך בהתאם ללוח הזמנים החדש.
לדוגמה, אין לך פגישות במהלך דצמבר, אך בדרך כלל יש לך הרבה פעילויות לקראת השנה החדשה. לכן, אל תמלא את הזמן הזה בלוח זמנים להחלפה
שלב 5. רשום את לוח הפגישות החדש שהוסכם
אם יש לוח זמנים להחלפה, רשום אותו על סדר היום. כמו כן, רשמו את לוח הזמנים שלכם על פיסת נייר והכניסו אותו למקום שניתן לראות אותו בקלות כתזכורת.
שלב 6. תודה להם על ההבנה והסבלנות כאשר אתה פוגש אותם/אותו
פתח את השיחה על ידי תודה לו (או להם) על שהסכים לבטל את הפגישה. אתה לא צריך להתנצל שוב. במקום זאת, הראה שאתה מעריך את זמנו על ידי הערכת ההזדמנות לשנות את לוח הזמנים.
טיפים
- ככל האפשר, אל תבטל פגישות מתוזמנות מכיוון שזה עלול לפגוע במוניטין וביחסים עם אנשים אחרים.
- לפני כריתת חוזה עם מישהו שנותן שירות בתשלום, כגון יועץ, ברר אם אתה מבטל את הפגישה איתו.
