טבלאות ציר הינן טבלאות אינטראקטיביות המאפשרות למשתמשים לקבץ ולסכם כמויות גדולות של נתונים בפורמט קומפקטי בטבלאות המקל על הדיווח והניתוח. טבלאות אלה יכולות למיין, לחשב ולהוסיף נתונים והן זמינות בתוכניות גיליון אלקטרוני שונות. Excel מאפשר לך ליצור טבלאות ציר בקלות על ידי גרירת ושחרור מידע רלוונטי לתיבות המתאימות. לאחר מכן תוכל לסנן ולמיין את הנתונים שלך כדי למצוא דפוסים ומגמות.
שלב
חלק 1 מתוך 3: יצירת טבלת צירים
שלב 1. טען את דף העבודה שיהווה את הבסיס ליצירת טבלת הצירים
טבלאות ציר מאפשרות לך ליצור דוחות ויזואליים של נתונים מגליון עבודה. אתה יכול לבצע חישובים מבלי להזין נוסחאות או להעתיק תאים. כדי ליצור טבלת ציר כל מה שאתה צריך הוא דף עבודה עם מספר ערכים.
באפשרותך גם ליצור טבלת ציר ב- Excel באמצעות מקור נתונים חיצוני, כגון Access. ניתן להכניס טבלת ציר לדף עבודה חדש של Excel
שלב 2. ודא שהנתונים שלך תואמים את טבלת הצירים הנדרשת
לא תמיד טבלאות ציר הן התשובה שאתה מחפש. כדי לנצל את התכונות של טבלת הצירים, דף העבודה שלך חייב לעמוד במספר קריטריונים בסיסיים:
- גליון העבודה שלך חייב להכיל עמודה אחת לפחות עם ערכים כפולים. בעיקרון זה רק אומר שלפחות בעמודה אחת יש נתונים חוזרים. בדוגמה הנדונה בפרק הבא, בעמודה "סוג מוצר" יש שני ערכים: "טבלה" או "כיסא".
- גליון העבודה חייב להכיל מידע מספרי. מידע זה יושווה ויסתכם בטבלה. בדוגמה שבקטע הבא, בעמודה "מכירות" יש נתונים מספריים.
שלב 3. הפעל את אשף טבלת הצירים
לחץ על הכרטיסייה "הוספה" בחלק העליון של חלון Excel. לחץ על הלחצן "PivotTable" בצד שמאל של סרט הוספה.
אם אתה משתמש ב- Excel 2003 או גירסה מוקדמת יותר, לחץ על התפריט "'נתונים' 'ובחר" דוח PivotTable ו- PivotChart …"
שלב 4. בחר את הנתונים שבהם תשתמש
כברירת מחדל (ברירת מחדל), Excel בוחר את כל הנתונים בגליון העבודה הפעיל. תוכל ללחוץ ולגרור כדי לבחור חלק ספציפי בגליון העבודה או להקליד טווח תאים באופן ידני.
אם אתה משתמש במקור חיצוני לנתונים שלך, לחץ על האפשרות "השתמש במקור נתונים חיצוני" ולאחר מכן לחץ על בחר חיבור …. חפש את מסד הנתונים של החיבורים המאוחסן במחשב שלך
שלב 5. בחר מיקום לטבלת הצירים שלך
לאחר ציון הטווח שלך, בחר באפשרות המיקום שלך מאותו חלון. כברירת מחדל, Excel תמקם את הטבלה בגליון עבודה חדש המאפשר לך לעבור הלוך ושוב על ידי לחיצה על הכרטיסיות בתחתית החלון. תוכל גם לבחור למקם את טבלת הצירים על אותו גיליון של הנתונים, כך שתוכל לבחור אילו תאים למקם.
כאשר אתה מרוצה מהבחירות שלך, לחץ על אישור. טבלת הצירים שלך תוצב והממשק ישתנה
חלק 2 מתוך 3: הגדרת טבלאות ציר
שלב 1. הוסף שדות שורה
כאשר אתה יוצר טבלת צירים, אתה בעצם ממיין את הנתונים לפי שורות ועמודות. מה שתוסיף במקום מסוים יקבע את מבנה הטבלה. גרור שדה מרשימת השדות מימין אל החלק שדות שורה בטבלת הצירים כדי להוסיף את המידע שלו.
- נניח שהחברה שלך מוכרת שני מוצרים: שולחנות וכיסאות. יש לך דף עבודה עם מספרים (מכירות) של כל מוצר (סוג מוצר) שנמכר בחמשת החנויות שלך (חנות). אתה רוצה לראות כמה כל מוצר נמכר בכל חנות.
- גרור את שדה החנות מרשימת השדות למקטע שדות שורה בטבלת הצירים. תופיע רשימה של החנויות שלך, כל אחת כשורה משלה.
שלב 2. הוסף שדות עמודה
בדומה לשורות, עמודות מאפשרות לך למיין ולהציג נתונים. בדוגמה שלמעלה, שדה החנות מתווסף למקטע שדות שורה. כדי לראות כמה כל סוג מוצר נמכר, גרור את השדה סוג מוצר למקטע שדות עמודות.
שלב 3. הוסף שדה ערך
כעת, לאחר שתסיים לפרוס את ההזמנה, תוכל להוסיף נתונים להצגה בטבלה. לחץ וגרור את שדה המכירות לקטע שדות ערך בטבלת הצירים. תראה את הטבלה שלך המציגה פרטי מכירה של שני המוצרים בכל אחת מהחנויות שלך, כשהעמודה סך הכל בצד ימין.
עבור כל השלבים שלעיל, תוכל לגרור את השדות לתיבה המתאימה מתחת לרשימת השדות בצד ימין של החלון במקום אל הטבלה
שלב 4. הוסף שדות מרובים לקטע
טבלאות ציר מאפשרות לך להוסיף שדות מרובים לכל קטע בבת אחת, כך שתוכל לשלוט בפירוט רב יותר על הצגת הנתונים. בעזרת הדוגמה למעלה, נניח שאתה יוצר מספר סוגים של שולחנות וכיסאות. דף העבודה שלך רושם אם פריט הוא שולחן או כיסא (סוג מוצר), וכן בדיוק איזה דגם של שולחן או כיסא נמכר (דגם).
גרור את שדה המודל לקטע שדות עמודות. העמודות יציגו כעת פירוט מכירות לדגם וכן סוג כולל. תוכל לשנות את הסדר שבו מוצגות התוויות הללו על ידי לחיצה על לחצני החצים לצד השדות המתאימים בתיבות שבפינה הימנית התחתונה של החלון. בחר "הזז למעלה" או "הזז למטה" כדי לשנות את הסדר
שלב 5. שנה את אופן הצגת הנתונים
תוכל לשנות את אופן הצגת הערכים על ידי לחיצה על סמל החץ לצד ערך בתיבה ערכים. בחר "הגדרות שדה ערך" כדי לשנות את אופן חישוב הערכים. לדוגמה, תוכל להציג ערכים אלה באחוזים במקום בסך הכל, או לממוצע אותם במקום להוסיף אותם.
תוכל לנצל הזדמנות זו על ידי הוספת אותו שדה לתיבה ערך מספר פעמים. בדוגמה למעלה מוצגים סך המכירות של כל חנות. על ידי הוספת שדה המכירות שוב, באפשרותך לשנות את הגדרת הערך כך שתציג את המכירה השנייה כאחוז מסך המכירות
שלב 6. למד מספר דרכים לתמרן ערכים
בעת שינוי אופן חישוב הערכים, יש לך מספר אפשרויות, בהתאם לצרכיך.
- סכום (סכום) - זוהי ברירת המחדל של שדה הערך. Excel יוסיף את כל הערכים בשדה שנבחר.
- ספירה - פעולה זו תספור את מספר התאים המכילים נתונים בשדה שנבחר.
- ממוצע - זה יחשב את הממוצע של כל הערכים בשדה שנבחר.
שלב 7. הוסף מסננים
אזור "מסנן הדוחות" מכיל שדות המאפשרים לך להציג סקירה כללית של הנתונים המוצגים בטבלת הצירים על ידי סינון מערך הנתונים. שדות אלה משמשים כמסננים לדוח. לדוגמה, על ידי הגדרת השדה חנות - לא תווית שורה - כמסנן, תוכל לבחור חנויות בודדות כדי להציג את סך המכירות לחנות, או להציג מספר חנויות בו זמנית.
חלק 3 מתוך 3: שימוש בלוחות ציר
שלב 1. מיין וסנן את התוצאות
אחד המאפיינים המרכזיים של טבלאות ציר הוא יכולתו למיין תוצאות ולצפות בדוחות דינאמיים. ניתן למיין ולסנן כל תווית על ידי לחיצה על לחצן החץ למטה שליד כותרת התווית. לאחר מכן תוכל למיין את הרשימה ולסנן אותה כדי להציג רק ערכים ספציפיים.
שלב 2. עדכן את גליון העבודה שלך
טבלת הצירים תתעדכן אוטומטית לאחר שתשנה את גליון העבודה הבסיסי. יכולת זו חשובה לניטור גליונות העבודה שלך ומעקב אחר שינויים.
שלב 3. להתעסק עם שולחן הציר
טבלאות ציר מקלות עליך מאוד לשנות את המיקום ואת סדר השדות. נסה לגרור שדות שונים למיקומים שונים כדי לקבל טבלת צירים המתאימה לצרכים המדויקים שלך.
מכאן מגיע השם Pivot Table. העברת נתונים למיקומים שונים ידועה בשם "ציר". כאשר אתה משנה כיוון הנתונים מוצגים
שלב 4. צור תרשים ציר
תוכל להשתמש בתרשימי Pivot כדי להציג דוחות חזותיים דינאמיים. תרשים הציר שלך ה- Pivot המוגמר, כך שתהליך יצירת התרשים הוא רק הצמד.
טיפים
- אם אתה משתמש בפקודה ייבוא נתונים מתפריט הנתונים, יש לך אפשרויות נוספות כיצד לייבא מגוון נתונים מחיבורי מסדי נתונים של Office, קבצי Excel, מסדי נתונים של Access, קבצי טקסט, ODBC DSN, דפי אינטרנט, OLAP ו- XML/XSL. לאחר מכן תוכל להשתמש בנתונים שלך כפי שהיית משתמש ברשימת Excel.
- אם אתה משתמש בסינון אוטומטי (תחת "נתונים", "מסננים"), השבת תכונה זו בעת יצירת טבלת הצירים. תוכל להפעיל אותו מחדש לאחר יצירת טבלת הצירים.
