ישנם אירועים רבים בחיים הדורשים ממך לבקש הארכת זמן. אולי אתה צריך זמן להכין שיעורי בית, או שאתה מתקשה להשלים פרויקטים בזמן. בזמנים כאלה, אתה אמור להיות מסוגל לכתוב מכתב המבקש הארכת זמן ביעילות ובהתאמה. חשוב על הבקשה שלך, כגון כמה זמן אתה צריך ולמה? לאחר מכן, כתוב את המכתב בסגנון רשמי ושלח אותו עם גשש כדי לשמור על קור רוח.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: עריכת תוכן המכתב
שלב 1. כתוב בהקדם האפשרי
ברגע שאתה יודע שאתה צריך הרחבה, הכין מכתב באופן מיידי. עליך לתת לנמען זמן רב ככל האפשר להחליט על מצבך. אתה גם צריך להופיע מוכן למרות שאתה מבקש התאמת לוח זמנים.
שלב 2. קבע כמה זמן נוסף אתה צריך
שקול את כל הגורמים ובקש בקשה מציאותית. אם הזמן המבוקש קצר מדי, ייתכן שתצטרך לבקש הארכה מאוחר יותר. במידת האפשר, אסור להחמיץ מועדים. לכן, עדיף אם החישובים שלך מוגזמים מעט.
- בהתאם למצב, ייתכן שתרצה לשקול מכתב זה כחלק מהמשא ומתן. במקרה זה, כדאי לבקש יותר זמן, כך שעדיין יהיה מקום להתפשר ולמצוא דרך ביניים.
- מדוד את המהירות שלך בהתבסס על ההתקדמות הנוכחית שלך ומה החלק שטרם הושלם. לדוגמה, אם אתה עובד על פרויקט ייעוץ במשך שלושה חודשים, אתה אמור להיות מסוגל להעריך כמה עבודה עדיין לא הסתיימה.
- שים לב שלמקבל המכתב עשויה להיות גם מגבלת זמן. אולי יש להם גם מועד אחר שצריך לדחוף לאחור. לדוגמה, בדרך כלל המרצים צריכים לתת לפקולטה ציוני אמצע סמסטר ועליהם לתזמן את הגשת מטלות הסטודנטים בהתאם למועד האחרון.
שלב 3. דע את החוקים
דע את המועד המדויק לפני שאתה מבקש התאמה. אל תיתן רושם שאתה לא יכול לנהל את הזמן שלך על ידי בקשת הארכה מבלי לדעת את המצב הנוכחי. לדוגמה, חלק מסוכנויות ממשלתיות דורשות ממך להגיש בקשה תוך 24 שעות מרגע ההתקשרות הראשונית. אם אינך יכול לעמוד בו, תוכל לומר כי לוח הזמנים צפוף מדי.
שלב 4. כלול הסבר סביר
אתה מקדיש זמן לניסוח המכתב וגם הנמען לוקח את הזמן לקרוא אותו. לכן, הפוך את המכתב הזה למשמעותי. תחשוב על הסיבה האמיתית שלך והעביר אותה בכנות לנמען. אל תשקר או תגזים בסיבות כי תאבד את עצמך.
- סיבה מוצדקת היא הרצון לעבוד ביסודיות ובזהירות. לדוגמה, אם אתה מסיים פרויקט המשפיע על בטיחותם של מספר רב של אנשים, הצהרת עובדה זו בהסבר שלך תועיל לך.
- אם ישנן מספר סיבות, בחר את הטוב ביותר. לדוגמה, אם אתה דוחה הצעת עבודה, אמור שאתה רוצה לעשות מחקר נוסף על עלויות הובלה (אם זה נכון), אל תגיד שאתה מחכה להצעה נוספת.
שלב 5. ספק כמה פרטים שנבחרו
פרטים יעניקו נופך של אותנטיות ומיומנות בכתיבה. זה חשוב במיוחד אם אתה כותב לממשלה או לקבוצת אנשים שמעולם לא פגשת אישית.
- לדוגמה, אם סבא שלך נפטר יומיים לפני המועד האחרון לחיבור המכללות, ייתכן שתרצה לתאר את האירוע כ"חירום משפחתי ", לא רק כ"עניין חירום". יהיה עליך גם לציין את עזיבתו של סבא שלך ומידע על טיולך חזרה הביתה.
- הכינו מסמכים לפני הגשת הבקשה. ייתכן שיהיה עליך לתאר את הבקשה או העסקתך הקודמת, במיוחד אם אתה מתמודד עם הממשלה או עם גופים רשמיים אחרים. הראה כי עקבת אחר כל שלבי התהליך עד לנקודה זו יועיל במקרה שלך.
שלב 6. בחר סגנון ותוכן חיובי
אף אחד לא רוצה לקרוא מכתב ובו תלונה. במקום זאת, תאר את האירוע השלילי במהירות וברמה, ואז המשך לפתרון החיובי שביקשת. לדוגמה, אם אתה מרגיש שהצעת השכר ההתחלתית שלך נמוכה מדי, תוכל לכתוב "אני צריך קצת זמן לשקול את ההצעה שלך. עם זאת, אני מרגיש שהשכר הגבוה יותר מאפשר לי לעבוד ביעילות רבה יותר".
שלב 7. חקור את המכתב לפני שליחתו
הקדש מספר דקות לקריאת המכתב שלך שוב לפני שליחתו. חפש שגיאות עריכה והקלדה. הפעל תוכנת בדיקת דקדוק ואיות במחשב. בקש מחברך האמין לקרוא אותו. אל תמהר או תדלג על שלב זה כי אם תעשה טעות, אתה תיתפס כחסר זהירות וזה עלול להשפיע על התוצאה הסופית.
שיטה 2 מתוך 3: ביצוע כללי כתיבת מכתבים רשמיים
שלב 1. הכינו את קטע הכותרת
התאריך צריך להיות בפינה השמאלית העליונה של הדף. דלג על שורה אחת מתחתיה, ולאחר מכן כתוב את הכתובת, גם היא מיושרת ימינה. לאחר מכן, דלג על שורה נוספת ורשום את הכתובת המלאה של הנמען מיושר לשמאל.
אם הבקשה נשלחה בדוא"ל, תוכל להשמיט את חלק התאריך וכתובת, וללכת ישר לברכה. עם זאת, הקפד להשתמש בנושא יעיל וברור. לדוגמה, אם אתה שולח מכתב למרצה, כתוב את הנושא "בקשה להרחבה של עבודת ההיסטוריה הג'אוונית של אנדי וידודו"
שלב 2. השתמש בברכה רשמית ומלאה
התחל עם "יקר". לאחר מכן עקוב אחר הכותרת והשם. למשל, "יקירי. מר בסקורו "או" יקר. גברת דארמאווטי ". לפעמים אתה גם צריך להשתמש בכותרת מסובכת, כמו, "יקירי. פרופסור עבדורחמן "או" יקר. ראדן וויראנינגראט ".
- גם אם אתה מכיר את הנמען באופן לא פורמלי, מכתב זה הוא עדיין בקשה רשמית ולכן הסגנון והתכנים צריכים להיות רשמיים. אל תכתוב, "היי, דון", למשל.
- נסה למצוא אדם ספציפי שיקבל את מכתבך. אחרת, המכתב שלך ייראה כמו אות בפורמט. למשל, "יקירי. Raden Wiraningrat "טוב יותר מ-" למעוניינים ".
שלב 3. השתמש בעיצוב פסקה קצרה
גוף המכתב צריך לכלול 1-3 פסקאות בלבד. ברוב המקרים ניתן לפתוח עם 1-2 שורות, להסביר את הבקשה ב 2-4 שורות ולסיים עם 1-2 שורות. אם עליך לפתח עד שלוש פסקאות מלאות, הפרד את המבוא, הגוף והסיכום.
כדי לפתוח את המכתב, אתה יכול לומר, "אני אנדי וידודו, תלמיד הלומד בשיעורי ההיסטוריה הג'אוונית שלך בכל יום שני בבוקר בחדר III-C." זה יעיר את זכרו של המרצה והוא לא יצטרך לחפש את מי שאתה
שלב 4. שימו לב למילות המסקנה
אל תתעלם מחשיבותן של מסקנות מוצקות. השתמש במשפט האחרון הזה כדי לשחזר את המקרה שלך (בשורה אחת) ולהודות לנמען על הזמן. תוכל לכתוב, "תודה על הזמן וההשקעה."
- סגור את המכתב בברכה רשמית לפני שמך. חלק מהם הם "בכנות", "בכנות" או "עם כל הכבוד".
- אם אתה צריך תשובה תוך זמן מסוים, כלול את המידע בסוף. אתה יכול לשים את זה בשורת התודה. לדוגמה, "תודה על ההתייחסות שלך ואני מצפה לשמוע ממך בשבוע הבא." בעת כתיבת פרק זה, נסה לא ליצור רושם של לחץ או רודף אחר הנמען.
שלב 5. הזן את שמך המלא ואת החתימה
תחת ברכת "בכנות", השאר 3-4 שורות ריקות. לאחר מכן, כתוב את השם המלא מיושר לשמאל. השתמש בשורה הריקה כדי להוסיף את החתימה המקורית. אם מכתב זה יישלח בדוא"ל, תוכל למחוק את השורה הריקה ופשוט להקליד את השם.
שיטה 3 מתוך 3: שליחת מכתבים לנמענים
שלב 1. צור או שמור עותק של המכתב שלך
לאחר הגהה של הטיוטה ולפני שליחתה, צלם את המכתב, (הועבר ל- PDF), שמור את הטיוטה או צלם אותו. ייתכן שיהיה עליך לציין את תאריך המסירה אם הוא אינו זהה לתאריך המכתב. שמור עותק זה במקום בטוח עבור קבצים אישיים.
שלב 2. נשלח לפי משלוח רגיל
קח את המכתב לסניף הדואר, העביר אותו לפקיד או הכנס אותו לתיבת הדואר. אם אתה רוצה ביטחון שהתקבל הדואר, בקש שירות מעקב.
אם המכתב נשלח בדואר, ודא שהוא מודפס במדפסת איכותית עם דיו טוב. מכתבי בקשה בכתב יד אינם מתקבלים בדרך כלל
שלב 3. שלח אותו בדוא"ל
זו כנראה הדרך הטובה ביותר לשלוח בקשה מכיוון שזה לא לוקח הרבה זמן ואמין מאוד. ודא שכתובת הדוא ל של הנמען נכונה וכלול את מספר הזיהוי שלך, אם רלוונטי, בנושא.
- הנמען יכול לראות את היום והשעה ששלחת את הדוא"ל. שים לב לכך אם אתה שולח בדוא"ל מאוחר בלילה.
- ודא שהאימייל שלך רשמי עם הכתובת שבה אתה משתמש. שלח מחשבון בעל מראה מקצועי. דוגמה לחשבון דוא"ל מתאים לעבודה היא "[email protected]".
- אם אתה שולח מכתב באמצעות פקס, הקפד להמתין לדף האישור המציין כי מכתבך נשלח והתקבל בהצלחה.
שלב 4. שלח בקשה טלפונית במקום מכתב
אם הבקשה שלך דחופה או מתקרבת לרגע האחרון, אולי כדאי לשאול באופן אישי בטלפון. אם זה המקרה, היצמד לגישה פורמלית וציין את המקרה שלך באופן קוהרנטי.
טיפים
- נסה לכתוב אות של עמוד אחד או פחות. מכתב כזה נראה שלם, אך קל לקריאה.
- דע אם הנמען ישלח תשובה, כגון מכתב אישור.
אַזהָרָה
- הבטיחו משהו מציאותי. אל תתנו לזמנכם הנוסף להקדיש למשימות נוספות.
- הפק את המרב מהתוסף הזה. אל תתנו לך לבקש הארכה שוב.
- ודא שכללת את כל הפורמטים הנדרשים. ארגונים מסוימים דורשים ממך להשתמש בפורמט אותיות שהגדירו.
