שוק העבודה הולך ומתחזק מיום ליום. כדי להיות מסוגל להתחרות על משרות חדשות, המלצות חיוביות וראויות לשבח מצד מעסיקים/מעסיקים קודמים יהיו התמיכה היקרה ביותר. אם אתה רוצה לספק הפניה חיובית לעובד, עליך לחשוב היטב כיצד תייצג את אותו אדם. בהתחשב במה שאתה עומד להגיד או לכתוב לאותו אדם ולייצג אותו בצורה החיובית והמקצועית ביותר, תוכל לסייע לעובד או למישהו אחר להשיג את עבודת החלומות שלו.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: כתיבה
שלב 1. ספק מכתב התייחסות חיובי
אם עובד מגיע אליך ומבקש מכתב התייחסות, הדבר הראשון שעליך לעשות הוא לשקול את הבקשה. אם יש לך ניסיון טוב עם העובד ואתה יכול לספק תמיכה חיובית להגדלת הסיכויים שלו לקבל עבודה, ספק מכתב התייחסות חיובי.
- אל תציע לספק מכתב התייחסות אם אינך יכול לכתוב משהו חיובי. אל תתנו לזה להרוג את הסיכויים שלכם לקבל עבודה.
- קבל בקשות לכתוב הפניות רק אם עבדת עם העובד זמן רב יותר. יהיה לך קשה לשפוט את יכולותיו ועבודתו של אדם תוך מספר חודשים ספורים.
- וודא שאתה האדם הנכון לספק הפניה. ייתכן שיהיה עליך לבדוק מחדש את מדיניות החברה לגבי הפניות.
שלב 2. אסוף מידע שתוכל לרשום לאות הפניה
בקשו מהעובד מידע על התפקיד אליו הוא מגיש וכל מידע רלוונטי אחר שכדאי לכם להכיר כולל קורות החיים שלו. כמו כן, עליך לאסוף מידע הקשור לעבודתו של העובד, כגון הערכות ביצועים.
- אם תחליט לכתוב מכתב התייחסות למישהו, בקש מידע על התפקיד שהוא מגיש עליו, קורות החיים העדכניים ביותר שלו ומידע נוסף לגבי מה לדעתו התרומה שנתן לחברה או לפרויקט מסוים וכיצד הוא יועיל לעבודה החדשה שלו.
- שקול לקרוא את ההתכתבות בינך לבין העובד בכדי שתוכל להעריך את המקצועיות וכיצד היא פועלת. תוכל גם להשתמש בהערכת ביצועים למטרה זו.
שלב 3. ניסוח האות הראשונית
לפני שאתה נותן הפניה חיובית לעובד או לעמית לשעבר, השתמש במידע שאספת כדי לנסח את המכתב הראשוני. שלב זה מסייע להבטיח שאגרת ההפניה שאתה כותב היא חיובית ומקיפה.
- אורך הפניה צריך להיות באורך של עמוד אחד או שניים. אם אתה כותב יותר זמן, ייתכן שמעסיקים פוטנציאליים לא יקראו את כל העניין ועלולים לפספס מידע חיוני על המועמד.
- ההקדמה צריכה להיות קצרה ולכלול את שם העובד, התפקיד אליו הוא מגיש, והאם היית ממליץ עליו לתפקיד. לדוגמה, תוכל לכתוב "אני שמח להמליץ על אמיר פריאמבודו לתפקיד מנהל המותג. אמיר פריאמבודו תרם תרומה גדולה לחברה שלנו, ואני מאמין שהוא יהווה נכס יקר לצוות שלך ".
- גוף המכתב יכול להיות 1-3 פסקאות וצריך לתאר כמה זמן הכרת את העובד, באיזו יכולת עבדת, לתאר ולהדגיש את כישוריו ולהסביר כיצד הוא יתרום למעסיק פוטנציאלי. עליך לספק הוכחות ברורות וסיבות מדוע העובד הוא המועמד הטוב ביותר לתפקיד.
- ניתן גם לתאר את אופיו של העובד בגוף המכתב, אך עליך להקפיד לא לכלול מידע אישי, שאינו חשוד רק כלפי מעסיקים פוטנציאליים, אלא גם בלתי חוקי.
- עליך לסגור את המכתב בפסקה קצרה ותמציתית שבה אתה ממליץ בחום על האדם, ולהציע עזרה אם יש למעסיק הפוטנציאלי שאלות. לדוגמה, "בהתבסס על ניסיוני בעבודה עם אמיר פריאמבודו, הייתי ממליץ עליו לתפקיד מנהל המותג ב- Brand Management, Inc. אם יש לך שאלות או חששות, אנא צור איתי קשר בדוא"ל או בטלפון."
שלב 4. השתמש במילים חיוביות וניתנות לפעולה
בעת ניסוח ולאחר מכן תיקון, הקפד להשתמש בשפה חיובית וניתנת לפעולה בעת תיאור המועמדים. פעולה זו יכולה לסייע למעסיקים פוטנציאליים לקבל מושג על המועמד ויכולה לייצג גם דימוי עצמי חיובי יותר.
- השתמש במילים כמו שיתוף פעולה, שיתוף פעולה ועודד.
- השתמש בשמות עצם כמו שחקן צוות, נכס ואחריות.
- השתמש במתארים כמו אמין, אינטליגנטי, ידידותי ונחוש.
- אתה יכול לחבר את המילים האלה למשפטים כמו "אמיר ואני משתפים פעולה בפרויקט שיווקי והוא נכס חשוב בקבלת כמה לקוחות חדשים. הוא שחקן צוות אחראי וידידותי מאוד וישפיע לטובה על החברה שלך ".
שלב 5. היו כנים ואל תגזימו
אתה רוצה לקדם את המועמד הטוב ביותר האפשרי תוך שמירה על כנות לגבי הכישורים שלו. יש גבול דק בין כנות להגזמה וכדאי להימנע מכך כדי שמעסיקים פוטנציאליים לא יחשדו שהמכתב שלך נכתב בצורה לא ישרה.
אתה לא צריך להגיד שהאדם הוא הטוב או הגדול ביותר, אלא אם כן הוא. במקום זאת, שקול לכתוב משהו כמו "אמיר הוא אחד העובדים האחראים והידידותיים ביותר, ונהניתי לעבוד איתו". כאשר אתה מעריך את הכישורים הטכניים והיכולות של מישהו, אתה יכול לכתוב משהו כמו "אמיר הוא בין 5% המנהלים המובילים איתם עבדתי"
שלב 6. שנה וערוך את אות ההפניה
לאחר השלמת הטיוטה הראשונית של המכתב, בצע שינויים בטקסט לחיזוקו ובחינת תחומים הדורשים פיתוח נוסף. שלב זה מאפשר לך לערוך את האות כדי למצוא טעויות כתיב, פיסוק או דקדוק.
- וודא שהטיוטה המתוקנת כוללת רכיב מבוא ראוי, גוף וסגירה כנה, מכיל אוצר מילים חיובי ונותן את התמונה הטובה ביותר של המועמד.
- שקול לקרוא את המכתב בקול רם כדי לשמוע טעויות ועזור לוודא שהוא נשמע מקצועי.
- וודא שהמידע שאתה מספק במכתב מתאים לעבודה החדשה.
שלב 7. עיצב את המכתב שלך
לפני שליחת מכתב הפניה, עליך להשתמש בפורמט הנכון. שלב זה יכול לעזור להבטיח שמעסיקים פוטנציאליים יתייחסו ברצינות לכתב ההפניה שלך.
- וודא שהמכתב מודפס על נייר עם נייר מכתבים של החברה.
- בשורה הראשונה כתוב את התאריך.
- תחת התאריך, רשום את כתובת המעסיק הפוטנציאלי. הפנה את המכתב לממונה על המועמד או למחלקת משאבי אנוש.
- כלול את כתובת הקשר שלך מתחת למידע על המעסיק הפוטנציאלי.
- לאחר הברכה, הקפד לחתום על האות בדיו שחורה ולהדפיס את שמך מתחת. אתה יכול לכלול את שם התפקיד, הדוא"ל ומספר הטלפון שלך אם תרצה.
שלב 8. בצע שוב בדיקת תווים
לפני שליחת מכתב התייחסות, קרא את הטקסט בפעם האחרונה. שלב זה מבטיח שלא תעשה טעויות או תפספס מידע חשוב.
שיטה 2 מתוך 2: מתן הפניה מילולית
שלב 1. בדוק את מדיניות החברה בנוגע להפניות מילוליות
חלק מהחברות מאפשרות לעובדים לספק מידע בסיסי כגון שנים של שירות. חלקם עשויים לאפשר לך לספק הפניות בכתב. הקפדה על שמירה על מדיניות החברה לגבי הפניות יכולה לעזור לך לספק את הפניות המילוליות הטובות ביותר.
שלב 2. מסכים לבקשות הפניות מילוליות
אם עובד או עמית מבקש ממך לספק הפניה, הקפד לקבל את הבקשה באור חיובי. אם יש לך ניסיון טוב עם העובד, הסכים לבקשתו לספק הפניות למעסיקים פוטנציאליים.
- אל תציע לספק הפניה אם אינך יכול לומר דבר חיובי על העובד. אל תתנו לזה להרוס את הסיכויים שלכם לקבל את התפקיד.
- תן הסכמה לדבר עם מעסיק פוטנציאלי אם עבדת עם האדם זמן מה. ייתכן שתתקשה לענות על שאלות לגבי העובד או להסביר את כישוריו אם אתה מכיר אותו רק מספר חודשים.
- וודא שאתה האדם הנכון לספק הפניה. ייתכן שיהיה עליך לברר עם הבוס או את מדיניות החברה לגבי הפניות.
שלב 3. בקש מידע על העובד לשימוש כחומר עזר
ייתכן שתזדקק גם למידע בסיסי מהעובד בנוגע לתפקיד אליו הוא מבקש ונתונים רלוונטיים אחרים שכדאי שתדע.
- בקשו מידע אודות התפקיד שהמועמד מגיש ורזומה עדכני. יתכן שתצטרך לברר מה לדעתו התרומה שהוא תרם לחברה והפרויקטים עליהם הוא עובד וכיצד הוא יתרום למקום עבודתו החדש.
- עליך לאסוף כל מידע הקשור לעבודת העובד, כגון הערכת ביצועים.
- שקול לקרוא מחדש את ההתכתבות שלך עם העובד כדי להעריך את הרמה המקצועית שלו ואת פעולתו. תוכל גם להשתמש בהערכת ביצועים למטרה זו.
שלב 4. קבע שיחת טלפון
רוב הפניות הטלפוניות ניתנות בטלפון ותצטרכו לקבוע זמן מתאים לשיחה עם המעסיק הפוטנציאלי של המועמד. הקצאת זמן מסוים לשיחות על המועמד יכולה להבטיח שתוכל לספק הפניה מקיפה, מקצועית וחיובית.
- בקש מהמועמד למסור את פרטי הקשר שלך למעסיק הפוטנציאלי או בקש נתונים רלוונטיים למי לפנות בחברה החדשה.
- הקפד לתזמן את השיחה כאשר אתה מרגיש רגוע ואינך ממהר להשתתף בפגישה.
שלב 5. רשמו הערות עבור הפניות לטלפון
לאחר שקבעת את לוח השיחות ואספת את המידע הרלוונטי, רשום הערה קטנה לגבי המועמד. שלב זה יכול לעזור להבטיח שלא תשכח מידע חשוב אודות כישוריו או התנהגותו של המועמד במהלך השיחה.
מכיוון שאינך יודע את השאלות שמעסיק פוטנציאלי עשוי לשאול, הקפד לרשום הערות על היבטים שונים של המועמד כולל כיצד הכרת אותו וכמה זמן, באיזו יכולת עבדת והערכת כישוריו.
שלב 6. ענה על כל השאלות באופן מלא ובכנות
הפניות מילוליות דורשות ממך לעתים קרובות לענות על שאלות שמעסיקים פוטנציאליים שואלים. הכנת פתקים ומענה לשאלות מפורטות וכנות יכולה לסייע למועמדים להשיג את התפקיד.
- הקפד לא להעריך יתר על המידה את כישוריו של האדם. אתה לא צריך להגיד שהוא האדם הכי גדול בעולם ", אבל אתה יכול להגיד באובייקטיביות" הוא אחד הקולגות/העובדים הטובים ביותר שהיו לנו אי פעם ".
- אנא זכור כי כל ספק בתשובתך יעורר את הרושם שאתה לא הגון.
שלב 7. השתמש במילים ובמשפטים חיוביים ומתארים
כאשר אתה עונה על שאלה של מעסיק פוטנציאלי, הקפד להשתמש במילים שגורמות למועמד להיראות אטרקטיבי. פעולה זו תגרום למועמד להיראות עדיף על פני מועמדים אחרים.
- אתה יכול גם להשתמש במגוון פעלים, שמות עצם ותארים כדי לתאר את המועמד. ככל שתיאורך ברור יותר, כך סביר יותר לסייע למעסיקים פוטנציאליים לקבל החלטה מושכלת.
- לדוגמה, אתה יכול לומר דברים כמו "לאמיר פריאמבודו יש את היכולת לפתור בעיות בצורה יצירתית מאוד", או "הוא יכול לתקשר את הרעיונות שלו בצורה ברורה".
- הקפד לספק מידע אודות הכישורים שהמועמד יצטרך בעבודתו החדשה.
שלב 8. הימנע מנושאים אישיים
דבר רק על דברים המתייחסים לביצועים של המועמד, כגון כישורי מנהיגות מעולים או היכולת לפתור קונפליקטים בין עמיתים לעבודה. אל תדבר על החיים האישיים שלך כי זה יגרום לך, ואתה, להיראות פחות מקצועי למעסיקים פוטנציאליים.
- אל תדון בשום דבר אישי כולל דת, מצב משפחתי, גיל או בריאות.
- מסירת מידע אישי עלולה לסכן את סיכוייו של המועמד לקבל עבודה. הדבר עשוי להיות בלתי חוקי, בהתאם לסוג המידע שאתה חושף.
שלב 9. סיים את ההפניה המילולית
השלם את ההפניה המילולית בטלפון לאחר שתענה על כל שאלות המעסיק הפוטנציאלי. אתה יכול לשאול שאלות אם אתה מרגיש שזה הכרחי או אם אתה יכול לספק הסבר נוסף על המועמד. וודא שאתה מודה למעסיק הפוטנציאלי והציע לספק מידע נוסף במידת הצורך.
