מדיניות ונהלים בכתב מתווים את ההנחיות, הכללים, ההתמקדות והעקרונות של הארגון. באופן כללי, מדיניות ונהלים כלולים במדריכים שנוצרו לעובדים. אופן כתיבת המדיניות והנהלים העסקיים תלוי במטרות החברה עצמה.
שלב
חלק 1 מתוך 5: מטרות עסקיות מתארות
שלב 1. ערוך רשימת יעדים
כמנהל או כבעל עסק, אתה מכיר את מטרות החברה. שקול דברים כמו יעדי מכירות, יעדי עובדים וניהול, והעמדה העסקית שאתה מצפה להיות בשנים הקרובות.
- נסה להציב יעדים שהם לא רק ספציפיים, אלא גם ניתנים להשגה ושווה לשאוף אליהם. לדוגמה, הגדר יעדים פיננסיים הנמצאים בהישג יד, וקבע יעדים לביצועי העובדים אותם ניתן להשיג על ידי ביצוע המדיניות והנהלים שתגדיר.
- לאחר שתגדיר את המטרות שלך, וודא שאתה מוכן להתחייב כבעל עסק או כמנהל. הצבת יעדים היא שלב ראשון חשוב בפיתוח מדיניות ונהלים. לאחר מכן, לא פחות חשוב לעמוד בדרישות.
שלב 2. רשום רשימה של עבודות ונהלים
חשוב על האירועים והמשימות היומיומיות בעסק שלך. רשום כל עבודה שחייבים להסתיים כל יום כדי שהעסק יתנהל בצורה חלקה.
שקול את הדברים הבאים: אילו משימות דורשות תיאור או כיוון רשמיים? אילו הליכים חייבים להתבצע באופן עקבי באותו אופן? במקום להתמקד בעבודה ידנית שאינה דורשת הרבה הדרכה, התמקד במשימות גדולות יותר
שלב 3. ציין בעיות ופתרונות אפשריים
מדיניות נקבעת על מנת להבטיח שהכל יתנהל בצורה חלקה ושיש לעובדים ולמנהלים סטנדרטים של ביצועים. חשוב על הבעיות שעלולות לצוץ בהיעדר מדיניות. כך תוכל לחשוב על המדיניות הדרושה לך.
כשחושבים על בעיה פוטנציאלית, חפשו סקירה מהירה כיצד לפתור או לתקן את הבעיה. חשוב על נושאים סביב הפעילות העסקית השוטפת, כגון כספים, אינטראקציות בין עובדים ללקוחות והתנהגות עובדים וגישות
חלק 2 מתוך 5: כתיבת מדיניות עסקית
שלב 1. רשום את קטגוריות הפוליסה
לאחר בחינת הנושאים האפשריים השונים שצריך לפתור בעזרת המדיניות, חשבו על הקטגוריות של כל אחת מהן. לדוגמה, השתמש בקטגוריות כגון בטיחות, תזמון, התנהגות, שכר, הטבות, חופשה או חופשה ואפליה.
מאוחר יותר בעת חיבור המדריך, המדיניות שכבר מופרדת לקטגוריות תעזור לך לארגן את המדריך ואת הסעיפים שלו. קטגוריות גם עוזרות לך להחליט מה הכי חשוב ויכולות לפרק אותן בפירוט רב יותר
שלב 2. השתמש בפורמט המתאר לפירוט המדיניות השונות תחת כל קטגוריה
התבנית מאפשרת לך להתעמק בהיבטים של כל מדיניות או קטגוריה, ולהוסיף מונחים ומפרטים ככל שאתה הולך. השתמש במספרים למיון כל קטע או קטגוריה.
התחל עם מתווה קצר. לאחר מכן, לאחר שתכתוב את כל הרעיונות הראשוניים, תוכל לחזור למתאר ולהוסיף או להרחיב תוך כדי שינוי
שלב 3. חשוב על השלכות מתאימות להפרות מדיניות
המדיניות מאפשרת לעסקים לתפקד כראוי, ומשמשת גם כסטנדרטים שעובדים וההנהלה חייבים לעמוד בהם. המדיניות משמשת גם כמסמכים כתובים המתארים כיצד לטפל בנושאי מדיניות או הפרות. הדבר חשוב במיוחד כאשר ואם יש צורך בפעולה לפתרון הבעיה.
כאשר היא נכתבת במסמכים רשמיים, פוליסות יכולות לכסות את הזכויות והחובות המשפטיות של העובדים והחברה. המדיניות כוללת מידע על זכויות תעסוקה לאנשים עם מוגבלות, מסים ואיסורים על אפליה והטרדה במקום העבודה. הקפד להזין את המידע בהתאם לחוק החל
שלב 4. קבע מדיניות ברורה בנושא פיטורים
אם עליך לפטר עובד בגין הפרת מדיניות, מדיניות כתובה זו תשמש ראיה אם העובד סבור שהוא פוטר שלא בצדק. הקפד להקדיש חלק לדיון בכללי הפיטורים.
כמו כן, עליך ליצור מדיניות גיוס עובדים. לדוגמא, בדיקות רקע לפני שכירת מועמד, או תקופת ניסיון לאחר גיוס עובד ולפני שהוא הופך לעובד קבוע. הקפד ליצור ולתאר מונחים ברורים
שלב 5. השתמש בשפה פעילה ברורה
כתוב את כל הפוליסות בצורה ברורה באופן שלא יתפרשו בצורה לא נכונה או לא מובנות. אם יש פרשנות אחרת, שקול לכתוב אותה בשפה אחרת.
לדוגמה, אל תכתוב, "ניתן להעניק חופשת מחלה נוספת בנסיבות מסוימות". במקום זאת כתוב "חופשת מחלה נוספת מאושרת רק באישור מפורש של המנהל התורן"
חלק 3 מתוך 5: נהלי כתיבה
שלב 1. קבע אילו עבודות דורשות הליכים מפורטים
לא כל עבודות או תקריות דורשות הוראות מפורטות. תן עדיפות למשימות או הליכים שצריך לבצע בעקביות, כגון שכר עבודה או תזמון.
בעת ההחלטה אילו הליכים דורשים פירוט, שקול את השאלות הבאות: האם ההליך היה ממושך או מסובך? מהן ההשלכות אם ישנה טעות ביישום? האם בוצעו שינויים חשובים אחרונים? האם הליך זה דורש מסמכים חשובים או נרחבים? האם העובדים בדרך כלל מבולבלים מההליך?
שלב 2. אסוף את המידע הדרוש לכל הליך
לפני שתפרט את ההליך, עליך להכיר את כל השלבים והיבטים שלהם. שקול שאלות של עובדים שעלו, וכל בעיה שאולי נתקלת בה.
גם אם יש ברשותך את כל המידע, עדיין יהיה עליך לדבוק ביסודות ההליך עצמו. חשוב מה הקוראים או העובדים צריכים להבין ולבצע את ההליך
שלב 3. השתמש בכל המידע כדי לכתוב הליך ברור
השתמש בשפה הפעילה. נסה להימנע ממילים ארוכות ומיותרות. הקפד לא להשתמש בשפה קשה להבנה, כולל ז'רגון שאולי העובדים אינם מכירים.
לדוגמה, במקום לכתוב, "יש לאחסן בתיקיה הכספית קבלות שכר קרועות של עובדים", השתמש בשפה הבאה, "שמירה על קבלות שכר קרועות בתיק הכספי"
חלק 4 מתוך 5: הבנת חוקיות
שלב 1. הזן סעיף בנושא המדיניות נגד אפליה
כל בעלי העסקים חייבים לציית למדיניות האפליה שנקבעה על ידי הממשלה. הקפד לכלול מידע אודות המדיניות יחד עם הציפיות שכל העובדים עומדים בה.
מידע על שוויון הזדמנויות תעסוקה צריך לכלול גם בפוליסה, כמו גם את חוק הזכות לעבוד לאנשים עם מוגבלות ואת המדיניות בנושא הטרדה
שלב 2. ודא שהמדיניות שלך חוקית
עליך לוודא שכל הפוליסות שנקבעו הוגנות ובהתאם לחוק. ישנם משאבים רבים שבהם תוכל להשתמש כדי לברר אם המדיניות שלך תואמת את החוק החל.
תוכל גם לבקש מיועץ משפטי ללמוד את המדיניות שניסחת לפני החלתם על עובדים. כבעל עסק, יש לך יועץ משפטי שתוכל להתייעץ בו באופן קבוע מאוד מועיל
שלב 3. בקש מהעובדים לחתום על טיוטת מדיניות ונהלים
יש לבקש מעובדים חדשים להסכים ולחתום על מסמכי המדיניות והנוהל, ולספק להם עותק לעיון. בנוסף, כל השינויים חייבים להיות חתומים מחדש על ידי כל העובדים. זאת על מנת להבטיח שכולם יהיו כפופים למדיניות אם יהיו צעדים משפטיים שצריך לנקוט על ידי שני הצדדים בעתיד.
קטינים אינם יכולים לערוך חוזים כחוק. אם אתה שוכר עובדים מתחת לגיל 18, ודא שיש להם אישור בכתב מאת אפוטרופוס לכריתת חוזה מכיוון שההורה או האפוטרופוס יכולים לבטל את החוזה כחוק
חלק 5 מתוך 5: עריכת המדריך
שלב 1. מסדרים את המידע בסדר הגיוני
התחל עם הנקודות הגדולות יותר, ולאחר מכן בצע עם הנקודות הקטנות יותר. לדוגמה, במקום להתחיל בקטגוריית הפיצויים, התחל את המדריך עם תהליך גיוס או קטגוריית זכאות.
- שקול לפתוח מדריך עם תיאור של מטרות החברה כפי שתיארת קודם. כתוב פסקה או שתיים ברורות ומאוחדות המסכמות את המדריך, מה העובדים יכולים לצפות מהחברה, ולמה החברה מצפה מהעובדים.
- השתמש במתאר ליצירת קטגוריות משנה במדריך. ערוך תוכן עניינים כשתסיים כך שקל למצוא כל פיסת מידע.
שלב 2. השתמש בתמונה, תרשים או תרשים
יש אנשים שהם יותר ויזואליים ולכן התרשימים, התרשימים או התמונות במדריך יכולים לעזור לסוגים שונים של עובדים להבין מושגים. תמונות יכולות לפשט נהלים ומדיניות.
לדוגמה, תוכל ליצור תרשים או טבלה המפרטת כותרות שונות ותפקידן. תוכל גם להשתמש בטבלת שאלות ותשובות שהעובדים יכולים להשתמש בהן כהתייחסות במידת הצורך
שלב 3. ספק מדריכים לכל העובדים לגישה נוחה
באופן אידיאלי, עובדים חדשים מקבלים עותק של המדריך בעת שכירתם, ועובדים ותיקים מקבלים עותק חדש כאשר ישנה עדכון. שקול שכל העובדים יחתמו על חוזה שיציין שהם מבינים את כל הנקודות המתוארות במדריך, ומסכימים לכך.
