רוב ההורים צריכים ליצור קשר עם המורה של ילדם לפחות פעם בשנה בלימודים מסיבות שונות, החל מבקשת חופשה בגלל מחלה, או אפילו דיון בבעיות של ילד. רוב המורים משתמשים בדוא"ל, מה שהופך את תהליך ההתכתבות לקל ומהיר יותר, אך ניתן גם לכתוב מכתבים או הערות. בעזרת המכתב או הדוא"ל הנכונים תוכל ליצור תקשורת פתוחה וחזקה עם המורה של ילדך.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: שליחת מייל
שלב 1. דע מתי לשלוח דוא"ל
ישנן מספר סיבות לכך שתרצה ליצור קשר עם המורה של ילדך, החל מהקדמות ועד דיון בעניינים חמורים יותר. להלן כמה סיבות נפוצות לפנות למורה של ילדך:
- הציגו את עצמכם כאשר אתם עוברים דירה, או כאשר ילדכם מתחיל ללמוד בבית ספר חדש.
- דון בבעיה.
- שאל את עבודתו או התקדמותו של הילד.
- בקשו להיפגש.
- יידע את המורה על בעיה מיוחדת, כגון צרכים מיוחדים של ילד או בעיות משפחתיות.
- בקשו אישור כאשר הילד נעדר בגלל מחלה או צרכים אחרים.
שלב 2. אסוף את המידע הדרוש לך בכדי לכתוב מייל מלא ומקצועי למורה
מידע מלא יהפוך את התקשורת ליעילה יותר, ויראה שאתה מכבד את המורה ומתייחס ברצינות לסוגיות הנדונות.
- שאל את ילדך את שם המורה, או חפש את שם המורה באתר בית הספר.
- הכינו עותקים של המסמכים הדרושים, כגון אבחון הרופא ומסמכי השמת ילדים אם לילדכם יש צרכים מיוחדים.
שלב 3. צור טיוטה ראשונה של הדוא"ל באמצעות המידע שאספת
טיוטות מאפשרות לך לתאר את הבעיה שלך במלואה. כשתסיים, קרא שוב את הטיוטה ולאחר מכן ערוך אותה במידת הצורך.
- הימנע מלכתוב את כתובת הדוא"ל שלך בשדה "אל", כך שלא תשלח בטעות טיוטת דוא"ל.
- שמור על הטיוטה קצרה ותמציתית ככל האפשר.
- כתוב מיילים בנימה אישית, מנומסת ומקצועית.
- הצג את עצמך. ציין את שם ילדך והסבר מדוע כתבת את המייל. למשל, "גברת יסמין היקרה, שמי רוז, ואני ההורה של אופין ואיפין. אני כותב את המכתב הזה כי אני מבין שאופין מתקשה לעקוב אחר המתמטיקה".
- הפוך את הליבה של המייל ל 1-3 פסקאות ארוכות, וציינה את הבעיה שברצונך לפתור. ייתכן שתרצה גם לשאול דרכים לתמוך בילד שלך באופן בונה.
- סגור את המייל על ידי אמירת תודה, וכלול את פרטי יצירת הקשר שלך להתייעצות נוספת. לדוגמה, "תודה על תשומת הלב. המורה יכול ליצור איתי קשר באמצעות דוא"ל או +628123456789. אני מקווה שניתן לפתור את הבעיה של Upin בקרוב בעזרתך."
שלב 4. הפוך את הדוא"ל בנימה חיובית
בעת כתיבת טיוטה, שמור על הטון של המייל שלך חיובי ככל האפשר. אתה עלול להתעצבן במהירות כאשר אתה מתמודד עם בעיות הילד שלך, אך שמירה על נימה חיובית ויוזמת במיילים יכולה לפתוח דיאלוג פתוח ופרודוקטיבי עם המורה של ילדך.
- הימנע משימוש בשפה מאשימה אצל המורה של ילדך.
- השתמש במילים כמו "קבל את זה", "שתף פעולה" ו"דבר ".
- השתמש במתארים כמו "חיובי" ו"יוזם ".
- חבר את המילים במשפטים כגון "לדברי אופין, הוא מתקשה ללמוד מתמטיקה. אנו רוצים לדעת כיצד לשנות זאת, וכיצד אנו יכולים לסייע למורה לשפר את יכולותיו של אופין".
שלב 5. היו כנים בעת כתיבת מיילים
ילדים הם יצורים כנים, והשקרים שבמכתב שלך עשויים לצאת מלשונו של ילדך. כתוב את המייל בכנות רבה ככל האפשר, אך שמור על נימה מקצועית להודעת הדוא ל.
לך ישר ללב העניין. למשל, "אני חייב לעבוד במוזיאון, ואני רוצה לקחת את הבן שלי ללמוד. האם יש שיעורי בית שהוא צריך לסיים לפני שהוא חוזר לבית הספר ביום שישי?"
שלב 6. קרא מחדש וערוך את הדוא"ל שלך
לאחר שכתבת טיוטה גסה של הדוא"ל, חשוב על התוכן והטון של הודעת הדוא"ל ולאחר מכן ערוך את הודעת הדוא"ל במידת הצורך. עריכת דוא"ל מאפשרת לך להוסיף או להסיר את גוף המייל, כמו גם למצוא טעויות כתיב, פיסוק ודקדוק.
- וודא שהדוא"ל המתוקן כולל ברכה כנה ויוזמת, גוף מכתב וסגירה.
- קרא את המכתב בקול רם, כדי לסייע באיתור שגיאות או ביטויים שעשויים להישמע מאשימים.
- שקול להיעזר בבן זוג, חבר או מומחה לחינוך כדי לקרוא את מכתבך. האדם שאתה מבקש עזרה עשוי להציע להפוך את המכתב שלך לחזק יותר או מקצועי יותר.
שלב 7. לאחר עריכת הטיוטה, כתוב הודעת סיום וברכה ידידותית ומקצועית, כך שהמורה של ילדך תהיה קשובה יותר למכתב
מסרים סגורים וברכות ידידותיות גם סוללים את הדרך לתגובה בונה.
- כתוב ברכות עם כינוי המורה של ילדך. לדוגמה, "יסמין גבירתי", ואחריו פסיק.
- הימנע משימוש בשם הפרטי של המורה, אלא אם המורה כבר נפגש ומציע לקרוא לו בשמו הפרטי.
- סגור עם "ברכות", ואחריו פסיק. ייתכן שתרצה לכתוב "אנו מקווים שהמכתב הזה יעורר את תשומת ליבך גבירתי, תודה לך", כדי לצפות לתשובה מהמורה של ילדך.
- ציין את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך.
שלב 8. צרף תיעוד מתאים, בהתאם לדוא"ל שלך, לצורך הפניה למורה של ילדך
הפניות יעזרו למורה של ילדך להבין את הבעיה שלך.
הכינו קובץ הפניה בפורמט קל לפתיחה
שלב 9. רשום את כתובת הדוא"ל של המורה לשלוח אליה
בדוק את אתר בית הספר של ילדך כדי לוודא שכתובת הדוא ל נכונה.
- שלח בדוא"ל בעלי עניין אחרים, כגון בני זוג או מורים מורשים אחרים.
- שקול לכלול את עצמך ב- BCC כדי לוודא שהאימייל יימסר.
שלב 10. ערוך את הטיוטה הסופית של הדוא"ל על ידי קריאת הטיוטה עוד פעם אחת לפני השליחה
העריכה תימנע מלשכוח מידע מסוים או טעויות בדוא ל.
שלב 11. תן למורה לילדך זמן להגיב
מורים הם יצורים עסוקים, כך שלא תמיד הם יכולים להשיב או לשים לב להודעות האימייל שלכם מיד. המתן זמן מה לפני שתחזור אל המורה.
- כתוב את התאריך אם אתה צריך תגובה מהירה.
- שלח שוב את המכתב או הדוא"ל אם לא קיבלת תשובה לדוא"ל שלך לאחר שבוע.
שיטה 2 מתוך 2: שליחת מכתבים כתובים
שלב 1. דע מתי לשלוח מכתב בכתב
מכתבים כתובים הם אישיים יותר מאשר הודעות דוא ל, ויש צורך במקרים מסוימים. ייתכן שתרצה לשלוח מכתב בכתב כאשר:
- להגיד תודה.
- הציגו את עצמכם בקצרה.
- בקש אישור כאשר ילדך חולה או אינו מסוגל ללמוד בבית הספר.
שלב 2. כתוב את המכתב בצורה הכי מסודרת שאפשר למורה של ילדך לקרוא
ודא שכתב היד שלך קל לקריאה.
- אם הכתיבה שלך גרועה, כתוב לאט, כך שהכתיבה שלך תהיה ברורה יותר.
- הימנע מכתיבה עם עפרונות או עטים המתפוגגים בקלות. רצוי להשתמש בעט כדורי.
- שקול לשרטט במחשב ולאחר מכן לכתוב את מכתבך ביד. טיוטות מאפשרות לך לחשוב על מה שאתה רוצה לכתוב בצורה ברורה יותר.
- אם תרצה, כתוב את האות במחשב, הדפס אותה ולאחר מכן חתום על המכתב.
שלב 3. כתוב את מכתבך
אם תבחר לכתוב את המכתב באופן ידני, בצע את אותו תהליך כמו כתיבת המייל בשלב הקודם. עם זאת, אם הדבר שאתה רוצה לדבר עליו אינו רציני מדי, כמו פתק תודה, אינך צריך לכתוב טיוטה מספר פעמים.
- השתמש בכלי כתיבה טובים אם יש לך. אבל אם לא, השתמש בנייר נקי ולא מקומט.
- כתוב את התאריך על המכתב.
- כתוב ברכה מתחת לתאריך, למשל "מיס יסמין", ואחריו פסיק.
- השתמש באותם רכיבים כמו רכיבי הדוא"ל בשלב הקודם, וודא שהמכתב שלך קצר ותמציתי. לדוגמה, "מיס יסמין, אני רוז, הורה לאופין ואיפין. תודה שעזרת לאופין להבין מתמטיקה. אחרי הלימודים היא שואלת לא פעם את גברת יסמין על שאלות שהיא לא מבינה. אם יש משהו שאני יכול לעזור לו. Upin מבין טוב יותר. אנא הודע לי. תודה. רוז."
- חתום על המכתב שלך, ולאחר מכן כתוב את שמך במידת הצורך.
שלב 4. בדוק את מכתבך לפני שליחתו כדי למנוע טעויות, מידע חסר או דיו דהוי וחלקים בלתי קריאים
כתוב מחדש את המכתב אם אתה מוצא שגיאה קטלנית
שלב 5. שלח את המכתב
אתה יכול לשלוח מכתב בכמה אופנים, בהתאם לפורמליות של המכתב או לדחיפות, למשל:
- באמצעות הדואר. הקפד לציין את שם המורה על המכתב, וכלול את כתובת בית הספר במכתבך.
- נשלח בעצמי. שלח מכתב משלך לבית הספר. צוות בית הספר ימסור אותו למורה של ילדכם.
- דרך הילד שלך. אתה יכול גם להשאיר מכתב לילדך, אך הוא עשוי לשכוח לתת אותו. אם תרצה, תוכל להכניס את המכתב במדי בית הספר של ילדך.
