ל- Microsoft Excel תכונות שונות ואחת מהן מייצרת דוחות באופן אוטומטי. אתה יכול ליצור גיליונות אלקטרוניים אינטראקטיביים כדי לפשט את תהליך הזנת הנתונים עבור אחרים בחוברת העבודה, תוך הפקת דוחות אוטומטיים. שתי התכונות הללו דורשות ידע מספיק ב- Visual Basic. השלבים לביצוע שתי המשימות מתוארים להלן.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: יצירת גיליון אלקטרוני אינטראקטיבי
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 1 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 1](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-1-j.webp)
שלב 1. קבע את פריסת הגיליון האלקטרוני
פריסת הגיליון האלקטרוני חייבת להיעשות כך שאחרים יוכלו למצוא את השדות הדרושים להכנסת נתונים.
ניתן לפרוס פריסות גיליון אלקטרוני אופקית או אנכית. לרוב המשתמשים קל יותר לעבוד עם פריסה אנכית, במיוחד אם הגיליון האלקטרוני יודפס
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 2 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 2](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-2-j.webp)
שלב 2. צור תוויות טקסט עבור הגיליון האלקטרוני
כתוב תווית בראש כל עמודה, ומשמאל לכל תא בעמודה שבה אתה מתכוון להשתמש כערך נתונים.
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 3 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 3](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-3-j.webp)
שלב 3. הקש alt="Image" ו- F11 מקשים יחד
שילוב מקשים זה יפתח את עורך Microsoft Visual Basic.
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 4 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 4](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-4-j.webp)
שלב 4. לחץ פעמיים על "חוברת עבודה זו" בחלונית "פרוייקט- VBA פרוייקט" בפינה הימנית העליונה
חלון לכתיבת קוד יופיע בחלק הראשי של העורך.
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 5 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 5](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-5-j.webp)
שלב 5. בחר "נוהל" מתפריט הוספה
תיבת הדו -שיח הוספת נוהל תופיע.
![הפוך דוחות לאוטומטי ב- Excel שלב 6 הפוך דוחות לאוטומטי ב- Excel שלב 6](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-6-j.webp)
שלב 6. הזן את שם ההליך בשדה שם
הזן שם משמעותי להליך, כגון "סכום הוצאות" אם הגיליון האלקטרוני ישמש לדיווח על הוצאות נסיעה. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו -שיח.
- שמות ההליכים אינם יכולים להכיל רווחים, אך הם יכולים להשתמש בקו תחתון (_) כדי להחליף רווחים.
- לאחר סגירת תיבת הדו -שיח הוספת נוהל, תופיע שורה שכותרתה "תת ציבורי" ואחריה שם ההליך. מתחת לקו זה נמצא רווח והמילים "קצה תת".
![הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 7 הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 7](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-7-j.webp)
שלב 7. הזן את הקוד עבור כל שדה קלט בגיליון האלקטרוני
תכתוב שתי שורות קוד לכל ערך.
- שורת הקוד הראשונה היא בצורה של "טווח (" שם התא "). בחר", "שם התא" מייצג את התא שבו הזנת הקלט. מלא את שם התא הנמצא מימין לתווית הטקסט. אם תווית הטקסט נמצאת בתא A2, השדה עבור הקלט הוא תא B2 (טווח ("B2"). בחר). המרכאות לפני ואחרי שם התא עדיין נכתבות בשלב זה, אך אינן כלולות עוד בהצהרת הקוד המלאה.
- הקוד בשורה השנייה הוא "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" מייצג את הטקסט שיופיע כדי להודיע למשתמש על סוג הנתונים שייכנס לתא הקלט. לדוגמה, אם תא הקלט יתמלא בהוצאות מזון, החלף את "InputPrompt" ב- "הזן את סך ההוצאות לארוחות, כולל טיפים". (מרכאות הטקסט להוראת הקלט עדיין כלולות, בעוד שאין צורך לכתוב את מרכאות לפני הפקודה ואחריה.)
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 8 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 8](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-8-j.webp)
שלב 8. הזן את הקוד עבור כל שדה חישוב
שוב שתי השורות שהיו בשימוש זהות לקודם, אך הפעם ActiveCell. Value הוא חישוב של פונקציה מספרית, למשל SUM, כאשר הפונקציה InputBox משמשת להצגת הוראות קלט.
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 9 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 9](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-9-j.webp)
שלב 9. הוסף שורת קוד לשמירת הגיליון האלקטרוני האינטראקטיבי שלך
הפורמט הוא "ActiveWorkbook. SaveAs שם קובץ: =" שם שם.קסלס "." שם קובץ "הוא שם הגיליון האלקטרוני האינטראקטיבי. (מרכאות לפני ואחרי" Filename.xls "נותרו כתובים, בעוד שהמרכאות לכל הפקודות הן לא דרוש.)
אם אתה משתמש ב- Microsoft Excel גירסה 2007 ואילך, השתמש ב- ".xlsx" במקום ".xls". עם זאת, אם יש משתמשי גיליון אלקטרוני עם גרסת Excel 2003 ומטה, הם לא יוכלו להשתמש בגיליון האלקטרוני ללא תוסף קורא
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 10 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 10](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-10-j.webp)
שלב 10. הקש alt="Image" ו- Q במקביל
עורך Visual Basic ייסגר.
![הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 11 הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 11](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-11-j.webp)
שלב 11. הקש בו זמנית על מקשי alt="תמונה" ו- F8
תיבת הדו -שיח מאקרו תופיע.
![הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 12 הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 12](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-12-j.webp)
שלב 12. לחץ על שם ההליך ברשימת המאקרו
אם ההליך שנוצר הוא היחיד ברשימה, הוא ייבחר באופן אוטומטי.
![הפוך דוחות לאוטומט ב- Excel שלב 13 הפוך דוחות לאוטומט ב- Excel שלב 13](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-13-j.webp)
שלב 13. לחץ על הלחצן אפשרויות
תתבקש להזין תו מקלדת שישמש כקיצור דרך באמצעות מקש Ctrl. בחר אות משמעותית שלא שימשה כדמות קיצור, כגון "e" עבור "ערך".
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 14 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 14](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-14-j.webp)
שלב 14. לחץ על "אישור" כדי לסגור את תיבת הדו -שיח אפשרויות מאקרו
כעת תוכל להפיץ גיליונות אלקטרוניים אינטראקטיביים למשתמשים. לאחר פתיחתו, המשתמש יכול להשתמש במקשי הקיצור כדי לערוך ערכים ולפעול לפי ההנחיות שיצרת כדי למלא את הנתונים.
שיטה 2 מתוך 2: הפקת דוחות אוטומטית
![הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 15 הפוך דוחות לאוטומטיים ב- Excel שלב 15](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-15-j.webp)
שלב 1. צור דוח ב- PivotTable
PivotTables נועדו לסכם נתונים כך שתוכל להשוות מספרים ולזהות מגמות. PivotTable חייב להתייחס לנתונים שנמצאים באחד ממעבדי הנתונים או מיובאים ממאגר נתונים ספציפי.
![הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 16 הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 16](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-16-j.webp)
שלב 2. כתוב סקריפט Visual Basic לפתיחה וסגירה של הדוח
התסריט אמור להיות מסוגל לבצע את הפונקציות השונות המפורטות להלן. כל פונקציה תתואר ואחריה הקוד שניתן בסוגריים לצורך יישומה. בעת כתיבת קוד בפועל, כתוב אותו בבלוק יחיד, החלף את השם בדוגמה בשלך, ואל תכלול סוגריים בתחילת ובסוף מדגם הקוד.
- פתח את הגיליון האלקטרוני במצב קריאה בלבד. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- טען מחדש את הנתונים ושמור את הדוח, בדוגמה זו הוא נשמר כקובץ PDF עם כיתוב התאריך. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &"-"& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Right ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] אם פורמט מסמך הפלט שונה, החלף את פורמט ".pdf" ב את הסיומת הנכונה כרצונך.
- סגור את הגיליון האלקטרוני מבלי לשמור אותו ולאחר מכן סגור את Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- השתמש ".xlsx" במקום ".xls" בסוף הגיליון האלקטרוני אם הגיליון האלקטרוני נשמר ב- Excel 2007 ובתבנית מבוססת XML מאוחרת יותר.
![אוטומציה של דוחות ב- Excel שלב 17 אוטומציה של דוחות ב- Excel שלב 17](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-17-j.webp)
שלב 3. כתוב סקריפט אצווה להפעלת הסקריפט Visual Basic
מטרת כתיבת התסריט היא כך שסקריפטים של Visual Basic יוכלו לפעול באופן אוטומטי. ללא סקריפט אצווה, יש להפעיל סקריפטים של VB באופן ידני.
התסריט כתוב בפורמט הבא, ומוחלף בשם התיקיה שלך ושם הקובץ לשם בשם בדוגמה זו: [cscript /nologo / fileloc / script.vbs]
![הפוך דוחות אוטומטיים ב- Excel שלב 18 הפוך דוחות אוטומטיים ב- Excel שלב 18](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-18-j.webp)
שלב 4. כתוב סקריפט אצווה כדי לוודא שקובץ הפלט קיים כפי שנוצר
התסריט שלך צריך לבצע את הפונקציות שלהלן. אחרי כל פונקציה יופיע הקוד שניתן בסוגריים לצורך יישומה. בעת כתיבת קוד בפועל, כתוב אותו בבלוק יחיד, החלף את השם בדוגמה בשם הדרוש לך, ואל תכלול סוגריים בתחילת ובקוד הקוד לדוגמה.
- בדוק אם יש קובץ פלט. [For /f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date /t') do set rreport = reportname _ %% c-%% a-%% b.pdf)] אם תבנית קובץ הפלט אינו PDF, החלף את ".pdf" בסיומת המתאימה.
- אם קיים קובץ הפלט/הדוח, שלח אותו כמייל לאדם הזקוק לו. [אם קיים / pdfloc \%rreport%(sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u דוח מתוזמן -m דוח %% דו"ח%מצורף. -א / pdfloc \%rreport%-s שרת שלך: port -xu שם משתמש -סיסמה xp)]
- אם קובץ הפלט/הדוח אינו קיים במיקום שצוין, צור הליך כך שיוכל לשלוח לך הודעה שהמסירה נכשלה. [אחרת (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u הדוח לא הופעל -m הקובץ % rreport % אינו קיים ב- / pdfloc / -s שרת שלך: port -xu שם משתמש -סיסמא xp)]
![הפוך דוחות לאוטומטי ב- Excel שלב 19 הפוך דוחות לאוטומטי ב- Excel שלב 19](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-19-j.webp)
שלב 5. ודא שהתיקייה "שולחן עבודה" נמצאת במחשב
עליך לאמת את קיומה של תיקיית שולחן העבודה עבור מערכות 32 סיביות ו- 64 סיביות כאחד. אחרת, Excel והגיליון האלקטרוני חייבים להיפתח ידנית.
- מיקום מערכת 32 סיביות: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- מיקום מערכת 64 סיביות: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
![הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 20 הפוך דיווחים לאוטומטיים ב- Excel שלב 20](https://i.how-what-advice.com/images/009/image-25061-20-j.webp)
שלב 6. תזמן משימות להפעלת סקריפטים לפי הצורך
סקריפטים של אצווה חייבים להתבצע ברצף ורציפות, גם אם איש אינו משתמש במחשב. יש להגדיר את ההרשאות להגדרה הגבוהה ביותר האפשרית.