קל יותר להשיג, לארגן ולערוך מידע בעזרת טפסים. טפסים שימושיים במיוחד אם אתה צריך להזין נתונים רבים מרשימה או לקבל תוצאות סקר. לכל טופס מספר שדות (תיבות להזנת נתונים). לטפסים יכולים להיות סוגי שדות שונים, פשוטים ומורכבים כאחד. שדות פשוטים מאפשרים לך להקליד את הנתונים הרצויים. שדות מורכבים יכולים להיות "תיבת רשימה" המאפשרת לך לבחור מתוך מספר אפשרויות ברשימה, ו"לחצן ספין "המאפשר לך לבחור את הערכים שברצונך להזין. מאמר זה עוזר לך ליצור טפסים באמצעות Excel או Google Forms, שהם מרכיבים של Google Docs (תוכנית עיבוד התמלילים המקוונת של Google באינטרנט).
שלב
שיטה 1 מתוך 3: יצירת טופס הזנת נתונים באמצעות Excel
שלב 1. קבע אם טופס הזנת הנתונים המתאים ביותר לצרכיך
טפסי הזנת נתונים משמשים כאשר אתה זקוק לטפסים פשוטים של תיבת טקסט שלכל אחד מהם יש כותרת בצורת תווית. טופס הזנת הנתונים מאפשר לך להציג ולהזין נתונים בקלות ללא צורך להחליף שדות, במיוחד כאשר לא ניתן להציג את כל השדות על מסך הצג. לדוגמה, אולי רשימת פרטי הקשר והזמנות הלקוח שלך עולה על 10 עמודות. יהיה קל יותר אם תזין את שמך, כתובתך, מספר הטלפון, דוא ל, תאריך ההזמנה, סוג ההזמנה וכן הלאה עם טופס הזנת הנתונים במקום להזין כל מידע לשדותיו.
שלב 2. הוסף את הכותרת המשמשת בטופס הזנת הנתונים
הזן כותרת בראש כל עמודה שבה ברצונך להשתמש בטופס הזנת הנתונים. Excel משתמש בכותרות אלה ליצירת שדות בטפסי הזנת נתונים.
- לדוגמה, אם אתה מציין את הכותרות "שם, כתובת, מספר טלפון, דוא"ל, תאריך הזמנה וסוג הזמנה" בעמודות המתאימות משמאל לימין בגליון העבודה, כותרות אלה יופיעו בתיבת הדו -שיח (נתוני טופס הזנה)) לפי הסדר מלמעלה למטה.
- לפני שתמשיך לתהליך הבא, בדוק אם יש כפתור טופס בתווית הנתונים. אחרת, הוסף לחצן טופס לסרגל הכלים לגישה מהירה. לחץ על התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה ובחר באפשרות פקודות נוספות. שנה פקודות פופולריות לכל הפקודות, גלול לתחתית הרשימה ולחץ על טופס. לאחר מכן, לחץ על הלחצן הוסף ולאחר מכן על הלחצן אישור.
שלב 3. פתח את טופס הזנת הנתונים כדי להתחיל להזין נתונים
לחץ על כל התאים מתחת לכותרות ועבור לתווית הנתונים. אתר ולחץ על הלחצן טופס. Excel תציג תיבת דו -שיח המציגה כל כותרת עמודה שהוזנה בעבר בגליון העבודה בצורה של רשימת שדות אנכית. תיבת הדו -שיח פועלת כטופס הזנת נתונים.
- הלחצן טופס נמצא בתווית סרגל הכלים של נתונים או גישה מהירה.
- אם שמת את גליון העבודה שאתה עובד עליו, תיבת הדו -שיח (טופס הזנת נתונים) תהיה כותרת. הטקסט בכותרת יהיה זהה לשם נייר העבודה. אם אין לדף העבודה שם, בכותרת תיבת הדו -שיח (טופס הזנת נתונים) תהיה המילה 'גיליון' ואחריה מספר גליון העבודה.
שלב 4. הזן את הנתונים עבור השורה החדשה
השתמש במקש TAB כדי לעבור לשדה הבא בטופס הזנת הנתונים. לחץ על לחצן RETURN לאחר הזנת נתונים לכל שדה בטופס הזנת הנתונים. הנתונים שהוזנו יתווספו כשורה הבאה ברשימה בגליון העבודה שלך.
שלב 5. לחץ על הלחצן סגור בתיבת הדו -שיח (טופס הזנת נתונים) כדי לסיים את הזנת הנתונים
Excel יסגור את טופס הזנת הנתונים. אינך צריך ללחוץ על כפתור RETURN בשורה האחרונה.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת טופס באמצעות Google Docs
שלב 1. בקר ב- docs.google.com/forms
Google Forms שימושי מאוד לתכנון אירועים, יצירת סקרים או איסוף מידע במהירות ובקלות. היכנס לחשבון Gmail שלך לפני שתמשיך, אם עדיין לא עשית זאת.
אתה יכול לשתף את הטופס עם אחרים כדי שימלאו את הטופס באופן מקוון וניתן לאסוף את כל התגובות בגליון עבודה
שלב 2. לחץ על סמל הפלוס (+)
Google Forms יפתח טופס חדש. בראש הטופס יש שתי תוויות עיקריות: שאלות ותגובות.
שלב 3. הוסף שאלות לטופס שלך
עליך לרשום כל שאלה ולציין את סוג התשובה שאתה רוצה. אם זו הפעם הראשונה שאתה יוצר טופס, נצל את הלחצן Take Tour כדי להכיר את כל האפשרויות הזמינות. ניתן להזין 9 סוגים שונים של שאלות בטופס.
- להשתמש תשובה קצרה (תשובה קצרה) אם התשובה הרצויה מורכבת ממילה אחת או שתיים בלבד
- להשתמש פסקה (פסקה) אם התשובה הרצויה היא משפט אחד או יותר. לדוגמה, שאלתך יכולה להיות "מה היתרונות של פעילות גופנית סדירה?"
- להשתמש בחירה מרובה (בחירה מרובה) אם אתה רוצה תשובה אחת מכמה אפשרויות נתונות. לדוגמה, "מאיזה ענף ספורט אתה הכי אוהב?" ספק רשימת ענפי ספורט לבחירה. כל אפשרות ברשימה תופיע לצד כפתור עגול קטן בטופס
- להשתמש תיבות סימון (תיבת סימון) אם אתה רוצה תשובות מרובות מרשימת האפשרויות הנתונה. למשל, "מאיזה ספורט אתה אוהב?" ספק רשימת ענפי ספורט לבחירה. כל אפשרות ברשימה תופיע לצד כפתור מרובע קטן בטופס.
- להשתמש להפיל (נפתח) אם אתה רוצה תשובה כבחירה מהתפריט. לדוגמה, "באיזו עונה אתה בדרך כלל עושה את רוב הספורט האהוב עליך?" לספק רשימת עונות. רשימה תופיע בטופס בצורה של תיבה נפתחת. התשובה הראשונה תופיע בתיבה הנפתחת הזו.
- להשתמש קנה מידה לינארי (סולם ליניארי) אם אתה רוצה את התשובה בצורה של דירוג האפשרויות בצורה של סולם מספרי. לדוגמה, "עד כמה אתה מתעניין בליגה האינדונזית?" סולם השאלות יופיע בצורה של המספרים 1-5. אתה יכול להגדיל או להקטין את הסולם בעת יצירת שאלה. הסולם המרבי שניתן להשתמש בו הוא 1 עד 10.
- להשתמש רשת רב ברירה (רשת בחירה מרובה) כאשר רוצים תשובות מרובות לשאלה. לדוגמה, "באיזה חודש אתה נוהג לעסוק בספורט הבא?" הזן את רשימת החודשים כשורות ורשימת ענפי הספורט כעמודות. שאלת "רשת בחירה מרובה" תופיע כרשת עם אפשרויות שורה המופיעות אנכית ואפשרויות עמודה אופקיות.
- להשתמש תַאֲרִיך אם התשובה הרצויה היא תאריך ספציפי.
- להשתמש זְמַן אם התשובה הרצויה היא זמן מסוים.
שלב 4. בחר שיטת איסוף נתונים ממילוי הטפסים
לחץ על התווית תגובות כדי להציג את האפשרויות הזמינות. בחר צור גיליון אלקטרוני חדש או בחר גיליון אלקטרוני קיים.
- אם אתה יוצר דף עבודה חדש, הזן שם עבור גליון העבודה ולחץ על צור. Google תקשר את דף העבודה החדש לטופס. כאשר אנשים ימלאו את הטופס, Google תזין את התשובות לשאלות בטופס על דף העבודה. כל תשובה תופיע עם חותמת זמן (חותמת זמן).
- אם תבחר בגיליון אלקטרוני קיים, בחר באחד מדפי העבודה שיצרת. Google תקשר את דף העבודה הקיים לטופס. שים לב, שיטה זו תגרום לגוגל לעצב מחדש את דפי העבודה הקיימים. שאלות בטופס יופיעו ככותרות עמודה.
שיטה 3 מתוך 3: יצירת טופס קריאייטיב משלך בעזרת Excel
שלב 1. קבע אם סוג טופס זה מתאים ביותר לצרכיך
השתמש בפורמט מותאם אישית אם אתה רוצה טופס עם פריסה מותאמת אישית ומגבלות ערך מסוימות שאנשים אחרים יכולים למלא. לדוגמה, ייתכן שתאסוף נתונים הקשורים לספורט מסוים ותרצה לדעת מה הם התרגילים שאתה יכול לעשות לבד, התדירות בחודש, אחוז הזמן הפנוי שאתה מתאמן ופרטים נוספים.
-
שלב 2. הפעל את תווית המפתחים
תווית המפתחים נמצאת מימין לתווית View. תווית המפתחים מאפשרת לך להשתמש בכלים השונים הדרושים ליצירת טפסים מותאמים אישית משלך.
- לחץ על הלחצן Microsoft Office ואחריו על הלחצן אפשרויות Excel.
- לחץ על תיבת הסימון שכותרתו הצג מפתח בתוך הסרט.
- לחץ על תווית המפתחים כדי להציג את הכלים הזמינים. Excel משתמש במינוח מיוחד לשדות מורכבים, כגון תיבות רשימה. תחום מורכב זה נקרא "שליטה". יהיה עליך להשתמש בסמל Insert Controls המתאר מזוודה עם פטיש ומפתח.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 12 שלב 3. הזן את הכותר הראשי שישמש את הטופס
הקלד כל כותרת לתא משלו. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים על אנשים בגילאים שונים בערים שונות, הזן את הכותרות שם, גיל, עיר.
ציין את פריסת הכותרת הרצויה בטופס בעת הזנת הכותרת. כדאי להשאיר אחד או יותר תאים ריקים מתחת או מימין לכל כותרת. לפיכך, המרחק בין כל כותרת לבין השדה להזנת נתונים אינו הדוק מדי
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 13 שלב 4. הזן את הנתונים המשמשים בשדה המורכב (שליטה) בטופס
הקלד כל נתונים בתא. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים על ספורט, הזן בייסבול, כדורגל, הוקי, טניס, גולף.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 14 שלב 5. השתמש בפונקציה INDEX
הפונקציה INDEX יכולה להחזיר ערכים מטווח נתונים שצוין. הזן את הפונקציה INDEX לתא המטרה כדי להציג את בחירת הפקד. לדוגמה, אם A1 יכיל אפשרויות ו- C1: C5 יכיל נתונים, הזן INDEX (C1: C5, A1, 0) ב- A1.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 15 שלב 6. הוסף את תיבת הרשימה שברצונך שתופיע בטופס
השתמש בתיבת רשימה אם אתה רק רוצה לתת למשתמש בטופס אפשרויות מסוימות. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים הקשורים לספורט, הגבל את הבחירה לבייסבול, כדורגל, הוקי, טניס וגולף. מי שממלא את הטופס יכול לבחור רק מתוך כמה מענפי ספורט אלה. הגדר את המיקום והערך של כל תיבת רשימה.
- לחץ על הוסף בקטע בקרה. לאחר מכן, לחץ על תיבת הרשימה (בקרת טפסים) תחת בקרת טפסים.
- לחץ על המיקום בגליון העבודה שבו ברצונך שהפינה השמאלית העליונה של תיבת הרשימה תופיע ולאחר מכן גלול למקום בו ברצונך שהפינה הימנית התחתונה של תיבת הרשימה תופיע.
- לחץ על מאפיינים בקטע פקדים. בחלון עיצוב אובייקט, הזן את הטווח שבו נמצאים הנתונים (בדוגמה זו, C1: C5) ואת התא שיחזיר את התוצאה (בדוגמה זו, A1).
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 16 שלב 7. הוסף את כל תיבות השילוב שברצונך שיופיעו בטופס
תיבת השילוב כמעט זהה לתיבת הרשימה. עם זאת, תיבה זו משלבת תיבת טקסט עם תיבת רשימה. השתמש בתיבת השילוב כאשר אתה רוצה לספק למשתמש אפשרויות מתוך רשימה מוגבלת או להקליד תשובות חלופיות. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים הקשורים לספורט, הזן אפשרויות בייסבול, כדורגל, הוקי, טניס וגולף. עם זאת, עבור משתמש שעשוי לשחק כדורגל וספורט אחר, הוא יכול לבחור כדורגל וספורט אחר ברשימה, או לבחור כדורגל ולמלא את שם ספורט אחר בתיבת הטקסט המהווה חלק מתיבת השילוב. הגדר את המיקום והערך עבור כל תיבת שילוב.
- לחץ על הוסף בקטע פקדים. לאחר מכן, לחץ על תיבת משולבת תחת פקדי טופס.
- לחץ על המיקום בגליון העבודה שבו ברצונך שהפינה השמאלית העליונה של תיבת השילוב תופיע, וגרור אותו למקום שבו ברצונך שהפינה הימנית התחתונה של תיבת השילוב תופיע.
- לחץ לחיצה ימנית על תיבת השילוב ולאחר מכן לחץ על עיצוב בקרה. בחלון בקרת פורמט הזן את הטווח בו נמצאים הנתונים שלך (בדוגמה זו, C1: C5), התא שיציג את התוצאה (בדוגמה זו, A1) ואת המספר בתיבה קווים נפתחים. המספר שהוזן יקבע את מספר השורות בתיבת השילוב לפני שתצטרך לגלול למטה כדי לראות את שאר הרשימה.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 17 שלב 8. הוסף את כל כפתורי ההפעלה שברצונך שיופיעו בטופס
כפתור הסחרור יופיע בטופס כסמל שחציו העליון הוא חץ המצביע כלפי מעלה והחצי התחתון הוא חץ המצביע כלפי מטה. השתמש בחוגה כאשר ברצונך שהמשתמש יבחר מספר מתוך טווח ערכים מספריים, כולל תאריך או שעה. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים הקשורים לספורט, אולי אתה רוצה לדעת באיזו תדירות משתמשים משחקים ספורט מסוים בחודש, אך אתה רק רוצה להזין תוצאות שבהן התשובה הכוללת היא יותר מ 20. במקרה זה, תוכל להגדיר הגבול המקסימלי של כפתור ההפעלה עד 20. מי שממלא את הטופס יכול לבחור ערך מ -1 עד 20 באמצעות החצים למעלה ולמטה בכפתור ההפעלה. הגדר את המיקום והערך עבור כל לחצן הפעלה.
- לחץ על הוסף בקטע פקדים. לאחר מכן, לחץ על לחצן ספין תחת פקדי טופס.
- לחץ על המיקום בגליון העבודה שבו תופיע הפינה השמאלית העליונה של כפתור הסחרור וגרור עד למקום בו תופיע הפינה הימנית התחתונה של כפתור הסחרור.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על לחצן ההפעלה ולחץ על עיצוב בקרה. הזן את המספרים בשדות ערך ושינוי. הזן את התא שיציג את התוצאה (בדוגמה זו, A1) בשדה קישור התא.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 18 שלב 9. הוסף סרגל גלילה לטופס, במידת הצורך
סרגל הגלילה תומך בטווח ערכים באמצעות חיצי גלילה או תיבות גלילה. השתמש בסרגל הגלילה אם אתה רוצה שהמשתמש יבחר ערך מתוך טווח ערכים גדול, כגון אחוז. לדוגמה, אם אתה אוסף נתונים הקשורים לספורט, ייתכן שתרצה לדעת את אחוז הזמן הפנוי של משתמש בעסקי הספורט שבחרת. במקרה זה, תוכל להשתמש בסרגל הגלילה כטווח אחוזים. משתמשים שממלאים את הטופס יכולים להזיז את חץ הגלילה או תיבת הגלילה כדי לבחור את האחוז שהם רוצים להזין. הגדר את המקום והערך עבור כל סרגל גלילה.
- לחץ על הוסף בקטע פקדים. לאחר מכן, לחץ על סרגל הגלילה תחת פקדי טופס.
- לחץ על המיקום בגליון העבודה שבו תופיע הפינה השמאלית העליונה של סרגל הגלילה והחלק כל הדרך למקום בו תופיע הפינה הימנית התחתונה של סרגל הגלילה.
- לחץ לחיצה ימנית על סרגל הגלילה ולאחר מכן לחץ על עיצוב בקרה. הזן מספר בשדות ערך והחלפה. הזן את התא שיציג את התוצאה (בדוגמה זו, A1) בשדה קישור התא.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 19 שלב 10. השבת תווית מפתחים
אפשרות זו מסירה גישה לציוד בקרה. בצע זאת לאחר שתסיים להוסיף את כל הפקדים הרצויים לטופס. שלב זה צריך להיעשות כך שכאשר תשלח את הטופס למשתמשים, הם יוכלו להזין נתונים רק בשדות מורכבים (פקדים) בטופס. המשתמש אינו יכול לשנות את טווח הנתונים שניתן להזין בשדות מורכבים (פקדים).
- לחץ על הלחצן Microsoft Office ואחריו על הלחצן אפשרויות Excel.
- לחץ על תיבת הסימון שכותרתו הצג מפתח ברצועת הכלים.
צור טופס בגיליון אלקטרוני שלב 20 שלב 11. שמור את הטופס כתבנית
לחץ על הלחצן Microsoft Office ואחריו האפשרות שמירה בשם. בחר בחוברת העבודה של Excel מהרשימה שמופיעה. בחר תבנית Excel בשדה שאומר שמור כסוג ולחץ על הלחצן שמור. הטופס המותאם אישית שלך מוכן להישלח לקהל כדי למלא אותו.
