אם אתה עובד כמורה או ככותב ידני טכני, כמובן שתצטרך לרשום הוראות מדי יום. עם זאת, עבור רוב האנשים, כתיבת הנחיות ברורות יכולה להיות קשה. אתה יכול לדלג על שלב חשוב מכיוון שאתה מניח שהקורא יעשה זאת באופן אוטומטי, או מבלבל את הקורא עם הפעולות הרבות הכרוכות בצעד אחד. כדי שתוכל לכתוב הנחיות ברורות, עליך לדעת תחילה כיצד להשלים את המשימה. קח את המדריך שלך מילולית כדי לוודא שהוא עוזר לקורא להשלים את המשימה.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הבנת משימות
שלב 1. אסוף את החומרים הדרושים
לפני כתיבת מדריך, עליך להכיר את המשימה הכרוכה בכך. הכינו את כל הכלים והציוד הדרושים וסדרו אותם לפי סדר השימוש בהם.
רשום כל מה שאתה צריך. בעת כתיבת מדריך, ייתכן שיהיה עליך לרשום את כל הציוד והחומרים הדרושים להשלמת המשימה
שלב 2. השלם את המשימה הקשורה בעצמך
גם אם אתה מצליח לבצע את המשימה הקשורה בעצמך מספר פעמים, מומלץ לחזור על המשימה שוב בעת כתיבת המדריך, כך שלא תחמיץ דבר.
- אם אתה מכיר את המשימה היטב, מומלץ לבצע קיצור דרך. הקפד לא לפספס שום שלבים או מידע בעת כתיבת המדריך.
- תארו לעצמכם שאתם כותבים מרשם למישהו. אם אתה מבשל את המנה הזו לעתים קרובות, ייתכן שתוכל לאמוד את המרכיבים הדרושים לך רק על ידי התבוננות בהם. עם זאת, אנשים אחרים כמובן זקוקים למספר מדויק של מינונים של מרכיבים אלה.
שלב 3. צור מתווה מפורט
בזמן שאתה מבצע משימות, הקדש דקה לרשום מה עשית. זה יעזור לך לכתוב את המדריכים בסדר הגיוני. אם אתה מבצע משימה בעת כתיבת השלבים, תדע בדיוק מה צריך לעשות ומתי להשלים אותה.
שלב 4. הגדר את הקהל שלך
ניתן להתאים את אופן כתיבת המדריך לסוג האנשים שיקראו את המדריך שלך ויעקבו אחריו. אופן כתיבת מדריך לבני נוער יהיה שונה ממבוגרים.
זה משפיע גם על סיבות הקהל להשלמת המשימה. המטרה של סטודנט שעובד על פרויקט בהחלט שונה מזו של מבוגר שרוצה להשלים את עבודתו
שלב 5. צור מבוא קצר
מבוא זה יספר לקורא מה ניתן לעשות ומה יהיו התוצאות בעת השלמת המשימה. שים לב שרוב האנשים ידלגו על ההקדמה, או ירדפו בה. לכן אל תכלול מידע או אזהרות חשובות בהקדמה.
- לדוגמה, אם אתה כותב מדריך להכנת חמאת בוטנים וכריכי ג'לי, תוכל לציין בקצרה כי כריכי חמאת בוטנים וג'לי הם אופציה טובה ופשוטה לארוחות צהריים לילדים וחטיפי אחר הצהריים.
- אם אתה מרגיש שאתה צריך לכלול אזהרה בהקדמה שלך, כדאי לכלול אותה באחד השלבים למקרה שהקורא יחמיץ את ההקדמה שלך.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת המדריך
שלב 1. חלק את המשימה לשלבים קטנים
כל שלב צריך להכיל פעולה אחת. אם יש לך יותר ממשפט או שניים לכל שלב, נסה לחלק אותו לשלבים קצרים ופשוטים יותר.
לדוגמה, כתבת מדריך כיצד לטייל עם כלבך. השלב שאומר "שים את הצווארון סביב צוואר הכלב וקשור את הרצועה" הוא שלב משולב המורכב משתי פעולות: חיבור הרצועה ו לקשור את המושכות. לכן, כתוב את "הניח את הרצועה סביב צוואר הכלב" כצעד הראשון, ואת "הניח את הרצועה על הרצועה" כצעד השני.
שלב 2. התחל כל שלב במילת פעולה
כל שלב שנכתב חייב להיות בר ביצוע. השתמש בפעלים כדי לציין בדיוק מה יש לבצע כדי להשלים שלב במשימה.
- בנה את המשפטים שלך כדי להגיד למישהו מה לעשות, לא מה שהוא צריך לדעת.
- לדוגמה, נניח שאתה כותב מדריך כיצד לטייל עם כלבך וצעד אחד הוא התאמת גודל הרצועות. בשלב זה סביר יותר שהביטוי "בדוק את גודל הרצועות" או "מדוד את צוואר הכלב שלך" מאשר פשוט "דע את גודל הרצועות שלך".
שלב 3. עקוב אחר ההתקדמות הלוגית
נניח שהקורא יתחיל לעבוד מיד לאחר קריאת השלב הראשון. בדרך כלל, הקורא לא יקרא את שלבי המדריך עד הסוף. אם יש מידע שהקורא צריך לדעת כדי להשלים את המשימה, כלול מידע זה בשלבי המדריך.
- אם יש סכנה בשלב מסוים, כלול אזהרה בשלב זה. אל תכלול אזהרה בהקדמה או בסוף המדריך כאשר מאוחר מדי.
- כלול הוראות מתאימות כדי שהקוראים יידעו מתי ביצעו את השלבים בצורה נכונה. לדוגמה, תוכל לכתוב "הרצועות בגודל הנכון בדיוק אם תוכל להחליק שתי אצבעות בין החלק האחורי של הצווארון לצוואר הכלב."
שלב 4. בחר את מילותיך בקפידה
השתמש בשפה פשוטה שקל לכולם להבין. עליך להימנע משימוש בז'רגון או במונחים טכניים. אם עליך להשתמש במונח טכני, שמור אותו קצר ופשוט.
לדוגמה, אם אתה כותב מדריך כיצד להגיש תביעה, ייתכן שיהיה עליך לכלול תנאים משפטיים. כתוב הסבר פשוט תחילה ולאחר מכן המשך במונחים הטכניים המשמשים בניסוי
שלב 5. השתמש בפעלים חיוביים
בדרך כלל, כדאי לרשום מה הקורא חייב לעשות כדי להשלים את המשימה, ולא מה לא לעשות. כאשר אדם קורא מדריך, דעתו תכוון להשלים את המשימה. אם אתה מתחיל עם דברים שהם לא צריכים לעשות, הם יכולים להתבלבל ולעשות מה שהם לא צריכים.
לדוגמה, אם אתה כותב מדריך כיצד לטייל עם כלבך, ייתכן שתרצה לכתוב "ודא שהרצועה מחוברת כראוי" או "התאם את הצווארון כך שיתאים כראוי" במקום "אל תניח את הרצועה. על צמוד מדי "או" אל תלבש צווארון הדוק מדי. "צר מדי."
שלב 6. כתוב בגוף שני
השתמש במילה "אתה" כדי לפנות ישירות לקוראים שלך כדי שלא יתבלבלו. כאשר אתה משתמש במילה "אתה", הקוראים יידעו מה צריך לעשות כדי להשלים את המשימה מבלי שתצטרכו לנחש.
לדוגמה, אם אתה כותב "יש ללחוץ על המנוף", אתה גורם לקורא לנחש מי צריך ללחוץ על הידית. המשפט "עליך ללחוץ על המנוף" או אפילו "ללחוץ על הידית" לא יותיר את הקורא בספק
שלב 7. כלול חלופות
לפעמים, יש יותר מדרך אחת להשלים שלב אחד או יותר. כלול חלופות יחד עם השלבים כך שהקוראים יוכלו לבחור את הדרך בה הם מעדיפים.
לדוגמה, אם אתה כותב מדריך כיצד להכין כריך חמאת בוטנים וג'לי, כלול מילוי חלופי, כגון "חמאת שקדים לאנשים הסובלים מאלרגיות לבוטנים"
שלב 8. כלול תמונה אם זה עוזר
יש פתגם שאומר כך: "תמונה אחת טובה יותר מאלף מילים". כדי ליצור הנחיות ברורות, לפעמים תמונות או דיאגרמות יקלו על הקוראים להבין את ההנחיות שאתה מספק.
לקבלת הנחיות טכניות נוספות, ודא שהתמונה יכולה לסייע לקורא בבירור, וכי פעולה על התמונה אינה מונעת על ידי כלים או ידיים
חלק 3 מתוך 3: בדיקת מדריכים שנוצרו
שלב 1. ארגן את המדריך שלך לחלקים
למשימות מורכבות יש יותר מחלק אחד. אם אתה כותב מדריך למשימה גדולה הכוללת מספר קטעים קטנים יותר, חלק אותם לחלקים נפרדים.
- אם אתה ממספר את המדריכים, הקצה מספר לכל קטע. הקורא ירגיש את הצלחת ההישג לאחר סיום כל קטע.
- גם אם למשימה שלך אין חלקים הניתנים לשליטה חלקית בלבד (עצמאית למחצה), פרק אותה לחלקים אם למשימה יש מספר שלבים. כך, הקורא לא יוכרע ממספר השלבים במדריך.
שלב 2. נסה לבצע את המדריך שכתבת
אם אינך יכול לעקוב אחר ההנחיות הכתובות, אף אחד אחר לא יקיים. בקש מחבר לקרוא את המדריך ולעקוב אחריו, ושאל אם יש חלקים שמבלבלים אותו.
ייתכן שיהיה עליך לבדוק את המדריך מספר פעמים, במיוחד אם המדריך שלך ארוך או מורכב
שלב 3. ערוך את המדריך שלך בזהירות
שגיאות כתיב ושגיאות דקדוקיות יקלקלו את בהירות המדריך שלך ויהפכו אותו לקשה לעקוב. קרא את המדריך שלך הלוך ושוב כדי לוודא שאין טעויות.
אם אינך בטוח בכישורי העריכה שלך, בקש מחבר לבדוק את המדריך שלך
שלב 4. כלול רשימת כלים וחומרים הדרושים
במיוחד אם המטלה דורשת כלים או חומרים מיוחדים, רשימה זו תהיה לעזר רב לקורא. הצב רשימה זו בתחילת המדריך כך שהקורא יוכל לאסוף את כל הכלים והחומרים לפני תחילת המטלה.
תארו לעצמכם שאתם כותבים מתכון. המתכונים תמיד כוללים את כל המרכיבים וכלי הבישול הדרושים בהתחלה. כך תוכלו לאסוף הכל לפני הבישול
שלב 5. ספק אזהרות מתאימות
בעת בדיקת המדריך, אתה עשוי לגלות סכנות נסתרות שלא נחשפו כשכתבת את המדריך לראשונה. הזהירו את הקוראים כדי שיוכלו להימנע מפני סכנה זו.
