אם העבודה שלך מחייבת אותך ליצור קשר טלפוני עם לקוחות, סביר שתשאיר הרבה הודעות קוליות. עם זאת, מה בדיוק צריך לומר לאחר ששמע צפצוף בטלפון? מסירת כל המידע הרלוונטי באמצעות הודעה קולית יכולה להיות מרתיעה, כך שבסופו של דבר מתעלמים מהפרטים. החלף את המסירה המאולתרת של הודעות קוליות במערכת הנכונה. באמצעות כמה נקודות שקל לזכור, אתה יכול להבטיח שכל המידע החשוב יועבר לנמען כך שהסיכוי לקבל שיחה חזרה יגדל.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: הצגת עצמך
שלב 1. השתמש בטון דיבור מתאים
ברגע שההודעה מתחילה להיות מוקלטת, דברו בקול צלול וקול. אל תמלמל ואל תדבר מהר מדי. נסה לגרום לקול שלך להישמע אטרקטיבי ואנרגטי כדי למשוך את תשומת ליבו של המאזין. גם אם הוא לא יכול לראות אותך, הטון שלך יהיה ברור. לכן, הקפד להשתמש בטון הדיבור הנכון.
- לבטא כל מילה בקול רם. אות רע יכול להעיב על הקול שלך, ואפילו לגרום למילים שלך להיגמר. את הקול של שיחה רגילה אפשר לשמוע בצורה לא ברורה כאשר מתקשרים.
- איכות הקול שלך צריכה לשקף את מטרת השיחה. לדוגמה, אתה יכול להשאיר הודעה קולית בכדי לברך את אחייניתך על סיום לימודיה בבית הספר. עם זאת, אם ברצונך להביע את תנחומיך, השאר הודעה קולית רצינית ומכבדת.
שלב 2. אמור את שמך
ציין את שמך בתחילת ההודעה. בדרך זו, האדם בשיחה יידע מי אתה. ניתן להשתמש במילים פשוטות, כגון "זה (הכינוי שלך)" במגוון מצבים. אתה יכול גם להשתמש במשפטים מנומסים יותר, כגון "שמי הוא (שם מלא)" אם האדם המתקשר מעולם לא פגש אותך. חברים ובני משפחה יכולים לזהות אותך ללא זיהוי נוסף. אם השיחה קשורה לעבודה, מקבל השיחה צריך שם כדי לדעת את מטרת השיחה, כך שיוכל לקיים אינטראקציה אישית יותר.
- השלבים שלמעלה נשמעים טריוויאליים, אך לעתים קרובות הם נשכחים על ידי מתקשרים עצבניים בעת השארת הודעות קוליות.
- אם יש לך כותרת מקצועית או תיאור עצמי שיכולים לעזור למתקשר לזהות אותך, ציין זאת על שם שמך. למשל "שמי דר. ארייף, רדיולוג בבית החולים הכללי של טנגרנג ", או" זו טסיה, אני אמו של סלבי הנמצאת באותה כיתה כמו הילד שלך."
שלב 3. ציין את מספר הטלפון שלך
ציין את מספר הטלפון שלך לאחר אזכור השם. רוב מקבלי הטלפונים ממתינים עד סוף ההודעה הקולית כדי לקבל מידע ליצירת קשר, אך אם הנמען לא יוריד אותו מייד, יצטרכו להתחיל את ההודעה מחדש. זכור לדבר לאט וברור בעת אזכור מספר הטלפון כדי שהנמען ישמע אותו היטב.
- דרך פשוטה לומר מספר טלפון בתחילת ההודעה היא לומר משהו כמו "זהו (שמך), המספר שלי (מספר הטלפון שלך)" או "זהו (שמך) מהמספר (מספר הטלפון שלך).”
- למרות שהתכונה 'זיהוי מתקשר' מאפשרת לנמען לראות את המספר שלך, עדיין מומלץ לציין את מספר הטלפון במקרה שהמספר שלך לא נשמר או שאתה רוצה שהנמען יתקשר אליך למספר אחר.
שלב 4. צור את החיבור
כשאתה שומע הודעות קוליות הקשורות לעסקים משולחים לא ידועים, אנשים יתחילו לחשוד או לאבד עניין אם הם לא יודעים מי אתה ומה מטרת השיחה. הרגיע אותם על ידי אזכור שמו של חבר מוכר או האדם שנתן את המספר. שוב, שיטה זו יכולה לגרום לשיחה להרגיש אישית יותר. הודעות קוליות לא יהיו חשדות וסביר להניח שתקבל את התשובה שאתה מצפה לה.
- נסה לערוך הקדמה קצרה כדי להודיע למאזינים, כגון "קיבלתי את המספר הזה מאנדי, שאמר שאתה עומד למכור את הסירה שלך".
- גם אם אינך פונה לעסקים, יצירת קשר אישי יכולה לגרום לנמען להרגיש בנוח יותר. "זה בוב, השכן שלך מעבר לבית" נשמע ידידותי יותר מ"זהו בובי רחמדיקה סטיאואן ".
שיטה 2 מתוך 3: הסבר את הצרכים שלך
שלב 1. תחשוב מה להגיד לפני
לפני שעוזבים הודעה קולית, עליך לדעת מה אתה מנסה להעביר. זו לא בעיה אם יש לך מטרה ספציפית בראש, אך שמיעת הצפצופים המעידים על הקלטה של תא קולי עלולה לגרום לכל אחד להיות עצבני. חלק את המידע שאתה רוצה להעביר למספר נקודות, ולאחר מכן הסבר הכל לפני ניתוק.
- במיוחד עבור הודעות קוליות חשובות מאוד, אתה יכול לכתוב סקריפט גס לפני הקלטת ההודעה.
- אם אתה מגמגם לפתע, התמקד בציון קצר של שמך, פרטי ההתקשרות והסיבה להתקשרות.
- תארו לעצמכם שאתם שולחים הודעה קולית להשאיר הודעה רומנטית לגבי תאריך בלילה שלפני. לדמיין את המסר הקולי שאתה עומד להעביר לפני הקלטת ההודעה יכול לתת לך תחושה קרירה, רגועה ונוחה במקום להיות עצבנית וביישנית.
שלב 2. שמור על המסר שלך קצר
הגבל את הדואר הקולי שלך ל 20-30 שניות. לעיתים רחוקות תזדקק להודעה קולית ארוכה יותר מהמשך זה. אינך מעוניין שהנמענים יימאס לשמוע הודעות ארוכות מדי ובלתי מסודרות. הישאר ממוקד וקבל את המסר ישר לעניין. הודעות קצרות עלולות לעורר סקרנות כך שהנמען מעוניין להתקשר בחזרה.
- מצד שני, אם הדואר הקולי שלך קצר מדי, ייתכן שהנמען יחשוב שזה חסר חשיבות ואז ימחק אותו מבלי להקשיב לו תחילה. זה נוטה לקרות אם אתה מתקשר ממספר לא ידוע.
- מטרת השארת הודעה קולית היא לגרום למישהו להתקשר בחזרה, לא לשתף את כל המידע שהיית רוצה למסור בשיחה ישירה.
שלב 3. התחל את הדואר הקולי עם המידע החשוב ביותר
אל תכה את הסיבות שלך להתקשר. אם אתה רק רוצה לשאול מה שלומך, רק תגיד את זה. אם אתה רוצה להציע פריט ספציפי, או לאשר פגישה, אמור זאת. המאזינים יאבדו עניין במהירות וימחקו את ההודעה אם לא תזכירו את מטרת השיחה בתחילת ההודעה.
- יש לך מעט מאוד זמן להעביר את המסר. אם אתה מדבר יותר מדי, המאזינים עשויים להשתיק את ההודעה לפני שהיא מקבלת מידע חשוב.
- עדיף למסור חדשות רעות, כגון "אבא בבית החולים" באופן ישיר, ולאחר מכן לנצל את שאר הזמן להעביר סימפטיה והסברים, במקום להסתובב סבב עד שהמאזין מודאג.
שלב 4. השאר הודעות באופן אישי ואורגני
התנגד לדחף לדבר בנוקשות כמו בטלפון. היו ידידותיים, היו עצמכם ודברו בטבעיות. אנשים יכולים לזהות איש מכירות שמנסה לגרום להם לקנות משהו, והם נוטים להקשיב לדואר הקולי שלך אם הם מרגישים שהתקרבו אליהם בצורה מנומסת.
דיבור כאילו אתה קורא תסריט ייתן את הרושם שהמאזין הוא רק אחד מני רבים שאליו אתה מתקשר כדי להציע את אותו הדבר
שיטה 3 מתוך 3: סגירת תא קולי
שלב 1. שלח שאלה או בקשה ספציפית
בסיום ההודעה, הסבר מדוע ברצונך שהנמען יתקשר בחזרה. שאל שאלה ספציפית או בקש שיניע אותו להרים טלפון. אם הנמען מרגיש מבולבל או אינו בטוח ביעד שלך לאחר ששמע את ההודעה הקולית, ההודעה לא הצליחה.
- נסה להשתמש בביטויים כמו "הודע לי אם אתה אוהב את המתכון שנשלח" או "אשמח לשמוע את הרעיונות שלך לגבי ההצעה הזו".
- לאנשים יש יותר מוטיבציה להתקשר שוב אם אתה מבקש בקשה ספציפית מאשר פשוט להגיד "התקשר בחזרה, בסדר."
שלב 2. שחזר את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך
סיים את ההודעה על ידי חזרה על שמך ומספר הטלפון שלך. חזור על מספר הטלפון שלך פעמיים כדי שהנמען לא ישמע שגיאה ויוכל לרשום הערות. הקפד לכלול את כל הפרטים השימושיים כאשר הנמען מתקשר בחזרה, כגון מתי יש לך זמן ומתי הזמן הטוב ביותר להתקשר.
- אמירת מספר הטלפון יותר מפעמיים בסוף ההודעה היא יותר מדי ויכולה לפגוע בנמען ההודעה.
- אינך צריך לתרגל שלב זה אם המסר מועבר כלאחר יד לחברים או למשפחה.
שלב 3. אל תסיים את ההודעה מילה במילה
כאשר הגיע הזמן לנתק, אל תמשיך לפטפט או להאריך הודעות שלא לצורך. אם הנמען אינו מישהו שאכפת לך ממנו, אין צורך להשאיר מילים מתוקות. ככל שהמסר שלך ארוך יותר, כך הוא יקבל פחות תשומת לב מהנמען. אז אל תאבדו את המיקוד בסוף. תודה לו על הזמן שניתן לו ותן לו להמשיך בתקשורת.
- מילות סיום כמו "אני מצפה לשמוע ממך" הרבה יותר חמות ויעילות יותר ממילים מסחריות מגניבות, כמו "המשך יום נעים".
- אל תקפוץ למסקנות או תסכם את המסר שלך בסוף. אם הנמען צריך לחזור על פרטים מסוימים, הוא יכול לחזור על ההודעה שלך מאוחר יותר.
טיפים
- זכור כשקיבלת הודעה קולית שגרמה לך לחשוב "מה האדם הזה רוצה?" השאר הודעה קולית שברצונך לשמוע.
- ספק כתובת דוא"ל או פרטי יצירת קשר בנוסף למספר הטלפון שלך אם זה עדיין רלוונטי לאינטראקציה שלך עם מקבל ההודעה.
- זכור לציין את התאריך אם אתה משאיר הודעה עם מידע הקשור לזמן.
- חיוך! החיוך שלך יועבר, גם אם הוא לא נראה לעין.
- אם אתה מתקשר כדי להתייחס לנושא רגיש, הגבל את המידע המשותף בתא הקולי כך שאף אחד אחר לא יוכל לשמוע.
- במקרה חירום או אסון טבע, השתמש בדואר קולי כדי להראות שאתה בסדר.
אַזהָרָה
- אם אתה מנסה לגרום למישהו להתקשר בחזרה, אל תספר לו על כישלונות שיחתך בעבר. זה יעצבן את המאזין והוא לא ירגיש בנוח לעשות איתך עסקים.
- מבחינה מקצועית, עליך תמיד להשאיר הודעה קולית אם האדם בטלפון אינו עונה. צפייה בהרבה שיחות שלא נענו ללא תא קולי מעידה כי העסק שלך אינו חשוב.
