בוודאי התמודדת עם בנקים, חברות ביטוח, סוכנויות ממשלתיות, מעסיקים בחברות, ואפילו בתי ספר. אם כן, עליך לשכנע מישהו לעשות או לעזור לך לעשות משהו. כיצד לכתוב מכתב שכנוע או שכנוע המניב תוצאות? להלן כמה רעיונות מרכזיים לשימוש במכתב השכנוע שלך.
שלב
חלק 1 מתוך 4: הכנה לכתיבת מכתב
שלב 1. לעורר רעיונות טובים
לפני כתיבת מכתב, ציין מה אתה רוצה, מדוע אתה רוצה אותו, הסיבות מדוע יש לעבור אותו, כמו גם הטענות נגדו. הדגשת כל הרעיונות העומדים לרשותך יכולה לעזור לך לנסח את המכתב ולהבין היטב את עמדתך בנושא.
- התחל בזה: אני רוצה לשכנע את "הקוראים שלי" להיות "המטרה" שלי. החלף את "הקוראים שלי" במה שאתה רוצה לשכנע, ו"המטרה שלי "למה שאתה משכנע אותם לעשות.
- ברגע שהאמור לעיל ברור וחד משמעי, שאל את עצמך: מדוע זה כך? ציין את הסיבות מדוע אתה רוצה שהקוראים שלך יעשו מה שאתה רוצה.
- לאחר מיפוי הסיבות, מיין אותן לפי הרמה החשובה יותר. שים את כל הפרטים החשובים בעמודה אחת, ואז הפחות חשוב בעמודה אחרת. זה יעזור לך לצמצם את דעתך לנקודות ההדגשה הרלוונטיות והבולטות ביותר.
שלב 2. דע את המטרות שלך
וודא שאתה יודע בדיוק מה אתה רוצה או צריך. מה אתה רוצה להשיג? כיצד אמור המשרד לפעול?
בעת הגדרת מטרות, חשוב על כל הפתרונות האפשריים שאתה יכול להציע
שלב 3. הכירו את הקוראים שלכם
ניתוח והבנת הקוראים שלך יעזרו לך להחליט כיצד למסגר את המכתב שלך. במידת האפשר, תחליט אם הקורא יסכים איתך, לא יסכים או יהיה נייטרלי. זה יעזור לך להחליט כמה משקל לייחס לכל צד של הטיעון שלך.
- נסה למצוא אדם שאתה יכול לפנות אליו במכתב. מי הם, איזה כוח יש להם לעזור לך? האם הם פשוט יתעלמו מהתלונה שלך? איך כדאי לברך אותם? האם הם נמצאים בתפקידים בכירים או פונקציונליים? דבר על פי עמדתם.
- נסה לחשוף את האמונות וההטיות של הקוראים בנושא שלך. אילו מחלוקות עלולות להתעורר בינך לבין הקוראים שלך? כיצד אתה מציג טיעון נגד בצורה מכובדת?
- גלה מה הקוראים מודאגים מהנושא שלך. האם יש להם כסף מוגבל להוציא? האם הם מושפעים ישירות מהנושא שלך? כמה זמן יש להם לשקול את המסמך שלך?
- חשוב על סוג הראיות שהקוראים שלך יצטרכו בוויכוח כדי לשכנע אותם.
שלב 4. חקור את הנושא
מכתב שכנוע יעיל מכיל ראיות ומידע עובדתי התומך בעמדה. הקפד לקחת בחשבון מספר נקודות מבט. אל תחקור רק את נקודת המבט שלך; ציין גם דעות מנוגדות והעובדות הסובבות אותן.
- השתמש בעובדות, בהגיון, בסטטיסטיקות ובראיות אנקדוטליות לתמיכה בטענות שלך.
- אל תגיד מיד שהאופוזיציה טועה. במקום זאת, היה מכבד כאשר אתה מסביר מדוע העמדה שלך חזקה יותר וראויה לתשומת לב.
חלק 2 מתוך 4: עיצוב אותיות
שלב 1. השתמש בפורמט בלוק
לאותיות עסקיות יש פורמט מיוחד. אם הפורמט מסודר ונכון, הוא לא ישנה את דעת הקוראים ולו במעט. עם זאת, אם הפורמט לא נכון ומבולגן, הם יעשו עליך רושם רע ויכולים להיזרק.
- התחל על ידי שימוש בפסקאות חסומות במרווח כפול.
- יישור שמאלי של כל פסקה; במילים אחרות, אל תכניס פסקאות כמו בפרוזה או בחיבורים.
- השאירו רווח של שורה אחת אחרי כל פסקה.
- השתמש בגופן רגיל, בדרך כלל Times New Roman או Arial, גודל 12.
שלב 2. כתוב נכון את נייר המכתבים
התחל בהקלדת כתובתך בפינה השמאלית העליונה. אל תשים את שמך - רשום רק את שם הרחוב, העיר, האזור והמיקוד. תוכל גם לכלול מספר טלפון וכתובת דואר אלקטרוני, כל אחד בשורה נפרדת. אם אתה גר בבריטניה, הכתובת חייבת להיות כתובה מימין. השלם שורה אחת.
- הקלד את התאריך. כתוב את התאריך המלא, שם החודש והשנה. השלם שורה אחת.
- "4 ביוני 2013"
- כתוב את שמו והכתובת של הנמען. נסה למצוא גורם ספציפי שאליו תשלח את המכתב. השלם שורה אחת.
שלב 3. התחל את המכתב בברכה או ברכה
בדרך כלל בצורה של המילה "יקר" ואחריו שמו של האדם שפונה אליו. וודא שאיית את השם נכון בעת הקלדתו. השם כאן חייב להיות זהה לשם הכתוב על נייר המכתבים.
- כאשר מברכים מישהו, השתמש בכותרת או בדרגה הנכונה (Pak/Madam/Dr./etc) ואחריו שם המשפחה. אם אתה לא בטוח איך אישה מעדיפה שיקראו לה, פשוט תרשום את "מיס".
- עקוב תמיד אחרי זה עם נקודתיים.
- השלם שורה בין הצדעה לפסקה הראשונה.
- "רופא יקר. חום:"
שלב 4. סוגרים את המכתב בהצהרת סיום
חשבו והתייחסו לטון החיבור בבחירת משפט סיום. אמירות כמו "תודה" הן סטנדרטיות למדי, בעוד שצורות אחרות כמו "ברכות" אינטימיות יותר. החליטו אם אתם רוצים שמכתב השער שלכם יהיה רשמי או אינטימי. לא משנה מה תבחר, המילה הראשונה חייבת להיות באותיות רישיות, בעוד המילה הבאה פשוטה. עקוב אחר הסיום בפסיק.
- בחר את המילה "בכבוד", אם אתה רוצה שהיא תהיה רשמית יותר. "ברכות", "ברכות", "תודה" או "בכנות" הן הערות סיום סטנדרטיות לדואר אלקטרוני עסקי. בעוד שהמילים "ברכות", "ברכות" או "נתראה" נראות רגועות ואינטימיות יותר.
- דלג על 4 השורות הבאות כדי להשאיר מקום לחתימה שלך לפני הקלדת שמך.
- "תודה,"
חלק 3 מתוך 4: כתיבת מכתבים
שלב 1. תמציתי ותמציתי
מכתב שכנוע או שכנוע צריכים להיות תמציתיים ומנומסים. אנשים עסוקים לעתים רחוקות קוראים אותיות באורך של יותר מדף או כשהטון חריף. אל תהיו מילים פורחות מדי. נסה להשתמש במשפטים ברורים ומסודרים. אין להציג מידע מעוות ומיותר, כולל אנקדוטות.
- הימנע ממשפטים ארוכים מדי. הקפד להשתמש במשפטים הצהריים חזקים. הכתיבה שלך צריכה להיות תמציתית, תמציתית, עניינית וקלה לקריאה.
- אל תגרור פסקאות יותר מדי זמן. אל תדחס כל כך הרבה מידע שהקורא יאבד עניין, יסטה מהנקודה המרכזית או יקשה על הבנת הנקודה שלך. הישאר עם מידע רלוונטי, ושנה פסקאות בכל פעם שאתה רוצה להעביר רעיון או נקודה חדשה.
שלב 2. ציין את הנקודה העיקרית שלך במשפטים הראשונים
תתחיל במשפט פתיחה ידידותי ואז תגיע לעיקר. ציין את הצורך שלך (המטרה העיקרית של כתיבת המכתב) בשני המשפטים הראשונים.
פסקה זו עשויה לכלול רק 2-4 משפטים
שלב 3. הדגיש את חשיבות הבקשה שלך בפסקה השנייה
בפסקה זו, סיכם את החשש, הבקשה או הטענה שלך. בשלב זה לא סיפקת סיבות, תמיכה או עיקרים ספציפיים; בשלב זה אתה מסביר באופן מלא את עמדתך, את הפרמטרים של החשש או הבקשה, ואת הסיבות מדוע חשוב מספיק לפעול על פיו.
זכור לשמור על גוף האות הגיוני, מנומס ועובדתי. הימנע משפה רגשית יתר על המידה, אל תדרוש פעולה ואל תדבר בחומרה נגד האדם או החברה שאליה פונה המכתב, או ההתנגדות
שלב 4. תמכו בבקשה שלכם בפסקה הבאה
הפסקאות הבאות צריכות להצדיק את עמדתך על ידי מתן רקע ומידע מפורט. וודא שמידע זה הוא הגיוני, עובדתי, מנומק, מעשי ולגיטימי. אל תבסס את בקשתך אך ורק על רגשות, אמונות או רצונות אישיים. אל תשעמם את הקורא בסיפורים ארוכים; להגיע לעניין במהירות ובדייקנות. ישנן מספר אסטרטגיות שונות שניתן להשתמש בהן להשגת מטרה זו:
- ספק קטעי סטטיסטיקה ועובדות כדי למשוך אהדה והגיון של הקוראים. וודא כי הנתונים הסטטיסטיים והעובדות מגיעים ממקורות אמינים ומכובדים, וכי גם אתה משתמש בנתונים בכנות, ולא מוציא אותם מהקשרם.
- הצע הצעות מחיר ממומחים בנושא, התומכים בעמדתך או מפריכים את ההתנגדות. מומחים אלה חייבים להיות דמויות מכובדות בתחומם ואכן בעלי הכישורים המתאימים לחוות דעה בנושא הנדון.
- הצג את הסיבות מדוע יש להיענות לבקשתך. לאלץ אנשים לעשות מה שאתה רוצה היא לא טכניקת שכנוע יעילה, אבל אם תסביר מדוע אתה מאמין שצריך לעשות משהו, זה יכול לעזור לשנות את דעתם. הסבר את המצב הנוכחי ומדוע הוא צריך להשתנות.
- הציגו את הפרטים, המפרט והמגבלות של העמדה והיישום שלכם. דון במאמצים שנעשו בעבר, בנוגע ליישום, או אפילו אם אין או חסר פעולה בעניין.
- תן דוגמאות לעדות הקשורות לעמדתך. חשוב על ראיות אחרות שניתן להציג מדוע עמדתך חשובה.
- זכור להגביל את מה שאתה יכול ורוצה לכלול בפסקה. הבהירו את טענתכם ומצבכם. אל תגזימו עם יותר מדי פרטים, אלא כללו את כל הנקודות החשובות. בחר רק את הנתונים הסטטיסטיים הרלוונטיים ביותר, מומחים ועדויות.
שלב 5. קרא לאופוזיציה
אחת הדרכים היעילות ביותר לשכנוע או שכנוע היא לפנות לאופוזיציה. עליך להיות מסוגל לחזות התנגדויות, התנגדויות או שאלות מהקוראים, כך שתוכל לענות עליהן במכתב. מצא את המשותף שלך עם האופוזיציה, או הציג תמיכה חזקה בעמדה שלך.
- וודא שאתה מכיר בפומבי בהבדלים בין עמדתך לאופוזיציה. אל תסתיר את זה, כי זה יחליש את הטיעון שלך. הדגישו את הערכים, החוויות והבעיות המשותפות שלכם עם האופוזיציה.
- הימנע מהצהרות מאשימות. זה יהפוך את המכתב לרגש מדי ויחליש את הערעור ההגיוני שלך. גישה שלילית ומאשימה מדי תמנע גם מהאופוזיציה להסכים לדבריך.
שלב 6. סגור את המכתב על ידי אישור הבקשה מחדש
חזור על בקשתך או חוות דעתך בסוף המכתב. זהו הפסקה שבה אתה מציג פתרון או מתחנן לפעולה. ספר לקורא כי תעקוב אחר ההתכתבויות בטלפון, בדוא ל או באופן אישי.
- סיימו את המכתב במשפט חזק שיעזור לשכנע את הקורא לקחת את הצד שלכם, או לפחות לראות בצורה ברורה יותר מבחינתכם.
- הציעו פתרונות או עזרה משלכם. הסכים להתפשר, או להיפגש באמצע. הראה שעשית או מוכן להתמודד עם המצב.
חלק 4 מתוך 4: לשים את הנגיעות האחרונות
שלב 1. בדוק אם יש שגיאות
טעויות בדקדוק, הגייה וכתיב של מילים יעניקו רושם רע. אתה רוצה שהקורא יתמקד ברעיון ובבקשה שלך, ולא בשגיאת הקלדה. קרא שוב את מכתבך מספר פעמים לפני שליחתו. קראו אותו בקול רם כדי לשמוע איך הוא נשמע.
במידת הצורך, פנה למישהו לבדוק בכתיבתך שגיאות כתיב (או השתמש בתכונת בדיקת האיות של התוכנה)
שלב 2. שים חתימה משלך
אם אתה מעדיף לשלוח מכתבים בדואר אלקטרוני, יהיה עליך לחתום. הוא מותאם אישית ומאשר את המכתב שלך.
שלב 3. ספק עותקים של המכתב הרשמי שלך לגורמי מפתח אחרים, במידת הצורך
אם מישהו אחר בחברת היעד או בארגון המטרה צריך לקרוא גם את המכתב שלך, ספק לו עותק. המשמעות היא הדפסה ושליחת יותר ממכתב אחד, עם חתימות מקוריות.
שלב 4. שמור עותק לעצמך
שמור תמיד עותק של המכתבים שלך ורשום הערות אישיות, כולל הערות על מתי נשלח המכתב ולמי. רשום את המעקב שעשית עד שהבעיה נפתרה.
טיפים
- הישאר בנושא. היזהר לא להוסיף מידע אקראי שאינו קשור לנושא שאתה דן בו. היצמד לעובדות רלוונטיות ושמור על זה פשוט. השתמש בעובדות אלה כדי להיות יותר תיאורי.
- השתמש בנקודות כדור באמצע הפסקה רק אם אתה בטוח לחלוטין וברור לגבי השלבים, הפעולות או ההמלצות.
- התאם את הכדור שלך להצביע על סוג החברה או ארגון היעד. למוסדות ללא מטרות רווח יש דרך חשיבה שונה מחברות גדולות.
- כתוב בצורה אינדונזית כתובה סטנדרטית. זה לא הודעות טקסט או מדיה חברתית; אלא מכתב רשמי. השימוש בקיצור, בסלנג ובאמוטיקונים יכול לגרום לך להתעלם.
- אל תתייחסו לקוראים שלכם כאילו הם חייבים לכם משהו ואז אתם מרגישים שאתם זכאים לתבוע. הרגיע אותם תוך שמירה על נימת המכתב ידידותית ומקצועית.
