ה- Out of Office או "Outdoors" Assistant ב- Microsoft Outlook מאפשר לך להגדיר תשובות אוטומטיות שנשלחות לאנשים שיוצרים איתך קשר בזמן שאתה לא פעיל או מחוץ למשרד. התכונה 'מחוץ למשרד' זמינה רק למשתמשי חשבון Microsoft Exchange. עם זאת, גם משתמשים ביתיים ללא חשבון Exchange עדיין יכולים ליצור תבניות "מחוץ למשרד" וליצור כללים עבור התוכנית כך ש- Outlook יוכל לשלוח תשובות באופן אוטומטי.
שלב
שיטה 1 מתוך 4: Outlook 2013 ו- 2010
שלב 1. לחץ על התפריט "קובץ", ולאחר מכן בחר "מידע" מתפריט סרגל הצד השמאלי
שלב 2. בחר "תשובות אוטומטיות (מחוץ למשרד)"
תיבת הדו -שיח "תשובות אוטומטיות" תיפתח לאחר מכן.
אם אפשרות זו אינה זמינה, ייתכן שאתה משתמש בחשבון שאינו Exchange. בצע את השלבים המתוארים בשיטה הרביעית במאמר זה כדי להגדיר תשובות אוטומטיות בחשבונות שאינם Exchange
שלב 3. סמן את האפשרות "שלח תגובות אוטומטיות"
שלב 4. סמן את האפשרות "שלח רק בטווח זמן זה", ולאחר מכן בחר את זמן ההתחלה הרצוי ("זמן התחלה") ושעת הסיום ("שעת סיום")
לדוגמה, אם אתם מתכננים לצאת לחופשה של שבועיים, בחרו את משך החופשה.
שלב 5. לחץ על הכרטיסייה "בתוך הארגון שלי" ולאחר מכן הקלד הודעה אוטומטית שתישלח לעמיתים לעבודה (באותו משרד או חברה) שרוצים ליצור איתך קשר
שלב 6. לחץ על הכרטיסייה "מחוץ לארגון שלי" ולאחר מכן כתוב הודעה אוטומטית שתישלח לאנשים מחוץ לארגון או למשרד שלך שרוצים ליצור איתך קשר
לדוגמה, כתוב הודעה המסבירה שאתה עסוק, והפנה את שולח ההודעה לשאול שאלות ולדון בנושאים עם אנשי קשר אחרים במשרד.
שלב 7. לחץ על "אישור"
אנשים ששולחים לך דוא ל כאשר אינך במשרד יקבלו הודעה אוטומטית שאתה יוצר.
שיטה 2 מתוך 4: Outlook 2007
שלב 1. לחץ על התפריט "כלים" ובחר "מחוץ למשרד עוזר"
תיבת הדו -שיח "מחוץ למשרד עוזר" תיפתח.
אם אפשרות זו אינה זמינה, ייתכן שאתה משתמש בחשבון שאינו Exchange. בצע את השלבים המתוארים בשיטה הרביעית במאמר זה כדי להגדיר תשובות אוטומטיות בחשבונות שאינם Exchange
שלב 2. סמן את האפשרות "שלח מענה אוטומטי מהמשרד"
שלב 3. סמן את האפשרות "שלח רק בטווח זמן זה", ולאחר מכן בחר את זמן ההתחלה הרצוי ("זמן התחלה") ושעת הסיום ("שעת סיום")
לדוגמה, אם אתה מתכנן להישאר מחוץ למשרד למשך יום אחד, בחר תאריך מתאים (תאריך החופשה שלך או תאריך אי-ההגעה למשל).
שלב 4. לחץ על הכרטיסייה "בתוך הארגון שלי" ולאחר מכן הקלד את התשובה האוטומטית שברצונך לשלוח לעמיתים לעבודה (באותו משרד או חברה) שרוצים ליצור איתך קשר
לדוגמה, הסבר כי אינך נמצא במשרד במשך יום אחד, והמנהל יהיה אחראי על עבודתך בזמן שהיית בחוץ.
שלב 5. לחץ על הכרטיסייה "מחוץ לארגון שלי" ולאחר מכן הקלד הודעה אוטומטית שברצונך לשלוח לאנשים מחוץ לארגון או למשרד שלך שרוצים ליצור איתך קשר
שלב 6. לחץ על "אישור"
אנשים ששולחים לך דוא ל כאשר אינך במשרד יקבלו הודעה אוטומטית שאתה יוצר.
שיטה 3 מתוך 4: Outlook 2003
שלב 1. לחץ על התפריט "כלים" ובחר "מחוץ למשרד עוזר"
תיבת הדו -שיח "מחוץ למשרד עוזר" תיפתח.
אם אפשרות זו אינה זמינה, ייתכן שאתה משתמש בחשבון שאינו Exchange. בצע את השלבים המתוארים בשיטה הרביעית במאמר זה כדי להגדיר תשובות אוטומטיות בחשבונות שאינם Exchange
שלב 2. סמן את האפשרות "אני כרגע מחוץ למשרד"
שלב 3. כתוב את ההודעה שברצונך להישלח אוטומטית לאנשים שיצרו איתך קשר בשדה "השב אוטומטית פעם אחת בלבד לכל שולח עם הטקסט הבא" על המסך
אנשים שישלחו לך מיילים יקבלו תשובות אוטומטיות עד שתחזור לעבודה.
שלב 4. לחץ על "אישור"
כל הצדדים שיפנו אליך באמצעות הדוא"ל יקבלו הודעת "מחוץ למשרד" אוטומטית לתקופה בלתי מוגבלת, או עד שתחזור על השלב הראשון בשיטה זו ובחר "אני כרגע במשרד".
שיטה 4 מתוך 4: חשבון ללא החלפה
שלב 1. הפעל את Microsoft Outlook במחשב האישי
שלב 2. לחץ על התפריט "דף הבית" ובחר "דוא"ל חדש"
שלב 3. הקלד את התשובה שברצונך להישלח אוטומטית לאנשים שיצרו איתך קשר בגוף ההודעה
מאוחר יותר הודעה זו משמשת כתבנית "מחוץ למשרד" שלך.
שלב 4. לחץ על התפריט "קובץ" ובחר "שמור בשם"
תיבת הדו -שיח "שמירה בשם" תיפתח לאחר מכן.
שלב 5. בחר "תבנית Outlook" מהתפריט הנפתח "שמור כסוג"
שלב 6. הקלד את שם תבנית ההודעה ולאחר מכן לחץ על "שמור"
כעת ניתן להשתמש בתבנית זו בכל פעם שלא ניתן ליצור קשר באמצעות דוא ל בחשבון Outlook האישי שלך.
שלב 7. לחץ על "בית", בחר "כללים" ובחר "נהל כללים והתראות"
על מנת שהתבנית תישלח אוטומטית לשולחי ההודעות כשאין לך קשר, עליך ליצור כלל המורה ל- Outlook להשיב אוטומטית למכתבים שהתקבלו באמצעות התבנית.
שלב 8. בחר "כלל חדש", ולאחר מכן בחר "החל כללים על הודעות שאני מקבל" בקטע "התחל מכלל ריק"
שלב 9. לחץ על "הבא" ולאחר מכן בחר שוב "הבא" כדי ליצור כלל
שלב 10. בדוק את האפשרות "להשיב באמצעות תבנית ספציפית" תחת "מה אתה רוצה לעשות עם ההודעה? ”.
שלב 11. בדוק את האפשרות "תבנית ספציפית" בסעיף "ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך מסומן)"
שלב 12. בחר "תבניות משתמש במערכת הקבצים" מהתפריט הנפתח "חפש"
שלב 13. בחר תבנית מוכנה מראש לשימוש כתשובה אוטומטית של "מחוץ למשרד" ולאחר מכן בחר "פתח"
שלב 14. לחץ על "הבא", ולאחר מכן הוסף חריגים במידת הצורך
לדוגמה, תוכל להעביר דוא"ל משולח מסוים לחשבון דוא"ל אחר.
שלב 15. לחץ על "הבא", ולאחר מכן הקלד את שם כלל התשובה האוטומטית שנוצרה
שלב 16. לחץ על "סיום"
כל מי ששולח לך מייל יקבל הודעה אוטומטית מהתבנית שאתה יוצר.
