תוכנית הניהול היא תיאור של אופן הפעולה של הארגון או העסק. בעזרת תוכנית ניהול, תוכל לנסח מבני ניהול ותפעול. התוכנית גם מבטיחה שכל החברים חולקים את אותה השקפה וכי יושגו מטרות. אתה יכול להכין תוכנית ניהול בקלות באמצעות כמה צעדים פשוטים.
שלב
חלק 1 מתוך 4: התחלת תוכנית ניהול
שלב 1. קבע את הצורך בתכנית ניהול
תוכנית הניהול משמשת לגיבוש הנהלים והמדיניות החשובים לארגון, כמו גם האחריות והרשויות של כל המעורבים. ללא תוכנית הפעולות עשויות להיות לא עקביות, האחריות אינה ברורה והארגון אינו מוכן לאירועים מסוימים.
- התוכנית העסקית מאפשרת לכל חברי הארגון לדעת בבירור את עמדתם, כולל למי עליהם לדווח, מי מדווח להם ואחריותם.
- קביעת תפקידים יוצרת גם תחושת אחריות מכיוון שיהיה ברור מי אשם אם משהו יקרה או לא יקרה.
שלב 2. מתאר את התוכנית
תוכנית הניהול צריכה להכיל מספר אלמנטים מרכזיים. צייר קו מתאר פשוט על לוח לבן או מסמך מחשב, המציג את חלקי תוכנית הניהול כך שאתה והצוות שלך יכולים לדון בהם. תוכנית הניהול צריכה לכלול את הסעיפים הבאים:
- תיאור מבנה הניהול.
- סעיף המפרט כל חבר ואחריותו וסמכויותיו.
- תרשים המציג את האינטראקציות והאחריות בין כל רמה בארגון.
- חלקים המתארים היבטים שונים של הארגון המנוהל וכן מדיניות ונהלים ניהוליים.
- לוח זמנים לעדכון, הגדלה ופיתוח תוכניות ניהול וניהול.
שלב 3. תאר את מבנה הניהול שלך
לכל ארגון או עסק יש מבנה ניהול שונה במקצת. בתחילת התוכנית, תאר את מבנה הניהול במילים או בדיאגרמות. הבהיר מי מקבל את ההחלטות הסופיות, בין אם ההנהלה, הדירקטוריון או אדם יחיד. כלול מקבלי החלטות חיצוניים ופנימיים, כמו גם יועצים. במידת הצורך, הסבר כיצד הקצאת קבלת ההחלטות מבוססת על ההיררכיה הארגונית.
שלב 4. רשום את ההיבטים השונים של הארגון שיש לנהל במסגרת התוכנית
חלק את כל התהליכים והפונקציות לקטגוריות. ניתן להגדיר קטגוריות לפי מחלקה בעסק גדול, או לפי תהליך עסקי בעסק קטן. היבטים של פעולות שכלולות בדרך כלל הן ניהול עובדים, בקרה פיננסית, בקרת מלאי או אספקה, שיווק או יחסי ציבור ותפעול (כגון ייצור או מכירות). חלק את כל ההיבטים של הארגון כך שתוכל להגדיר את התפקידים והנהלים המתאימים להם.
חלק 2 מתוך 4: תיאור בעלות וניהול
שלב 1. שימו לב לסוג הבעלות של הארגון
תאר את בעלות החברה במונחים ברורים. ציין אם הארגון הוא ציבורי, פרטי או ללא מטרות רווח. בנוסף, אם יש מספר בעלים או משקיעים, יהיה עליך להסביר את חלוקת הסמכויות, ההתחייבויות והמניות. לדוגמה, הבעלות על הארגון עשויה להיות משותפת בהסכם שותפות או בעל מניות בחברה.
שלב 2. רשום את שמות חברי הדירקטוריון
אם לעסק שלך יש לוח, רשום את החברים. כתוב סיכום של המנהיגות שלהם, הניסיון, החוזקות והחולשות שלהם. לעסקים פרטיים אסור שיהיה דירקטוריון. אם אין לוח, אינך צריך להיכנס לסעיף זה.
כלול עותק של מדיניות הדירקטוריון, כולל תנאי בחירות, כהונה, אחריות, סמכויות ופתרון סכסוכים. מידע זה חייב להופיע בהסכם התפעול העסקי או במסמך התאגדות אחר
שלב 3. הצג חברי ניהול מרכזיים
רשום את הכישורים והניסיון של כל חבר. בנוסף לבעלים וחברי דירקטוריון, סעיף זה כולל משקיעים, מנהלים, מנהלים, עובדי מפתח ואנשי צוות ויזמים. תאר את הרקע של החברים, יחד עם המאפיינים שלהם ותרומתם להצלחת העסק.
שלב 4. הצג את נקודות החוזק של כל אדם בצוות הניהול
הסבר עד כמה התכונות הללו חשובות לתפקיד שכל חבר מחזיק בו. כלול תכונות כגון יכולת מוטיבציה, יכולת כלכלית ויכולת עסקית.
- ציין את תפקידיו ותפקידיו הקודמים של כל חבר, החלים על התחייבויותיו השוטפות. הסבר כיצד החובה ממנפת יכולות ומחזקת את עמדת ההנהלה.
- הזן את הרקע החינוכי של כל מנהל. הסבר כיצד ההכשרה שלהם מועילה לחברה. כלול השכלה הרלוונטית רק לתפקידם הנוכחי.
- אם אתה העובד היחיד, כלול את הניסיון והעוצמות שלך.
שלב 5. תאר את תהליך הגיוס
הסבר את היסודות של גיוס עובדים חדשים. ציין את הכישורים והניסיון הנדרשים לכל תפקיד. זה חשוב במיוחד אם לא שכרת מנהל. כלול את תהליך ההכשרה וכל תוכניות תמריץ או תגמול המיושמות. ניתן לכלול כאן גם תיאור של ההטבות.
שלב 6. כלול את שם היועץ או היועץ החיצוני בו תשתמש
יש אנשים שאפשר לפנות אליהם לצורך שיווק, ייעוץ אישי וייעוץ פיננסי. לדוגמה, העסק שלך עשוי להזדקק ל:
- עורך דין
- רואת חשבון
- סוכן ביטוח
- יוֹעֵץ
שלב 7. כלול סיכום של יכולות צוות הניהול
כתוב תיאור קצר המסביר מדוע הצוות שלך מצליח. בסוף תוכנית הניהול, ציין ספציפית מדוע הצוות שלך יקבע את הצלחת העסק. הסבר כיצד שילוב המנהלים במודל עסקי זה יסייע לחברה בשנים הבאות. חלק זה משלב את הנקודות השונות של התכנית.
לדוגמה, “לצוות האנשים שלנו בעלי יכולות שונות יש שילוב של 40 שנות ניסיון בתחום זה. עם מבנה דמוקרטי מתואם, הם יכולים לעבוד ביחד ביעילות כדי להשיג את התוצאות הרצויות. עם צוות זה, אנו מאמינים שהעסק יהיה רווחי בעוד שנתיים”
שלב 8. תאר את הקשר בין ההנהלה, הבעלים והעובדים
היבט חשוב בפעולות הניהול הוא האינטראקציה בין רמות הניהול ובין ההנהלה/הבעלים והעובדים. תאר את הסמכות, האחריות והתפקיד של כל רמה בהיבטים של הפעילות העסקית. כלול תהליכי קבלת החלטות ושיתוף פעולה משותפים, כמו גם פגישות נחוצות או קווי תקשורת. וודא שכולם מסכימים כיצד לפתור מחלוקות ולחלוק כוח.
חלק 3 מתוך 4: כתיבת מדיניות ונהלים
שלב 1. שקול את הצורך במדיניות כתובה
מדיניות כתובה נועדה להגדיר פעולות בארגונים גדולים. המדיניות תיצור עקביות ותבטיח שכל התהליכים יתנהלו בצורה חלקה. עם זאת, עסק או ארגון קטן מאוד אולי לא יזדקקו למדיניות. למעשה, מדיניות יכולה לפעמים להגביל את שיתוף הפעולה ולהאט את העבודה בקבוצות קטנות. חשוב על גודל וצרכי הארגון שלך לפני עריכת מדיניות.
שלב 2. להרכיב קבוצת הנהלה ועובדים
בכל שיקול של היבטי הפעולה, אסוף חברי הנהלה ועובדים המושפעים ישירות או אחראים לתהליך או לאזור. הגדר איתם מדיניות ונהלים, קבל קלט והבהיר את כל הפרטים. זה מאפשר ליישם תוכניות בפעולות אמיתיות ונותן לעובדים תחושת בעלות.
שלב 3. רשום מדיניות ונהלים לכל היבט של העסק
זה ישמש כהסבר להנהלה ולעובדים כיצד להפעיל חלק זה של הארגון. מדיניות, פילוסופיות ותקנות ארגוניות נועדו להשיג מטרות ולהבטיח שהפעולות תואמות את העקרונות הארגוניים. מדיניות זו מתממשת באמצעות נהלים, שהם שיטות ספציפיות לביצוע פעולות עסקיות.
לדוגמה, מדיניות לשימוש ומכירה של חומרים ומוצרים ידידותיים לסביבה בלבד. הנוהל לתמיכה במדיניות זו הוא רכישת סחורות מספקים ידידותיים לסביבה או בדיקת ההשפעה הסביבתית של החומרים או המוצרים בהם נעשה שימוש
שלב 4. ודא שהמדיניות מתאימה לתרבות ולפילוסופיה שלך
יש לבצע מדיניות ונהלים בהתאם לפילוסופיה והיעדים. בדוק כל נקודת מדיניות כדי לוודא שכולן מובילות לאותו סיום. אם משהו אינו תואם או מוטל בספק, בצע שינויים שיתאימו טוב יותר למשימה.
חלק 4 מתוך 4: תיקון התוכנית
שלב 1. קרא שוב את התוכנית בעיון
תוכנית הניהול חייבת להיות מקצועית. המסמך חייב להיות נקי משגיאות כתיב ודקדוק. הדפס על נייר לבן ללא קמטים וללא כתמים.
שלב 2. בחר פורמט ברור
פורמט תוכנית הניהול צריך להיות זהה לכל הצעה עסקית אחרת. ניתן לסמן חלקים עיקריים בכותרות מודגשות. השתמש בגופן קל לקריאה. הגופן הסטנדרטי הוא Times New Roman, גודל 12. ניתן להשתמש בנקודות קליטה כדי לפרט את החוויות, היכולות והאחריות שלכם, או להציג מידע חשוב בפסקאות קצרות.
שלב 3. שקול לבקש מיועץ עסקי לבחון את טיוטת התוכנית
ככל שיותר אנשים יקראו אותו ייטב. יועץ עסקי או מתכנן פיננסי יכול לתת ייעוץ טוב יותר. דון עם יועץ. ייתכן שהם יצליחו למצוא בו פערים או קונפליקטים.
שלב 4. שלח אותו לכל הבעלים
כל הבעלים והמנהלים ברמה גבוהה בחברה חייבים לאשר את תוכנית הניהול. ודא שלכל בעל יש עותק. הם יכולים לשלוח לך תיקונים ושינויים. שקול היטב את תשומת ליבם. אם אינך מסכים לשינוי, דון איתו כדי למצוא פשרה.
ברגע שהם מסכימים, כל הבעלים יחתמו על תוכנית ניהול לפני שתעביר אותה למשקיעים, בנקים או גופי מימון
שלב 5. התחייב לשנות את התוכנית במידת הצורך
כל תוכניות הניהול החדשות לא נבדקו וככל הנראה ידרשו תיקון לאחר יישומן. לכן עליך לכלול תנאי שניתן לשנות ולתקן את התוכניות בזמן שהעסק נוסע. התחל בלערוך לוח זמנים להערכה, וציין מתי תתקיים פגישה שתדון ביעילות התוכנית ובהצלחתה או בכישלונה.
- ודא שיש דרך לכל ההנהלה והעובדים להעביר משוב הקשור לתכנית הניהול.
- לאחר מכן, צור את שיטת האישור והחל את השינויים.
