אתה מרגיש המום מכך שאתה צריך להשלים מספר עצום של אחריות בזמן מוגבל? אחריות אישית ומקצועית החופפות זו לזו נוטות לעורר מתח, במיוחד אם עסוקה קיצונית גורמת לך לעתים קרובות לשכוח משהו חשוב. כדי למנוע זאת, מדוע שלא תנסה להכין רשימת מטלות מסודרת ומאורגנת? באמצעות רשימה זו תוכל להגדיר בקלות עדיפויות, לעקוב אחר משימות לא גמורות ולהגדיל את הפרודוקטיביות היומיומית.
שלב
חלק 1 מתוך 3: סיכום פרטי הפעילות
שלב 1. קבע את אמצעי התקשורת המתאים ביותר
אם אתה ניגש לטלפון שלך יותר מסדר היום שלך, נסה לרשום רשימת מטלות באפליקציית הטלפון שלך. מצד שני, אם אינך רוצה לבהות כל היום בטלפון או במסך המחשב שלך, נסה לרשום אותו על פיסת נייר או על סדר יום מיוחד. אם היא לא מותאמת להעדפותיך, סביר שרשימת המטלות תהיה פחות יעילה.
למעשה, יש אפליקציות כמו Any.do, Wunderlist ורשימות Pocket שתוכל להוריד ולהשתמש בהן כדי לנהל את הפעילות היומיומית שלך ביעילות רבה יותר
שלב 2. רשום כל מה שאתה צריך כדי לעשות זאת
את הסידור אפשר למלא בדברים פחות חשובים כמו "אמבט" לדברים חשובים כמו "חומר גימור למצגת בשבוע הבא" או "מחפשים מתנת יום הולדת לאמא בחודש הבא". כפי שאתה יכול לראות, שלוש המשימות הן בעלות אופי שונה, חשיבות ומשך. בשלב זה, אל תמהר לסווג אותם; פשוט רשום את כל המשימות, האחריות או הפעילויות שעולות לך לראש.
- אתם מוזמנים לרשום על הנייר כל מה שעולה לכם בראש. על ידי כך תרגיש הקלה רבה יותר ותעזור לא לשכוח כל אחריות.
- רשימה זו היא רשימת המטלות העיקרית שלך.
שלב 3. בקש עזרה מאחרים, במידת הצורך
לאחר עריכת רשימת הפעילויות שצריך להשלים, החליטו אם לבקש עזרה או לא. למעשה, אל תהסס לבקש עזרה ממישהו אחר אם אתה מרגיש ממש המום או שיש לך זמן מוגבל מאוד! הימנעו מהדחף לנהל דברים לבד! אם ניתן להאציל את המשימה למישהו אחר, אל תהסס לעשות זאת!
חלק 2 מתוך 3: ניהול פעילויות
שלב 1. מקבצים את המשימות המופיעות ברשימה הראשית לקטגוריות
לדוגמה, תוכל ליצור קטגוריות "אחריות בעבודה" ו"אחריות בבית ". פעולה זו תעזור לך למקד טוב יותר את תשומת הלב והאנרגיה שלך בכל משימה. לדוגמה, אתה יכול לחסוך יותר זמן על ידי כך שלא תצטרך לבדוק את הקטגוריה "אחריות בבית" כאשר אתה בעבודה.
כדי למקסם את התפוקה, דמיין שאתה מציב את כל המשימות שלך במעבר לפניך. לאחר שעשית זאת, נסה לחסל רעשים מסיחים ונסה למקד את תשומת לבך במערך משימות ספציפי. במילים אחרות, הפסיקו לדאוג ממשימות או אחריות מיותרות באותו היום
שלב 2. ערוך רשימה של פעילויות ליום אחד בלבד
פעולה זו תעזור לך לנהל את אחריותך בהתאם לסדרי העדיפויות שלהם. בנוסף, גם אתם לא תרגישו עמוסים כיוון שאין לכם "אחריות" שחייבים להסתיים מחר, בשבוע הבא, או אפילו בחודש הבא! התמקד במה שאתה יכול להשלים תוך 24 שעות. באופן אידיאלי, מספר הפעילויות שעליך לבצע ביום אחד לא יעלה על עשר ואפילו חמש פעילויות.
- אם אתה לא יודע מאיפה להתחיל, נסה להאיץ את השינה שלך. אילו משימות באמת צריכות להתבצע באותה שעה? לאחר שתמצא אותו, הוסף אותו לרשימת העדיפויות שלך!
- השתמש ברשימת המטלות הראשית כהפניה למשימות היומיומיות שלך. לאחר הכנת רשימת מטלות או משימה יומית, היפטר מרשימת המטלות העיקרית שלך מייד!
שלב 3. אומד את משך כל משימה או אחריות
תחשוב באופן ריאלי! אם אינך מבלה מספיק זמן או אובססיבי מדי לבצע כל משימה במהירות האפשרית, סביר יותר שתותקף על ידי יותר לחץ. האמן לי, לא תוכל לעבוד באופן פרודוקטיבי אם אתה כל הזמן מבולבל. לכן, מדדו את משך כל משימה באופן אובייקטיבי וריאלי ותכננו את לוח הפעילויות שלכם על סמך הערכה זו.
אפשרו בערך 10-15 דקות בין כל אחריות. למעשה, אתה באמת לא יכול לעבור ממשימה אחת לאחרת בלי הפסקה, נכון?
שלב 4. צור רשימת מטלות כדי שהיא תיראה מעניינת יותר
למרות שזה מרגיש פחות חשוב, פעולות אלה יכולות למעשה לשנות את נקודת המבט שלך ברשימת המטלות בכיוון חיובי יותר! נסה לכתוב או להקליד רשימת מטלות בצבע המועדף עליך, להדביק אותה על קרטון צבעוני מעניין או לעצב אותה בטלפון שלך. עשו כל מה שצריך כדי להגביר את המוטיבציה שלכם להשלים את האחריות השונות בו!
חלק 3 מתוך 3: קיום התחייבויות
שלב 1. רשום את המועד האחרון לכל משימה המופיעה ברשימת המשימות הראשית
סמכו עלי, פעולה זו תקל עליכם לערוך רשימת מטלות יומית, במיוחד מכיוון שהאחריות שנערמת נוטה לגרום לכם לשכוח משימות הנחשבות פחות משמעותיות או חירום. ערוך רשימה יומית על ידי התייחסות ללוחות הזמנים של כל משימה המופיעה ברשימת האב!
- אם למשימה או לאחריות אין תאריך יעד, נסה להגדיר בעצמך.
- ללא תוכנית ברורה ומובנית, ניתן לשכוח בקלות אחריות לא משמעותית.
שלב 2. שים את הרשימה במקום שבו אתה יכול לראות אותה לעתים קרובות
אין טעם לערוך רשימת מטלות אם תשים את הנייר במגירה ותשכח אותו. לכן, תמיד שים את הרשימה במקום שאתה רואה אותה לעתים קרובות! כך, לא תשכח זאת ותהיה לך מוטיבציה רבה יותר להשלים במהירות את כל האחריות בו.
קח את הרשימה איתך לכל מקום שאתה הולך. במידת הצורך, הדביקו עותק על מראה האמבטיה או הכניסו אותו לתיק. וודא שאתה יכול לראות ולגשת אליהם בקלות
שלב 3. תן למישהו עותק של רשימת המטלות שלך
לדוגמה, אתה יכול לתת אותו להורה, חבר, בן זוג או עמית לעבודה; והכי חשוב, וודא שהאדם מסוגל לעקוב אחר ההתקדמות שלך. אם מישהו אחר מכיר את רשימת המטלות, אתה תרגיש אפילו יותר מסרב להתמהמה, נכון?
