הוצאות שנעשו על ידי חברה (אך עדיין לא שולמו) מכונות בדרך כלל הוצאות לתשלום. הוצאות לתשלום מסווגות כהתחייבויות חוב שיש לפרוע אותן במאזן. למידה כיצד לזהות ולרשום הוצאות חוב דורשת הבנה מעמיקה של עקרונות החשבונאות הבסיסיים, אך התהליך והפרקטיקה למעשה די קלים.
שלב
חלק 1 מתוך 2: לדעת אילו הוצאות הן הוצאה לתשלום
שלב 1. להבין מהי הוצאה מצטיינת
הוצאות לתשלום מתרחשות במהלך תקופת הסגירה של הספר וישנן הוצאות מזומנים בלתי רשומות וחובות חוב שלא שולמו. לדוגמה, ניתן לכנות משכורות עובדים ששולמו אך טרם נפרשו כהוצאות חוב. החברה מטפלת בהוצאות החייבות על ידי התאמת הספרים בכתב העת הכללי.
שלב 2. הבן מדוע יש צורך בהקלטת הוצאות על בסיס צבירה
בסיס הצבירה של החשבונאות הפיננסית (לפי זמן או התרחשות) קובע כי יש לרשום הכנסות והוצאות כאשר מתרחשות עסקאות ולא כאשר מתקבל או משולם מזומן עבור עסקאות אלה. העיקרון הקשור להוצאה נקרא עקרון ההתאמה.
- עקרון ההתאמה קובע שעל רואי החשבון לרשום הוצאות כאשר הן מתרחשות וההוצאות תואמות או מאזנות את ההכנסה הנכנסת.
- המשמעות של עיקרון זה היא שאין צורך לחכות עד שתשלם מזומן לרישום הוצאות. לדוגמה, לחברה יש הוצאה בצורת משכורת המשולמת אחת לשבוע בסך Rp.100,000,000.00, אך תקופת התשלום המתבצעת מתחלקת באופן שווה לשני חלקים בין 2 תקופות החשבונאות. כלומר, חלק מהשכר שולם בסוף התקופה החשבונאית הנוכחית. הנהלת החשבונות להוצאות, המהווה מחצית מהשכר הכולל שישולם (50,000,000.00 ₪), חייבת להירשם בתקופה החשבונאית הנוכחית, למרות ששכר העובדים לא נרשם עד לתקופה החשבונאית הבאה.
שלב 3. קבע את ההוצאות שצריך לרשום על בסיס צבירה
על בסיס עיקרון זה, יש לרשום הוצאות שהוצאו אך טרם שולמו על בסיס צבירה במאזן. להלן הוצאות לתשלום המופיעות לעתים קרובות בספרים:
- יש לשלם שכר
- חייבת ריבית
- יש לשלם מס
חלק 2 מתוך 2: רישום חשבונות חייבים
שלב 1. חשב את הצבירות שנרשמו שהופצו
לאחר שזוהתה ההוצאה לתשלום, יש לחשב את הסכום הכולל על ידי הקצאת חלקים מסך ההוצאות שיש לרשום בתקופה החשבונאית הנוכחית. לאחר שחישוב וסכום כל הכסף נקבע, הגיע הזמן לרשום את הדוח בפנקס הכללי.
על פי הדוגמה לעיל, 50% מהשכר הכולל נרשם מכיוון שתשלום מחצית השכר נופל בתקופה החשבונאית
שלב 2. רשום הערות התאמה נאותות
הנהלת חשבונות צבירה מתבצעת על ידי התאמת הדוחות הכספיים בחשבון הכללי. התאמות לדוחות הכספיים מתרחשות בתקופת הסגירה ומשפיעות על המאזן (על התחייבויות שיש לשלם) ודוח רווח והפסד (על הוצאות).
- התאמת הדוחות הכספיים צריכה להיעשות באופן הבא: חישוב ההוצאה המתאימה כחיוב, ולאחר מכן חישוב החובה לתשלום כזיכוי. זכור, חיוב פירושו הגדלת סכום ההוצאות ואשראי פירושו הגדלת סכום האחריות.
- באמצעות הדוגמה הקודמת, היישום הוא כדלקמן, חישוב הוצאות בצורה של שכר עובדים בסך 50,000,000.00 ₪ כחיוב, ולאחר מכן חישוב הוצאות האחריות של Rp. 50,000,000.00 כזיכוי. יש להבין כי הוצאות בצורה של משכורות הן הוצאות בלבד, ואז מכיוון שהוצאות אלה לא שולמו, הרי שהוצאות אלה הופכות לנטל חובות החוב (משכורות לתשלום). לכן, מה שהופך למעשה לאשראי הוא חובת החוב עצמה.
- צריך לבצע התאמות הנהלת חשבונות, כי בהתעלמות מהן החברה תזלזל במשמעות האחריות ותחשב בהכנסה כדבר.
שלב 3. הכן ערך הפוך לתקופה החשבונאית הבאה
תביעות הקשורות לרישום צבירה יגיעו בזמן ויעובדו בפעילות עסקית כללית. לכן, כדי להימנע מחישוב הוצאות פעמיים, יש לרשום את הרישומים הפיננסיים הראשוניים ביומן ההפוך לתקופה החשבונאית הבאה.
רוב תוכניות המחשב להנהלת חשבונות מקלות על המשתמש לקבוע תאריך היפוך לספרים המותאמים. היפוך המאזנים לניהול הנהלת חשבונות יכול להתבצע גם באופן ידני עם כתבי עת לאחור
טיפים
- לעקרונות חשבונאות המבוססים על עקרון הצבירה יש אותו עקרון עבודה במדינות שונות. עם זאת, לכל מדינה יש תהליך מפורט משלה לרישום חובות תלויים ותלוי בתקני החשבונאות של כל מדינה. לארצות הברית יש תקן חשבונאי בשם U. S. GAAP (תקני חשבונאות מקובלים בדרך כלל) תוך שימוש בעולם IFRS (תקני דיווח פיננסי בינלאומי). באינדונזיה עצמה יש תקן חשבונאי, כלומר INA GAAP או PSAK (הצהרה על תקני חשבונאות פיננסית) שנעשה באמצעות ארה"ב. GAAP ו- IFRS כמקורות העיקריים. ניתן לציין את הדוגמאות המפורטות לעיל בהתאם לתקני החשבונאות באינדונזיה.
- לפעמים, הוצאות שנצברו הן פריטים שאינם קיימים, כגון חשבונות חשמל ומים, עלויות ביטוח חודשיות או דמי מנוי. ברישום הוצאות צבירה, עליך לשקול את ערך רישום הצבירה עם הזמן והמאמץ הנדרשים לחישובו ורישומו. אפשר להתעלם מרשום הצבירות אם הזמן הנדרש לחישוב הדוח חשוב יותר משווי ההוצאה הצבירה עצמה.
- כדי לסייע בעיבוד רישום הצבירות בצורה מדויקת יותר, מומלץ לספק את המספרים המתאימים בסעיף האחריות ובקטע ההוצאות. לדוגמה, חברה מייחסת "2" להתחייבויותיה ו" -4 "להוצאותיה. לאחר מכן, החברה מקצה את המספר "40121" להוצאות שכר העובדים ואת המספר "20121" להוצאות השכר שלא שולמו. במילים פשוטות, המספר 4 קשור להוצאות, המספר "2" קשור בהתחייבויות ו" 0121 "משויך לשכר. זה יכול לסייע בהפחתת טעויות שניתן לבצע בתהליך החישוב וביומן ההפוך.
