אם אתה מרגיש מוצף במשימות יומיומיות, לוח זמנים יעזור לך להיות יותר פרודוקטיבי, יעיל ומאורגן. נסה עם מחברת, מתכנן או אפליקציה לניהול הזמן שלך והישאר בשיטה שלדעתך עובדת הכי טוב. הקפד להגדיר תוצאות מציאותיות ותעדף איזון בין אחריות לזמן פנוי. כדי להישאר על המסלול, הפוך את התזמון לחלק מהשגרה שלך ותגמל את עצמך בכל פעם שתצליח לסמן משימה ברשימת המטלות שלך.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנת לוח זמנים
שלב 1. רשום את הזמן שאתה עושה פעילויות שגרתיות
רשום רישום של הזמן שבו אתה מתכונן בבוקר, כבס את הבוקר שלך, קנה, ענה לדוא ל, עשה עבודות בית והשלים משימות שגרתיות אחרות. עברו עליו במשך שבוע ורשמו אותו במחברת, בגליון עבודה או באפליקציית פנקס רשימות.
- על ידי מעקב אחר השגרה שלך במשך שבוע שלם, תוכל להעריך את הזמן שאתה צריך להקצות למשימות מסוימות.
- אולי תמצא דרך להיות יותר פרודוקטיבית. לדוגמה, אתה עשוי לגלות שהשקעת 10 שעות במשחק וידאו ועליך להשקיע יותר זמן בלימודים.
שלב 2. נסה ליצור לוח זמנים באמצעות מגוון כלים, החל ממחברות ועד סדר יום ועד אפליקציות
נצל מגוון שיטות בכתב יד או דיגיטאלי בעת הגדרת לוח זמנים. אם ברצונך להתחיל בגיליון ריק, השתמש במחברת או באפליקציית פנקס רשימות. אם ברצונך להשתמש בגיליון הכולל את התאריך והשעה, השתמש באג'נדה או באפליקציית לוח שנה.
- בחר שיטה שמתאימה לך. אם אתה לא אוהב נייר, השתמש באפליקציה דיגיטלית. אם כתב היד עוזר לך להישאר ממוקד, השתמש בעיפרון ומחברת.
- אתה תדע מה אתה אוהב ומה אתה לא אוהב כאשר אתה משתמש בלוח הזמנים. כאשר אתה מוצא את השיטה הנכונה, המשך להשתמש בה. אסוף את כל המשימות שלך במקום אחד, בין אם זה מחברת, מטלות או אפליקציה.
שלב 3. רשום את התאריך והיום במידת הצורך
אם התאריך והיום אינם זמינים במכשיר שלך, פשוט כתוב אותם בראש דף לוח הזמנים. השתמש בדף אחד ליום אחד בלבד כדי שתוכל להתמקד במשימה הנוכחית. רשום הערות נוספות במידת הצורך.
- רישום הימים בלוח הזמנים שלך יעזור לך לעקוב אחר הפעילויות המתקיימות ביום נתון, כגון שיעורי מוזיקה בימים שני ורביעי.
- אם אתה משתמש במחברת רגילה, נצל את הדף השמאלי לפי סדר לוח הזמנים ולאחר מכן רשום את סדרי העדיפויות היומיים שלך והערות אחרות בדף הימני.
שלב 4. הזן תחילה את הפעילויות המוגדרות
שיעורים, פגישות קבועות ומשימות מוגדרות אחרות מהוות את מתווה לוח הזמנים שלך. התחל במילוי טור פעילות קבוע כגון "08.30 - מבוא לפסיכולוגיה" או "16.00 - שיעור יוגה".
- אם אתה משתמש במחברת ריקה או בגליון עבודה, הצב חריץ זמן משמאל לדף תוך שימוש במרווח זמן של כל 30 דקות. שיטה זו תעזור מאוד. תן לכל אחד משבצת זמן כך שיהיה מספיק מקום להוספת הערות במסגרת מטלה.
- אם אתה משתמש באג'נדה או מתזמן אפליקציה, בדרך כלל יש מקום לזמן.
חלק 2 מתוך 3: תזמון
שלב 1. ערוך רשימת מטלות על דף נייר נפרד
קל לכלול משימות שגרתיות, אך לא לארגן את הזמן שנותר לך. התחל לכתוב את כל מה שאתה צריך להשלים על דף נייר ריק או על מסמך חדש בטלפון או במחשב. ציינו את עדיפות המשימה על ידי כתיבת מספר או אות ליד המשימה.
- לדוגמה, כתוב 1 (או A) ליד המשימות החשובות ביותר. אלו המשימות שתצטרך לכלול תחילה בלוח הזמנים שלך. כתוב 2 (או B) לצד משימות בעלות עדיפות בינונית ו- 3 (או C) למשימות בעלות עדיפות נמוכה.
- בעת כתיבת משימה בלוח הזמנים שלך, תוכל לסמן את רמת העדיפות לידה או פשוט להוסיף כוכבית או סימן קריאה לצד המשימות העדיפות.
- אם אתה מתכנן שבוע, השתמש ברשימת מטלות שבועית. רשום משימה יומית אם אתה רוצה לקבוע לוח זמנים ליום אחד.
שלב 2. תזמן את המשימות החשובות ביותר שלך לזמנים שבהם אתה מרגיש הכי פרודוקטיבי
התחל למלא את לוח הזמנים שלך במשימות החשובות ביותר. העריך כמה זמן יידרש להשלים כל משימה, ותזמן משימות בעדיפות עליונה לזמנים שבהם אתה הכי מלא אנרגיה וחסר הסחות דעת. כדי להדגיש משימות בעדיפות עליונה, הוסף כוכבית, קו תחתון או הדגשה באמצעות סימון.
- לדוגמה, אם אתה מרגיש הכי פרודוקטיבי בבוקר, תזמן פרויקטים חשובים לפני ארוחת הצהריים. ניתן לארגן קבצים ולמחוק מיילים מאוחר יותר לאחר מכן.
- נסה לבצע הערכת זמן סבירה. אל תנסה לתזמן את שיעורי הבית שלך או להיפגש עם לקוח קצר מאוד, נגיד 30 דקות, כשאתה יודע ששעה אמורה להיות שעה.
- לאחר שנכנסת למשימות החשובות ביותר, הגיע הזמן למשימות פשוטות יותר, כגון כביסה או קניות.
שלב 3. כלול פרטים שיעזרו לך לזכור מה לעשות
כשאתה מזין מטלה, כלול מידע ספציפי כדי שתוכל לזכור את משמעות המטלה. אם תרשום הערות קצרות בלבד, כגון "פגישה" או "חפש נתונים", תתקשה לזכור מה פירוש הדבר.
- אם עליך להשתתף בפגישה, כלול גם את הזמן, המיקום ומשתתפי הפגישה. תוכל גם להוסיף נקודות כדורים למשימות פגישה.
- זכור, אינך צריך לכתוב חיבור שלם עבור כל מטלה. פשוט הכנס את הפרטים הנדרשים כדי שלא תתבלבל בעת קריאתו.
שלב 4. רשום את זמני ההתחלה והסיום של כל משימה
לא משנה באיזה כלי אתה משתמש כדי לתזמן, אפליקציות או פנקס רשימות, כתיבת זמני התחלה וסיום תעזור לך לשמור על כל פעילויות היום בלוח הזמנים. יהיה לך מושג איך יהיה היום שלך מחר ואיפה אתה תהיה בכל זמן נתון.
- לדוגמה, אולי אתה צריך לערוך סקירה כללית בין השעות 9: 30-10: 30, לקחת שיעורים בין השעות 11: 00-12: 15, לאכול ארוחת צהריים בשעה 12:30 ולהשתתף בישיבות בין השעות 13: 00-13: 45.
- זכור תמיד להגדיר את הזמן המשוער בצורה הגיונית. שימו לב להערות שאתם רושמים תוך התחקות אחר העבר בכדי שתוכלו להעריך במדויק כמה זמן ייקח להשלים משימה.
שלב 5. כמו כן, פנה זמן לכיף, למשפחה ולרגיעה
אתה לא יכול להיות פרודוקטיבי כל הזמן. אז הקדישו זמן לאנשים שאתם אוהבים, הסתובבו בחוץ ותהנו. אם אתה מסוג האנשים שלעתים קרובות שוכחים לנוח, חשוב לכלול תזכורות להירגע ולהנות.
לדוגמה, הזן ערכים כגון, "שלישי, 18:30 - ארוחת ערב עם גברת ראראס וטנאיה (סיימי את העבודה 17:45!)" או "שבת, 12:00 - קח את אורורה לפארק"
שלב 6. השאר 25% מהזמן שלך בטל
תתקשה לצמצם את לוח הזמנים אם תמלא אותו במספר משימות ברצף. יתרה מכך, קח את הזמן להתמודד עם הפרעות או עיכובים. מרווח של לפחות 15 דקות בין כל משימה היא דרך מצוינת להשלים כל שינויים בזמן בתוכנית שלך.
- אם אתה צריך ללכת לאנשהו, הוסף תמיד 10-15 דקות (או אפילו יותר, תלוי איפה אתה גר) למקרה שתתקע בתנועה.
- גם אם אתה לא מאחר או שאין הפרעות, אתה יכול לנצל את הזמן העודף לנוח, להתעמל או אפילו לבצע משימות נוספות.
חלק 3 מתוך 3: עמידה בלוח זמנים
שלב 1. הגדר את לוח הזמנים שלך באותו הזמן בכל יום
אם תקבע לוח זמנים בזמן קבוע, פעילות זו תהפוך לחלק משגרת יומך. אתה יכול לבדוק את רשימת המטלות שלך במהלך הקפה של הבוקר או בלילה שלפני. אתה רק צריך להפוך את פעילויות התזמון להרגל יומיומי.
ייתכן שיהיה קל יותר לתכנן לוח זמנים שבועי בליל ראשון, ולאחר מכן לבצע התאמות ולהגדיר לוח זמנים יומי בכל ערב או בוקר
שלב 2. שמור את לוח הזמנים שבו תוכל לראות אותו
בין אם זה במחברת, במטלות או באפליקציה, תמיד וודא כי לוח הזמנים שלך קל לנשיאה. אם אתה כמעט ולא נוגע בלוח הזמנים שלך, תתקשה לעמוד ביעד התזמון הזה.
- אם אתה משתמש באפליקציה, התקן וסנכרן את חשבונך לכל המכשירים האלקטרוניים שבהם אתה משתמש. נסה להשתמש במחשב שולחני או ביישומון מסך הבית כדי להצמיד משימות לתצוגה הראשית של מכשיר אלקטרוני.
- התקנת לוח לבן או לוח שנה בסביבת העבודה תעזור מאוד. רשום מידע קל להבנה במבט חטוף כגון תאריכים חשובים ויעדים שבועיים.
שלב 3. סמן משימות שהושלמו כדי לשמור על מוטיבציה
זה פשוט, לשים הרבה סמן ליד משימה שהושלמה זה מאוד כיף. מתן סימנים אלה יביא סיפוק מסוים מכיוון שהצלחת להשיג התקדמות תוך ניסיון להישאר אחראי.
אין צורך להיכנס לפאניקה אם לא תצליח לבצע את כל המשימות. אם קורה משהו בלתי צפוי, שנה את לוח הזמנים והעדיף אותו למחרת
שלב 4. גמל את עצמך כשתסיים את כל המשימות
כשיש פרס צפוי, המשימות מרגישות קלות יותר לביצוע, במיוחד אלה המשעממות. לדוגמה, אם היום שלך מלא במצגות, פגישות ולוחות זמנים, גמל את עצמך בהפסקה נוספת, גלידה או פרס פשוט אחר.
בנוסף למתנה קטנה כחגיגה לסיום המשימה, הכינו לעצמכם מתנה גדולה לאחר יום עמוס. תהנה יותר זמן באמבטיה, משחקי וידיאו, צפה בסרטים או עשה פעילות מועדפת
שלב 5. השתמש באפליקציות פרודוקטיביות כדי לחסום הסחות דעת
אם אתה נוטה לגלוש באינטרנט או לגשת לרשתות חברתיות, הורד אפליקציה כמו StayFocused או Focusbar. אפליקציות מסוג זה חוסמות אתרים שצצים ומסיחים את דעתך בזמנים שהקצבת לעבודה.
זה אפילו מועיל יותר אם אתה שומר את הטלפון בכיס או בתיק שלך במקום על השולחן. בדרך זו, אתה עדיין יכול להשתמש בו בכל פעם שאתה צריך את זה, אבל יחסית חופשי מהפרעה על ידי שמירה על זה מעיני
שלב 6. קבעו הפסקות קבועות כדי להימנע מעייפות
לוח זמנים הדוק ללא הפסקות מנוחה ירגיש מעייף ואף עלול לגרום לדחיינות. ברור שאתה לא יכול לעשות את המיטב אם אתה מתייחס לעצמך כך. קח חופש כדי שהעבודה תהיה ניתנת לניהול יותר תוך ריענון הגוף והנפש.
- לדוגמה, טוב לנצל את סוף השבוע להשלמת ענייני משק בית שונים. עם זאת, אם אתה מכסח את הדשא, כבס, ומנקה את הבית בשבת, תזמן את יום ראשון למנוחה נוספת.
- כל לילה, קבעו זמן מרגיע למשך 1-2 שעות לפני השינה. השתמש בזמן זה כדי לקרוא ספר משעשע, להשרות באמבטיה או להאזין למוזיקה מרגיעה.
טיפים
- ארגן את כל המשימות שלך בלוח זמנים אחד בלבד, בין אם בפנקס רשימות, לביצוע או באפליקציה. תתבלבל אם המשימות השונות יתפרסנו על פני לוחות זמנים שונים.
- הישאר גמיש, כתוב בעיפרון ושנה את לוח הזמנים לפי הצורך. אל תיבהל כשהמציאות לא הולכת לפי התוכנית.
- נצל את הזמן הנותר. במקום ללכת לרשתות החברתיות כדי להקדיש 15 דקות לקראת פגישה, נסה לבצע את המשימות היומיומיות שלך בתשלומים. אתה יכול גם לנצל את הזמן הזה לאכילת מזון בריא, מתיחות או הליכה מהירה.
- כלול הסחות דעת אפשריות בלוח הזמנים שלך, אך עשה כמיטב יכולתך כדי לעקוף אותן. אם מישהו מבקר אותך בעבודה או שאתה צריך להרים טלפון, אמור "מצטער, אני יכול לשוחח רק דקה", או "תודה על השאלה, אבל אני מצטער, אוכל להשיב על כך מאוחר יותר."
- אל תתעכב! המשימות ימשיכו להיערם אם תמשיכו להתעלם מהן ולוח הזמנים שלכם יהיה קשה יותר ויותר לעבודה.
- אם אינך יכול לעבוד על פי לוח הזמנים, אל תתייאש. שנה אותו מעט בהתאם לנסיבותיך ונסה לעמוד בזה ככל האפשר.
