אמנם לא מדובר בעיקר בתוכנית לוח שנה, אך באפשרותך להשתמש ב- Excel כדי ליצור ולנהל יומנים. קיימות מגוון תבניות לוח שנה הניתנות להתאמה אישית לטעמך, שבדרך כלל מהירות יותר מאשר עיצוב הלוח עצמו. תוכל גם להשתמש ברשימת לוח שנה מתוך גיליון אלקטרוני של Excel ולייבא אותה ליומן Outlook שלך.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: שימוש בתבניות אקסל
שלב 1. פתח מסמך אקסל חדש
כאשר אתה לוחץ על התווית "קובץ" או על לחצן Office ובוחר "חדש", מוצגות מגוון תבניות מהן תוכל לבחור.
- עבור גירסאות מסוימות של Excel, למשל Excel 2011 עבור Mac, יהיה עליך לבחור "חדש מתבנית" מהתפריט קובץ במקום "חדש".
- יצירת לוח שנה מתבנית מאפשרת ליצור לוח שנה ריק שניתן למלא בו ימים חשובים. שלב זה לא ימיר את הנתונים שלך לפורמט לוח שנה. אם ברצונך להמיר רשימת נתוני Excel ללוח שנה של Outlook, עיין בסעיף הבא.
שלב 2. חפש תבנית לוח שנה
בהתאם לגירסת Office שבה אתה משתמש, ייתכן שיהיה קטע "לוחות שנה", או שאתה יכול פשוט להקליד "לוח שנה" בתיבת החיפוש. כמה גירסאות של Excel מדגישות מספר תבניות לוח שנה בדף הראשי. אתה יכול להשתמש בו אם הוא מתאים לצרכים שלך, או שאתה יכול גם לחפש תבניות לוח שנה שונות אחרות הזמינות באינטרנט.
ניתן להגדיר את החיפוש כך שיהיה ספציפי יותר בהתאם לצרכיך. לדוגמה, אם ברצונך ליצור לוח שנה אקדמי, השתמש במילת המפתח "לוח שנה אקדמי" במנוע חיפוש
שלב 3. הגדר את התבנית לתאריך הנכון
לאחר הטעימה של התבנית תראה לוח שנה ריק חדש. התאריך אולי לא מדויק, אך בדרך כלל ניתן לשנות אותו באמצעות התפריט שמופיע בעת בחירת התאריך.
- תהליך זה ישתנה מעט בהתאם לתבנית שבה משתמשים. בדרך כלל, תוכל לבחור את השנה או החודש המוצגים ולאחר מכן לחץ על הלחצן שמופיע לידו. זה יראה לך את האפשרויות לבחירה, והיומן יותאם אוטומטית.
- בדרך כלל אתה יכול גם להגדיר את היום שמתחיל את השבוע על ידי בחירה חדשה ובחירה בו.
שלב 4. בדוק טיפים
בתבניות רבות יש תיבות טקסט עם קצוות המציגים כיצד לשנות את התאריך או הגדרות אחרות בתבנית לוח השנה. יהיה עליך להסיר תיבת טקסט זו אם אינך מעוניין שתופיע בהדפסה.
שלב 5. התאם את המראה החזותי שברצונך לשנות
אתה יכול להתאים אישית אלמנטים שונים על ידי בחירת אחד מהם ושינויו בתווית הבית. באפשרותך לשנות את הגופן, הצבע, הגודל וכו 'עבור כל אובייקט ב- Excel.
שלב 6. הזן תאריכים חשובים
לאחר הגדרת לוח השנה כראוי, תוכל להתחיל להזין תאריכים ומידע חשובים. בחר את התאים שברצונך למלא את התאריכים החשובים והתחל להקליד. אם ברצונך לכלול יותר מאירוע אחד באותו תאריך, התאם את המרווח לפי הצורך.
שיטה 2 מתוך 2: ייבוא רשימות Excel ליומן Outlook
שלב 1. צור גיליון אלקטרוני ריק חדש ב- Excel
באפשרותך לייבא נתונים מ- Excel ללוח השנה של Outlook. זה מקל על משימות כמו ייבוא לוחות זמנים לעבודה.
שלב 2. הוסף כותרת מתאימה בגיליון האלקטרוני
קל יותר לייבא את הרשימה לאאוטלוק אם הגיליון האלקטרוני מעוצב בכותרת הנכונה. הכנס את הכותרות הבאות לשורה הראשונה:
- נושא
- תאריך התחלה
- שעת התחלה
- תאריך סיום
- שעת סיום
- תיאור
- מקום
שלב 3. הכנס כל ערך לוח שנה לשורה חדשה
התיבה "נושא" היא שם האירוע כפי שהוא מופיע בלוח השנה. אינך צריך להזין משהו עבור כל תיבה, אך תזדקק למינימום של "תאריך התחלה" ו"נושא ".
- הקפד להזין את התאריך בהתאם לתבנית הסטנדרטית N/Y/MM/MM/MM/Y/Y, כך ש- Outlook יוכל לקרוא אותו נכון.
- תוכל ליצור אירועים המתפרשים על פני מספר ימים בעזרת התכונות "תאריך התחלה" ו"תאריך סיום ".
שלב 4. פתח את התפריט "שמור בשם"
לאחר שתסיים להוסיף אירועים לרשימה, תוכל לשמור עותק בתבנית ש- Outlook יכול לקרוא.
שלב 5. בחר "CSV (מופרד בפסיקים)" מתפריט סוג הקובץ
זהו פורמט נפוץ שניתן לייבא אותו לתוכנות שונות, כולל אאוטלוק.
שלב 6. שמור את הקובץ
תן לרשימה שם ושמור אותה בפורמט CSV. לחץ על "כן" כאשר Excel שואל אם ברצונך להמשיך.
שלב 7. פתח את לוח השנה של Outlook
תוכנית אאוטלוק מובנית בתוך אופיס, ובדרך כלל מותקנת במחשב אם מותקנת גם אקסל. כאשר Outlook נפתח, לחץ על הלחצן "לוח שנה" בפינה השמאלית התחתונה כדי להציג את לוח השנה.
שלב 8. לחץ על התווית "קובץ" ובחר "פתח ויצא"
תראה מספר אפשרויות לטיפול בנתוני Outlook.
שלב 9. בחר "ייבוא/ייצוא" (ייבוא/ייצוא)
אפשרות זו תפתח חלון חדש לייבוא וייצוא נתונים פנימה והחוצה מאאוטלוק.
שלב 10. בחר "ייבוא מתוכנית או מקובץ אחר" ולאחר מכן "ערכים מופרדים בפסיקים
" תתבקש לבחור את הקובץ שברצונך להעלות.
שלב 11. לחץ על "עיון" ומצא את קובץ ה- CSV שנוצר ב- Excel
בדרך כלל תוכל למצוא אותו בתיקיית מסמכים אם לא שינית את מיקום ברירת המחדל עבור Excel.
שלב 12. ודא ש"יומן "נבחר כתיקיית היעד
בדרך כלל תיקיה זו נבחרת באופן אוטומטי מכיוון שאתה בתצוגת לוח שנה ב- Outlook.
שלב 13. לחץ על "סיום" כדי לייבא את הקובץ
הרשימה שלך תעובד ותאריכים חשובים יתווספו ללוח השנה של Outlook. אתה יכול למצוא תאריכים חשובים בתיבות המתאימות להם, כשהזמנים נקבעים על פי הרשימה. אם תאריך זה כולל תיאור, תראה אותו לאחר בחירתו.
