ישנם שני סוגים של תוכניות לניהול שינויים. סוג התוכנית הראשון מטפל בהשפעת השינוי על הארגון, מה שמקל על המעבר. הסוג השני של התוכנית עוקב אחר שינויי פרויקט ספציפיים, מה שמביא לתיעוד ברור של שינויים בהיקף הפרויקט. שתי התוכניות שואפות לתקשר בצורה ברורה ומדויקת את מה שצריך לעשות.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: כתיבת תוכנית לניהול שינוי ארגוני
שלב 1. הצג את הסיבה מאחורי השינוי
ציין את הגורמים שהניעו את ההחלטה לשנות, כגון ביצועים ירודים, טכנולוגיה חדשה או שינוי במשימת הארגון.
גישה אחת שניתן להשתמש בה היא לתאר את המצב הנוכחי ואת המצב העתידי שהארגון רוצה ליצור
שלב 2. הגדר את סוג השינוי והיקפו
תאר בקצרה את אופיו של פרויקט השינוי. קבע אם שינוי זה ישפיע על שם התפקיד, תהליכים עסקיים, שינויי מדיניות ו/או מבנה ארגוני. ציין את המחלקות, קבוצות העבודה, המערכות או רכיבים אחרים שיעברו שינויים.
שלב 3. תאר את תמיכת בעלי העניין
ציין את כל הגורמים שיושפעו מהשינוי המוצע, למשל, הנהלה בכירה, מנהלי פרויקטים, נותני חסות לפרויקטים, משתמשי קצה ו/או עובדים. עבור כל צד, רשום אם המפלגה תומכת בשינוי.
- שקול ליצור תרשים כדי לתקשר זאת בצורה ברורה ותמציתית. דוגמה אחת היא רישום המודעות, רמת התמיכה וההשפעה של כל צד המדורג לפי סולם גבוה/בינוני/נמוך.
- במידת האפשר, ערוך ראיון אישי כדי למדוד את התמיכה.
שלב 4. הקמת צוות ניהול שינויים
צוות זה אחראי לספק מידע לכל הצדדים, להקשיב לדאגות ולהבטיח שתהליך השינוי יהיה חלק ככל האפשר. בחר אנשים שיש להם אמינות בארגון וכישורי תקשורת טובים.
צוות זה צריך להכיל גם חברים מרמת ההנהלה הבכירה. הדגישו שהם אחראים לקידום השינוי, לא רק לתת אישור
שלב 5. פיתוח גישה לניהול
תמיכה מלאה מאנשים חשובים בארגון חשובה מאוד להצלחת השינוי. תנו לעובדים הבכירים את ההזדמנות לתת משוב ולעבוד איתם ליצירת תפקיד פעיל בהפגנת והובלת שינוי.
שלב 6. צור תוכנית לכל בעל עניין
העריך את הסיכונים והחששות של כל הצדדים, כולל אלה שתומכים בשינוי. הקצה לצוות הניהול לטפל בחששות.
שלב 7. צור תוכנית תקשורת
תקשורת היא המרכיב החשוב ביותר בניהול שינויים. התקשר באופן קבוע עם האנשים שנפגעו מהשינוי. הדגישו את הסיבות מאחורי השינוי ואת היתרונות שיש להשיג מהשינוי.
- על בעלי עניין לקבל תקשורת אישית דו צדדית. פגישות פנים אל פנים או פנים מול פנים חשובות מאוד.
- התקשורת צריכה לבוא מנותן חסות לשינוי בכיר, מהמפקח הקרוב שלך, ומאחרים שאמונים על ידי בעלי עניין. כל תקשורת חייבת להעביר מסר עקבי.
שלב 8. עקוב אחר ההתאמה
תמיד יש כאלה שמתנגדים לשינוי. ההתאמה הזו היא ברמה האישית. לכן, התקשר עם האדם כדי להבין את הנימוקים שלו. עקוב אחר תלונות כך שצוות ניהול השינויים יוכל לטפל בהן. הסיבות הנפוצות להתנגדות כוללות:
- אין מוטיבציה לשנות, אין תחושת דחיפות
- אין לך הבנה של המצב הכללי או מדוע יש צורך בשינוי
- חוסר קלט בתהליך
- אי ודאות לגבי ביטחון תעסוקתי, תפקידים עתידיים, או הדרישות והכישורים הנדרשים לביצוע עבודות עתידיות.
- כישלון ההנהלה לעמוד בציפיות לגבי יישום שינוי או תקשורת
שלב 9. להתגבר על מכשולים
תלונות רבות צריכות להיפתר על ידי שיפור התקשורת או שינוי אסטרטגיות תקשורת לטיפול בבעיות ספציפיות. חלק מהתלונות דורשות גישה נוספת שאולי תוכל לכלול אותה כחלק מהתכנית או שתוכל להאציל לצוות הניהול כדי שיוכלו לעשות את מה שצריך. שקול אילו שלבים מתאימים בארגון שלך:
- לשינוי תפקידים או תהליכי עבודה, העדיפו עדיפות להכשרת עובדים.
- אם אתה מנבא מורל נמוך או תקופת מעבר מלחיצה, התמודד עם אירועי חברה או הטבות עובדים.
- אם הצדדים המתעניינים אינם בעלי מוטיבציה לשנות, תמריצו.
- אם בעלי עניין אינם מרגישים מעורבים בתהליך השינוי, זימן פגישה כדי לאסוף משוב ולשקול שינוי תוכניות.
שיטה 2 מתוך 2: מעקב אחר שינויי פרויקטים
שלב 1. הגדר את תפקיד ניהול השינויים
ערכו רשימת תפקידים שימונה לפרויקט זה. תאר את האחריות והכישורים הנדרשים לכל תפקיד. לכלול לכל הפחות מנהל פרויקט לביצוע שינויים יומיומיים ונותן חסות לפרויקט כדי לעקוב אחר ההתקדמות הכללית ולקבל החלטות שינוי גדולות.
לפרויקט רחב בארגון גדול, חלק את תפקיד ניהול הפרויקטים למספר אנשים בעלי ידע מיוחד
שלב 2. שקול ליצור לוח בקרת שינויים
לפרויקטים של פיתוח תוכנה יש בדרך כלל לוח בקרת שינויים המורכב מנציגים מכל אחת מהקבוצות המעוניינות. לוח זה הוא זה שמאשר את בקשות השינוי, לא את מנהל הפרויקט ומעביר החלטות לגורמים המעוניינים בכך. גישה זו פועלת היטב לפרויקטים הכוללים מספר קבוצות ופרויקטים שהיקפם והיעדים המינימליים שלהם דורשים לרוב הערכה מחודשת.
שלב 3. צור תהליך למימוש בקשות שינוי
לאחר שמישהו בצוות השינוי הבין את השלב הבא, איך הופכים רעיון למציאות? תאר תהליך זה בהסכמת הצוות. דוגמא:
- חברי הצוות ממלאים טופס בקשת שינוי ושולחים אותו למנהל הפרויקט.
- מנהל הפרויקט מזין את הטופס ברשומת בקשת השינוי ומתאים רשומה זו ככל שהשינויים מיושמים או נדחים.
- המנהל מבקש מחברי הצוות לכתוב תוכנית ספציפית ולהעריך כמה מאמץ יידרש.
- מנהל הפרויקט שולח את התוכנית לחסות הפרויקט לאישור או דחייה.
- ליישם שינויים. בעלי עניין מתעדכנים באופן שוטף בהתפתחויות.
שלב 4. צור טופס בקשת שינוי
יש לכלול את הנתונים שלהלן בכל פעם שבקשת שינוי מתבצעת ונכנסת ליומן השינויים:
- שנה את תאריך הבקשה
- שנה את מספר הבקשה שהוקצה על ידי מנהל הפרויקט
- כותרת והסבר
- שם המבקש, כתובת הדוא"ל ומספר הטלפון שלו
- עדיפות (גבוהה, בינונית או נמוכה). תוכניות לניהול שינויי חירום עשויות לדרוש מועדים ספציפיים.
- מספר מוצר וגירסה (לפרויקטים של תוכנה)
שלב 5. הזן מידע נוסף בהערות השינוי
רשומות שינוי צריכות לרשום החלטות ויישום. בנוסף למידע שהועתק מטופס בקשת השינוי, עליך להכין מקום לכתיבת הדברים הבאים:
- סימן אישור או דחייה
- חתימת האדם המאשר או דוחה את הבקשה
- שנה מועד אחרון לביצוע
- שנה תאריך סיום
שלב 6. עקוב אחר החלטות חשובות
בנוסף להערות יומיות, מעקב אחר החלטות חשובות יועיל לפרויקט. רשומות אלה יקלו עליך על מעקב אחר פרויקטים ארוכי טווח או פרויקטים העוברים שינוי מנהיגות. רשומות אלה יכולות גם להנחות את התקשורת עם לקוחות או עם ההנהלה הבכירה. לכל שינוי במועדים, היקף או דרישות הפרויקט, רמת עדיפות או אסטרטגיה, כלול את המידע הבא:
- אנשים שמקבלים החלטות
- מועד ההחלטה
- סיכום הסיבות מאחורי ההחלטה ותהליך קבלת ההחלטות. כלול מסמכים הקשורים לתהליך זה.
