תהליך עסקי הוא מערכת בה משתמשת חברה על מנת להשיג את מטרותיה. ניתן לפרש תהליך זה גם כשלבים שננקטו ליצירת ערך ללקוחות. מנהלים מנתחים תהליכים עסקיים כדי להעריך עד כמה הם פועלים. המנהל מנתח תחילה את התהליכים הפועלים כעת. לאחר מכן, ההנהלה יכולה לקבוע שינויים לשיפור התהליכים הקיימים. שיפורי התהליכים יכולים לסייע לחברות לחסוך זמן, להוריד עלויות או ליצור מוצרים שמתאימים יותר ללקוחות.
שלב
חלק 1 מתוך 2: קביעת האופן שבו נוצרים תהליכים עסקיים
שלב 1. הגדר תהליכים עסקיים
תהליכים עסקיים מתייחסים לפעילויות שעובדים מבצעים על בסיס יומי להשגת מטרות ארגוניות. תהליך זה משקף את פעולות החברה להשגת יעדים מסוימים. התהליך העסקי חייב לכלול את כל הווריאציות או החריגים מהתהליך. כדי להבין כיצד לנתח תהליך עסקי, עליך לשקול כיצד נוצר תהליך עסקי.
- שקול את היקף המשימה. לדוגמה, אתה מעדכן את התהליך המשמש לשליחת חשבוניות ללקוחות. היקף המשימה מתייחס עד כמה רחב היקף המשימה שיש לבצע. במקרה זה, נניח שההיקף הוא כל החשבוניות שנשלחות ללקוח. אתה קובע שבעוד חודש נשלחים ללקוחות בממוצע 200 חשבוניות.
- ציין את התוצאה הרצויה. תחשוב מה התהליך הזה מנסה להשיג. במקרה זה, אתה רוצה שיישלחו חשבוניות במדויק לכל לקוח ברגע שהמוצר נשלח. בעת שליחת ההזמנה תשלח עותק פיזי של החשבונית. כמו כן, תשלח לכל לקוח חשבונית אלקטרונית בדוא"ל.
- רשום את תהליכי המשנה הנמצאים בתהליך. ככל שהתהליך ספציפי יותר, כך קל יותר לנתח ולשפר אותו.
- תיעוד תהליכים עסקיים. אתה יכול לתעד את התהליך כרשימת שלבים ולשקול לתאר אותם בתרשים זרימה. תהליכים חוצים לרוב מחלקות מרובות בארגונים גדולים. תהליך יצירת החשבוניות, למשל, יכלול את מחלקות החיוב והחשבונאות.
- הגדר את המחלקות או פונקציות היישות השונות בתהליך יחד עם כל התשומות והתפוקות. לדוגמא, הכנת תלוש שכר דורשת תשומות ממחלקת הייצור כדי לברר את מספר השעות והעובדים שעבדו, מחלקת משאבי האנוש כדי לברר שיעורים והורדות שכר וכו '.
- ציין את כל החריגים לתהליך. כמעט לכל ההליכים העסקיים יהיו יוצאים מן הכלל וריאציות. לדוגמה, ייתכן שתוכל לגרום ללקוחות מסוימים לקבל הנחות גדולות. לקוח זה מזמין מוצרים בכמויות גדולות. מתן הנחה גדולה גורם לצוות החיובים לנכות את סכום ההנחה המחושב בתוכנת החשבונית. יש להזין הנחות גדולות באופן ידני כדי ליצור חשבונית מדויקת.
שלב 2. תיעד את התהליך העסקי וחשוב איזה סוג של תהליך עסקי ליצור
הפרדת מספר תהליכים עסקיים לפי סוג תעזור לניתוח תהליכים עסקיים ולשיפור תהליכים. אם שני תהליכים מאותו סוג, שדרוגי התהליך עשויים להיות דומים. תהליך מסוים עשוי להיות תהליך מבצעי, תמיכה או ניהול.
- תהליכים תפעוליים מתייחסים למשימות היומיומיות של אספקת מוצרים ללקוחות. ניתן לכלול את תהליך יצירת החשבוניות ללקוחות בתהליך התפעולי. חשוב מאוד לשלוח חשבוניות מדויקות ללקוחות על מנת שניתן יהיה לגבות את התשלומים במהירות האפשרית.
- תהליכי תמיכה מתייחסים לפעילות התמיכה התפעולית של החברה שלך. מחלקת משאבי אנוש היא דוגמה לאזור תמיכה בחברה. מחלקה זו תומכת במנהלי מחלקות בראיונות וגיוס עובדים חדשים. למרות שמשאבי אנוש אינם מעורבים ישירות מול לקוחות, הם תומכים במחלקת התפעול.
- כל ארגון זקוק לניהול כדי לנהל את הכיוון העסקי הכולל של החברה. תהליך תכנון ויישום התקציב הינו תהליך ניהול. לכל החברות צריך להיות תהליך תקצוב רשמי. תהליך זה צריך לכלול את ההנהלה בדיון בתקציב החברה מול המנהל הפיננסי.
שלב 3. ניתוח תהליכים עסקיים כדי למצוא סימפטומים של חוסר יעילות בתהליך
תהליכים עסקיים מורכבים מתשומות (תשומות) ותפוקות (תפוקות). עבודה, אנרגיה, חומרים וציוד הון נחשבים כתשומות. תשומות הן נכסים המשמשים ליצירת הכנסות ורווח. מצד שני, הפלט הוא מוצר או שירות פיזי. תשומות נכנסות לתהליך ומייצרות תפוקות. יהיה עליך לבצע ניתוח כדי לחפש את חוסר היעילות של תהליך זה.
- התהליך שלך חייב להשתמש בתשומות ביעילות כדי לייצר תפוקות. לדוגמה, אתה מנהל סניף של חנות תיקונים. הקלט שלך הוא עבודה, ציוד וחלקים. התפוקה שלך היא שירותי תיקון רכבים של לקוחות.
- זמן תיקון ארוך או צבר עבודה מהווים אינדיקציה לחוסר יעילות התהליך. הבעיה עשויה להיות בגלל לוח הזמנים של התיקונים של כמה לקוחות קרוב מדי.
- ניתן לראות גם אינדיקציות לחוסר יעילות בתהליך אם עלות החלפת החלקים עולה בהרבה על התקציב. במקרה זה, הבעיה עשויה להיות ספציפית למחלקת הרכש או לחלקים מהספק.
- קבע אילו תהליכים זקוקים לשיפור בהתבסס על הבעיות שזוהו. עליך לתת עדיפות למספר תהליכים עסקיים. בחר את התהליך בעל ההשפעה הגדולה ביותר על העסק שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לתקן תחילה את זמן הריצה. זמן העיבוד הארוך יגרום לחברה לאבד לקוחות. לתת עדיפות לשיפור התהליך.
חלק 2 מתוך 2: ניתוח תהליך עסקי
שלב 1. שוחח עם אנשי מפתח על תהליכים בתוך החברה
לאחר שקבעת את התהליך לשיפור, דון בתהליך עם האנשים האחראים ליישומו. קח את הזמן לראיין משתתפים מרכזיים, ובקש שיפורים שניתן לבצע.
- שאל על פעולות הצוות ולמה.
- קבע את הקלט הדרוש לביצוע כל משימה והיכן אתה מקבל כל קלט. אם החברה מייצרת ג'ינס ג'ינס, עליכם לדעת מיהו ספק הג'ינס והתדירות שבה חומרי הגלם נשלחים לחברה.
- זהה את התפוקות של כל משימה ומי יקבל אותן. אם אתה מנהל סדנה, על צוות הסדנה לתעד את עבודתם. על צוות התיקון להעביר את המידע למחלקת החיובים, אשר מייצרת לאחר מכן חשבונית עבור הלקוח.
- בקש הצעות כיצד לטפל בחוסר יעילות התהליך שהצוות שלך מוצא.
שלב 2. צור תרשים זרימה עסקי לכל תהליך
תרשימי זרימת תהליכים יכולים לעזור לך לתאר תהליכים עסקיים. תוכל להשתמש בתיעוד מתוך דיון התהליך שלך כדי ליצור תרשים זרימה. תרשים זרימה זה צריך לכלול את כל השלבים הדרושים להשלמת תהליך עסקי מסוים.
- חשוב לציין כי תרשים זרימה של תהליכים עסקיים צריך להכיל רק נהלים מוגדרים שעליהם העובדים לפעול.
- ניתן לצייר תרשימי זרימה באופן ידני או בעזרת תוכנה. ניתן להשתמש בתוכנות Word וגיליונות אלקטרוניים עם מתקני מיפוי ליצירת תרשימי זרימה. תוכל למצוא תוכנות מיוחדות ליצירת תרשימי זרימה.
- תרשימי זרימה הם כלים שימושיים מאוד לראות בבירור את התהליכים העסקיים שלפניכם. כלי זה יקל על זיהוי ותיקון חוסר יעילות.
- לאחר שבוצעו שינויים בתהליך, בדוק שוב את התוצאות ובדוק אם התהליך השתפר לציפיות שלך. אם לא, חזור על תהליך הניתוח ונסה לזהות תחומים הדורשים שיפור. ניתוח תהליכים עסקיים הוא פעילות מתמשכת בעסק שלך.
שלב 3. ערוך מפגש סיעור מוחות לאיתור שיפורים בתהליך
תהליכים רבים כוללים יותר ממחלקה אחת בתוך העסק שלך. מפגשים קבוצתיים יזהו חוסר יעילות בתהליך המשפיעה על יותר ממחלקה אחת. מפגשים אלה עשויים גם לאמת מידע המסופק במהלך ראיונות אישיים עם משתתפים.
- סכם את המידע שהתקבל ושתף אותו עם משתתפי התהליך. זה יכלול משתתפים שהתראיינו ולא התראיינו קודם לכן. בקש משוב מכולם. משוב זה יספק הנחיות נוספות לניתוח שלך.
- מידע המתקבל ממשתתפי התהליך אמור לתת לך מושג ברור כיצד פועל התהליך ומה הבעיה.
- דיון בין אישי הופך את הבסיס לביצוע שינויים בתהליך. שינויים יכולים להיות הפחתת עלויות, הפחתת זמן מחזור התהליך, פישוט תהליכים או שיפורי שירות ללקוחות.
