שיחות היא מיומנות חשובה בחיי היומיום. מצבים מקצועיים, כגון שיחה עסקית או שיחה מהחברה שאתה פונה לעבודה, יכולים להתקשר אליך במסגרת רשמית יותר. אם תקבל שיחה מחבר, מאוהב או בן משפחה, עדיף להגיב בצורה קלילה וטבעית יותר. אם אתה עונה לשיחה ממספר לא ידוע או פרטי, עדיף להתייחס אליה בצורה מנומסת וזהירה יותר.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: קבלת שיחה במשרד
שלב 1. שמור על זה מקצועי
כשאתה מקבל שיחה בעבודה, אתה לא תמיד יודע מי מתקשר אליך. קבלת שיחה בצורה מקצועית תפתח את השיחה נכון.
- במקרה של ספק, הגיב בברכה פשוטה, "שלום, עם המילה כאן."
- למרות שאתה יכול לראות את מספר הטלפון נכנס, זה יכול להיות הבוס שלך שמתקשר לטלפון הנייד של עמיתך! קיבלתי שיחה שאמרה "היי, מה לעזאזל?" יכול ליצור רושם שלילי ולא רציני.
שלב 2. התמקדו בשיחה
היו באמת "בתוך" השיחה. תפסיק עם כל מה שאתה עושה וקח לך קצת זמן להתכונן.
- שים את הפנים שאתה רוצה להקרין לפני שאתה מרים את הטלפון. אתה תעשה את ההבדל אם אתה מחייך, מזעיף פנים או מרגיש משועמם מכיוון שהמתקשר יכול לשמוע אותו בטון הדיבור שלך.
- נסה לא ללחוץ על שום דבר באינטרנט או להסיח את דעתך במהלך שיחה. אם אתה לא מקשיב, המתקשר יכול לברר.
שלב 3. תן קודם כל שמות לעצמך
במצב עסקי, הליך קבלת השיחה מתחיל באמירת שמך והחברה בה אתה עובד: “בוקר טוב, תודה שפנית ל- PT. א ב ג. עם ריקוד. משהו שאני יכול לעזור?"
- אם השיחה הנכנסת היא מתוך החברה ואתה יודע את זה, אתה יכול לקבל אותה על ידי ציון המחלקה והשם שלך: "שלום, עם כספים, ריקוד כאן. משהו שאני יכול לעזור? " ברכה זו תראה כי המתקשר מחובר לאדם הנכון, וכי אתה מוכן לעזור. שמור על טון הדיבור שלך ידידותי כך שהשיחה תהיה נעימה יותר לשני הצדדים.
- במצבים רבים במשרד, קיימות הנחיות לביצוע שיחות שעל כל עובד לפעול עליהן. תמיד הראה שאתה כן, לא משנה כמה ברכותיך מטופשות - הצרכנים יוכלו לדעת אם אתה נשמע נרגש או סתם לקרוא את הברכות האלה: "ברוכים הבאים לבית הטופו, ביתם של כל הטופו!" זה יישמע מגוחך אם לא תגיד את זה בשכנוע.
שלב 4. קבל זאת ברמת הנימוס המתאימה
היו סבלניים, מכבדים ונעימים. עשו כל שביכולתכם לעזור למתקשר. נסה לא לדבר כלאחר יד עד שתבין למי מתקשר.
- אם המתקשר אינו מציג את עצמו, אמור: "אפשר לדעת עם מי אני מדבר?". חשוב לדעת למי מתקשר למקרה שתצטרך להתקשר אליו בחזרה או לחבר אותם לטלפון אחר. ביטוי זה גם מאפשר למתקשר להתייחס אליו בנימוס, וכי הוא אדם חשוב. חשוב לבנות יחסי עבודה טובים עם אנשים שפונים אליך יותר מפעם אחת.
- נסה לא להישמע גס רוח, גם אם אתה עצבני. זכור כי במצבי עבודה, המילים והפעולות שלך משקפות את החברה שבה אתה עובד. אם אתה פוגע בשם החברה שלך, העסק שלך עלול להיכשל - והבוס שלך לא יתייחס לזה בקלות ראש.
שלב 5. התכונן לשים לב להודעה
אם מישהו מתקשר כדי לדבר עם הבוס שלך או עמית לעבודה, אבל אתה היחיד שם שמקבל את השיחה, שאל בנימוס מי מתקשר ושאל מה קורה. הקשיבו היטב והקליטו כמה שיותר מידע רלוונטי:
- אם האדם שאליו הם רוצים ליצור קשר אינו יכול לענות לשיחה, אמור, "מצטער, אבל פאק במבנג אינו נמצא במשרדו כרגע. האם אוכל להוריד את המסר?"
- הקפד לרשום את השם, מספר הטלפון והסיבה להתקשרות. מדוד את דחיפות השיחה - האם המתקשר נשמע כאילו יש לו עסק לדאוג לו במהלך השעתיים הקרובות, או בעוד שבוע? אם השיחה היא שיחה עסקית חשובה, עליך לטפל בנושא במהירות וביעילות ככל האפשר - לכן הקפד להוציא את המסר מהדרך בהקדם האפשרי.
שלב 6. היזהר משיחות המחפשות מידע על החברה
אם אינך מזהה את המתקשר, והוא מבקש לקבל פרטים עליך ועל עמית לעבודה אחר, היזהר לא למסור יותר מדי מידע פנימי של החברה שלך.
- גם אם המתקשר יגיד לך את שמם ואת החברה, עדיין עליך להיזהר אלא אם כן הם מתקשרים מהימנים. אם אינך בטוח, דחה את השיחה לדקה ושאל את עמיתך לעזרתך: “האם היו לנו עסקים עם מר האריס בעבר? הוא שאל הרבה שאלות על תהליך העבודה והיכולת של החברה הזו, ורציתי לוודא שהוא אדם מהימן ".
- במצב עסקי, אמור "אני מצטער, אדוני/גברתי. מדיניות החברה שלנו אוסרת עלינו לספק מידע כזה. אפשר לדעת למה אתה צריך את זה? " ותשפט את דעתך לגבי האדם משם.
שיטה 2 מתוך 3: קבלת שיחות טלפון פרטיות
שלב 1. התאם אישית ברכות לפי מי שמתקשר
אם אתה יודע מי מתקשר אליך, על סמך השם בטלפון והניסיון שלך, אנא פנה לאדם כאילו נפגשת באופן אישי. אם אינך יודע למי מתקשר, קבל את השיחה בצורה רשמית יותר והמתן עד שהמתקשר יגיד למה הוא התכוון.
- לקבלת הברכה המקובלת הבינלאומית, אמור "שלום?". הרם את הטלפון בקול מוגבה מעט בסוף ברכתך, כמו צליל שואל. "שלום?" זה יגרום למתקשר להגיב על ברכתך, וברוב המקרים יסביר מדוע התקשר.
- אם חברך מתקשר, תגיד שלום כלאחר יד: "היי, ג'ונו! מה שלומך חבר?"
- אם הממונה, המכר או המעסיק הפוטנציאלי שלך מתקשרים, בירך אותם בנימוס רב יותר, אך עם מעט היכרות: "צהריים טובים, מר סונגקר. מה שלומך?"
- אם אינך יודע למי מתקשר, אמור דבר פשוט כמו "שלום?"
שלב 2. אחרי שאתה אומר “שלום?
", חכה לתשובה. כאשר אתה אומר "שלום?", אתה מבקש מהמתקשר להציג את עצמו. תסתכל על הדוגמה למטה (המילים שלך נוֹעָז ומילותיו של המתקשר מוכתבות באותיות נטויות:
- "שלום?"
- "היי, ג'ונו, זה טונו."
- "הו, היי טונו! למה, חבר?"
- "לא, רק רציתי לשאול אם יש לך אירוע הערב? אני רוצה לצפות בסרט" מלחמת הכוכבים ", כאן".
- "האם תרצה לצפות ב"מלחמת הכוכבים"! זה מטורף אם לא! "
שלב 3. צור את ברכתך
ככל שאתה מתנסה יותר בקבלת שיחות טלפון, תוכל להתחיל לפתח דפוסי ברכה וביטויים שבהם אתה משתמש שוב ושוב.
- שקול להזדהות עם ברכה כגון: "שלום, זהו ג'ונו" או "ג'ונו כאן".
- שקול להיות יצירתי עם וריאציות לא רשמיות של "שלום?": "היי!", "הייה!", "היי, מה שלומך?" או "היי, איפה היית?". ברכה לא רשמית זו מתאימה לקבלת טלפונים מחברים ומכרים לא מקצועיים.
שלב 4. הגדר תא קולי לשימוש כאשר אינך יכול לקבל שיחות
כל אחד מחברים למשפחה ועד הבוס שלך כנראה ישמע את ההודעה הקולית שלך מדי פעם, אז הקפד להקליט אותו בנימוס וללא התבטאויות נוספות. התרחק ממתיחות או מתיחות, אלא אם כן אתה בטוח שרק החברים שלך יתקשרו.
- אמור, "זוהי הדואר הקולי של ג'ונו. מצטער שאני לא יכול להרים טלפון כרגע. אנא השאירו הודעה ואחזור אליכם בהקדם האפשרי."
- שקול להקים הקלטות קוליות משפחתיות אם אתה משתמש בטלפון קווי. אמור, "שלום זה עם משפחת ג'ונו. מצטערים שאנחנו לא יכולים להרים טלפון כרגע. אנא השאירו הודעה ונחזור אליכם בהקדם האפשרי! ". אתה יכול להשתעשע עם ההקלטות המשפחתיות האלה - נסה לגרום לכל בני משפחתך לדבר בו זמנית, או שבני משפחתך יגידו חלק מהמסר בנפרד.
- שקול לבקש מהמתקשר למסור פרטים על עצמו, במקום פשוט לבקש ממנו להשאיר הודעה: "אנא ציין את שמך, מספר הטלפון שלך ומטרת השיחה, ואני אחזור אליך בהקדם האפשרי". שיטה יותר ספציפית זו מתאימה יותר למספר הטלפון שלך שבדרך כלל מקבל הרבה שיחות עסקיות.
שיטה 3 מתוך 3: קבלת שיחות טלפון ממספרים לא ידועים
שלב 1. תחשוב מי יכול להתקשר אליך
אם אתה מחכה לשיחה ממישהו - מכר חדש, הארגון שלך או מעסיק פוטנציאלי - קח את השיחה במחשבה. העריכו האם השיחה היא קצת יותר רשמית או פחות רשמית - אך בחרו להיות רשמית, למקרה הצורך.
- ענו בנימוס וחצי רשמי, במקרה זה. ברכות פשוטות כמו "שלום?" יכול לשמש. אינך צריך להזדהות ישירות - אם המתקשר מכיר אותך באופן אישי, או אם שמך מופיע ברשימה, הוא עשוי לשאול: "שלום, האם אוכל לדבר עם ג'ונו?"
- אם השיחה אומרת "לא ידוע" או "חסום", אינך צריך לענות לשיחה. הרם את הטלפון, אם אתה מעדיף, או המתן כדי לראות אם המתקשר השאיר הודעה בדואר הקולי או לא. אתה יכול להתקשר אליו בחזרה אם יש לך עסק חשוב.
שלב 2. היזהרו משיחות חטטניות
אם אתה מקבל שיחה והשיחה מתגלה מטופשת ופוגענית, כנראה שזו רק שיחת מתיחה. חלק מהמתקשרים החטטנים הם בדרך כלל וולגאריים וברורים, אך מתקשרים אחרים חטטנים ינסו להערים עליך לחשוב שהשיחה חשובה מאוד. התמודדו עם מתקשרים חטטנים באותה הדרך שבה אתם מתמודדים עם בריונים: אם תשתקו ותעקבו אחרי הנדנוד שלהם, הם ירגישו שהם ניצחו. זה יכול להיות מועיל לשתוק ולהעמיד פנים שאתה במלכודת, אם אתה יכול לנחש למי מתקשר. כמה חברות טלפון באמריקה מציעות שירותי מעקב שיחות: אם תחייג *69 לאחר ניתוק, שירות ההודעות האוטומטי ישלח מידע פומבי על המספר שהתקשר אליך לאחרונה.
שלב 3. היזהרו מטלמרקרים
אם תקבל שיחה ממספר לא ידוע והאדם המתקשר אליך מתחיל לשאול עליך, יתכן שהוא מנסה להשיג את כספך.
- משווקי טלפונים מתקשרים לעשרות אנשים מדי יום, ורובם אינם מעוניינים במה שמשווק הטלפונים מוכר. אל תרגיש אשם באומרו "תודה, אבל אני לא מעוניין. צהריים טובים ", ואז ניתוק את הטלפון. אל תבזבז את הזמן והזמן שלך.
- אם אינך מעוניין לקבל שיחות מחברה זו, בקש משיווק הטלפונים לרשום את מספרך ברשימת "אל תתקשר". רוב החברות יעשו מה שאתה רוצה, והן כבר לא יפריעו לך.
- אם אתה מתעניין במה שמשווק הטלפונים שלך מוכר, אנא השיב לשיחה והקשב לטון. זכור שככל שתגיב להם יותר, כך הם ינסו למכור לך את המוצר שלהם!
- אם הוא רוצה לדבר איתך או עם בן משפחה אחר, בקש ממנו לציין את שמו וארגונו לפני שתגיד משהו - שמא תמסור לשוק הטלפון יותר מדי מידע! אם הוא חשאי ולא יחשוף את זהותו, זכור זאת - אינך צריך להגיב.
טיפים
- "שלום?" היא הברכה מספר אחת. ברכתך תמיד תישמע מנומסת אם תגיד, "שלום?", בין אם המתקשר הוא חבר, מאהב, אמא, בוס, שוטר מקומי או זר.
- "מזהה מתקשר" יכול להיות שימושי. אם תוכל לברר מי מתקשר לפני שאתה מרים, תוכל להיות מוכן יותר לקראת השיחה.
- " מה ?" או "הא?" זו לא דרך טובה להתקשר, גם אם אתה לא אוהב את המתקשר או שאתה במצב רוח רע. להיות מנומס כשאתה בשיחה.
