כדי להיות מסוגל לתקשר ביעילות רבה יותר, עליך להיות מסוגל להעביר דברים באופן ספציפי (במיוחד כדי למנוע עמימות של משפטים או בלבול של האדם האחר). מידע ברור ומתאר - בין אם כתוב או מילולי - לא רק יעזור לך להעביר את הנקודות המועברות בצורה ברורה יותר, הוא גם יקל על האדם השני להבין אותן. אין צורך למהר; קח את הזמן לבנות את המסר שלך ותהנה מיתרונות התקשורת באופן ספציפי יותר.
שלב
חלק 1 מתוך 2: החלטה לאיזה מידע להעביר
שלב 1. בחר נושא שאתה טוב בו
ככל שתדע יותר על הנושא, כך יהיה לך קל יותר להעביר עובדות ודמויות ספציפיות.
- אם אינך מכיר את הנושא, בצע מעט מחקר (קרא ספר, גלוש בדפי אינטרנט וכו ') כדי שתוכל להעביר או לכתוב על הנושא בפירוט רב יותר. כדי לייצר חומר מקיף או דיבור, עליך לבצע מעט מחקר.
- אם אינך מרגיש בטוח ביכולותיך, נסה לחבר את הנושא למשהו מוכר. אתה יכול גם לחשוב על נושא משנה שאתה מבין טוב יותר. לדוגמה, אם אתה מתבקש לדבר על שינויי אקלים, נסה לבחור היבט ספציפי אחד שאתה מבין וטוב בו, אך הוא נופל במסגרת נושא שינויי האקלים (כגון אהבתך לדובי הקוטב וההשפעה של שינויי אקלים על בית הגידול שלהם).
שלב 2. הגדר את "קריאתך לפעולה"
שלב זה אולי נשמע מסובך, אך כדאי לנסות לצמצם את מוקד הטיעון שלך ולהדגיש את מטרת הכתיבה או הדיבור שלך בפני המאזין או הקורא. במילים אחרות, ציין בבירור איזה סוג של פעולה הקורא או המאזין צריך לנקוט לאחר ששמע או קרא את הטיעון שלך. ללא קשר לסוג החומר שאתה בוחר (בין אם בדיוני או טיעון פילוסופי), הקפד לחשוב על איזו תגובה אתה מצפה לקבל מהמאזין או מהקורא. אל תשכח את השלב הזה בעת ניסוח החומר.
- "קריאה לפעולה" היא מונח נפוץ בעולם השיווק, אך ניתן ליישמו גם על תהליך חיבור פיסת כתיבה או דיבור. לא משנה מה הנושא שלך, חשוב על איך החיבור יכול לשמש כאלמנט שיווקי להעברת מסר ספציפי ולעודד אנשים לפעול לפי הציפיות שלך.
- איזו מטרה כללית קוראת לפעולה: ליידע משהו, לעודד מישהו לעשות משהו, להמליץ על משהו, להתווכח על משהו, לתמוך בויכוח, להסביר משהו, להדריך משהו ולהילחם במשהו.
- אם אתה רוצה לכתוב על דובי הקוטב ועל שינויי אקלים, סביר להניח שהקריאה שלך לפעולה תתייחס לפעולות שמאזינים או קוראים יכולים לבצע כדי להתמודד עם ההשפעות של שינויי אקלים.
שלב 3. הקפד לענות על שאלות הנושא
לא משנה מה המטרה שלך (תגובה לשאלה, הפרכת ויכוח או השלמת מטלה), חשוב היטב על השאלות הספציפיות שעליך לענות עליהן בנושא. כמובן שניתן להכניס מידע נוסף שעדיין רלוונטי. אך ראשית, ודא שענית קודם כל על השאלות העיקריות.
שקול את מילת השאלה שמתחילה את השאלה. לדוגמה, אם תתבקשו לתאר את מה שאתם עושים בעבודה, אתם עלולים להתפתות להסביר דברים אחרים הקשורים לנושא, כמו למשל כיצד ביצעתם בעבודה או מדוע בחרתם בעבודה זו. מידע זה - אם כי מעניין וחשוב לשמוע - אינו מידע הליבה שעליך להציג. הקפד לענות על שאלת הליבה תחילה לפני הוספת מידע אחר
שלב 4. חשוב על אורך הכתיבה או הדיבור שלך
אם מותר לך לכתוב 500 מילים לכל היותר או לדבר במשך 15 דקות, ודא שאתה מסוגל להעביר את כל המידע והטיעונים החשובים בגבולות אלה. אם לא כתוב אורך הכתיבה או הדיבור, חשוב היטב מה המסר שאתה צריך להעביר, אילו נושאים אתה רוצה להעלות, ומיהו קהל היעד או הקורא שלך. זה יעזור לך לקבוע את משך זמן הכתיבה או הדיבור שלך. ודא שניתן להעביר את כל המידע החשוב מבלי להפוך את המאזין או הקורא לשעמם וקשה להקשיב.
- נסה את עקרון הפירמידה ההפוכה. פירמידה הפוכה ממקמת את כל המידע החשוב למעלה ואת המידע החשוב פחות בתחתית. אם אכפת לך מתשומת הלב של המאזין, למד ליישם עקרון זה. כמובן, עיקרון זה אינו חל על כל סוגי הכתיבה או הדיבור. אבל לפחות, אם אתה רוצה ללמוד לתקשר כמה נקודות חשובות, עקרון הפירמידה ההפוך שווה ניסיון.
- אם נשאר לך זמן (תקשורת מילולית) או דפים (תקשורת לא מילולית), אל תוסיף סתם מילים חסרות משמעות. נסה לחשוב על מידע או דוגמאות אחרות שרלוונטיות לנושא שלך; להעביר פרטים מועילים למאזין או לקורא.
- ספק מידע רקע רלוונטי. פרטים לא רלוונטיים רק יהפכו את הטיעון שלך פחות ממוקד.
שלב 5. תן דוגמה
בין אם מילולית או מילולית, שניהם דורשים ממך לבנות טיעון ולספק דוגמאות לתמיכה בטיעון זה. זכור, מידע ספציפי דורש תמיד אימות.
- בנאום פוליטי או בעבודה מדעית, למשל, יש להציג דוגמאות במתכונת ישירה וספציפית כגון, "דוגמה …". בעוד שבז'אנרים מזדמנים יותר, כגון כתיבה יוצרת, דוגמאות מועברות בפורמט מרומז יותר. לדוגמה, כדי להסביר שהדמות שלך מאוד מתמצאת באופנה, עליך לתאר איזה סוג של בגדים היא לובשת או מהי חנות הבגדים האהובה עליה.
- אל תגזים עם דוגמאות. אם אתה נותן יותר מדי דוגמאות לא קשורות, רוב הסיכויים שהמאזינים שלך או הקוראים ישכחו את הנושא המרכזי שלך. הימנע מאפשרות זו על ידי הערכת כל פרטי הדוגמה שאתה עומד להציג; וודא שיש קשר ברור בין הדוגמה שאתה מביא לבין הטענה העיקרית שלך.
שלב 6. הסביר ככל האפשר את כל מילות השאלה
אלא אם החומר שלך קצר מאוד, שקול להבהיר את השאלות של מי, מה, מתי והיכן בחומר שלך. שיטה זו חשובה במיוחד ליישום בתקשורת עסקית. אם אתה רוצה משהו ממישהו, כמובן שאתה צריך להעביר את מה שאתה צריך, מי צריך את זה, מתי צריך לענות עליו והיכן אפשר לענות עליו.
מילות השאלה "איך" ו"למה "עשויות להיות חשובות ואולי לא (תלוי בתוכן ההודעה שלך). חשבו היטב כיצד מאזינים או קוראים יפרשו את המסר שלכם; לעולם אל תניח שהם יבינו אם לא תספר להם
שלב 7. אל תכליל את הנושא
ההכללות נעשות לרוב כאשר אינך יודע מה עוד לומר (בדרך כלל קורה בתקשורת לא מילולית/כתובה). כמה דוגמאות נפוצות הן המשפטים "מאז מזמן …" או "אנשים רבים חושבים …". אפשר לומר שהביטויים האלה מופשטים ורחבים מדי, ולכן קשה להצדיק את האמת.
לדוגמה, במקום להתחיל את החיבור באומרו: "הטכנולוגיה מחמירה את החיים המודרניים", אפשר לומר, "על פי כמה מומחים, הטכנולוגיה גורמת לבעיות תקשורת בין אנשים ומגבירה את תחושת הבדידות של האדם"
חלק 2 מתוך 2: בחירת מילים
שלב 1. השתמש במילות תואר ותארים מתאימים
משפטים תיאוריים בדרך כלל יקלו על המאזין או הקורא להבין למה אתה מתכוון. בנוסף, משפטים כאלה בדרך כלל יהיו מעניינים יותר לשמוע או לקרוא. עם זאת, אין להשתמש במשפטים תיאוריים לעתים קרובות מדי; יש חשש, משפטים אלה למעשה יהיו מיותרים וישפיעו פחות על המאזינים או הקוראים.
- חשבו כיצד המאזין או הקורא ידמיינו את בחירת המילים שלכם. אם מילותיך אינן יוצרות תמונה ברורה במוחם, רוב הסיכויים שאתה בוחר במילים מעורפלות מדי. לדוגמה, אם אתה פשוט אומר, "אותו אדם הלך הביתה", קרוב לוודאי שהמאזין יתקשה לדמיין זאת. במקום זאת, נסה לומר, "הזקן העייף הגיע הביתה לביתו האפל והריק"; תיאור כזה יקל על המאזין או הקורא להבין את המצב.
- המשפט "הוא מגמגם וגמגם" מכיל תואר מיותר, כיוון שכבר ניתן לפרש את המילה "גמגום" כהפרעת דיבור הגורמת לאדם לדבר לסירוגין.
- אם אינך בטוח אם השפה המשמשת מספיק תיאורית, בקש ממישהו קרוב לך לקרוא ולדרג את כתיבתך. שאל אותם אם הכתיבה שלך מפורטת מספיק, ואם השפה שבה אתה משתמש מספיק ברורה.
- במקום לתאר כל אובייקט שאתה מזכיר, התמקד רק באובייקטים החשובים ביותר במסר שלך.
שלב 2. השתמש בשם הנכון
אל תשאיר את הקוראים או המאזינים שלך מבולבלים; נסה תמיד להזכיר שם, כותרת ומיקום ספציפיים.
שלב 3. ספק פרטים על השעה
ודא שהמאזין או הקורא מסוגלים להבין את הפתגם של הזמן שאתה מעביר; במקום להגיד "שבוע הבא" או "בקרוב", השתמש במונחים ספציפיים יותר כמו "ביום שני" או "לפני חמש וחצי".
שלב 4. השתמש בטכניקת הכתיבה "הצג אל תספר"
בכתיבה יוצרת השימוש במילים ובביטויים תיאוריים מבוסס על חמשת החושים: ראייה, ריח, טעם, שמיעה ומגע. שיטה זו שימושית גם לסוגים אחרים של דיבור כתוב או מילולי, במיוחד מכיוון שמאזינים או קוראים יכולים "לחוות" את המצב ולהגיע למסקנות משלהם.
- לדוגמה, המשפט "דשאון שמח מאוד" עדיין חסר פירוט. הקוראים לא יבינו את האושר כמו מה שמרגישה דשאון. במקום זאת, נסה לכתוב, "דשאון הרגישה את לבה מדלג על פעימה כשסוף סוף פגשה את אריקה. הוא לא יכול לחכות כדי לחלוק את החדשות הטובות ששמע זה עתה עם חברו הוותיק. "פרטים קונקרטיים וספציפיים אלה על רגשותיו של דשאון מאפשרים לקורא להבין טוב יותר את רגשותיו של דשאון.
- כדי להיות מסוגל להסביר דברים טוב יותר, למד להתבונן בדברים ביתר פירוט. התחל בהתבוננות בפרטים הקטנים בחיי היומיום שלך; לחדד את חמשת החושים שלך.
שלב 5. דע מתי לפרפרזה
אם אתה רוצה לצטט מילים של מישהו אחר, שקול לצטט את המשפט בפועל. למרבה הצער, שיטה זו עובדת רק אם הציטוט ברור ותמציתי. אם המשפט שאתה מצטט מורכב מדי או קשה להבנה, שקול לפרפרזה (הסבר מחדש במילים שלך) כדי להקל על המאזינים או הקוראים להבין.
דיאלוג הוא מרכיב חיוני הדרוש לפיתוח עלילה ואופי בכתיבה יוצרת. אז הקפד לכתוב אותו בצורה של דיאלוג, לא בפרפרזה
שלב 6. הרחב את אוצר המילים שלך
אוצר מילים רחב יכול לעזור לך לתקשר טוב יותר. ככל שתכיר יותר מילים כך יהיה לך קל יותר לבחור את המילים המתאימות ביותר לפרטים שאתה רוצה להעביר.
- במצבים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בבחירת מילים מורכבת. אך הקפד להימנע ממילים שאינן נפוצות וקשות להבנה. זכור, מרכיב חשוב בתקשורת הוא המסר, לא בחירת אוצר המילים. עליך גם להיזהר בבחירת ז'רגון טכני; יש חשש שהז'רגון אינו מוכר במוחם של מאזינים או קוראים.
- מילוני שפות ותזאורוס הם אובייקטים שבאמת עוזרים לך להסביר משהו. אם אינך בטוח לגבי המילים שבחרת, בדוק תמיד את משמעות המילים במילון.
שלב 7. הימנע ממבני משפטים מורכבים מדי
הקפד למקם כל מילה בסדר הנכון. הקפד גם להשתמש במבנה המשפט הנכון כך שהמסר שלך ירגיש נזיל, ברור ותמציתי. נסה להשוות את המשפטים להלן:
- "ריגול תעשייתי, יחד עם השימוש הגובר במחשבים לאחסון ועיבוד מידע ארגוני, צומח במהירות". מסר זה מרגיש לא ברור מכיוון שהסעיפים שהוכנסו למעשה מבלבלים את הרעיון המרכזי של המשפט.
- "הריגול התעשייתי צומח במהירות עם השימוש הגובר במחשבים לאחסון ועיבוד מידע ארגוני". מסר זה מרגיש ברור יותר מכיוון שהרעיון המרכזי מועבר בתחילת המשפט.
