תעודת תעסוקה (או מכתב אימות תעסוקה) היא התכתבות רשמית שנכתב בדרך כלל על ידי מעסיק לצד המבקש, במטרה לאמת את היסטוריית העבודה של העובד. בדרך כלל נדרשת תעודת תעסוקה בכדי לבקש הלוואה, לשכור נכס, להגיש מועמדות לעבודה חדשה או מסיבות אחרות לאימות היסטוריית העבודה. בעת כתיבת תעודת העסקה, הסבר מי אתה, ספק סיכום כנה של חובות העובד ואמת את התפקיד. על אישור זה להשתמש במכתבי מכתבים מקצועיים ולספק פרטי יצירת קשר וחתימה. קרא את ההנחיות להלן כדי לברר כיצד להכין תעודת תעסוקה מלאה ומדויקת.
שלב
חלק 1 מתוך 2: הכנה לכתיבת תעודת תעסוקה
שלב 1. תחשוב מדוע אתה כותב תעודת תעסוקה
התוכן והטון של שפת המכתב תלויים בנמען. עבור מוסדות פיננסיים, השתמש בטון שפה מקצועי וכולל מידע פיננסי (למשל משכורות, עמלות, העלאות ובונוסים). מצד שני, אם אתה כותב תעודת תעסוקה לעובד שמגיש מועמדות למשרה חדשה, הטון של השפה עשוי להיות לא פורמלי יותר וייתכן שלא תכלול מידע פיננסי.
על ידי הבנת מטרתו והיקפו, תוכלו לכתוב מכתב המתאים לצרכי הנמען
שלב 2. תחשוב מי צריך לכתוב את זה
בדרך כלל, תעודת העסקה נכתבת על ידי מפקח. במצב זה, העובד יבקש מכם כמעסיק לכתוב מכתב עבודה למטרות ספציפיות. מצד שני, העובדים יכולים לכתוב לעצמם מכתב תעודה. במצב זה, אתה כעובד תכתוב זאת בעצמך ולאחר מכן תבקש מהבוס לחתום או לשנות אותו לפי הצורך. במידת האפשר, המעסיק צריך לכתוב זאת בשם העובד, לא להיפך.
- אם אתה הבוס שכותב מכתבים לעובדים, תוכל לבנות אותם בהתאם למפרט שלך ולשלוט במסרים בהם. בנוסף, כמעסיק, המכתב שאתה כותב נחשב לאמיתי וכנה. אולם המכשול העיקרי הוא הזמן הנדרש. כבוס, כמובן, יש לך לוח זמנים עמוס, בעוד שהכנת מכתב זה תיקח זמן. בגלל זה, תעודות העבודה בדרך כלל קצרות ותמציתיות, כך שלא תבזבז יותר מדי זמן, במיוחד אם כבר עשית זאת.
- אם אתה עובד שכותב בעצמך, תוכל לקבוע איזה מידע להעביר לנמענים ולא תצטרך למצוא זמן כדי לשתף רעיונות עם הבוס שלך. בנוסף, הבוס גם לא מוטל על הזמן שצריך לתת לו לכתוב אותו (אם אתה כותב אותו בעצמך, הבוס עשוי להיות מאושר כי הוא לא צריך לעשות זאת בעצמו). עם זאת, הבוס חייב תמיד לחתום וקיימת אפשרות שהוא לא יסכים לעשות זאת לאחר קריאת תוכן המכתב שלך. אם זה המצב, עליך לשכתב אותו או לשכנע אותו לכתוב זאת בעצמו עבורך.
שלב 3. אסוף את המידע הדרוש
לאחר שאתה מכיר את הנמען ומי יכתוב את המכתב, עליך לאסוף את המידע הנדרש במכתב.
- אם אתה הבוס, דבר עם העובד כדי לראות מה הוא רוצה לכלול. דון מיהו הנמען, מה מטרת המכתב, אילו מפרט צריך לכלול ומתי יש לשלוח אותו.
- אם אתה עובד וכותב את המכתב בעצמך, כל המידע הדרוש כבר קיים, אך עליך לדבר קודם עם הבוס שלך ולשאול לאיזה מכתב הוא מצפה. זה מבטיח לך לכתוב מכתב התואם את מפרטי המעסיק ומקבל את חתימתו.
חלק 2 מתוך 2: כתיבת תעודת תעסוקה
שלב 1. השתמש במכתבי מכתבים של החברה
כתוב תעודת תעסוקה על נייר המכתבים הרשמי של החברה. אם אתה בוס, ניתן להשתמש במאמר זה בחינם. אם אתה עובד, שאל קודם כל אם אתה יכול להשתמש בהם. נייר המכתבים הרשמי של החברה יאשר את מכתבך ויגרום לנמען להאמין בתוכנו.
אם אין לך נייר מכתבים רשמי, תוכל להשתמש במחשב ליצירת כותרות מכתבים. הכותרת צריכה להכיל את שם החברה, כתובת, מספר טלפון וכתובת דוא"ל. ספק גם מידע על כותב המכתב (והכותרת) והתאריך שבו נכתב המכתב
שלב 2. הפנה את המכתב לנמען באופן המפורט ככל האפשר
אם אתה יודע את שם הנמען, פנה אליו ישירות לאדם הנוגע בדבר. אם אינך יודע מי יקרא אותו, פנה אותו לארגון, עם שורת נושא המתארת את תוכן המכתב.
- לדוגמה, אם אתה יודע את הכתובת ואת שמו של הנמען, כתוב אותו ממש מתחת לכותרת. עקוב אחריו בברכה מתאימה, כגון "יקר [מר סודירמן]".
- אם אינך יודע למי פונה המכתב, שלח אותו למחלקה המתאימה עם שורת נושא המתארת את תוכן המכתב. לדוגמה, עבור מכתב למוסד פיננסי במטרה לקבל הלוואה, תוכל לשלוח מכתב לסניף המקומי שלך ובו כתוב בשורת הנושא "תיאור עובדים לבקשת הלוואה". עקוב אחר ברכה כגון "למי מודאג".
שלב 3. תאר מי אתה
בפסקת הגוף הראשונה, הסבירו מי אתם ואת מטרת כתיבת המכתב. ציין את עמדתך, משך השירות וכמה זמן אתה מכיר את העובד שביקש את התעודה. אם אתה עובד שכותב את עצמך, המשך לכתוב כאילו המכתב הגיע מהבוס שלך כי הוא זה שיחתום עליו.
לדוגמה, "שמי בודי ג'אטמיקו ואני סגן ראש השיווק והמכירות ב- PT. ABC. עבדתי ב- PT. ABC 12 שנים ומכיר את העובד הזה שבע שנים. בשלוש השנים האחרונות יש לי היה הממונה הישיר של העובד"
שלב 4. ספק אימות
פסקת התוכן הבאה מסכמת את עבודתו של העובד, כולל תאריך תחילת העבודה, תואר, האם התפקיד הוא זמני או קבוע, והאם העובד עדיין עובד שם. פסקה זו מספקת מידע פיננסי של העובדים במידת הצורך.
- למשל, "מכתב זה מהווה אישור לכך שהעובד אכן עובד כאן. הוא עבד ב- PT. ABC במשך שבע שנים, מאז ה -7 בספטמבר 2003. הוא מכהן בתפקיד סגן מנהל המכירות, שהוא תפקיד קבוע ב- PT. ABC. עד 7 בינואר 2011, הוא עדיין עובד עם התפקיד הזה ב- PT. ABC ".
- דוגמה נוספת: "מכתב זה מאשר כי העובד עבד ב- PT. ABC במשך שבע שנים. הנוגע בדבר עבד ב- PT. ABC מה -7 בספטמבר 2003 עד ה -7 בינואר 2011. כיהן בתפקיד סגן מנהל מכירות ב- PT. ABC.. הוא עבד כעובד קבוע במשך שבע שנים ב- PT ABC עם שכר של 35 מיליון IDR לחודש ".
שלב 5. סיכום חובות העובד
פסקה זו מתארת את חובות העובד, הדרושות מאוד בתעודת ההעסקה לעובדים המבקשים משרות אחרות. למרות שתעודת התעסוקה אינה מכתב המלצה, אין כל רע בלכלול הערכה חיובית של העובד. מידע נוסף זה ישפר את המוניטין שלך כמעסיק ויסייע לעובדים במציאת מקומות עבודה חדשים, רכוש או הלוואות.
למשל, "תפקידיו של עובד ב- PT. ABC הם כדלקמן: אחראי על מכירת רדיאטורים באזור בוגור וסביבתו. הוא מחזיק בתפקיד ניהולי ואחראי להנעת צוות של שבעה עד תשעה אנשים. עליו לדאוג שביעות רצון הלקוחות, פתור תלונות של לקוחות ודווח על התקדמות המכירות כל שלושה חודשים למשרד הראשי"
שלב 6. הימנע ממידע רגיש או בלתי חוקי על עובדים
ישנן הוראות מה עשוי להיכלל בהפניות לתעסוקה ובהצהרות אחרות למעסיקים פוטנציאליים. קיימת התניה כי תוכל לכלול פרטי עובדים רק באישור הרלוונטי. יש גם כלל שאתה יכול לחשוף כל מידע על העובד המדובר כל עוד הוא כנה ובתום לב. לפני חשיפת מידע רגיש, וודא שאתה בודק מה מקובל ומתאים לכלול, בהתאם להתאמה חברתית ולחוק החל.
שלב 7. ספק את פרטי הקשר שלך
הפסקה האחרונה צריכה לכלול את פרטי ההתקשרות שלך (המעסיק). מידע זה נדרש אם יש לנמען שאלות כלשהן. הקפד לציין שהנמען יכול ליצור איתך קשר.
לדוגמה, "אם יש לך שאלות או שאתה זקוק למידע נוסף, אל תהסס לפנות אלי במספר (021) 21215555 או בכתובת [email protected]."
שלב 8. לחתום ולהגיש
לאחר כתיבת המכתב, סיימו אותו בברכת סיום, חתמו עליו והעבירו אותו לעובד שביקש או שלחו אותו בדואר אל הנמען בעצמכם.
- סוגרים את המכתב בברכה "בכנות".
- שים את החתימה שלך יחד עם שמך המלא ותפקידך.
- הוסף חותמת רשמית או אימות המשמשת בדרך כלל חברות עבור מכתב מסוג זה.
טיפים
- חלק מתהליכי בקשת הויזה מחייבים אותך לרשום את התפקיד שהעובד ימלא, אם ניתנת ויזה. ייתכן שיהיה עליך להסביר את חשיבות עבודתו של העובד המבקש את הויזה.
- חלק מהמעסיקים מבקשים מהעובד לנסח מכתב, עליו יחתום. אם אתה מבקש מהעובדים לכתוב בעצמם, הקפד לקרוא אותם היטב לפני החתימה.
- לחברות מסוימות יש אדם ספציפי המוקצה לבצע אימות עבודה, ויש גם חברות שיש להן תבנית ספציפית. אם יש לך ספק, פנה למחלקת משאבי אנוש.
אַזהָרָה
- הזן מידע פיננסי רק כאשר העובד מבקש זאת. אם אתה עובד וכותב את המכתב בעצמך, תוכל להזין כמה שיותר מידע.
- אין להזין מידע אישי על עובדים אלא אם כן הם מאפשרים זאת.
- אם העובד שביקש את תעודת ההעסקה אינו עובד איתך יותר, אל תיתן סיבות לעזיבה גם אם אין מקרה או בעיה.
