קופות רושמות משמשות לרישום נתוני תשלום ושמירת מזומנים שהתקבלו במהלך כל יום העבודה. ישנם מספר סוגים של קופות, כולל קופות אלקטרוניות, קופות מרובעות לאייפד וקופות רושמות שונות במחשב. לכל סוג יש התמחויות משלו וכן קווי דמיון זה לזה.
שלב
חלק 1 מתוך 4: הגדרת הקופה
שלב 1. הנח את הקופה וחבר אותו לחשמל
הניחו אותו על משטח קשיח ושטוח. באופן אידיאלי, הקופה ממוקמת בקופה רחבה מספיק כדי שהקונה יוכל למקם את המוצרים עליהם הוא ישלם. חבר את הקופה ישירות למקור חשמל (אין להשתמש בכבל חשמל נוסף).
שלב 2. התקן את סוללת המנוע
הסוללה מספקת זיכרון גיבוי לקופה במקרה של הפסקת חשמל, ולכן יש להתקין אותה לפני שתפעיל כל תוכנית בקופה. פתח את המכסה של נייר קבלת התשלום ומצא את תא הסוללה. ייתכן שתזדקק למברג קטן כדי לפתוח את מכסה תא הסוללה. לאחר מכן התקן את הסוללה בכיוון המצוין במכונה. לאחר מכן, סגור שוב את תא הסוללה.
- בסוגים מסוימים של קופות, תא הסוללות ממוקם מתחת למחזיק נייר הקבלה.
- החלף את הסוללה אחת לשנה כדי לוודא שהקופה תמיד פועלת כראוי.
שלב 3. התקן את נייר קבלת התשלום
פתח את המכסה של בעל נייר קבלת התשלום. וודא שקצוות גליל הנייר נחתכים ישרים כך שיתאימו בקלות לרולים. הכנס את גליל הנייר לרולר כך שיגיע עד לחזית הקופה, כך שתוכל לקרוע את קבלת התשלום שתמסור ללקוח. לחץ על לחצן FEED כדי שהמכונה תשאב את הנייר ותבצע את תהליך הגלגול.
שלב 4. נעילת מגירת מזומנים לתשלום
למגירת מזומנים זו יש בדרך כלל מנעול המאבטח את הכסף ששולם מהקונה. הקפד לא לאבד את המפתח הזה. אתה יכול לשים את המפתח הזה במגירת הכספים כשהוא לא נעול, כך שתוכל למצוא אותו בקלות כשאתה צריך לנעול אותו.
שלב 5. הפעל את הקופה
בכמה קופות, מתג הפעלה/כיבוי ממוקם בחלק האחורי או בצד המכונה. בסוגים אחרים של קופות, כפתור זה ממוקם בחלקו הקדמי העליון של המכונה. הפעל את המנוע, או סובב את המפתח למצב REG (רישום).
לסוגים חדשים יותר של קופות אין כפתור פיזי, אלא כפתור MODE. לחץ על לחצן MODE ומצא את האפשרויות REG או מצב פעולה
שלב 6. הגדר את התוכנית בקופה שלך
ברוב הקופות יש כפתורים הניתנים לתכנות לקבץ פרטים דומים לקטגוריות. ניתן לקבוע קבוצות או קטגוריות אלו על סמך האם הפרטים חייבים במס או לא. ניתן גם להגדיר את הגדרות תצוגת התאריך והשעה.
- בדרך כלל ניתן לגשת לפונקציות תכנות על ידי סיבוב החוגה לאפשרות PRG או P, או על ידי לחיצה על חוגת המצבים לכיוון PROGRAM. בחלק מהקופות יש מנוף ידני הממוקם מתחת לכריכת נייר קבלת התשלום. ניתן להעביר מנוף זה לאפשרויות התוכנית.
- ברוב הקופות יש 4 כפתורי מס לפחות. ניתן לתכנת לחצנים אלה לשיעורי מס שונים, על סמך האם אתה כפוף לשיעור מס מכירה שטוח (כפי שקורה במקומות מסוימים) או שאתה כפוף לשיעור מס ספציפי למערכת (לדוגמה, GST, PST, או מע"מ, תלוי במיקום שלך).
- עקוב אחר ההוראות הספציפיות במדריך הקופות שלך לתכנות הפונקציות השונות.
חלק 2 מתוך 4: ביצוע מכירות
שלב 1. הזן את קוד האבטחה או הסיסמה כדי להתחיל להשתמש בקופה
קופות רבות דורשות קוד קופה או קוד אבטחה מסוג אחר לפני שניתן יהיה להשתמש בהן. קוד הקופה שימושי למתן מידע על מי הקופה מטפלת בכל עסקת תשלום. בעזרת קוד זה תוכל לעקוב אחר כל עסקת מכירה ולהתמודד עם כל שגיאה המתרחשת.
- אם אתה עובד במסעדה, ייתכן שיהיה עליך להזין את קוד העובד יחד עם מספר השולחן ומספר האורחים בשולחן.
- סוגים חדשים יותר של קופות רושמות (למשל קופות מרובעות) עשויים לדרוש ממך להיכנס באמצעות כתובת הדוא"ל והסיסמה שלך.
שלב 2. הזן את מספר המחיר הראשון של המוצר
השתמש במקשי המספרים כדי להקליד את המחיר עבור מוצר זה. בדרך כלל, אין צורך להזין מספר עשרוני, מכיוון שהקופה רושמת אותו באופן אוטומטי.
בחלק מהקופות יש פונקציית סריקה (סורק), כך שלא תצטרך להזין את מספרי המחירים באופן ידני. סורק זה יקרא את הברקוד ויזין פרטי מוצר באופן אוטומטי. אם הקופה שלך היא מסוג זה, אינך צריך ללחוץ על כפתורי הקטגוריה או המחלקה בשלב הבא
שלב 3. לחץ על לחצן הקטגוריה/מחלקה המתאים
רוב הקופות מחייבות אותך ללחוץ על כפתור לאחר הזנת מספר המחיר, כדי לקבוע לאיזו קטגוריה שייך כל מוצר שנמכר (למשל ביגוד, מזון וכו ').
- ניתן לתכנת לחצני קטגוריה/מחלקה על סמך האם המכירה חייבת במס או לא. למד את מדריך הקופות שלך כדי ללמוד כיצד לתכנת שיעורי מס על הכפתורים.
- שים לב לנייר קבלת התשלום: לחץ על החץ או על לחצן FEED כדי לגרום למכונה לגלגל את הנייר, כך שתוכל לקרוא את המספר הכולל של עסקאות שנרשמו על הנייר.
- כל מוצר שתוסיף יתווסף גם לסך הולך וגדל, שמופיע בדרך כלל במסך הקופה.
שלב 4. הוסף הנחה במידת הצורך למחיר המכירה הרשום
אם מוצר נמכר, ייתכן שיהיה עליך להזין את מספר אחוזי ההנחה. הקלד את מחיר המוצר, לחץ על כפתור הקטגוריה/מחלקה, הקלד את מספר אחוזי ההנחה (הקלד 15 למשלוח הנחה של 15%) ולאחר מכן לחץ על כפתור האחוזים (%). מקש זה ממוקם בדרך כלל בקבוצת מקשים משמאל ללוח המספרים.
שלב 5. הקלד את המחיר של המוצרים האחרים
השתמש בלחצני המספרים כדי להזין את המחיר עבור כל מוצר שלא מופיע ברשימה. הקפד ללחוץ על כפתור הקטגוריה/מחלקה המתאים לכל אחד מהמוצרים הללו.
אם ברצונך להזין את אותו המוצר מספר פעמים, לחץ על מספר המוצר ולאחר מכן לחץ על לחצן QTY, הזן את מחיר היחידה של המוצר ולאחר מכן לחץ על כפתור הקטגוריה/מחלקה. לדוגמה, אם ברצונך לכלול 2 ספרים במחיר זול. 70,000, לחץ על המספר 2, ולאחר מכן הקש על QTY, ולאחר מכן הקש על 70000 ולאחר מכן לחץ על לחצן הקטגוריה/מחלקה המתאים
שלב 6. לחץ על כפתור סכום הביניים
לחצן זה יציג את סך המוצרים הכלולים במכירה זו. סכום זה יתווסף גם במיסים החלים במידת הצורך, בהתאם לתכנות שבוצע בכל לחצן קטגוריה/מחלקה.
שלב 7. קבע את סוג התשלום שיש לקונה
קונים יכולים לשלם במזומן, בכרטיס אשראי או באמצעים אחרים. אתה יכול גם לקבל תשלומים בצורה של כרטיסים או קופוני תשלום, שבדרך כלל מטפלים בדומה לתשלומים במזומן.
- מזומן: הקלד את מספר המזומן שהקונה שילם ולחץ על כפתור ה- CASH/AMT TND (בדרך כלל זהו הכפתור הגדול ביותר הממוקם בצד הימני התחתון של לוח המקשים של הקופה). קופות רבות יציגו באופן מיידי את מספר השינוי שעליך לתת לקונה. עם זאת, כמה קופות רושמות אינן פועלות כך, ותצטרך לבצע את החישוב בעל פה. ברגע שמגירת המזומנים פתוחה, הכניסי לתוכה את התשלום וקחי את סכום השינוי הדרוש לך.
- כרטיס אשראי: לחץ על הלחצן CREDIT או CR והשתמש במכונת כרטיס האשראי כדי להחליק את כרטיס האשראי של הקונה.
- צ'קים: הקלד את סכום התשלום המופיע בצ'ק הרוכש, לחץ על כפתור CK או CHECK ולאחר מכן הכנס את דף הצ'ק למגירת המזומנים.
- כדי לפתוח את מגירת המזומנים כאשר אין מכירה, ניתן ללחוץ על הלחצן NO SALE או NS. פונקציה זו עשויה להיות מוגנת ויכולה להתבצע רק על ידי המנהל. ייתכן שהמנהל יצטרך להשתמש במקש כדי להעביר את הגדרות המכונה למצב אחר, כך שהפונקציה NO SALE תוכל לפעול.
שלב 8. סגור את מגירת המזומנים
תמיד סגרו שוב את מגירת הכספים מיד לאחר השימוש בה, כך שהיא לא תישאר פתוחה ואתם נמצאים בסיכון של גניבה או שוד.
תמיד יש לרוקן או להסיר את מגירת המזומנים בסוף יום העבודה, ולאחסן אותה במקום בטוח לחלוטין
חלק 3 מתוך 4: תיקון שגיאות
שלב 1. בטל את המכירה
אם אתה מזין בטעות מספר מחיר שגוי עבור מוצר, או אם קונה מבטל רכישה של מוצר לאחר שהזנת את המחיר, ייתכן שיהיה עליך לבטל את המוצר או המכירה. ביטול זה יגרום להפחתה במספר הביניים.
- הקלד את המספר הספציפי שברצונך לבטל, לחץ על לחצן הקטגוריה/מחלקה, לחץ על לחצן VOID או VD כדי לגרום לו לחסר מהמספר הכולל. עליך לבטל מוצר לפני הזנת נתוני המחיר של המוצר הבא. אחרת, יהיה עליך להוסיף את סכומי הביניים של כל המוצרים, לאחר מכן לחץ על לחצן VOID, ולאחר מכן לחץ על מספר המחיר שברצונך לבטל ולחץ על כפתור הקטגוריה/מחלקה. זה יחסור את המספר הלא נכון מהמספר הבינוני.
- אם עליך לבטל מכירה שלמה המורכבת ממספר מוצרים, בצע זאת על ידי ביטול כל מוצר בנפרד.
שלב 2. החזר תשלום
אם קונה מעוניין להחזיר מוצר, עליך להביא אותו בחשבון במספר הימים המדובר לפני מתן החזר כספי זה לקונה. כדי להחזיר את התשלום, לחץ על לחצן REF, הקלד את מספר המחיר של המוצר המוחזר ולחץ על כפתור הקטגוריה/מחלקה המתאים. לחץ על כפתור סכום הביניים ואז על כפתור CASH/AMT TND. מגירת המזומנים תיפתח ותוכלו לתת לקונה החזר כספי.
- לחצנים ופונקציות מסוימים כגון תשלומי החזר עשויים להיות מוגנים וניתן להשתמש בהם רק על ידי מנהלים. המשמעות היא שהמנהל יצטרך להשתמש במפתח כדי להעביר את הקופה למצב אחר על מנת לבצע ביטול או החזר מכירות.
- בדוק עם הממונה על המדיניות הנכונה לטיפול בחזרות ותשלומים של מוצרים.
שלב 3. עצור את צליל השגיאה
סוגים מסוימים של קופות ישמיעו צליל מסוים כאשר מתרחשת שגיאה מכיוון שאתה לוחץ על הכפתורים בסדר או שילוב שגויים. כדי לעצור את צליל השגיאה, לחץ על הלחצן CLEAR או C.
שלב 4. מחק את המספרים הלא נכונים
אם לחצת על המספר הלא נכון ולא לחצת על מקש הקטגוריה/מחלקה, הקש על מקש CLEAR או C כדי למחוק את המספר הלא נכון. אם לחצת על כפתור הקטגוריה/מחלקה בעבר, עליך לבטל את העסקה.
חלק 4 מתוך 4: קבל דוחות מכירה ומידע על יתרת קופה
שלב 1. קרא את הסכום היומי העולה
חלק מהמנהלים ירצו לדעת את נתוני המכירות הכוללים בכל שעות היום. כדי למצוא את הסכום הזמני הזה, סובב את המסרק למיקום X או לחץ על לחצן המצב ובחר X. לחץ על הלחצן CASH/AMT TND. סך נתוני המכירות היומיים יודפסו בינתיים גם על נייר קבלת התשלום.
חשוב שתזכור ש- X מייצג סכום זמני שימשיך לעלות למעלה, ואילו Z יחזיר את הסכום הזמני לאפס
שלב 2. הפעל את פונקציית דוח המכירות היומית
לכל הפחות, דוח זה יציג בפניכם את נתוני המכירות הכוללים לאותו יום. סוגים רבים של קופות יכולים גם להציג את נתוני המכירות הכוללים לשעה, לקופאית, לקטגוריה או באמצעים אחרים. כדי לקבל דוח זה, לחץ על לחצן MODE ובחר את מצב Z, או סובב את המקש למיקום Z.
זכור כי Z יחזיר את מספר המכירות הכולל ליום לאפס
שלב 3. דע את יתרת הקופה
לאחר הפעלת פונקציית דוח המכירות היומית, ספור את הכסף במגירת המזומנים. אם יש צ'ק או דף תשלום בכרטיס אשראי, הוסף את המספר לסכום הכולל. רוב מכונות כרטיסי האשראי יכולות גם להציג לך את סך המכירות היומי, כך שתוכל להתאים זאת בקלות לסך המכירות שאתה מקבל מהקופה. הפחת את הסכום הזה ממספר הכסף שהשתמשת בו לפני שהתחלת לסחור ליום.
- הכניסו לשקית את כל המזומן, תשלומי כרטיס האשראי והצ'קים שאתם מקבלים ולקחו את התיק לבנק.
- שמור רישומים של מזומנים, כרטיסי אשראי וצ'קים. זה יעזור לך בתהליך החשבונאי הכולל.
- הכנס קצת כסף למגירת המזומנים בכל פעם לפני שתתחיל ביום עבודה. הקפד לשמור את כספך במקום בטוח באמת כשאינו יום חול.
טיפים
- מצא את מדריך הקופות שלך באינטרנט באמצעות מנוע חיפוש מקוון. הזן את המותג וסוג הקופה שלך במנוע החיפוש.
- אם אתה משתמש בקופה מסוג Square, תוכל ליישם את רוב ההוראות החלות על קופה רגילה. עיין במדריך הקופות המרובע למידע נוסף.
