האם אתה לעתים קרובות בוהה מהחלון במשך דקות למרות שיש לך עבודה לעשות? האם אתה מחפש מידע חסר תועלת או משחק משחקים באינטרנט למרות שיש משימות חשובות יותר שצריך לבצע מיד? נשמע שאתה חייב להודות שיש לך נטייה להתמהמה. המפתח לניהול זמן בצורה יעילה יותר הוא למזער הסחות דעת, להתמקד במשימות החשובות ביותר שעליך לבצע ולמצוא דרכים אמינות יותר להגדיל את הפרודוקטיביות שלך.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: הימנע מהרגל של בזבוז זמן
שלב 1. התרחק מהאינטרנט
כיום כל כך קל לגשת לאינטרנט ולכן לעתים קרובות אנו מתפתים לגשת אליו. כאשר אתה מבין שאתה צריך להפסיק לבזבז זמן ולעשות משהו, הימנעות מהאינטרנט הופכת לדרך קלה לשבור את הרגל הדחיינות.
אם הנחישות שלך לא יכולה לעזור לך להישאר מחוץ לאינטרנט-או גרוע מכך, העבודה שאתה צריך לעשות מחייבת אותך להשתמש באינטרנט-תוכל להתקין אפליקציות חוסמות אתרים לדפדפנים שונים. אתה רק צריך להפעיל את האפליקציה הזו אם אתה צריך להישאר ממוקד ולתת לתוכנית זו לעזור לך
שלב 2. סגור את תיבת הדואר האלקטרוני שלך
סקר שנערך בקרב עובדי מיקרוסופט הראה שהם השקיעו כעשר דקות במענה למיילים ולאחר מכן חמש עשרה דקות נוספות להתמקד במשימה שעומדת לפנינו. אם אתה באמת צריך להתמקד במשימה אחת, אתה יכול להגדיר את תיבת הדואר הקולי שלך לענות אוטומטית ולנסות לעצור את עצמך מלבדוק אותה עד שתסיים את עבודתך.
אתה יכול לעשות את אותו הדבר עם הודעות טקסט, הודעות מיידיות, הודעות דחיפה, התראות ניידות וכן הלאה. הסחות דעת אלה יכולות לגרום לנו להתמהמה כיוון שלרוב הם מרגישים פרודוקטיביים יותר מאשר דברים אחרים שמבזבזים זמן, אך לרוב הם לא פחות פרודוקטיביים. כבה את הסלולרי ככל האפשר
שלב 3. בצע את כל העבודה במכשיר אחד
אם אתה משתמש במחשב נייד לעבודה בגיליונות אלקטרוניים, טלפון סלולרי לבדיקת דוא ל וטאבלט לביצוע מצגות, יהיה לך גם קשה. בכל פעם שאתה מחליף מכשירים, תהיה הסחת דעת או שתיים שעומדות בפניך ולאחר מכן אתה צריך קצת זמן להתמקד מחדש. נסה לאסוף את כל מה שאתה צריך במכשיר אחד תוך התכוננות לפני תחילת העבודה, כך שתוכל להשתמש במכשיר אחד בלבד בעבודה.
שלב 4. צור לוח זמנים
רוב האנשים לא אוהבים לעשות לוח זמנים, אבל אתה לא צריך לקבוע לוח זמנים שלם. לפני שתתחיל לעבוד על משימה, הקדש חמש דקות לביצוע רשימה או דברים אחרים הדרושים להשלמת המשימה. על ידי יצירת מסגרת זמן טובה, תוכל גם להבטיח התקדמות בעבודתך.
- השתמש ב- "רשתות זמן" או בקטעי זמן מוגדרים למשימות ספציפיות, כך שתוכל לחלק את המשימה לחלקים הניתנים לעבודה ביתר קלות. ניתן ליישם שיטה זו על כל מיני דברים החל משיעורי בית, משימות משרדיות או שיפוצים בבית.
- אם אפשר, נסה לקבץ את המשימות והעבודות שלך. לדוגמה, אם אתה צריך ללכת לסופר ולתדלק את המכונית שלך, נסה לעשות את שניהם בנסיעה אחת. כך תוכל לחסוך זמן בהליכה פעמיים לדברים שניתן לבצע בבת אחת.
שלב 5. עשה זאת לאט יותר
זה אולי יישמע לא פרודוקטיבי, אבל נסה לעבוד לאט יותר מכיוון שאם אתה עובד מהר מדי או מבצע יותר ממשימה אחת בכל פעם, אתה עלול לבזבז זמן. מחקרים מראים שרק 2% מהאנשים שעושים משימה אחת בכל פעם יכולים להיות יעילים באמת ולחסוך זמן.
עבודה לאט יותר מספקת גם הזדמנות להבטיח שתשלים כל משימה בצורה ברורה וברורה, כך שסביר שלא תחזור למשימה כדי לתקן טעויות שלרוב לוקחות יותר זמן
שלב 6. המשך לעבוד על המשימה הנוכחית
פעמים רבות אנו מתמהמים כי אנו מבצעים משימות חשובות (אך לא דחופות) במקום המשימות החשובות שעלינו לסיים כרגע. השקעת זמן בפעילויות פחות חשובות היא צעד אחורה ובזבוז זמן אם יש לך משימות דחופות אחרות. דע אם המשימה שאתה עובד עליה היא בראש סדר העדיפויות ברשימת המטלות שלך או לא.
נסה לתעדף את המשימות שלך. התחל בכמה משימות קטנות כדי להניע את עצמך, ולאחר מכן התמקד במשימות החשובות או הדחופות ביותר עבורך כרגע
שלב 7. תן לעצמך זמן להשהות
עבודה ללא הפסקה עלולה לגרום לך להיות עייף ומתוסכל. אתה יכול לתת לעצמך הפסקה בסוף יום העבודה או בארוחת הערב כדי לעזור לך להימנע מעבודת יתר שעלולה להשפיע על איכות העבודה שלך.
גם אם אתה נאבק במשימות שיש להגיש מחר, תן לעצמך זמן להשהות לפני שתעבוד עליהן שוב
שיטה 2 מתוך 2: שימוש בבדיקה חוזרת
שלב 1. צור טבלה לניהול הזמן שלך לאורך כל היום
עד כה עשית הרבה צעדים שיעזרו לעצמך להישאר ממוקדים משיטה 1, והבדיקה האיטרטיבית הזו היא דרך טובה לבדוק עד כמה אתה משתמש בה ביעילות. התחל ביצירת גיליון אלקטרוני או תוכל ליצור טבלה על נייר או לוח לבן. צור עמודה אחת לשעון, וצור עמודה רחבה עוד יותר מימין לה.
שלב 2. הפסק לעבוד בתחילת כל שעה
בדיקה זו מחייבת אותך לנוח דקה או שתיים בתחילת כל שעה כדי להעריך כיצד השתמשת בשעה הקודמת. אתה יכול להגדיר טיימר כדי לוודא שאתה עוצר מספיק זמן כדי למלא את הטבלה הזו.
שלב 3. תחשוב איך העברת את השעה הקודמת
במהלך תקופת ההערכה, חשוב על מה שעשית בשעה הקודמת. הדברים שאתה עושה משתנים מפעילות גופנית ללימוד מבחן או בילוי שעה מול הטלוויזיה. נסה להיות כנה עם עצמך בעת הערכת שעה זו.
שלב 4. שאל את עצמך אם ברצונך לחזור על השעה
לכן בדיקה זו מכונה בדיקה חוזרת. ברגע שאתה יודע מה עשית שעה לפני כן, נסה לשאול את עצמך אם אתה רוצה לעשות זאת שוב או לא. שאלה זו עוזרת לך לשאול את עצמך אם אתה מאמין שהעברת את השעה הקודמת באופן פרודוקטיבי. אם התשובה היא לא, סביר להניח שתרצה לחזור על השעון.
שלב 5. סיכם את מה שעשית תוך שעה וכתוב את הערכתך בעמודה מימין
לעקוב אחר התנהלות היום שלך ולראות כמה שעות אתה רוצה לחזור וכמה שעות אתה לא רוצה לחזור יכול גם להיות כלי מוטיבציה יעיל. כתוב כמה מילים את מה שעשית בשעה הקודמת בעמודה הימנית והעריך גם אם אתה רוצה לחזור על זה או לא.
שלב 6. דע את החלקים של היום שאתה יכול לשלוט בהם
אחד החסרונות של בדיקה חוזרת זו הוא שניתן לשפוט במהירות כל שעה לפי התועלת שלה. שיעורים שבהם המורה אינו מלמד חומר חדש, פגישות עבודה לא פוריות וחלקים אחרים של היום שלך יכולים להרגיש כמו בזבוז זמן מעצבן. נסה לזכור שלפעמים אין לך שליטה מלאה על כל שעה ביממה ואתה צריך לדאוג לדברים שמרגישים לא פרודוקטיביים כמו פגישות עבודה שלגביך זה בזבוז זמן.
הגמישות חשובה בכל תחומי החיים, כולל זמן להנאה ולהרפיה
טיפים
- הקפד לישון מספיק בלילה כדי שלא תרגיש עצלן ועצל לאורך כל היום.
- נסה להיות כנה עם עצמך כשאתה מנסה להיות פרודוקטיבי בעבודה. לפעמים הדבר הטוב ביותר שאתה יכול לעשות הוא לעצור לטיול קצר, לאכול משהו או לדבר עם חבר לכמה דקות כאשר אתה מרגיש שאתה צריך להתאוורר לאחר יום עבודה קשה.
