הערכת ביצועי העובדים ממלאת תפקיד חשוב בפיתוח או שיפור ההצלחה העסקית מכיוון שיש לכך השפעה עצומה על המשכיות פעולות החברה. ישנן שיטות שונות להערכת ביצועי העובדים, למשל בנפרד או בצוותים המבוססים על היבטים פנימיים וחיצוניים. אם אתם מחפשים את הדרך הטובה ביותר להעריך את ביצועי העובדים, מאמר זה מתאר כמה מהשיטות בהן חברות רבות כבר משתמשות.
שלב
שיטה 1 מתוך 4: הערכת שיטת "360 תואר"
שלב 1. בקש משוב מכפיפים
וודא שהעובדים לא יכניסו את שמם לדף המשוב כדי שיוכלו לספק מידע כפי שהוא ללא חשש. שיטה זו שימושית בהערכת ביצועי הממונים כעובדים ומנהיגים. כדי לקבל משוב כנה על הביצועים של הבוס שלך, שאל את פקודיו את השאלות הבאות:
- "האם הבוס שלך יכול להוביל את הקבוצה בצורה טובה?"
- "ספק מידע שמראה שהבוס שלך שיפר בהצלחה את סגנון המנהיגות שלו".
- "ספק נתונים שמוכיחים שלבוס שלך יש ביצועים טובים בעבודה".
שלב 2. בקש מהעובדים להעריך את עצמם
אחת הדרכים היעילות למדידת ביצועי העובדים היא לבקש מהם לדרג את עצמם. העובד המדובר יודע את נקודות החוזק והחולשות שלו טוב יותר מכל אחד אחר. העובדים יכולים להעריך את עצמם יתר על המידה. לכן, יש לתמוך בשיטה זו על ידי מערכת הערכת ביצועים בגישה אחרת. השאלות הבאות עוזרות לעובדים להעריך את ביצועי העבודה שלהם.
- "תאר את ביצועי העבודה הטובים ביותר שהיו לך אי פעם."
- "תאר את הצעדים שנקטת לתמיכה ביעילות זמן העבודה".
- "מה דעתך עמיתיך לעבודה (כולל ממונים וכפופים) על ביצועי העבודה שלך?"
שלב 3. אסוף משוב מעמיתיו של העובד שאתה רוצה להעריך
ניתן להשתמש במשוב של עמיתים לעובדים על מנת לשפר את ביצועי החברה והעובדים הנוגעים בדבר מכיוון שהם מבינים את האחריות והיכולות הנדרשות לתפקידים מסוימים. משוב מצד עמיתים לעבודה מועיל מאוד לעובדים שרוצים לדעת את נקודות החוזק והחולשה שלהם.
- "בהשוואה לעובדים אחרים בעלי תפקיד זהה, קבע את הערך עבור עמיתיך בהתאם לביצועי העבודה שלהם".
- "תן עצות כדי שיוכל לשפר את ביצועי העבודה".
- "ספק מידע על הישגי העבודה הטובים ביותר שהציג מעולם".
שלב 4. שאל את הממונה על הערכה
אדם הממלא תפקיד עליון מבין היטב את החובות, האחריות ואיכות העבודה של עובדים שהם כפופים כבסיס להערכת הפריון של העבודה הנוגעת בדבר. הוא גם המוסמך ביותר להחליט על קידום או הורדה של כפופים על סמך איכות ותוצאות עבודתם. שאל את השאלות הבאות כדי לקבל תוצאות הערכת עובדים מהמפקחים:
- "לדעתך, האם העובדים מתפקדים באופן משביע רצון?"
- "מה ההצעה שלך לשפר את ביצועי העבודה שלו?"
- "מדוע הוא זכאי/אינו זכאי לקידום מכירות?"
שלב 5. דע את מגבלות השיטה "360 תואר"
אם משתמשים בשיטה זו, המשוב המתקבל הוא סובייקטיבי מאוד ונוטה להיות מושפע מהקשר בין הדירוג לבין המוערך. לכן, אין להסתמך אך ורק על שיטה זו בעת הערכת ביצועי העובד.
שיטה 2 מתוך 4: ביצוע הערכה כמותית
שלב 1. השתמש בשיטות כמותיות
הערכת ביצועי העובדים באופן המתואר לעיל נוטה להיות סובייקטיבית. כדי להפוך את ההערכה לאובייקטיבית יותר, השתמש בקריטריונים מסוימים, כגון יחס פריון, שיעור מחזור, תקציב עלות ויחס שגיאות. לכל מחלקה חייבים להיות קריטריונים הניתנים למדידה על מנת שניתן יהיה להשוות את התוצאות שהושגו עם תקנים ישימים, יעדי מחלקות/חטיבות, מגמות עסקיות ויעדי עבודה לכל עובד. אסוף את הנתונים באופן שיטתי ולאחר מכן קבע האם האסטרטגיות והיעדים של החברה הם המדדים להצלחה עסקית.
- לדוגמה, עקוב אחר משך הזמן שהלקוח ממתין בתור לרכישת מוצר.
- רשום את מספר המוצרים המיוצרים או הדוחות שהוכנו על ידי העובדים (אשר מוערכים) תוך שעה אחת.
- הקפד להסביר לכל עובד את קריטריוני הערכת הביצועים ואת יעדי העבודה לפני תחילת תקופת ההערכה. ערכו הדרכה והתרועעויות בנוגע למערכת הערכת הביצועים לכל העובדים.
שלב 2. השווה את התוצאות שהושגו עם תוכנית העבודה והיעדים הכמותיים
לפני תחילת תקופת ההערכה, קבע תחילה את תוכנית העבודה והיעדים אותם צריך להשיג כל עובד. לאחר שנאספו נתוני הביצועים, השווה אותם למטרות הכמותיות כדי לברר את ההישג. אם היעד אינו מושג, ההנהלה צריכה לשנות או להתאים את המדיניות כבסיס לקביעת יעדים חדשים לשיפור הארגון של החברה.
- לדוגמה, אם הלקוחות עומדים בתור במשך 3 דקות בממוצע להגשה, נסו לצמצם את זמני ההמתנה של הלקוח.
- אחת העבודות המאתגרות ביותר היא טיפול בתלונות בשירות לקוחות. לאחר רישום טווח הזמן של שיחות טלפון במשך תקופה מסוימת, ההנהלה יכולה להפיק יעילות לפיתוח נהלי שירות לקוחות על ידי זיהוי שיחות טלפון בעלות טווח זמן ארוך יותר.
- הגדל יעדים באמצעות נתונים כמותיים באחוזים. לדוגמה, במהלך הרבעון האחרון הסתכמה המכירות נטו של החברה ב -500 אלף דולר. ברבעון הקרוב, יעד לגידול של 1% במכירות נטו.
שלב 3. השתמש בתוצאות ההערכה כדי לפתח תוכנית עבודה
יש למדוד את התקדמות העבודה באופן קבוע ומעקב, במיוחד כאשר ביצועי החברה אינם טובים. יש צורך בהערכות תקופתיות של ביצועי העבודה על מנת להבטיח התקדמות. בנוסף, ניתן להשתמש בתוצאות ההערכה כדי לקבוע את יעילותן של התכניות שהוכנו.
- ערכו תוכניות הדרכה לעובדים עם ביצועים לא טובים.
- אם תוצאות ההערכה מראות שהעובד אינו מתקדם, שנה את תוכנית העבודה או היעד שלו.
שיטה 3 מתוך 4: הבטחת איכות העבודה מושגת
שלב 1. ערוך הערכה להערכת איכות עבודתו של העובד
תוצאות הערכת ביצועי העבודה משקפות את הביצועים של כל עובד מכל ההיבטים החל ממוסר עבודה ועד להישגים אישיים. ניתן להשתמש בשיטת הערכה זו להערכת ביצועי העבודה השנתיים של כל עובד בכללותו. לאחר שעברו הערכה, העובדים יקבלו משוב לשיפור איכות העבודה ויקבלו הערכה על ביצועי העבודה שלהם.
- כמה יחידות הופקו או נמכרו על ידי העובד (לפי הערכה)?
- עד כמה איכות העבודה טובה?
- כמה זמן עבודה הוא משתמש כדי לייצר מוצרים או לבצע עסקאות מכירה?
שלב 2. בצע הערכה מקיפה
הערכה מקיפה מועילה במתן פתרונות חלופיים, במיוחד עבור חברות שחוות בעיות. עם זאת, בעיות מתרחשות בדרך כלל בגלל חוסר יעילות של תהליכי עבודה, הכשרה לא מספקת או ניהול עסקים לקוי. לכן, ההנהלה צריכה לבחון את הנהלים באופן יסודי על ידי איסוף תשומות מצד גורמים שונים, קבלת החלטות, נקיטת פעולות וקביעת מדיניות לטיפול בבעיות מורכבות או מסובכות.
שכרו יועצים מקצועיים כגורם ניטרלי להערכה אובייקטיבית של הפעולות היומיומיות של החברה וביצועי העובדים
שלב 3. בצע בדיקות אקראיות לבקרת איכות העבודה
לשיטה זו יש השפעה חיובית מכיוון שהעובדים מודעים לבדיקה, אך אינם יודעים את לוח הזמנים. כך ייחשפו עובדים שהם עצלנים או שהביצועים שלהם לא טובים. בצע את השלבים הבאים כדי לשמור על מוטיבציה של העובדים.
- בצע בדיקות הפתעה כדי לבדוק את איכות המוצר.
- להעריך שיחות טלפון אקראיות.
- בדוק מעת לעת את רשומות הפעולה של החברה.
שלב 4. אסוף משוב מלקוחות
שביעות רצון הלקוחות חייבת להיות המשימה העיקרית של החברה ויכולה לשמש כאחד הקריטריונים בעת הערכת ביצועי העובדים. שאל את הלקוחות אם הם מרוצים מהמוצרים או מהשירותים של החברה שלך. לבקש משוב על ביצועי החברה מגורמים חיצוניים היא דרך בטוחה לאסוף חומרי הערכה להערכת אובייקטיבית של החברה.
- היזהר ממשוב מאוד מייאש מלקוחות. מספר תעשיות וחברות, במיוחד עסקי הרכב, מקבלים פעמים רבות תגובות שליליות מאוד מהלקוחות.
- כשאתה מבקש משוב, תקנן באמצעות כלי או טופס עם פורמט ספציפי, כך שניתן יהיה להשתמש במידע הטוב ביותר.
- באופן כללי, משוב הלקוחות הוא סובייקטיבי ובעיקר חושף חוויה גרועה. העריכו את ביצועי שירות הלקוחות תוך שימוש בקריטריונים להערכה אובייקטיבית, כגון משך פתרון הבעיות, פתרונות הניתנים ומספר המוצרים שהוחזרו על ידי לקוחות.
שיטה 4 מתוך 4: שיפור ניהול זמן
שלב 1. חישוב טווח הזמן להשלמת משימה מסוימת
אחת הדרכים למדוד את האפקטיביות של ניהול זמן היא לחשב את משך הזמן להשלמת המשימה של כל עובד. וודא שאתה משתמש בנתונים שאליהם ניגשים באמצעות המערכת, כגון כרטיס נוכחות או תוכנית מחשב. על מנת להשיג תוצאות הערכה מדויקות, איסוף נתונים ידני, למשל על ידי הזנת נתונים לטבלאות, אינו אמין ולא יעיל.
- ישנן מספר תוכנות המתפקדות לניטור הפעילות של משתמשי המחשב. כך תוכל להעריך עובדים אשר ביצועי העבודה שלהם אינם מגיעים ליעד כדי לברר מדוע.
- שימו לב במיוחד לעובדים שתוצאות עבודתם נמוכות בהרבה מהממוצע, כך שיוכלו להשיג את יעדי העבודה שנקבעו.
שלב 2. תן משוב, אך לא לעתים קרובות מדי
משוב מועיל מאוד לעובדים, אך פיקוח יומיומי על שיפור המורל הוא חרב פיפיות. במקום להשתמש בשיטה זו כאמצעי לניהול כדי לעקוב אחר ביצועי ואחריות העובדים, אנו ממליצים לערוך הערכות שבועיות או חודשיות. בנוסף, הגבירו את המוטיבציה של העובדים על ידי מתן בונוסים ושמירה על סודיות ערכי כל עובד, במקום להשפיל אותו.
שלב 3. ודא שמוסר העבודה מיושם כראוי
אחת השיטות להערכת ביצועי העבודה היא בחינת רישומים של הפרות של תקנות החברה. לשם כך, בצע את השלבים הבאים:
- בדוק את הנתונים לגבי הגעה מאוחרת לעבודה. עובדים שמגיעים לעתים קרובות למשרד מקצרים את זמן העבודה שבאחריותם. גם לזה יש השפעה רעה על עמיתים לעבודה מכיוון שזה הופך את אווירת העבודה לנעימה.
- שימו לב לנקינות בגדי העובדים. לבוש כלאחר יד במשרד יכול לשקף את אותם התנאים בעבודה.
- הסבר את הכללים לשימוש במלאי משרדי. וודא שכל עובד מבין את הכללים לשימוש במלאי משרדי, כגון מכוניות, טלפונים או מחשבים. עובדים שמתעללים במלאי המשרדים אינם משתמשים בזמן העבודה בתבונה.
