כל העסקים, גדולים כקטנים, צריכים לעקוב אחר כל העסקאות שלהם. ישנן הרבה תוכנות פיננסיות פשוטות למכירה, אך עדיין עליך להבין היטב כיצד פועלות עסקאות חשבונאיות. אתה תזין את כל העסקאות העסקיות, כגון קבלת הכנסה או תשלום חשבונות, לתוך יומן חשבונאות הדומה לפנקס החשבונות. כאן, אתה נדרש לאסוף קטגוריות שונות הנקראות חשבונות, ויתעד על חיוב או זיכוי (בהתאם להגדלה או להקטנה). דוגמאות יינתנו בהמשך. יצרני תוכנת הנהלת חשבונות עוקבים גם אחר נוסחה זו ביצירת התוכניות שלהם, אך התהליך הופך לקל יותר עבור משתמשים מזדמנים.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הזנת עסקאות
שלב 1. אסוף את כל המסמכים הנוגעים לעסקאות עסקיות
מסמכים אלה כוללים בדרך כלל קבלות ספקים, חשבונות שירות (כגון מים וחשמל), תזכורות אשראי שהונפקו ללקוחות, דוחות מס, צ'קים שהוצאו ופרטי שכר. בדוק כל חשבונית ותשלום שהתקבלו כדי להיות מדויקים ומאומתים לפני רישום יומן החשבונאות. ודא שהכל הודה על ידי המפקח או בעל העסק לפני הכנסת עסקאות למערכת.
שלב 2. הגדר חשבונות או קטגוריות שונות לכל סוג עסקה
חשבונות שנרשמים למשל מזומן, מלאי, הוצאות וכן הלאה. חשבו על חשבונות אלה כדפים נפרדים במחברת או בשורת פריטים המופיעים בתקציב אישי. הגדר את סוגי החשבונות הבאים:
- חשבון המכירות, או ההכנסות, רושם את כל המכירות ללקוחות.
- חשבון הוצאות רושם את כל הכסף שעסק מוציא, למשל לצורך הפעלת מתקן עסקי, ייצור מוצרים ומכירת מוצרים.
- בנוסף, עסקים נדרשים גם לרשום את נכסיהם, כגון מזומנים, חובות (מכירות ללא תשלום), ורכוש, מתקן וציוד כגון בניינים וציוד.
- חשבון אחריות רושם את כל הכסף שהעסק לווה מגורמים חיצוניים, כגון הלוואות בנקאיות, חובות סחר (למשל לספקים) ומשכורות לתשלום (משכורות שכבר מגיעות לעובדים אך לא שולמו).
- קטגוריות גדולות אלה בדרך כלל מחולקות לחשבונות קטנים יותר וספציפיים.
שלב 3. קבע אם החשבון מחויב או מזוכה
חשוב לזכור כי כל עסקה כרוכה בחשבונות חיוב ואשראי ומספר החיובים והזיכויים הכולל חייב להיות זהה. לדוגמה, כאשר אתה מקבל תשלום מלקוח, היית רושם מזומן כחיוב וחשבונות חייבים כאשראי. כאשר אתה משלם עבור פרסום, אתה תרשום הוצאות פרסום בחיוב ומזומן באשראי.
- רשום כל עלייה בהוצאות, בנכסים (כגון מזומנים וציוד) וחשבונות דיבידנד כחיובים ורשומות ירידה כזיכויים. בחשבונות אחרים, כגון התחייבויות והכנסות, עליות נרשמות כזיכויים וירידות נרשמות כחיובים. למערכת הנהלת חשבונות זו יש לוגיקה משלה ולהתחיל לזכור תוך שימוש בהיגיון שלך כדי לקבוע את הסיבות ל"עלייה "ו"ירידה" בחשבונות.
- זכור כי המספרים המתועדים על חיובים וזיכויים אינם זהים, אך הסיכומים חייבים להיות זהים. לדוגמה, אם לקוח משלם עבור מוצר בחלקו במזומן ובחלקו באשראי, שני חשבונות מתועדים בחיוב, כלומר מזומנים וחייבים. בעוד שהחשבון שעיתונאי באשראי הוא רק אחד, כלומר מכירות.
- כל מערכות תוכנת המחשב יקלו על רישום כתבי עת חשבונאות על ידי הזנת כל החשבונות במקומות הנכונים שלהם בכתב העת.
- ייתכן שיהיה עליך ליצור שם חשבון חדש ביומן אם יש לך עסקה יוצאת דופן כגון מכירת מניות או רכישת קרקעות.
שלב 4. בדוק את כל העסקאות החשבונאיות שהוזנו ביומן לפחות פעמיים
כל עסקה תופיע בקטגוריה שלה: למשל, חיוב בצד אחד של היומן, והסכום חייב להיות שווה לסכום שמופיע בצד האשראי של היומן.
לדוגמה, תוכל לרשום עסקת תשלום בחשבון חשמל על ידי הזנת חשבונות חייבים בצד החיוב של 500,000 ש"ח ומזומן של 500 אלף ש"ח באשראי. הקפד לכלול את מספר הקבלה ותיאור קצר בסעיף ההערות
שלב 5. מעבירים מעת לעת את החשבונות ביומן לפנקס החשבונות
החשבון הכללי הוא אוסף של כל החשבונות שלך. לדוגמה, ישנם דפים עבור כל קטגוריה של מזומנים, חובות, חובות, הוצאות וכן הלאה בחשבון הכללי שלך. לאחר מכן תוכל לראות את הסכום הכולל של כל חשבון לאורך זמן.
- ספר ספר כללי רושם מידע לפי חשבון, בניגוד ליומן המתעד עסקאות. במילים אחרות, עסקה אחת שתועבר לחשבון הכללי תהיה בשני מקומות (חשבונות) לפחות בחשבון.
- לדוגמה, קבלות במזומן מלקוחות על מכירות יירשמו ביומן כעסקה אחת ויזוהו במזומן על חיוב והכנסה באשראי. כאשר מועברים לחשבון הכללי, רשומות אלה נרשמות במיקומים נפרדים: חשבונות מזומנים והכנסות. כך תוכל לראות כיצד עסקאות משפיעות על כל חשבון בנפרד.
- יש לתארך את הרשומות בפנקס הכללי, כך שניתן יהיה לזהות את מקור העסקה. כמה רואי חשבון כוללים גם מספר סימוכין, למשל בצורת מספר סידורי, כך שניתן יהיה לעקוב אחר עסקאות בחזרה אל היומן בקלות.
חלק 2 מתוך 3: איזון עסקאות חשבונאיות
שלב 1. איזן את החשבון לפני סגירתו בכל פעם שאתה נכנס לעסקה חשבונאית
הכינו יתרות ניסיון ודוחות אחרים כדי לוודא שהמספרים והחשבונות הרשומים עבור כל עסקה נכונים. לא משנה כמה עסקאות יירשמו, סך החיובים חייב להיות שווה לסך הזיכויים.
אם אתה רושם ידנית או עם תוכנת מחשב, כל המספרים בחיובים ובזיכויים יתווספו, ללא קשר לקטגוריה. הסכום הכולל של חיובים וזיכויים חייב להיות זהה
שלב 2. בדוק אם יש שגיאות במאזן הניסיון
אם החיובים אינם שווים לזיכויים, יהיה עליך למצוא שגיאות ברישומי היומן שלך. למעשה, עדיין יכולות להתרחש טעויות גם אם סכומי החיוב והזיכוי זהים, למשל עקב רישום כפול או עסקאות שהוזנו לחשבון הלא נכון.
- לדוגמה, כאשר אתה מקבל תשלום מלקוח, ייתכן שרשמת מזומן אך שכחת לרשום חשבונות חייבים כך שיומן נראה כאילו החייבים עדיין לא שולמו. לפיכך, הסכום על החיוב יהיה שונה מהזיכוי.
- במקרים מסוימים, ייתכן שתידרש לעקוב אחר הרשומות לערך הראשוני ביומן כדי למצוא שגיאות. זו הסיבה מדוע יש לרשום את תאריך העסקה ו/או מספר ההתייחסות ביומן כך שהמעקב יהיה קל.
שלב 3. הפעל דוחות לדוח רווח והפסד, מאזן ודוח שינוי הון
ניתן לבצע דיווחים כספיים אלה באופן ידני או בעזרת מערכת תוכנת הנהלת חשבונות. מתוך דיווחים אלה אתה מקבל תמונה מלאה של העסק שלך.
- לדוגמה, דוח רווח והפסד יגרע את ההכנסה שהרוויחו מההוצאות שהוצאו במהלך פרק זמן מסוים, ומדוח זה אתה יודע שהחברה הרוויחה או מפסידה.
- המאזן מציג את כל הנכסים וההתחייבויות של החברה. נכסי החברה כוללים מזומנים, ציוד, קרקע וחייבים. ההתחייבויות כוללות חייבים ושטרות.
- אם שילמת דיבידנדים (תגמולים) לבעלי המניות בתקופות קודמות, תזדקק גם לדוח על שינויים בהון. דוח זה מציג את כמות הרווח שנוצר (לא הרווח הנקי) בניכוי דיבידנדים ששולמו. הרווחים השמורים מייצגים רווחים המושקעים מחדש בחברה.
חלק 3 מתוך 3: שמירת רישומים מפורטים של עסקאות חשבונאות
שלב 1. כלול תיאור קצר של כל עסקה שהוזנה ביומן
לדוגמה, "תשלומי פרסום בטלוויזיה במזומן, פברואר, 2016". לפיכך, הסכום, הסיבה והתהליך של רישום כל עסקה יהיו ברורים יותר.
שלב 2. שמור גיבוי של יומן העסקות שלך
יש לבצע גיבויים במקרה של טעויות או שאלות עתידיות. ניתן להגיש תיעוד של כל הרשומות על ידי הזנת מספר רשומות ותאריך יומן בחבילה אחת. כולם צריכים להיות מסוגלים לחפש רשומות יומן בפנקס הכללי ולאחר מכן לגשת בקלות לתיעוד גיבוי
שלב 3. שמור עותקי נייר של כל התיעוד למשך שנה לפחות
זה כולל רשומות יומנים ופנקסים, יחד עם כל החשבוניות ומסמכי העסקה האחרים. כל המסמכים הללו נדרשים מטעמי ביקורת ומס.
שלב 4. שמור את התיעוד באופן אלקטרוני במשך שבע שנים לפחות
סרוק את מסמכי הנייר שלך הלוך ושוב, ושמור אותם בשני מארזים אלקטרוניים: אחד לאחסון במשרד ואחד במקומות אחרים לשימוש בשעת חירום. תמיד קיימת האפשרות שמסי החברות ייבחנו במהלך השנים האחרונות, כך שצריך לשמור מסמכים אלה.
טיפים
- איזון היומן שלך כל יום. עקוב אחר כל השגיאות ותקן אותן מיד. זה כל כך חשוב שזה הופך לאחד השיעורים הראשונים לסטודנטים בחשבונאות.
- ספק עובדים על פני הכשרה, כך שיודעים יותר מעובד אחד הבנת המערכת החשבונאית וכיצד להזין עסקאות.
