שעות עבודה הן חלק חשוב בהצעת פרויקט משתלם וקביעת עלות העבודה שהושלמה. מכיוון שכוח העבודה מהווה חלק גדול מרוב עבודות החוזה, הערכה מדויקת של שעות עבודה ודיווח עליהן היא קריטית להצלחת העסק שלך.
שלב
חלק 1 מתוך 2: אומדן שעות עבודה להצעות מחיר לפרויקט
שלב 1. חלק את הפרויקט לרכיבים
החלק הראשון בחישוב שעות העבודה עבור עבודה הוא חלוקת הפרויקט לרכיבים קטנים יותר. לאחר מכן, אומד את מספר השעות שיידרש להשלמת כל רכיב. רכיבים אלה צריכים להיות מיועדים בהתאם לסוג כוח העבודה המעורב. אם אתה בונה מתחם דירות, תזדקק לעבודה בחפירות, בניה, חשמל, אינסטלציה וכו '. הקפד להעריך כל רכיב שהוא חלק מהפרויקט.
שלב 2. קבע את סוג כוח האדם הדרוש
סוג כוח האדם תלוי מאוד במשימות שצריך לבצע. לא צריך מנהל עבודה לכל עבודה. משימות פשוטות יכולות להתבצע על ידי עוזרים או מתמחים. תהליך קביעה זה קשה יותר למשרות הכוללות שילוב של סוגים שונים של כוח עבודה, החל בפשטות למורכבות.
שלב 3. אומד את הזמן הדרוש להשלמת כל רכיב
לאחר שקבעת את הרכיבים וסוג העבודה עבור כל רכיב, העריך את מספר שעות העבודה הכולל הנדרש להשלמת כל שלב מתחילתו ועד סופו. אל תכלול הפסקות. מספר שעות העבודה צריך לשקף את משך הזמן שהעבודה מוקדשת להשלמת שלב.
- אם אתה יודע היטב את סוג העבודה עבור כל שלב, נסה להשתמש בפרויקטים קודמים כהפניה להערכת זמן העבודה. לדוגמה, אם אתה יודע שלוקח לעובד אחד עשר שעות להתקין ארבעה חלונות חדשים, או 2.5 שעות לכל חלון, ייתכן שהפרויקט הנוכחי שלך אינו שונה בהרבה.
- אם שלב בפרויקט שלך כולל סוג עבודה אחר, לא לאחר היכרות, בצע מחקר כדי להכין את שעות העבודה המשוערות שלך. בהתאם לפרויקט, אתה עשוי למצוא מידע רב ערך באינטרנט או בקבלנים אחרים. תוכל גם להיעזר בשירותיו של יועץ המכיר את סוג כוח האדם הדרוש לך. יועץ יכול לעזור לך לאמוד את שעות העבודה הנדרשות להשלמת שלב מסוים.
- שקול גם גורמים כגון דרגת הקושי של העבודה בעת עריכת אומדנים. אם החלון בפרויקט העתידי שלך נמצא בקומה השביעית, והחלון שעבד עליו בפרויקט הקודם נמצא בקומה הראשונה, הגדל את יחס השעות לחלון כדי להסביר את ההבדל הזה.
- כלול הערכות לזמן שהושקע במשימות ניהוליות הנדרשות על פי החוזה.
שלב 4. כלול את שעות המפקח
תוכל גם לכלול שעות פרוייקט למנהל העבודה או למנהל, שיוביל צוות עובדים וינהל דיווחים מפורטים ותאימות לוח זמנים לפרויקטים. חלק מהפרויקטים עשויים להעסיק יותר ממפקח או מנהל עבודה אחד ולנהל את המרכיבים השונים של הפרויקט. פרויקטים אחרים עשויים להשתמש בכמה רמות שונות של פיקוח. ייתכן שיהיה לך מנהל עבודה לניהול עובדים על פני מרכיבים שונים של הפרויקט ומפקח ראשי המנהל את כל מנהלי העבודה.
שלב 5. השתמש באומדנים שלך כדי להכין ציר זמן של הפרויקט
הלקוח שלך יקבע את זמן השלמת הפרויקט. אולי הלקוח יבקש ממך לציין כמה זמן ייקח לך להשלים את הפרויקט. תוכל להשתמש בשלבים ובשעות מחושבים כדי לפתח ציר זמן של הפרויקט. קבע רכיבים שניתן להשלים במקביל, ורכיבים שחייבים להשלים בשלבים (הפלט של תהליך אחד הופך לקלט של התהליך הבא). אם אתה יודע מתי כל שלב צריך להסתיים, תוכל לחלק את מספר השעות הנדרשות להשלמת שלב ביום העבודה של 8 שעות לאורך פרק הזמן של הפרויקט. ייתכן שתוכל להאריך או לקצר את ציר הזמן של הפרויקט על ידי הוספה או צמצום של כוח העבודה. ככל שיש לך יותר עובדים כך ניתן להשלים שלב מהיר יותר.
- חלק מהפרויקטים דורשים יותר מ -8 שעות ביום או 40 שעות בשבוע כדי להשלים שלבים על פי לוח הזמנים. הם זקוקים לשעות נוספות שחייבים לעודד אותם.
- לדוגמה, אם יש לך חודש לבנות את הבסיס של בית חדש, ואתה יודע שבניית הקרן דורשת 1,000 שעות לכל עבודה, חלק את 1,000 ביום העבודה של 8 שעות בחודש כדי לקבוע את כמות העבודה הדרושה להשלמה. שלב זה בזמן המדויק. זמן (1000 שעות עבודה בפרויקט / 20 ימי עבודה בחודש = 50 שעות ביום; 50 שעות ביום / 8 שעות לכל עבודה = 6.25 עבודה נדרשת.)
- היו מציאותיים לגבי מספר העובדים המועסקים בפרק הזמן שצוין. זה יהיה לא מציאותי להזדקק לשבעה חשמלאים כדי להשלים את התקנת המעגלים תוך שבוע, בהתאם לזמינות החשמלאים באזור שלך. ייתכן שיהיה עליך להאריך את ציר הזמן כדי לעמוד בזמינות כוח העבודה של הפרויקט שלך.
- אם אתה מתכנן להשלים מספר שלבים בו זמנית, יהיה עליך לחלק את כוח העבודה כדי להשלים כל שלב.
שלב 6. הכינו והגישו את הצעתכם
הוסף את שעות העבודה עבור כל כוח אדם הדרוש כך שתקבל את סך כל שעות העבודה עבור כל סוג של כוח עבודה. אם אתה צריך רק סוג אחד של כוח עבודה, אנא חבר את כל שעות הפרויקט למספר אחד. אם אתה זקוק לסוגים שונים של כוח אדם, ההצעה שלך צריכה לציין את מספר השעות שעבדו עבור כל סוג של כוח עבודה. אנו ממליצים לכלול את כל עלויות העבודה כולל מסים והטבות. כמה חוזים עשויים לציין שיעור שכר מינימום עבור כל סוג של כוח אדם. כמו כן, כלול כל סימון (נתח רווח) שתרצה לגבות.
לדוגמה, נניח שנבחרת להתקין מטבח חדש לבית בינוני. יהיה עליך לחלק את הפרויקט למספר שלבים, המורכבים מעבודות אינסטלציה, חשמל וביצוע כללי. ההצעה שלך צריכה לשקף את כל שעות העבודה של חשמלאי, אינסטלטור ועבודות בנייה כלליות, כמו גם שיעורי השכר עבור כל סוג של כוח אדם
שלב 7. התאם את שעות העבודה המשוערות ככל שהפרויקט מתקדם
מכיוון שהערכות הזמן הן אומדנים בלבד, עליך לעדכן את האומדנים ככל שהפרויקט מתקדם. ייתכן שיהיה עליך לחייב את הלקוח על סמך שעות העבודה בפועל של הצוות, כך שתעדיף לספק מעת לעת הערכות עדכניות של שעות העבודה. זה מונע מהלקוח להיות מופתע מניצול יתר של שעות העבודה.
- כלול "גורם פאדג '", שהוא הגידול בזמן המשוער בשל הלא ידוע. כמות גורם הפאדג 'תלויה במורכבות העבודה, בזמינות העבודה, בתלות בגורמים חיצוניים ובקשר של תהליך אחד למשנהו.
- רוב הקבלנים מסבירים שההצעות שלהם הן הערכות. שעות העבודה בפועל ישתנו, והלקוחות ישלמו בהתאם לשעות העבודה בפועל עם התקדמות הפרויקט. עם זאת, ייתכן שהלקוח ירצה לשלם סכום חד פעמי על בסיס אומדנים ולא לשלם עבור שעות עבודה בפועל. שימו לב לכל שפת החוזה המצביעה על הסכם זה מכיוון שבהסכם כזה על הקבלן להעריך את העלויות בזהירות.
- אם הלקוח עומד לשלם על סמך שעות העבודה בפועל, אל תשכח שההצעה שלך משקפת אומדנים, ואסור לך לגבות שעות עבודה גבוהות יותר באופן משמעותי, אלא אם כן יש סיבה משכנעת ומוכחת. אם אתה נתקל בבעיה ואתה מאשר שאתה חורג משעות העבודה המשוערות שלך, הודע ללקוח כדי למנוע אי הבנות
- ערוך הסכם בכתב המצהיר את היצירה שהסיכוי הגבוה ביותר להופיע והיא מחוץ להיקף העבודה. כלול תהליכים לזיהוי ואישור שינויים אלה, כגון היתרים ותיעוד נדרש.
חלק 2 מתוך 2: דיווח על שעות עבודה לעבודה חוזית
שלב 1. אסוף מידע על כוח העבודה שלך
וודא כי קבצי העובדים לכל כוח העבודה בפרויקט שלך מדויקים, ושמור אותם. זה כולל רשומות שכר וכל המסמכים המשפטיים. אם אתה משתמש במהנדסים, טכנאי חשמל, אינסטלטורים או עובדים מורשים אחרים, יהיה עליך לשמור הוכחה של קבצי ההסמכה הפעילים שלהם. זה נדרש עבור רוב עבודות ההנדסה והבנייה כדי לברר אם העבודה נרכשת על ידי המדינה. מוטלת עליך האחריות לוודא שכל מי שעובד עבורך יהיה מוסמך כראוי, כולל קבלני משנה.
- אתה יכול לשלם משכורת שאינה עובדת לעבודה על פרויקט. קבלני משנה אלה עובדים עבורך, הקבלן, ואתה גובה מהלקוח את משכורתו. גם אם קבלן המשנה אינו העובד שלך, יש לאסוף את פרטי ההסמכה שלו ולשמור אותו בתיק. כקבלן, באחריותך לוודא שלכל מי שעובד על הפרויקט יש את הכישורים המתאימים, אלא אם כן צוין בחוזה.
- חוזים ממשלתיים דורשים בדרך כלל מידע נוסף של עובדים וקבלני משנה על מנת להבטיח עמידה בחוק. זה כולל דיווח על אתניות ושיעורי שכר כדי להבטיח שאין שיטות מפלה. אם יש לך חוזה ממשלתי, קרא בעיון ופעל לפי כל ההנחיות בנוגע לגיוס ודיווח כדי למנוע בעיות בשכר.
שלב 2. עקוב אחר זמן העבודה
על מנת שתוכל להפיק דוחות מדויקים ללקוחות, אתה צריך שיטה לניטור שעות העבודה של העובדים שעובדים על הפרויקט. אתה יכול להשתמש בשעון זמן או בדף זמן, אך יש לאמת רשומות אלה כדי להבטיח דיוק. בהתאם לחוזה המוסכם, ייתכן שתידרש לערוך ביקורות תקופתיות ולהוכיח את תוקפו של מספר שעות העבודה המדווח.
- אחת הדרכים להבטיח את דיוק דיווח זמן העבודה היא הצבת מפקח על כל עובד או קבוצת עובדים. בסוף כל שבוע כשהעובד מגיש את כרטיס הזמן, יכול המפקח לבדוק ולחתום על הכרטיס, כדי להוכיח שהוא נכון. זה מונע מהעובדים להוסיף שעות עבודה בדויות.
- תוכל גם לנסות להשתמש במערכת כרטיסי זמן עבודה חשמלית כדי לעקוב אחר זמן העבודה של העובדים. ודא שהמערכת נשלטת היטב למניעת שימוש לרעה. אם דוח שעות העבודה מוטל בספק, עליך להיות מסוגל להוכיח זאת.
- לקוחות ממשלתיים מחויבים על פי חוק לאסוף את כל המידע לפני שהם משלמים לקבלנים מכיוון שהשכר משולם ממסים. רמת הפיקוח בעת דיווח על לוחות הזמנים של הפרויקטים הממשלתיים תהיה גבוהה מאוד. עקוב אחר כל הוראות הדיווח בזהירות ובפירוט כפי שהוסכם.
שלב 3. שלח דוחות שכר עבודה ללקוחות באופן קבוע
החוזה שלך צריך לציין באיזו תדירות עליך לדווח ללקוח על מספר שעות העבודה על מנת לקבל משכורת. בעת שליחת דו ח זה, תעביר מידע מתלושי השכר וממסמכי השעון שלך לדוח ספציפי ללקוח המשווה את מספר השעות המחויבות לשעות העבודה המשוערות בזמן ההצעה. אם יש פער גדול בין המספר המשוער לשעות העבודה בפועל, עליך להיות מסוגל לספק הסבר חזק ללקוח.
שלב 4. השתמש בהערות להכנת אומדנים לפרויקט הבא שלך
בסוף הפרויקט, מידע הניטור של שעות העבודה שלך יהיה בעל ערך רב מכיוון שהוא מספק פרטים על משך הזמן שהעבודות הספציפיות יסתיימו. אתה יכול להשתמש בנתונים אלה כדי לבצע הערכות, כגון מספר שעות העבודה למספר אריחים המותקנים או זמן ההמתנה לאחר פילוס מלט רטוב. מידע זה ישפר את ההיצע העתידי שלך וישמור על העסק שלך רווחי.
