ככל שהפופולריות של הדוא ל גדלה כחלופה קלה, זולה ומהירה יותר לתפקיד האותיות, כך גם מספר ההזמנות לחתונות, חגיגות יום הולדת ואפילו מפגשים חברתיים שנשלחים דרך המדיה המקוונת הזו. באופן כללי, המוזמנים ישלחו מייל עם מערכת ה- RSVP למדוד את מספר האורחים שיכולים להשתתף באירוע. אך למרבה הצער, מערכת ה- RSVP אינה מאוד פופולרית באינדונזיה, כך שרוב הסיכויים שתתקשו להגיב. אל תדאג! מאמר זה מכיל טיפים שונים לקביעת הדרך והזמן הנכונים להגיב, לבנות את התשובה הנכונה ולוודא אם התשובה שלך התקבלה על ידי המוזמן או לא.
שלב
חלק 1 מתוך 3: קביעת הדרך הנכונה והזמן להגיב
שלב 1. קבל החלטה
הצעד הראשון שעליך לעשות הוא לקבל החלטה להשתתף באירוע המופיע בהזמנה או לא להשתתף בה. תחשוב על זה ברגע שתקבל את הודעת ה- RSVP.
- חשוב על מיקום האירוע ושקול אם אתה צריך לנסוע מחוץ לעיר או לא. למשל, כדי להשתתף באירוע שנערך מחוץ לעיר, כמובן שאתה צריך להוציא יותר כדי לקנות כרטיס טיסה, נכון?
- הקפד לא להשתתף באירוע אחר בזמן האירוע.
- וודא שגם בן זוגך וקרובי משפחתך הקרובים יכולים להשתתף. זכור, זמינות האנשים הקרובים אליך תשפיע גם על תהליך קבלת ההחלטות שלך.
שלב 2. זהה את אופי האירוע
אכן, טיבם של אירועים שונים ידרוש טונים שונים של תגובה ורמות פורמליות. לכן, עליך להבין תחילה את אופי האירוע לפני שליחת תגובה כדי למנוע התרחשות של טעויות לא רצויות.
- אם האירוע אינו פורמלי, כגון הזמנה למנגל בבית השכן, בדרך כלל יהיה עליך לתת מענה בלתי פורמלי. בנוסף, הזמן שיש לך לשלוח תגובה נוטה להיות קצר יותר.
- אם האירוע הוא רשמי, כגון הזמנה לחתונה, מסיבת יום הולדת או חגיגה חשובה אחרת, בדרך כלל עליך לתת מענה שהוא גם רשמי.
שלב 3. ספק מענה יעיל
לאחר קריאת פרטי האירוע וקבלת החלטה, ספקו מיד תגובה יעילה. במילים אחרות, באמצעות התגובה שאתה נותן, אשר אם תעמוד בהזמנה או לא.
- קרא את תאריך ה- RSVP שרשום המזמין. זכור, עליך להגיב לפני המועד האחרון!
- הגיבו בהקדם האפשרי. גם אם המזמין נותן לך חודש -חודשיים להגיב, זה לא אומר שעליך לנצל את ההזדמנות כדי לעצור תגובה! במקום זאת, הגיב מיד לאחר שקיבלת החלטה לקבל או לדחות את ההזמנה.
חלק 2 מתוך 3: יצירת תגובות
שלב 1. ציין את נושא הדוא"ל
לאחר שקבעת כיצד ומתי להגיב, בנה את המסר שלך. כדי להתחיל, כלול נושא בדוא ל המציין את תגובתך ומתאים לאופי האירוע.
- להזמנות רשמיות, השתמש במשפטים שהם גם רשמיים. לדוגמה, כתוב, "רוג'ר ואנה דוחים הזמנות לכדור וארוחת ערב ב -11 במאי."
- להזמנות לא פורמליות, כגון הזמנות קפואות לשכנים המורכבים שלך, פשוט כתוב "לא יכול לבוא למנגל ה -11".
שלב 2. כלול ברכה
חשוב לפתוח את המייל בברכה נכונה כיוון שהברכה היא זו שתתן את הטון לתגובתך. בנוסף, הברכה הנכונה תדגיש גם את רגשותיך ונקודת המבט שלך על המוזמן.
- כמה דוגמאות לברכות מתאימות הן "אל", "לחבר הכי טוב שלי", או ברכות פשוטות כמו "בוקר טוב/אחר הצהריים/ערב/ערב",
- לאירועים לא פורמליים, פשוט אמור ברכה קצרה ופשוטה כגון "לג'ון ומרסי".
שלב 3. חיבור ההודעה בגוף ההודעה
ההודעה הכתובה בגוף המייל עשויה להיות החלק החשוב ביותר בתגובתך, במיוחד מכיוון שהיא תסיים את תגובתך ותשקף את אופי האירוע. כמה דוגמאות למשפטים שניתן להשתמש בהם כדי לקבל או לדחות הזמנה:
- תן מענה בלתי פורמלי להזמנה כזו. לדוגמה, "תודה על הזמנת הברביקיו, טום. אבל מצטערים, לא יכולנו להגיע כי היינו צריכים להיות מחוץ לעיר באותו היום.”
- תן תגובה רשמית להזמנה מסוג זה. לדוגמה, "ההיגינסונים קיבלו הזמנה להשתתף בחתונה של ג'וש ובלינדה ב -5 בנובמבר 2019." דוגמה נוספת היא, "ג'ון ושרה אפלבי שמחים לקבל את ההזמנה שלך למסיבת יום ההולדת של מרתה רודריגס."
- דוגמה לעונש דחייה רשמי תהיה: "משפחת פארקר לא הצליחה להגיע לחתונה של ג'וש ובלינדה ב -5 בנובמבר 2019."
שלב 4. כתוב ברכת סיום וכלול את שמך
לאחר כתיבת ההודעה, סיימו את התגובה בברכת סיום מתאימה. למעשה, כתיבת ברכת סיום היא לא רק רשמיות, אלא יכולה בעת ובעונה אחת לייצג את סוג הקשר שיש לך עם האדם ואת מה שאתה מרגיש כלפיו.
- בחר ברכת סיום רשמית כגון "ברכות" או "תודה".
- בחר ברכת סיום לא רשמית כגון "ברכות" או "ברכות".
- התאם את ברכת הסיום לתגובתך. לדוגמה, כתוב "בצער רב", אם עליך לדחות את ההזמנה או "תודה" אם אתה מקבל את ההזמנה.
- כתוב את שמך בסוף המייל. לאירועים לא פורמליים, כתוב את הכינוי שלך ושל האנשים האחרים שהוזמנו. עם זאת, לאירוע רשמי יותר, כדאי לרשום את שמך המלא ושל אורחים מוזמנים אחרים. אם יש לך ולמוזמן מערכת יחסים קרובה מאוד, פשוט כתוב את "משפחת סמית".
חלק 3 מתוך 3: התמודדות עם מיילים אוטומטיים ופתרון בעיות אפשריות
שלב 1. לחץ על "דחה" או "קבל", אם יש כפתור אוטומטי בדוא"ל
כיום, אנשים רבים מעוניינים יותר להשתמש בשירות RSVP אוטומטי הנשלח בצורה של מייל להזמנות רשמיות. סביר להניח שהודעת ה- RSVP האוטומטית הועברה דרך צד שלישי, ויש בה כפתור עם אפשרות "דחה" או קבל ".
- אם אתה מקבל הודעת דוא"ל כזו, אינך צריך לשלוח מייל מוזמן.
- לאחר קבלת הזמנה או דחייה, ההזמנה תישלח לצד שלישי ותועבר למזמין.
- שירותי דוא"ל אוטומטיים משמשים לעתים קרובות לאירועים חצי רשמיים כמו מסיבות יום הולדת, מפגשים, מפגשים חברתיים וכו '.
שלב 2. לחץ על האפשרות "קבלת החזרה" בגוף הדוא"ל
עשה זאת על מנת שספק הדוא"ל שלך ישלח לך הודעת דוא"ל המאשרת אם האדם המדובר קיבל או פתח את תגובתך. כך תדעו אם ההודעה נשלחה.
- שים לב שלספקי דואר אלקטרוני שונים עשויות להיות גם מדיניות שונה בנוגע לאפשרות "קבלת החזרה".
- חלק מספקי שירותי הדוא"ל אפילו לא מספקים אפשרות זו.
שלב 3. שלח דוא"ל המשך אם התוכניות שלך משתנות
למעשה, שינוי תוכניות הוא אפשרות בלתי נמנעת. אם עליך לדחות הזמנה שהתקבלה בעבר או להיפך, הקפד להעביר את השינוי בתגובה ישירות למזמין.
- אם לחצת בטעות על האפשרות "קבל" בהודעת דוא"ל אוטומטית, הבהרי את השגיאה באמצעות הדוא"ל הפרטי לאדם הנוגע בדבר.
- אם ברצונך לדחות הזמנה שקיבלת בעבר, העבר את הדחייה ישירות למזמין. לדוגמה, שלח מייל עם הנושא "שינויים ב- RSVP" שאומר "סליחה, מסיבה זו או אחרת, שרה ואני לא יכולנו להגיע ליום הנישואין ה -20 שלך ביום ה -14. אני מקווה שנוכל להיפגש שוב בעתיד הקרוב, בסדר!"
- אם ברצונך לקבל הזמנה שדחית בעבר, העביר גם את השינויים ישירות למזמין. למשל, שלח מייל עם הנושא "שינויים ב- RSVP" ובו כתוב "שלום! אם מכסת ההזמנה עדיין זמינה, אשמח להשתתף באירוע שלך".
- שינויים בתגובה צריכים להיות מועברים בהקדם האפשרי. אם האירוע הקרוב הוא בלתי פורמלי או רשמי למחצה, סביר יותר ששינית את תגובתך זמן מה מראש. עם זאת, אם האירוע הוא רשמי (למשל חתונה), יש לבצע שינויים בתגובה מראש, לפחות חודש מראש.
