דיווחים שבועיים נמצאים בשימוש נפוץ בעסקים רבים ובסביבות מכירות קמעונאיות, או בפרויקטים של מחקר והתמחות. כתוב דוחות שבועיים קצרים ותמציתיים כך שלבוס שלך תהיה תמונה ברורה של ההתקדמות שעשית.
שלב
חלק 1 מתוך 3: ארגון מידע
שלב 1. זהה את מטרת הדוח
למרות שאתה חייב להגיש דוחות שבועיים כחלק מהמטלה, מטרת הדוח עצמו היא לא לשמור על התפקיד. הכרת הסיבות לכך שהבוס שלך מבקש דוח שבועי תעזור לך לקבוע בדיוק איזה מידע צריך לכלול בדוח ומה הכי חשוב.
- בדרך כלל, דוחות נכתבים כדי להשאיר את המנהלים מעודכנים לגבי מצב הפרויקט עליו אתם עובדים או כדי לסייע להם בקבלת החלטות.
- לדוגמה, אם אתה מנהל חנות קמעונאית, ייתכן שתתבקש לשלוח דוח שבועי המסכם את מכירות השבוע. מעסיקים משתמשים בדוחות אלה כדי להעריך את ביצועי החנות, רמות המחירים וההזמנות שהתקבלו.
- אם אתה מגיש דוח שבועי להתמחות או לפרויקט מחקר, מטרת הדו"ח היא להראות לבוס או למדריך שלך כמה אתה מתקדם ולשתף פריצות דרך ותגליות גדולות.
שלב 2. החליטו מי יקרא את הדוח
לדעת מיהו הקהל שלך חיוני לתכנון דוח. אם אינך יודע מי יקרא את הדוח (ומדוע), אין לך דרך לדעת איזה מידע הוא החשוב ביותר.
- זיהוי הקהל שלך יעזור לך גם להבין כיצד צריך לבנות את הדוח ובאיזו שפה להשתמש. לדוגמה, אתה יכול לכתוב דו"ח אמיתי אם הקהל הוא קבוצה של ילדים בני חמש מאשר אם היית כותב אותו למנהלי תאגיד גדול.
- תקבל גם תמונה ברורה יותר של מה שהקהל שלך כבר יודע ומה אתה צריך להסביר בפירוט רב יותר או שאתה צריך לספק מקורות התייחסות נוספים. לדוגמה, אם אתה כותב דוח שבועי בנושא משפטי והוא יקרא על ידי קבוצת עורכי דין, אין צורך לספק סיכום מפורט של החוק. עם זאת, סיכום כזה עשוי להיות נחוץ אם אתה כותב דו"ח בנושא בנושא למנהלים או למנהלים שאין להם ידע משפטי.
- אם הדו"ח נדרש להתמחות, פרויקט מחקר או פעילות אקדמית אחרת, זכור כי הקהל אינו המרצה או המדריך שלך, אם כי הדו"ח יוגש להם. כדי למצוא קהל בהקשר זה, התמקד באופי הפרויקט שלך ובמשמעת שלך כולה.
שלב 3. תן עדיפות לנקודות העיקריות של הדו"ח
על אף שתנסה לשמור על הדוח שלך תמציתי ככל האפשר, ייתכן שהקהל שלך לא יקרא את הכל. כדי להגיב לכך, עליך למקם את המידע החשוב ביותר, או את התוצאה הסופית, בתחילת הדוח.
- לדוגמה, אם הדוח נועד להשוות ולהתנגד לשלושה מותגי ציוד שונים ולהמליץ על זה שלדעתכם המתאים ביותר לצרכי החברה, יש לכתוב את המסקנה בתחילת הדרך. לאחר מכן, תוכל לספק הסבר מדוע.
- באופן כללי, הדף הראשון של הדוח צריך להכיל סיכום של התוצאות, ההמלצות או המסקנות. השתמש בשאר הדוח כדי לחפור לעומק והקוראים יקראו עוד אם הם מרגישים צורך או רוצים להרחיב את הבנתם את הממצאים שלך.
שלב 4. היו מודעים ל"גורל "שדוח חווה בדרך כלל
ברוב המקרים, דוחות שבועיים נוצרים לדרישות שמירה על נתונים והם יוגשו בארכיונים המתאימים. דיווחים שבועיים כמעט ולא נקראים בשלמותם ברוב ההקשרים ואין לצפות אחרת.
- עם זאת, אל תשתמש בעובדה זו כתירוץ לזייף דוחות או לעבוד עליהם כך שיהיו באיכות נמוכה. הדיווחים חייבים לשקף את עצמך ואת מוסר העבודה שלך. סביר להניח שיבחינו בדיווח בעל מבנה מרושל ואמירה "ידעתי שלא תקרא אותו" אינה תירוץ להפקת מוצר עבודה לא סטנדרטי.
- בעוד שהדוח בכללותו צריך להיות איכותי וכתוב היטב, התמקדו בחלקים של הדו"ח שסביר להניח שהקהל יקרא אותו. סעיף זה הוא בדרך כלל סיכום מנהלים או המלצה. אתה צריך לכתוב את זה בלי השגיאה הקטנה ביותר.
- זכור כי הממונים אינם קוראים את כל תוכן הדוח לא משום שהם אינם מעוניינים או משום שהם אינם חשובים. אנשים בתפקידי ניהול או בכירים עסוקים מאוד והם מיומנים באיסוף המידע הדרוש לקבלת החלטות יעילות. הם לא יקראו את הדו"ח כולו אלא אם כן הדבר נחוץ בהחלט, אך ישמרו אותו למקרה שירצו לקרוא אותו שוב מאוחר יותר.
חלק 2 מתוך 3: עיצוב דוחות
שלב 1. בקש דוגמה
לחברות רבות יש פורמט סטנדרטי לדוחות שבועיים ומנהלים או מנהלים עשויים להיות רגילים לקבל מידע בצורה זו. שימוש בפורמטים שונים עלול להוביל לתסכול ובלבול.
- זה חשוב מאוד בהכנת דוחות מכירה. מנהלים רגילים להסתכל על דוחות במבט חטוף ולדעת היכן בדף הם ימצאו מספרים או מידע מסוים. השימוש בפורמטים שונים הופך לאמצעי לא יעיל מכיוון שהם נאלצים לקרוא את הדוח כולו כדי למצוא את המידע הדרוש לו.
- בדוק עם העוזר הניהולי אם יש תבנית שבה תוכל להשתמש בכתיבת דוח. כך, אינך צריך ליצור אותו מאפס באמצעות אפליקציה לעיבוד תמלילים. לחברות רבות יש תבניות מסמכים עם ההגדרות הנכונות, כולל שוליים, טבלאות, סגנונות פסקה וגופנים.
שלב 2. שקול את שיטות המשלוח
אם תשלח את הדוח כמסמך מודפס או כקובץ מצורף לדואר אלקטרוני, הפורמט יהיה שונה מאשר אם כתבת אותו כחלק מהטקסט של הדואר האלקטרוני.
- לדוגמה, אם אתה שולח את הדוח כקובץ מצורף לדואר אלקטרוני, עליך לכלול סיכום מנהלים בטקסט הדואר האלקטרוני. בדרך זו, הקוראים לא צריכים לפתוח את הנספח כדי להבין את ההיבטים העיקריים של הדוח שלך.
- אם תשלח את הדוח כמסמך פיזי, סביר להניח שתצטרך לכלול מכתב כריכה או דף כותרת, כך שניתן יהיה לזהות ולהגיש את הדו"ח כראוי.
- ללא קשר לאופן שליחת הדוח, וודא ששמך נכלל בכל הדפים וכי כל הדפים ממוספרים בפורמט "X של Y" (קרא: דף X מתוך סך הכל Y). ניתן לפזר דפי דוחות בקלות ובמבט חטוף אפשר יהיה לדעת אם הדו"ח שלם ומי עשה אותו.
- תוכל לכלול בקלות את המידע הנדרש ככותרת (כותרת) בכל עמוד. לדוגמה, הכותרת יכולה לקרוא כך "דוח המכירות של שרית חכים, יום ראשון 23, עמ '. 3 מתוך 7 ".
שלב 3. כלול סיכום מנהלים
סיכום ההנהלה הוא סיכום קצר של הדו"ח כולו, בדרך כלל רק פסקה או שתיים, עם כמה משפטים לכל חלק בדו"ח. הרעיון הכללי הוא כי מנהל יכול לקרוא את הסיכום הזה, וכל עוד הוא תואם את הציפיות הראשוניות שלו מהנושא הנדון, הוא יכול לפעול מבלי לקרוא עוד.
- בעת יצירת סיכום מנהלים, חשוב מאוד להשתמש בשפה ברורה ותמציתית כך שיהיה קל להבנה. הימנע מז'רגון או ממונחים ספציפיים הדורשים הסבר, גם אם אתה יודע שהקהל שלך מכיר היטב את המונחים האלה.
- כתוב את סיכום ההנהלה בסוף, לאחר שתשלים את כל שאר החלקים בדוח. הרי אי אפשר לסכם משהו שטרם נכתב. גם אם כבר יש לך תיאור מפורט של מה לכתוב בדוח שלך, דברים יכולים להשתנות במהלך תהליך הכתיבה.
שלב 4. צור מבנה לפסקאות ולקטעי הדוח
לאחר שהבנת את הפורמט שישמש לכתיבת הדוח, צור מתווה לחלקי הדוח שיתאים למטרת הדוח.
- בדוק את המתאר כדי לוודא שהכל זורם באופן הגיוני מקטע אחד למשנהו וודא שהמתווה נועד להתאים לקהל שזוהה לדו"ח.
- באופן כללי, הדוח יכלול סיכום מנהלים, מבוא, מסקנות והמלצות, ממצאים ודיון ורשימת הפניות. תוכל לכלול קבצים מצורפים המכילים נתונים רלוונטיים, כמו גם תוכן עניינים לדוחות ארוכים יותר. עם זאת, דיווחים שבועיים בדרך כלל אינם כה ארוכים.
- כל חלק בדוח מתייחס לנושא ספציפי. בחלק זה, כל פסקה מתייחסת לרעיון אחד. לדוגמה, אם בחלק אחד של הדוח יש את הכותרת "מותגים פופולריים לילדים", תוכל לכתוב פסקה נפרדת לכל מותג. אם אתה מבדיל בין בגדי בנים ובנות, צור סעיף קטן (עם כתוביות מתאימות) לכל מותג, ואז פסקה אחת הדנה בבגדי הבנים שהמותג מציע ופסקה נוספת לבגדי בנות.
שלב 5. צור דף כותרת או מכתב כיסוי במידת הצורך
דיווחים קצרים יותר עשויים שלא לדרוש דף שער נפרד, אך דוחות ארוכים יותר צריכים לכלול דף ייעודי המזהה אותך ככותב הדוח ומסביר בקצרה את מטרת הדוח.
- השער שונה מסיכום ההנהלה ובתמצית הוא כולל את המידע הדרוש להגשמת מטרות ניהוליות, כך שניתן יהיה להגיש את הדוח כראוי.
- למעסיקים יש דף היכרות מיוחד הדרוש לדוחות שבועיים. אם כן, וודא שאתה משתמש בפורמט הנכון.
- לכל הפחות, השער צריך לכלול את הכותרת או התיאור של הדוח (למשל "דו"ח מכירות שבועי"), שמך ושמותיהם של תורמים אחרים, שם החברה והתאריך שהשלמת או שלחת את הדוח.
חלק 3 מתוך 3: שימוש בשפה חזקה
שלב 1. צור כותרות וכתוביות יעילות
כותרות וכותרות משנה מאפשרות לקוראים למצוא במהירות חלקים ספציפיים בדו ח שמעניינים אותם או מה שהם רוצים לקרוא כדי לקבל מידע תומך נוסף על המסקנות או ההמלצות שלך.
- ודא שהכותרת והכותרת המשנה מתארים את התוכן בחלק או בתת -הסעיף ישירות ומדויקות.
- לדוגמה, בעת ניסוח דו"ח מכירות שבועי, תוכל לכלול קטעים הדנים ב"טרנדים של בגדי נשים "," מגמות אופנת גברים "ו"מותגי ילדים פופולריים". בתוך חלקים אלה, תוכל למקם כתוביות להדגשת מגמות מסוימות או מותגים פופולריים.
- השתמש באותה מבנה דקדוקי לכל הכותרות כך שהדוחות יישמעו הגיוניים ועקביים. לדוגמה, אם הכותרת הראשונה כתובה "בניית אחיזה בבגדי גברים", הכותרת השנייה צריכה להיות "הובלת מגמת בגדי נשים" לא משהו כמו "נתוני מכירות בגדי נשים".
שלב 2. כתוב דו"ח באמצעות משפטים ברורים ופשוטים
כתיבה תמציתית עם משפטים בנויים בסדר סטנדרטי של "נושא-פועל-אובייקט" מספקת בהירות מחשבה ומעניקה אמינות להמלצות ולמסקנות שלך.
- לאחר כתיבת הגרסה הראשונה של הדוח, קרא אותו בעיון וסלק את כל השפות המיותרות. מצא את הפעולה לכל משפט ומקום שביצע את הפעולה ליד הפועל. חשוב על כל משפט כאילו הוא אומר "מי עשה מה".
- הסר משפטים מיותרים והשתמש בביטויי השהייה כגון "מלבד", "עם מטרה" או "לפי הסדר".
- אתם אולי חושבים שסגנון כתיבה זה משעמם, אך מטרת כתיבת הדוחות השבועיים היא לא לבדר. סגנון זה הוא היעיל ביותר להבאת הנקודה שלך ולהעברת מידע לקורא.
שלב 3. ודא שהכתיבה שלך היא אובייקטיבית וללא משוא פנים
ההמלצות שלך צריכות להתבסס על ראיות קונקרטיות, לא על דעות או רגשות. שכנע את הקורא בעובדות חזקות וכתובות בצורה ברורה.
- הימנע מתארים מיותרים ומילים אחרות, ומשפטים בעלי קונוטציות שליליות או חיוביות. במקום זאת, התמקד בכתיבת טיעונים המבוססים על עובדות.
- לדוגמה, נניח שאתה ממליץ על קידום מכירות של אחד מאנשי המכירות בדוח השבועי שלך. תמכו בהמלצה בעובדות המראות כי העובד ראוי, במקום לרשום פרטים סובייקטיביים או רגשיים. הביטוי "לסרי יש מכירות גבוהות באופן עקבי בחנות שלנו, למרות שהיא עובדת רק 15 שעות בשבוע" יהיה טוב יותר מ"סרי היא העובדת הכי ידידותית שלי ותמיד מנסה כמיטב יכולתה, למרות שהיא צריכה להגביל את שעות העבודה כדי לטפל בה " אמא חולה."
שלב 4. השתמש במילים חזקות
בעת כתיבה בקול הפעיל, אתה משתמש במילה אחת שאומרת לקורא איזו פעולה מתרחשת במשפט, כלומר הפועל. השתמש בפעלים קצרים וחזקים המתארים בבירור את הפעולה שמתרחשת.
- בחר פעלים פשוטים. לדוגמה, "שימוש" עדיף על "שימוש".
- פעלים המתארים תהליכים, כגון חשיבה, ידיעה, הבנה ואמונה, נחוצים לפעמים, אך בדרך כלל הם פחות חזקים מאשר פעלים המתארים פעולה. ייתכן שיהיה עליך להתעמק בהצהרה ולהפוך אותה לפעולה. לדוגמה, תוכל לכתוב "אני מאמין שהמכירות שלנו יגדלו בחודשים הקרובים". שנה את ההצהרה וברר מדוע אתה מאמין בה. לאחר מכן, תוכל לכתוב משפט המוביל לפעולה כמו, "מבחינה היסטורית המכירות עולות במהלך תקופת החגים. אני צופה שהמכירות יגדלו בנובמבר ודצמבר ".
- כדי לשמור על כתיבה ממוקדת פעולה, בדוק את הדוח ונסה להסיר מילות יחס ולהחליף אותן בפעלים חזקים יותר. לדוגמה, ניתן לפשט את "הקונצנזוס הכללי" ל"קונצנזוס ", ואם מישהו" מספק הגנה ", הרושם מתחזק עוד יותר על ידי אמירתו שהוא" מגן ".
שלב 5. הימנע מהקול הפסיבי
כשאתה כותב בקול הפסיבי, אתה מפעיל פחות לחץ על האדם שעושה את זה ושם דגש רב יותר על מושא הפעולה. למרות שבמקרים מסוימים הוא נחוץ מסיבות פוליטיות או דיפלומטיות, השימוש בקול הפסיבי גורם לעיתים לכתיבה לא ברורה ומבלבלת.
- הקול הפעיל מתגמל את מי שביצע את הפעולה ומראה לקורא הדו"ח מי אחראי לפעולה. כדי להבין מדוע זה חשוב, דמיינו שאתם קוראים מאמר על שריפה שאומר "למרבה המזל, כל הילדים ניצלו". זהות האדם (או האנשים) שהצילו את הילדים חשובה. אם המשפט כתוב "הכומר המקומי, האב יוהאן, הלך הלוך ושוב מבעד לאש שהקיפה את בית היתומים והציל את כל הילדים", עכשיו אתה יודע למי מגיע קרדיט על היותו גיבור במצב הזה.
- משפטים פעילים חשובים גם ללקיחת אחריות על פעולות שעלולות להיות להן השלכות שליליות. אם אתה כותב "אירעה שגיאה" בדוח שלך, הבוס שלך ירצה לדעת מי עשה את הטעות כדי שיוכל לתת את העונש המתאים. אם אתה עושה טעות אז הודאה ולקיחת אחריות על המעשה באמת תעזור לך.
- כדי למצוא ולבטל משפטים פאסיביים בכתב, חפש פעלים שמתחילים ב- "di-". כאשר אתה מוצא אותו, זיהה את הפעולה במשפט, גלה מי עשה זאת והעבר אותו לתחילת המשפט ולאמצע המשפט.
שלב 6. העברת מידע באמצעות אלמנטים חזותיים
טבלאות וגרפים הרבה יותר קלים לקריאה ולעקוב אחריהם מאשר פסקאות המספקות את אותו המידע, במיוחד אם המידע שיש להעביר מורכב ממספרים רבים.
- בחר את האלמנטים החזותיים הנכונים להעברת מידע לקוראים באופן שימושי עבורם ומשקף את מטרת הדו"ח.
- לדוגמה, אתה יכול לבחור גרף קו כדי להציג את המגמה של הגדלת המכירות של מעילי צמר. דרך זו של הצגת מידע תהיה יעילה יותר להצגת העלייה מאשר טבלה עם מספר מעילי הצמר הנמכרים מדי חודש מכיוון שהשולחן דורש מהקורא להסתכל על כל המספרים, להשוות ביניהם ולזהות שיש עליה. כל שניתן לעשות על ידי הצגת גרף קווים פשוט.
- זכור כי העין נמשכת לאלמנטים חזותיים. וודא שאלמנטים אלה נראים מסודרים ומאורגנים, וממוקמים במיקום הנכון בראש הדף. אתה פשוט מציג את האלמנטים החזותיים החשובים להמלצתך או למסקנה.
שלב 7. סלק את הז'רגון
לכל ענף או תחום אקדמי יש מונחים בלתי נמנעים מסוימים, כמו גם מילות מפתח שצוברות פופולריות מהספרים או מאמרים ידועים. אף שלפעמים מועילים מילים אלה בדרך כלל אינן מוסיפות ערך או אינן מצליחות להעביר את המסר ביעילות.
- כתיבת רשימה של מילות מפתח נפוצות בתעשייה כך שלא תשתמש בהן יתר על המידה בדוחות שלך יכולה להיות שימושית. כאשר הדוח הושלם, תוכל לחפש מילים אלה במסמך ולהחליף אותן במידת הצורך.
- זכור כי בעיני הקורא, שימוש יתר במילות מפתח אופנתיות אינו אומר שאתה "מושכל" בתחום, אלא יוצר רושם הפוך. באופן כללי, מנהלים ומנהלים מבוגרים יותר וראו מאות מילים כאלה באות והולכות. אם אתה משתמש בו יותר מדי, הם יחשבו שאתה עצלן ולא יודע על מה אתה מדבר, או שהם רק מנסים להרשים אותם.
- עליך גם להימנע משימוש במונחים מורכבים מדי.לדוגמה, אם אתה כותב דו"ח המסכם סוגיה משפטית, אין זה אומר שאתה צריך להפיל אותו עם הרבה ז'רגון משפטי.
שלב 8. בצע בדיקת תווים קפדנית
דיווחים מלאים בשגיאות דפוס ודקדוק יכולים להוות לא נוח לקוראים ולשקף תמונה שלילית שלך. ניסח את הדוח הרבה לפני המועד האחרון, כך שיהיה לך מספיק זמן לבצע בדיקת תווים מתאימה.
- הפעל תוכנית בדיקת דקדוק ואיות באפליקציה לעיבוד תמלילים שבה אתה משתמש. תוכנית זו תדלג על הרבה שגיאות, במיוחד שגיאות הקלדה הגורמות לטעויות הומופוניות (למשל הקלדה "טעון", כאשר אתה רוצה לכתוב "מצב").
- בדיקת תווים קפדנית לאחור (אחורה קדימה) היא דרך טובה לוודא שלא תפספסו טעויות. יתר על כן, אם אתה מכיר את מה שאתה רוצה לכתוב, תעביר שגיאות כגון מילים חסרות מכיוון שהמוח משלים אותן אוטומטית. זה לא יקרה אם תבדוק את זה מלפנים.
- קריאת דיווחים בקול היא דרך יעילה נוספת לזהות שגיאות ולערוך סגנון כתיבה. אם אתה מתקשה לקרוא משפט או פסקה מסוימים, רוב הסיכויים שקשה להבין את החלק הזה כיוון שלקוראים יהיה גם אותו קושי. תקן את החלקים הקשים כדי שיוכלו לזרום טוב יותר.
