עמיתים לעבודה לא יגיעו אם יוזמנו לפגישה ללא מטרה ברורה. אם אתה אחראי על קביעת סדר היום לפגישה, הימנע מכך על ידי ציון הנושאים שידונו בפגישה ומשך הזמן שיידרש לכיסוי כל נושא. על ידי תכנון וביצועו כמיטב יכולתך, תוכל להשיג תוצאות טובות יותר ומשתתפי הפגישה שלך לא מרגישים מקופחים מאובדן זמן.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנה
שלב 1. בקש מידע מהקולגות
משתתפי הפגישה ירגישו מעורבים יותר אם הם מעורבים בקביעת סדר היום של הפגישה. בקשו מהם להציע נושא שהם רוצים לדון בו ואז העלו אותו על סדר היום.
- שלח מייל או נפגש עם עמית לעבודה שיוזמן מספר ימים לפני הפגישה.
- בצע את השלב הזה לפחות 6-7 ימים מראש כדי שיהיה להם עוד זמן לתרום. וודא שסדר היום של הפגישה הוא סופי 3-4 ימים לפני מועד הפגישה.
שלב 2. קבע את המטרה העיקרית או מספר יעדים שיש להשיג
ודא שהפגישה מתקיימת במטרה מסוימת, למשל קבלת החלטות, שיתוף מידע, הכנת תוכניות עבודה או דיווח על התקדמות השלמת המשימות. אתה לא צריך לקיים פגישה אם אין לך מטרה.
ניתן לקיים פגישות למספר מטרות, למשל לדווח על התקדמות העבודה כבסיס לקבלת החלטות ארוכות טווח
שלב 3. התמקדו בנושאים שמשפיעים על הרבה אנשים
אין לכלול על סדר היום נושאים עם דיון מספיק הכולל 2 אנשים. קח את הזמן למצוא פתרונות הדורשים מעורבות של אנשים רבים.
- לדוגמה, ערוך פגישה נפרדת (מחוץ לפגישה) אם אתה ועמית לעבודה רוצים לדון במשימה חדשה.
- אם אתה מקיים פגישה כדי לדון בבעיה שרק כמה אנשים יכולים לפתור, משתתפי פגישה שאינם מעורבים בדיון בנושא אמורים להיות מסוגלים להמשיך לעבוד. זה גורם להם להרגיש מאוכזבים כי זמן העבודה שלהם מבוזבז. לכן, נצלו את ההזדמנות הזו כמה שיותר כי קיום פגישה שמערבים אנשים רבים זה לא קל.
שלב 4. סדר את סדר היום של הפגישה על ידי קביעה סלקטיבית של הנושאים בהם ברצונך לדון
העדיפו נושאים חשובים שצריך לדון בהם בפגישה מכיוון שאינכם יכולים לשים את כל הנושאים על סדר היום.
- לדוגמה, ייתכן שתרצה לרשום "משא ומתן למועד אחרון לפרויקטים", "מצגות דו"ח התקדמות", "תוכניות פרויקט חדשות" ו"הצעות ". בשל אילוצי זמן, לא כללת את סיעור המוחות בסדר היום של הפגישה.
- שקול האם עליך לקיים פגישה עם מספר אנשים כדי לדון בסדר היום המרכזי לקראת ישיבת המליאה.
שלב 5. רשום תחילה את הנושאים החשובים ביותר
בעת תכנון פגישה, מדיניות טובה היא לשים את הנושאים החשובים ביותר בתחילת הפגישה. בדרך זו, כל המשתתפים מסוגלים לדון בנושאים חשובים בעוד המוח שלהם צלול ומתאים מבחינה פיזית עם תחילת המפגש.
- לדוגמה, תזמן "קבלת החלטות" ולאחר מכן "הצגת דוח התקדמות" (אלא אם כן יש צורך בדוח התקדמות לצורך קבלת החלטות).
- בנוסף, הנושאים החשובים ביותר נדונו במקרה שהפגישה צריכה להסתיים מוקדם או שחלק ממשתתפי הפגישה יצטרכו לעזוב את הפגישה לפני סיום הפגישה.
שלב 6. הערך כמה זמן ייקח לכסות כל נושא
אמנם אינך יכול להיות בטוח כמה זמן ייקח לכסות כל נושא, אך הערך. שקול כמה זמן תימשך הפגישה וכמה נושאים יעסקו. הקצה יותר זמן לנושאים החשובים ביותר.
- לדוגמה, הקצה 30 דקות לדיווח התקדמות, 10 דקות לדיון ו -10 דקות לקביעת מועדים חדשים.
- לעתים קרובות לא ניתן להשלים את פגישות סדר היום מכיוון שאין הקצאת זמן לכל נושא. בצעו חלוקת זמן לפני שהמפגש מתקיים כדי לוודא שניתן לדון בכל הנושאים שעל סדר היום עד תום.
- שקול את מספר משתתפי הפגישה המוזמנים בעת חישוב הזמן הנוסף. אם בפגישה ישתתפו 15 אנשים ואתה מקדיש 15 דקות לכל נושא, המשמעות היא שכל אדם מקבל בערך דקה אחת של זמן דיבור לכל נושא. למרות שלא כולם דיברו, הזמן שהוקצב היה קצר מדי.
חלק 2 מתוך 3: הכנת סדר יום הישיבות
שלב 1. כתוב את כותרת סדר היום של הפגישה
השתמש בכותרת סדר היום של הפגישה כדי ליידע את הקורא שהוא קורא את סדר היום המכיל את הנושא שעליו יש לדון. לאחר קביעת הכותרת, שים אותה בחלק העליון של המסמך הריק. בחר כותרת פשוטה ופשוטה.
- דוגמאות לכותרות של פגישות בסדר היום: "סדר יום יולי: דיון ברעיונות פרויקטים חדשים" או "אג'נדה 2018 סדר יום: הארכת מועד אחרון לפרויקטים".
- הקלד את סדר היום של הפגישה באמצעות פונט עסקי, כגון Times New Roman או Calibri.
שלב 2. קח את הזמן לברך ולהודות למשתתפים על השתתפות במפגש
נצל הזדמנות זו לברך את המשתתפים. בשלב זה אתה או יו ר מפגש אחר רשאים לפתוח את הפגישה ולהסביר את הנושאים העיקריים שיש לדון בהם.
- אם רבים ממשתתפי הפגישה אינם מכירים זה את זה, קח את הזמן להקל על מצב הרוח.
- אם אתה רוצה לארגן סדר יום של ישיבות לפגישה חשובה, כגון כנס, הזמן הדרוש לפתיחת הפגישה הוא בדרך כלל ארוך יותר. לפגישות משרדיות רגילות, מפגש הפתיחה אורך בדרך כלל מספר דקות בלבד.
- הקדש זמן לצפות לשינויים בסדר היום עם תחילת הפגישה.
שלב 3. כלול סדר יום של פגישה בצורה של שאלות כדי לעורר את סקרנותם של המשתתפים
הם יתהו אם תנסח אג'נדה של ישיבות בכמה מילים בלבד. שאלות מסוגלות לחשוף את ההקשר שיש לדון בו, כך שלמשתתפי הפגישה תהיה אפשרות לחשוב על זה הרבה לפני הפגישה.
- לדוגמה, במקום לכתוב, "דיון על מועדי פרויקטים", כוללים: "האם יש להאריך את זמני הפרויקט ככל שהביקוש גדל?"
- במידת הצורך, ספק הסבר קצר מתחת לשאלה.
שלב 4. ציין את הזמן המשוער לצד כל נושא
אומנם אומדני זמן לא על סדר היום, אך מידע זה מסייע לעמיתים לעבודה להתכונן או לבקש זמן נוסף במידת הצורך.
הם גם עדיין הספיקו לקצר את הדוח שיוגש בהתאם לזמן שהוקצב
שלב 5. הכן זרימת דיון לכל נושא שעל סדר היום
זרימת הדיון היא שיטה לדיון בכל נושא. לדוגמה, כאשר דנים בהארכת מועד אחרון לפרויקטים, כולם ידנו על פי זרימה שנקבעה מראש. לפיכך, לכל משתתפי המפגש תהיה אותה נקודת מבט.
לדוגמה, הפגישה תדון בהארכת המועד האחרון לפרויקט כדי לענות על הביקוש הגובר. לשם כך, הכינו זרימת דיון המורכבת מ "10 דקות לדיון בהתקדמות העבודה עד כה; 15 דקות להחליט כיצד להגדיל את הפרודוקטיביות; 10 דקות לשקול היבטים חיוביים ושליליים; 5 דקות להחליט אם המועד הוארך או לא"
שלב 6. החליטו מי יוביל את הדיון בכל נושא
שים את שמו ליד הנושא כדי שיוכל להכין את עצמו. אשר את המשימה הזו עם האדם המדובר כמה ימים לפני הפגישה והעלה אותה על סדר היום.
אם תעמוד בראש הפגישה מתחילתו ועד סופו, רשום זאת בכותרת סדר היום של הפגישה
שלב 7. הקצה זמן אם יש דוברים אורחים בפגישה
אם בפגישה יהיו כמה דוברים אורחים הדנים בנושא חשוב, יהיה עליך להקצות להם חלק מזמן הפגישה. קבע לוח זמנים בסדר היום כך שלכל אורח תהיה אפשרות לדבר גם אם הוא רוצה לדון בכמה נושאים. כך הם יכולים להכין את החומר שיימסר בצורה הטובה ביותר.
כמה ימים לפני הפגישה, התקשר לדובר האורח כדי לשאול על משך הזמן הדרוש לדיון בנושא שברצונך לכסות. זה יעזור לך לארגן את לוח הזמנים שלך כך שהם לא יתנגשו אחד עם השני
שלב 8. קח זמן לדון בנושאים אחרים
קבע פגישה זו בסוף הפגישה. נצל מפגש זה כדי לשאול את כל המשתתפים אם יש עוד דברים שהם רוצים לדון בהם לפני סיום המפגש. בנוסף, הם עדיין יכולים להעביר דברים שפספסו או שלא דנו בהם.
- על ידי הכללת מושב זה על סדר היום, המוזמן יודע שהוא יכול לתרום גם אם מה שהוא רוצה להעביר לא נכלל בסדר היום של הפגישה.
- הקדש זמן לשאלות ותשובות בפגישה זו.
חלק 3 מתוך 3: סיום סדר יום הישיבות
שלב 1. רשום את הפרטים הקשורים לניהול הפגישה
רשום על סדר היום את השעה, התאריך והמיקום של הפגישה יחד עם שמות המשתתפים שיכולים להשתתף בפגישה. כך הם כבר יודעים את מי יפגשו בפגישה כאשר יקבלו את ההזמנה.
- כדאי לכלול את שמות המשתתפים המגיעים בדרך כלל למפגש, אך אינם יכולים להשתתף הפעם. הודע בבירור כי השם אינו יכול להשתתף בפגישה.
- צרף מפת מיקום לאנשים שאינם יודעים היכן מתקיימת הפגישה.
שלב 2. ספר את הדברים שצריך להכין לפני הפגישה
הודע לעמיתים לעבודה המוזמנים אם יש דברים שהם צריכים להכין מראש, כגון קריאת דוחות, איסוף מידע לקביעת פתרונות או זיהוי בעיות.
כלול מידע זה בתחתית סדר היום של הפגישה באמצעות אותיות מודגשות או צבעוניות כדי שיהיה ברור וקל לקריאה עבור כל משתתפי הפגישה
שלב 3. בדוק היטב את סדר היום של הפגישה לפני הפצת אותו כך שלא יהיו טעויות
סדר היום של הפגישה חשוב לאנשים המוזמנים. לפני ההפצה, בדוק את סדר היום של הפגישה כדי לוודא שהמידע נכתב בצורה מלאה ונכונה ואין שגיאות כתיב. בנוסף להפגין מוסר עבודה גבוה, דרך זו משקפת שאתה שם לב לפרטים ומעריך אותם.
שלב 4. הפץ את סדר היום 3-4 ימים לפני הפגישה
לעמיתים שמקבלים את ההזמנה יש עדיין זמן להכין את עצמם אם קראו את סדר היום של הפגישה כמה ימים לפני כן, אך אל תשלחו אותה מוקדם מדי מכיוון שיש אפשרות שיתעלמו ממנה.
אם אתה רוצה לקיים פגישה חשובה במהלך כנס, הכין את סדר היום מספר חודשים מראש
טיפים
- השתמש בפורמט סדר היום של הפגישה הזמין בתוכנית Word. תוכניות רבות ליצירת מסמכים, כגון Microsoft Office, Pages for Mac וכו '. המספק פורמטים אישיים ומקצועיים של מסמכים, למשל לסידור מהיר ופשוט של סדר יום פגישות.
- אם יש פורמט סטנדרטי של סדר יום לפגישות בחברה שלך, השתמש בפורמט זה.
- וודאו שהפגישה מתקיימת לפי לוח זמנים שנקבע מראש, אך היו גמישים. עליך לעקוב אחר הפגישה על ידי בדיקת השעון לעתים קרובות. אם הושלם הדיון בסדר היום הראשון, הפנה את המשתתפים להמשיך את הפגישה על ידי דיון בסדר היום הבא. אתה יכול לומר בנימוס: "נעסוק בנושא הבא כך שהפגישה תסתיים בלוח הזמנים".
