כיום דוא"ל הוא אחד מאמצעי התקשורת הנפוצים ביותר, מלבד יישומי SMS, טלפון והודעות מיידיות. שליחת דוא"ל הפכה לפעילות נפוצה מאוד, ולכן הרבה אנשים שוכחים איך לכתוב מייל טוב. הודעת דוא"ל טובה מראה מקצועיות וכנות בהודעה שהיא מעבירה, לכן כדאי שתדע כיצד לעצב הודעת דוא"ל.
שלב
שלב 1. כתוב את נושא המייל
נושא הודעת הדוא"ל משמש סיכום קצר של תוכן ההודעה. נושא הדוא"ל שלך צריך להיות בדיוק למטרה, כך שהוא יכול לתת לנמען מושג על תוכן הדוא"ל בכמה מילים בלבד.
- לדוגמה, אם אתה שולח מייל הקשור לעסק, אל תהפוך אותו לנושא ארוך עם יותר מדי פרטים, כגון "אני אוהב את המכונית שלך. גם צמיגים כחולים ויפים."
- הסבר למה אתה מתכוון כשאתה שולח את הדוא"ל בנושא, כגון "מעוניין לרכוש מכונית סדאן כחולה".
שלב 2. השתמש בברכות נכונות
אל תפתח את המייל מיד עם מה שאתה רוצה להגיד. השתמש בברכות כלליות כגון "בוקר טוב/צהריים" או "ברכות". אתה בוודאי לא רוצה להיות מופגז בשאלות של אנשים שאתה לא מכיר, נכון? ובכן, אותה התנהגות חלה גם על דוא"ל.
כדי להפוך את הברכה לאישית יותר, כלול את שם המשפחה של הנמען בברכה
שלב 3. כתוב את גוף ההודעה
בהתאם לסוג ונמען ההודעה, תוכל לכתוב את ההודעה כרצונך.
- אם אתה כותב מייל למישהו שאתה מכיר מקרוב, תוכל לכתוב את המייל בנימה אישית. עם זאת, אם אתה כותב מייל עסקי, נסה להשתמש בשפה המקצועית ביותר האפשרית.
- עליך לשים לב גם לפורמט ההודעה. אל תשתמש בסוג, גודל ועיצוב שקשה לקרוא, והימנע מאותיות גדולות. במרחב הסייבר, אותיות גדולות מסמלות כעס.
שלב 4. כלול ברכת סיום - אל תסיים רק את המייל
ניתן להשתמש בברכת סיום כגון "ברכות" או ברכה מתאימה אחרת.
עליך לבחור ברכת סיום התואמת את הדוא"ל שלך. אתה בהחלט לא רוצה לכתוב "ברכות" בסוף הודעת דוא"ל עסקית כי זה יהיה גס רוח, נכון?
שלב 5. הוסף חתימה
גם אם כתובת הדוא"ל שלך כוללת את שמך בכל הודעת דוא"ל שאתה שולח, אנו ממליצים להשתמש בחתימה על כל דוא"ל שאתה שולח. אתה יכול להשתמש בטקסט רגיל או תמונות (כמו לוגו, מותגים וכו ') בחתימה שלך.
השתמש באפשרות "חתימה" בלקוח הדוא"ל או בספק השירות שבו השתמשת ליצירת החתימה
טיפים
- מלבד עיצוב הדוא"ל שלך, עליך להשתמש גם בכתובת דוא"ל מתאימה. שליחת דוא"ל לחברת הילדות שלך באמצעות "[email protected]" עדיין עשויה להיות בסדר, אך אל תשתמש בדוא"ל זה כדי לשלוח הודעות דוא"ל עסקיות לבוס שלך.
- השתמש בכללי אינטרנט טובים בעת כתיבת מיילים. אל תשלח הודעות דואר זבל או הודעות לאנשי קשר לא ידועים.
- בדוק שוב את הדוא"ל שלך לפני השליחה כדי למנוע שליחת מספר הודעות לאותו נמען. אם אתה שולח הודעות דוא"ל מרובות, ייתכן שההודעות שלך יסומנו כדואר זבל.
