WikiHow זה מלמד אותך כיצד להשתמש בתכונה "מיזוג דואר" ב- Microsoft Word. התכונה מיזוג דואר מאפשרת לך להשתמש בגיליון פרטי קשר כדי להקצות אוטומטית כתובת, שם או מידע אחר לכל עותק של מסמך. תכונה זו שימושית כאשר עליך להתאים אישית ניוזלטר או תצהיר מכיוון שאינך צריך לכתוב באופן ידני כל שם או כתובת שונים בחלק העליון של כל מסמך.
שלב
חלק 1 מתוך 3: יצירת גיליון איש קשר
שלב 1. פתח את Microsoft Excel
סמל היישום של Microsoft Excel דומה ל- "X" לבן על רקע לבן. לאחר מכן, הדף "חדש" יוצג.
אם כבר יש לך גיליון איש קשר ב- Excel, דלג לשלב של טעינה או ייבוא של אנשי קשר ב- Excel
שלב 2. לחץ על חוברת עבודה ריקה
הוא בפינה השמאלית העליונה של הדף "חדש". לאחר מכן ייפתח מסמך אקסל חדש.
שלב 3. הוסף את כותרת איש הקשר
החל מהקופסה A1 ”ימינה, הזן כותרת או כותרת באופן הבא:
- "שם פרטי" - יש להזין את שמו הפרטי של איש הקשר בשדה זה (תיבה " A1 ”).
- "שם משפחה" - יש להזין את שם המשפחה של איש הקשר בשדה זה (תיבה " B1 ”).
- "טל" - מספר הטלפון ליצירת קשר יתווסף בשדה זה (תיבה " C1 ”).
- "StreetAddress" - יש להזין את כתובת איש הקשר בשדה זה (תיבה " D1 ”).
- "עיר" - יש להוסיף לאיש הקשר הזה את עיר הולדתו/מגוריו של איש הקשר (תיבה " E1 ”).
- "מדינה" - מחוז המוצא של איש הקשר יתווסף בעמודה זו (תיבה " F1 ”).
- "ZIP" - יש להוסיף לעמודה זו את המיקוד שבו מתגורר איש הקשר (עמודה " G1 ”).
- "דוא"ל" - כתובת הדוא"ל של איש הקשר תיכנס בשדה זה (תיבה " H1 ”).
שלב 4. הזן את פרטי יצירת הקשר
החל מעמודה A בתיבה 2, הזן את פרטי הקשר של כל אדם שברצונך להוסיף לכלי מיזוג הדואר.
וודא שהמידע שהוזן מדויק לפני שתמשיך לשלב הבא
שלב 5. שמור את המסמך
כדי לשמור אותו:
- Windows - לחץ על " קוֹבֶץ ", בחר " שמור כ ", לחץ לחיצה כפולה " המחשב האישי הזה ”, בחר מיקום אחסון קבצים בצד שמאל של החלון, הקלד שם מסמך בשדה" שם קובץ "ולחץ על" להציל ”.
- Mac - לחץ על " קוֹבֶץ ", בחר " שמור כ… ", הזן את שם המסמך בשדה" שמור בשם ", בחר מיקום אחסון על ידי לחיצה על התיבה" איפה "ובחירת תיקיה ולאחר מכן לחץ על" להציל ”.
- זכור את המיקום לשמירת הקובץ שנבחר. לאחר מכן יהיה עליך לאתר את גיליון איש הקשר של Excel במיקום זה.
שלב 6. סגור את חלון האקסל
לחץ על הכפתור איקס ”בפינה השמאלית העליונה של חלון Excel (Windows) או העיגול האדום בפינה השמאלית העליונה של החלון (Mac). כעת תוכל ליצור או להשתמש בתכונה מיזוג הדואר ב- Microsoft Word.
חלק 2 מתוך 3: ייבוא אנשי קשר ל- Word
שלב 1. פתח את Microsoft Word
סמל יישום Microsoft Word נראה כמו "W" לבן על רקע כחול כהה. כמו ב- Microsoft Excel, הדף "חדש" יוצג לאחר פתיחת התוכנית.
אם כבר יש לך מסמך Microsoft Word שאליו ברצונך להוסיף אנשי קשר מ- Excel, יהיה עליך ללחוץ פעמיים על המסמך כדי לפתוח אותו. דלג על השלב הבא אם יש לך כבר מסמך מותאם אישית
שלב 2. לחץ על מסמך ריק
זוהי קופסה לבנה בפינה השמאלית העליונה של הדף. לאחר מכן יוצג מסמך ריק של Microsoft Word.
שלב 3. לחץ על הכרטיסייה דיוורים
כרטיסייה זו נמצאת בראש חלון Microsoft Word. לאחר מכן, סרגל הכלים יופיע ממש מתחת לשורת הכרטיסיות.
שלב 4. לחץ על בחר נמענים
הוא נמצא בקטע "התחל מיזוג דואר" בסרגל הכלים " דיוורים " לאחר מכן יוצג תפריט נפתח.
שלב 5. לחץ על השתמש ברשימה קיימת…
אפשרות זו נמצאת בתפריט הנפתח. לאחר מכן ייפתח חלון חדש.
- אם ברצונך להשתמש באנשי קשר מ- Outlook, תוכל לבחור באפשרות " בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook "מהתפריט הנפתח.
- תוכל גם להקליד רשימה זמנית של פרטי יצירת קשר ב- Word על ידי בחירת " הקלד רשימה חדשה " תכונה זו שימושית כאשר אתה רק צריך ליצור קצת פרטים ליצירת קשר.
שלב 6. בחר בגיליון איש הקשר של Microsoft Excel
בצד שמאל של החלון, לחץ על התיקיה המכילה את גיליון איש הקשר של Excel. לאחר מכן, לחץ על גיליון Excel כדי לבחור אותו.
שלב 7. לחץ על פתח
זה בפינה הימנית התחתונה של החלון.
שלב 8. אשר את בחירתך
לחץ על שם גיליון Excel בחלון המוקפץ ולאחר מכן לחץ על " בסדר "שנמצא מתחת לחלון. גיליון ה- Excel שלך ייבחר כמיקום מקור איש הקשר.
ודא שתיבת הסימון "שורת הנתונים הראשונה מכילה כותרות עמודות" בתחתית החלון מסומנת
חלק 3 מתוך 3: שימוש בתכונה מיזוג הדואר
שלב 1. עבור למקום או לנקודה שבה ברצונך להוסיף פרטי יצירת קשר
מצא את המקום שבו ברצונך להוסיף פרטי קשר (למשל ראש המסמך) ולחץ עליו כדי למקם את הסמן.
שלב 2. לחץ על הוסף שדה מיזוג
אפשרות זו נמצאת בקטע "כתיבה והוספת שדות" בכרטיסייה ". דיוורים " לאחר מכן יוצג תפריט נפתח.
ייתכן שיהיה עליך ללחוץ על הכרטיסייה " דיוורים ”עוד פעם אחת לפני ביצוע שלב זה.
שלב 3. בחר את סוג המידע
בתפריט הנפתח, לחץ על השם של אחת הכותרות או כותרות המידע ממסמך Excel כדי להכניס אותו למסמך Word.
לדוגמה, אם ברצונך להוסיף תג שם פרטי של איש קשר, לחץ על " שם פרטי "בתפריט הנפתח.
שלב 4. הוסף מידע נוסף במידת הצורך
מידע זה כולל כתובת, שם משפחה, מספר טלפון ליצירת קשר וכו '.
שלב 5. לחץ על סיום ומיזוג
הוא נמצא בקצה הימני ביותר של סרגל הכלים של הכרטיסייה. דיוורים לאחר מכן יוצג תפריט נפתח.
שלב 6. קבע את אפשרויות המיזוג
לחץ על אחת מהאפשרויות הבאות:
- “ ערוך מסמכים בודדים ” - אפשרות זו תפתח כל מסמך נמען כך שתוכל לשנות את המסמך מחדש.
- “ הדפס מסמכים … ” - אפשרות זו מאפשרת לך להדפיס עותק של המסמך עבור כל אדם המופיע בדף יצירת הקשר.
- “ שלח הודעות דוא"ל … ”-אפשרות זו מאפשרת לך לשלוח את המסמך בדואר אלקטרוני. כתובת הדוא"ל של איש הקשר תיבחר ככתובת דוא"ל היעד.
שלב 7. בצע את ההוראות המוצגות על המסך
ייתכן שיש לך טפסים נוספים לבדיקה, בהתאם לאפשרויות שנבחרו (למשל אם תבחר " אימייל ", עליך להזין כותרת וללחוץ על" בסדר "). לאחר מכן, תהליך מיזוג הדואר הושלם.
