אולי אתה צריך לכתוב דוח אירוע כדי להעריך את הצלחתו של אירוע על ידי השוואת התוצאות עם מטרותיו. דוח זה נדרש על ידי החברה או האדם המקיים את האירוע כדי לקבוע אם יש צורך לבצע שינויים. ישנן מספר דרכים להבטיח דיווח על אירוע מוצלח כתוב היטב. תזדקק לזה אם אתה מארח אירוע נוסף!
שלב
חלק 1 מתוך 3: עריכת דוחות אירועים
שלב 1. קבע את סגנון המצגת והפורמט לכל קהל
דוחות אירועים יכולים להיות מהודקים, מהודקים, בצורה של קבצי PDF, מצגות PowerPoint וכן הלאה.
- ודא שדוח האירוע מאורגן לחלקים ברורים. עליך לקבוע כיצד להשוות את תוצאות האירוע למטרותיו. סכם את התוצאות העיקריות של האירועים שבוצעו.
- התאם אישית דוחות אירועים לצרכים ולתחומי העניין של כל נותן חסות וקהל. שקול את מטרותיהם של נותני החסות. במידה מסוימת נותני החסות הם קהל המפתח לדוחות אירועים. הם רוצים להעריך את כשירות האירוע הממומן. אז וודא שאתה יודע מה הם רוצים ומה הכי מעניין אותם.
- התאם אישית דוחות אירועים כך שיענו גם על צרכים ספציפיים בנוגע לאירועים וחסות ייחודיים. אל תכתוב דו"ח כאילו הוא מיועד לסוג קהל אחד. מנהלים בכירים ומנהלים פיננסיים הם גם קהל נוסף לדו"ח האירוע שלך.
שלב 2. צור תהליך לניטור המידע הדרוש לאורך כל האירוע
אי אפשר להסתמך רק על זיכרון.
- עקוב אחר מידע מפתח לפני, במהלך ואחרי האירוע כדי ליצור דוחות ספציפיים יותר ובעיקר יעילים יותר. שיטה זו גם מאפשרת לך לאסוף דוחות על פי ציר זמן.
- שקול לבצע איסוף נתונים שוטף בעזרת מספר אנשים, במידת הצורך (כולל מתמחים). בעיקרו של דבר, הדיווח לא אמור לחכות להשלמת האירוע.
שלב 3. סיכם את הדוח לנקודות העיקריות
אחת הבעיות בדיווחי אירועים היא שהם נוטים לכסות מעט מסדר היום או להתמקד בהצהרות מתוקות. אל תעשה זאת. כדאי להדגיש את נקודות הליבה בצורה ברורה ואנליטית.
- בחר כמה חלקים חשובים באירוע שיש לדון בו בפירוט רב יותר. מצא את שלושת הדברים שקרו בצורה המוצלחת ביותר, ואת שלוש הנקודות שהפתיעו ביותר.
- אל תמלא את הדוח בפרטים לא חשובים, כגון תפריט ארוחת הצהריים או סיכום מפורט של כל המצגת המרכזית. עליך לכלול את הדברים החשובים.
חלק 2 מתוך 3: הכנסת התוכן הנכון לדוח
שלב 1. כתוב סיכום מנהלים
דו"ח האירוע חייב לכלול סקירה כללית שהיא גרסה מקוצרת של הדו"ח המלא. תחשוב על סיכום המנהלים כמבוא לדוח האירוע.
- תוכל ליצור שני דוחות, סיכום מנהלים אחד שנוצר לאנשים המעוניינים בתוצאה של האירוע ודוח מפורט יותר לאנשים העוסקים בהכנה, ביצוע וחסות האירוע.
- בסיכום המנהלים, עליך לדון ולהתמקד באובייקטים מרכזיים ובתוצאות. סיכום ההנהלה צריך להיות קצר, רק דף או שניים. הדו"ח צריך לסכם את מרכיבי המפתח של האירוע, ולכלול פרשנות קצרה של הנתונים
שלב 2. כלול עזרים חזותיים עמוקים בדוחות שלך
לעתים קרובות דיווחים יעילים יותר כאשר הם כוללים גרפים הממחישים מגמות סטטיסטיות, במקום פשוט לדווח על מספר מספרים לקורא.
- אם האירוע כולל מוצר חדש, אנו ממליצים לכלול תמונה של אותו מוצר. תמונות המציגות את הרגע במהלך האירוע יכולות לסייע לקורא הדו"ח לקבל מושג על האירוע המתקיים. נסה לצלם תמונות המראות את מעורבותו של נותן החסות באירוע המתועד בדוח. שוב, משימה זו אינה יכולה לחכות להשלמת האירוע.
- תוכל גם לכלול דוגמאות, רפרודוקציות ודוגמאות אחרות המתרחשות באתר. דווח על מספר האנשים שקיבלו קופונים ממומנים וכו '. תיעוד החשיפה באתר ומחוץ לאתר שנוצר על ידי האירוע, בתקשורת, לקהלים, עבור נותני החסות.
שלב 3. תיעוד כל הפרסום והחשיפה התקשורתית
אנו ממליצים לך להעריך את השוואת התקשורת המתקבלת ליעדים המפורטים של האירוע.
- התמקדו במודעות מודפסות ובמאמרים הכוללים את שם החסות והמודעה, בנוסף למספר הפצות העיתונים היומיים ודירוג המודעות.
- תיעוד פרסומות לטלוויזיה, הודעות פומביות, ערכי כרטיס דירוג וכרטיסי דירוג וסיקור חדשותי.
- אל תשכח תיעוד רדיו, מודעות כרטיס תעריף, ציונים לפרסום ומבצעים, דוחות מבוקרים וכו '.
שלב 4. כלול הצהרה על מטרת האירוע
יהיה עליך לקשר את מטרות האירוע לתוצאה, לכן הקפד לכלול תזכורת למשימתו ולמטרותיו המקוריות של האירוע.
- תוכל לכלול רשימת אירועים בתוכנית. כמו כן, עליך לדון מי יהיו המשתתפים המרכזיים במהלך האירוע. עם זאת, הקצר.
- הקפד להקדיש זמן רב לרישום ודיון בתוצאות המפתח הספציפיות של האירוע והתאמתן לתוצאות הרשומות. היו מציאותיים, ואל תמתיקו דברים שאינם מסתדרים כפי שהם צריכים.
שלב 5. כלול מידע פיננסי מדוח האירוע
עליך לספק דיון מפורט על התקציב השוטף של האירוע וההוצאות בפועל. הקפד לכלול השוואה של התקציב שלך להוצאות בפועל, כמו גם הדגשת חלק מהדברים שהסתדרו ותחומים הדורשים שיפור.
- עליך גם לפרט את כל העלויות, כולל עלויות של שיווק וקידום מכירות, הוצאות צוות ועלויות חסות. אנו ממליצים ליצור תקציב מפורט. מנהלי כספים ומנהלים בכירים ירצו לראות ראיות שיתמכו במסקנות ההוצאה שלכם.
- כלול חישובי הכנסה, למשל מכרטיסים, נותני חסות ותערוכות. עם זאת, הקפד להשוות את ההכנסות בפועל לתחזיות.
שלב 6. כלול נתונים סטטיסטיים שרלוונטיים לקורא
אל תתנו לדוח שלכם להתמלא במידע מתוק. מספר האנשים שהשתתפו באירוע הוא אחד הנתונים שאתה צריך לכלול. אנו ממליצים לספק נתונים מדידים בדוחות.
- נתונים סטטיסטיים ונתונים קשורים אחרים שניתן לכלול כגון מספר המכירות ומספר המבקרים בדוכן מסוים. דו"ח האירוע יהיה אמין יותר אם הנתונים שסופקו יהיו מלאים. כלול מידע בנוגע למשתתפים/מבקרים. כלול דמוגרפיה, מספר מבקרים ותוצאות מחקר מבקרים (למשל הרגלי קנייה).
- דווח על מספר האנשים שהגיבו לקמפיינים ממומנים, כמו גם תרומות לעמותות. תיעוד ההשפעה הכלכלית והשתתפות העובדים.
שלב 7. כלול אלמנטים איכותיים המקשרים את הנתונים בהקשרם
הדוח שלך צריך לכלול כמה נתונים סטטיסטיים, אך תצטרך גם ציטוטים של אנשים כדי לספק משוב הקשור להקשר.
- אסוף משוב ומשוב מצד משתתפים וחברי צוות אירועים, כך שהערכת ההצלחה של האירוע לא תגיע רק מכותבי דוחות אירועים. זה הופך את הדוח שלך לאמין יותר.
- שקול גם לכלול מחקר של צד שלישי. הערכת ערך לחשיפה תקשורתית היא דוגמה אחת למה שצדדים שלישיים יכולים לחקור.
- ערך שטח והכנת אירוע. כדאי להקדיש את הזמן להעריך את יעילות האתר וההכנה מנקודת מבט של אדם אחר. דן כיצד להשתמש במרחב לכנסים, אירועים וכו '.
חלק 3 מתוך 3: השלמת דוח האירוע
שלב 1. ערוך דיווח על אירוע בזמן
נסה לכתוב ולפרסם את הדוח בהקדם האפשרי לאחר האירוע. הקפד לתזמן זאת בלוח השנה שלך כדי לוודא שהוא הגיע בזמן. חלק מהאנשים ממליצים לפרסם את הדוח 30 יום לאחר האירוע, אך אחרים טוענים כי יש לפרסם את הדו ח ימים ספורים בלבד לאחר האירוע.
- בכל פעם שתאריך היעד הוא, הקפד לא לפספס אותו. אולי אתה כותב דוח אירועים עבור סוכנות המבוקשת על ידי לקוח מסוים. שימו לב לכל הבקשות.
- בעיקרו של דבר, הקהל שלך מצפה לדו"ח יסודי ובזמן. לכן, צור דוחות שעומדים בציפיות ואל תחכה יותר מדי זמן כדי להתיישן.
שלב 2. עיין בדוח האירוע שלך
ודא שדוח האירוע משתמש בדקדוק טוב ונטול שגיאות כתיב, סימני פיסוק ושגיאות אחרות.
- ודא שהתשובות שלך אינן רדודות. ככלל, עליך להשתמש בטכניקת הכתיבה "הצג, אל תספר". המשמעות היא שעליך לספק כמה דוגמאות ספציפיות לתמיכה בנקודות הכלליות שהועלו בדוח.
- אל תשכח את הקהל שלך, וודא שכתיבת הדו"ח נראית רשמית ומקצועית. דיווחי אירועים אינם מסמכים בלתי פורמליים; מסמך זה חשוב בכדי לקבוע את כדאיות רכישת האירוע, כך שהוא חייב להישמע סמכותי.
טיפים
- צלם יותר ממה שאתה צריך. ככל שיש יותר אפשרויות בחירה, כך ייטב.
- כשאתה אוסף הצעות מחיר ממנהיגים ומתכננים, אל תלך אליהם ישר. הם אנשים שעדיין נמצאים בסביבה הרבה אחרי סיום האירוע. כדאי קודם כל לשאול את האנשים בקהל את שאלתך מכיוון שהם יהיו הראשונים לעזוב. כמו כן, אל תפריע לדובר או למנהיג האירועים אם הוא עסוק. הם יוכלו להיחקר מאוחר יותר.
- בעת איסוף ציטוטים, שמור על השיחה תקינה והמשיכי לשאול שאלות באופן טבעי עד שהאדם השני מוכן לומר את דעתו.
- אסוף יותר הצעות מחיר ממה שאתה צריך. כמה שיותר יותר טוב.
- תמונה טובה יכולה להראות כיצד התקיים האירוע או כיצד אנשים הגיבו לאירוע.
- נסה לצלם תמונות המראות את התמונה הגדולה של האירוע בכללותו, כולל תמונות של הקהל והרמקולים בתמונה אחת כדי להראות לקוראים את גודל האירוע.
